ในการดำเนินธุรกิจ การจัดการใบแจ้งหนี้และผลิตภัณฑ์เป็นสองปัจจัยหลักที่กำหนดประสิทธิภาพการดำเนินงานและการปฏิบัติตามกฎหมาย เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของโซลูชันระบบอัตโนมัติ เราจำเป็นต้องวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าแต่ละกลุ่มอย่างละเอียด

การวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าตามกลุ่ม

1. ธุรกิจในครัวเรือน

ลักษณะทางกฎหมายที่สำคัญ

ตามพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 01/2021 ธุรกิจครัวเรือนมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• ความรับผิดไม่จำกัด : หัวหน้าครอบครัวต้องรับผิดชอบทรัพย์สินส่วนตัวทั้งหมดสำหรับการประกอบธุรกิจ
• ขาดสถานะทางนิติบุคคล : ดำเนินการในนามของบุคคลธรรมดา ไม่ใช่ในฐานะนิติบุคคลอิสระ
• ข้อจำกัดด้านจำนวน : แต่ละบุคคล/ครัวเรือนสามารถจดทะเบียนธุรกิจได้เพียงหนึ่งแห่งเท่านั้น
• การจัดการการเงินแบบบูรณาการ : รายได้ทั้งหมดจากบัญชีส่วนบุคคลและบัญชีธุรกิจจะถูกนับรวมเป็นรายได้ครัวเรือน

ความท้าทายในการบริหารจัดการทางการเงิน

ธุรกิจในครัวเรือนมักประสบปัญหาดังต่อไปนี้:

1. ความยากลำบากในการแยกรายได้ส่วนบุคคลและรายได้ทางธุรกิจ : บัญชีทั้งหมดถือเป็นแหล่งที่มาของรายได้ครัวเรือน
2. วิธีการคำนวณภาษีซ้ำซ้อน : ใช้ทั้งวิธีการแจ้งข้อมูลและวิธีการคำนวณแบบเหมาจ่ายตามที่กำหนดไว้
3. การแยกบัญชีเป็นสิ่งจำเป็น : มติที่ 3389 แนะนำให้เปิดบัญชีแยกต่างหากสำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจ
4. การจัดการใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่าย : จำเป็นต้องเก็บรักษาบันทึกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายอย่างครบถ้วนเพื่อการยื่นภาษีที่ถูกต้อง

ความต้องการเฉพาะ

• โซลูชันการจัดการผลิตภัณฑ์ที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย สำหรับเจ้าของบ้านที่ไม่มีความรู้ด้านบัญชีอย่างลึกซึ้ง
• รวบรวมและจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ (ค่าใช้จ่าย) จากแหล่งต่างๆ โดยอัตโนมัติ
• รายงานทางการเงินอย่างง่ายช่วยให้เห็นภาพรวมรายรับและค่าใช้จ่ายรายเดือนได้ชัดเจน
• ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าปลีกได้อย่างรวดเร็ว

2. วิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs)

ลักษณะการทำงาน

• มีสถานะเป็นนิติบุคคล : มีความรับผิดจำกัดภายในขอบเขตของทุนจดทะเบียน
• จำนวนพนักงาน : 5-50 คน ซึ่งจำเป็นต้องมีการมอบอำนาจอย่างชัดเจน
• ช่องทางการขายหลากหลาย : ออนไลน์ ออฟไลน์ ตัวแทนจำหน่าย ผู้จัดจำหน่าย
• ระบบบัญชี : มีแผนกบัญชีโดยเฉพาะ

ความท้าทายในการบริหารจัดการ

1. ปริมาณใบแจ้งหนี้จำนวนมาก : ใบแจ้งหนี้ขาเข้า/ขาออกหลายร้อยฉบับต่อเดือน
2. การจัดการผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย : รหัสสินค้าหลายรายการ (SKU), ซัพพลายเออร์หลายราย, หน่วยวัดหลายหน่วย
3. การจัดทำรายงานภาษีที่ซับซ้อน : ภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้า/ขาออก การชำระภาษีเงินได้นิติบุคคล
4. การบูรณาการระบบ : จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชี (MISA, MISA AMIS เป็นต้น)
5. การตรวจสอบย้อนกลับ : การจัดการการจัดส่ง วันหมดอายุ และแหล่งที่มาของสินค้า

3. ธุรกิจขนาดใหญ่และบริษัทต่างๆ

ลักษณะการทำงาน

• ขนาดใหญ่ : มีพนักงานมากกว่า 100 คน มีสาขาและบริษัทในเครือหลายแห่ง
• ดำเนินธุรกิจหลากหลายอุตสาหกรรม : ดำเนินงานในภาคธุรกิจต่างๆ
• ระบบ ERP : มีระบบการจัดการที่ครอบคลุมอยู่แล้ว (เช่น SAP, Oracle เป็นต้น)
• กระบวนการที่ซับซ้อน : การมอบอำนาจหลายระดับ กระบวนการอนุมัติที่เข้มงวด

ขอแนะนำโซลูชัน GTG CRM

หลังจากวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าแต่ละกลุ่มอย่างละเอียดแล้ว GTG CRM จึงนำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งประกอบด้วย คุณสมบัติหลักสองประการ :

การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ

การเชื่อมต่อโดยตรงกับซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถือ

GTG CRM ได้ผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำสองรายในเวียดนาม:

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าการเชื่อมต่อเพียงครั้งเดียว

• เข้าสู่ระบบ GTG CRM → การตั้งค่า → ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
• เลือกผู้ให้บริการ (S-Invoice หรือ MISA)
• ป้อนข้อมูลการยืนยันตัวตน (คีย์ API, ชื่อผู้ใช้/รหัสผ่าน)
• ระบบจะตรวจสอบการเชื่อมต่อและซิงโครไนซ์เทมเพลตใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างใบแจ้งหนี้ภายใน 3 นาที

1. เลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่" จากใบสั่งซื้อ หรือสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
2. กรอกข้อมูลผู้ซื้อ: ชื่อบริษัท/บุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้าเป็นธุรกิจ), ที่อยู่, อีเมลสำหรับรับใบแจ้งหนี้
3. การเพิ่มสินค้า/บริการ: ค้นหาจากแคตตาล็อกสินค้าที่มีอยู่ ป้อนจำนวน ระบบจะกรอกราคาต่อหน่วยจากรายการราคาโดยอัตโนมัติ เลือกอัตราภาษี (0%, 5%, 8%, 10%) และใช้ส่วนลดหากมี

ขั้นตอนที่ 3: ดูตัวอย่างและส่งออก

• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF ก่อนออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ
• ตรวจสอบข้อมูลผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า และราคารวมทั้งหมด
• คลิก "สร้างใบแจ้งหนี้" → ระบบจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ: ส่งคำขอไปยัง S-Invoice/MISA รับรหัสใบแจ้งหนี้และลงลายมือชื่อดิจิทัล ส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF ทางอีเมลไปยังลูกค้า และจัดเก็บไว้ใน GTG CRM

ดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ใหม่

เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว (เช่น ลูกค้าส่งสินค้าคืน จำนวน/ราคาไม่ถูกต้อง ฯลฯ):

1. ค้นหาใบแจ้งหนี้ต้นฉบับในรายการ
2. เลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่"
3. ปรับแก้ข้อมูลที่จำเป็นต้องแก้ไข
4. ระบบอัตโนมัติ: ยกเลิกใบแจ้งหนี้ฉบับเก่าตามระเบียบ ออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่พร้อมหมายเหตุ "แทนที่หมายเลขใบแจ้งหนี้..." และเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ทั้งสองฉบับเพื่อเรียกดูได้

การจัดการผลิตภัณฑ์ระดับมืออาชีพ

โครงสร้างการจัดการผลิตภัณฑ์แบบหลายระดับ

การจำแนกประเภทผลิตภัณฑ์

• สร้างหมวดหมู่แบบพ่อแม่ลูกโดยไม่จำกัดระดับ
• ตัวอย่าง: อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ → โทรศัพท์มือถือ → Samsung → Galaxy S Series
• ค้นหาและกรองตามหมวดหมู่ได้ง่าย

ข้อมูลผลิตภัณฑ์โดยละเอียด

• รหัส SKU อัตโนมัติหรือกำหนดเอง
• ชื่อสินค้า (ภาษาเวียดนาม + ภาษาอังกฤษ)
• คำอธิบายโดยละเอียด พร้อมรูปภาพหลากหลาย
• หน่วยวัดพื้นฐานและหน่วยแปลง
• ราคาซื้อ ราคาขาย (สามารถกำหนดราคาได้ตามช่องทาง)
• อัตราภาษีที่ใช้บังคับ (0%, 5%, 8%, 10%)

การจัดการตัวแปร

• คุณลักษณะ: สี ขนาด ความจุ...
• แต่ละแบบมีรหัสสินค้าและราคาเป็นของตัวเอง
• การจัดการสินค้าคงคลังตามรูปแบบต่างๆ

การบูรณาการด้านโลจิสติกส์

• การติดตามสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
• คำเตือน: สินค้าหมดชั่วคราว ใกล้หมดอายุแล้ว
• การจัดการสินค้าคงคลังตามล็อต (ขาเข้า/ขาออก/สต็อก)

คุณสมบัติการรวบรวมใบแจ้งหนี้แบบป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

นี่คือคุณสมบัติ พิเศษ ที่จะช่วยประหยัดเวลาให้กับนักบัญชีได้หลายสิบชั่วโมงต่อเดือน

วิธีการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: เชื่อมต่ออีเมลธุรกิจของคุณ

• ไปที่ การตั้งค่า → การเชื่อมต่ออีเมล
• กรุณาป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อรับใบแจ้งหนี้ (Gmail, Outlook ฯลฯ)
• ให้สิทธิ์การเข้าถึง (โดยใช้ OAuth 2.0 ที่ปลอดภัย)

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ

• เลือก "รวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้าโดยอัตโนมัติ"
• ระบบจะสแกนอีเมลเป็นระยะ (ทุกชั่วโมงหรือทุกวัน)
• ระบบจะจดจำไฟล์ใบแจ้งหนี้ PDF จากผู้ขายยอดนิยมโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: ดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติ

GTG CRM ใช้เทคโนโลยี AI OCR ในการอ่านใบแจ้งหนี้และดึงข้อมูลออกมา:

• ชื่อผู้จำหน่าย, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• รายการสินค้า/บริการ
• ยอดรวมก่อนหักภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดชำระทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4: ยืนยันและบันทึก

• นักบัญชีตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา
• ปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น (ระบบจะเรียนรู้และปรับปรุงความแม่นยำ)
• จัดประเภทให้อยู่ในหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
• ระบุว่า "ชำระเงินแล้ว" หรือ "ยังไม่ชำระเงิน"

ประโยชน์ในทางปฏิบัติ

ตัวอย่างการใช้งานจริง

สถานการณ์ที่ 1: ธุรกิจแฟชั่นออนไลน์

ข้อมูลเบื้องต้น : คุณไมดำเนินธุรกิจขายเสื้อผ้าออนไลน์ โดยได้รับคำสั่งซื้อ 200 รายการต่อเดือน และจัดหาสินค้าจากซัพพลายเออร์ 5 ราย

ปัญหาเดิม :

• คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือใช้โปรแกรม Excel
• ไม่สามารถติดตามใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้
• การยื่นแบบแสดงรายการภาษีใช้เวลาทั้งวันสุดท้ายของเดือน

หลังจากใช้งาน GTG CRM แล้ว :

1. การจัดการผลิตภัณฑ์ : นำเข้าตัวอย่างเสื้อผ้า 50 ชิ้นที่มีสีและขนาดแตกต่างกัน → สร้าง SKU ได้ 200 รายการ
2. การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ : เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า → สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ → ส่งอีเมลไปยังลูกค้า
3. การรวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้า : รับใบแจ้งหนี้ทางอีเมลจากซัพพลายเออร์ → บันทึกเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติ
4. การรายงานภาษี : สร้างรายงานภาษีซื้อ/ภาษีขายได้ภายใน 10 นาทีเมื่อสิ้นเดือน

ผลลัพธ์ : ประหยัดเวลาได้ 15 ชั่วโมงต่อเดือน รายได้เพิ่มขึ้น 30% โดยมุ่งเน้นที่การขายแทนงานธุรการ

สถานการณ์ที่ 2: บริษัทจัดจำหน่ายอุปกรณ์ทางการแพทย์

บริบท : บริษัทมีพนักงาน 20 คน ผลิตภัณฑ์ 500 รายการ และออกใบแจ้งหนี้ 1,000 ใบต่อเดือน

ปัญหาเดิม :

• ฉันใช้โปรแกรมบัญชี MISA แต่ต้องป้อนข้อมูลสองครั้ง (โดยใช้โปรแกรม CRM และ MISA แยกกัน)
• พนักงานขายไม่ทราบว่าสินค้ามีอยู่ในสต็อกหรือขายหมดแล้ว
• การออกใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ MISA ใช้เวลา 5 นาทีต่อใบแจ้งหนี้

หลังจากใช้งาน GTG CRM แล้ว :

1. การผสานรวม MISA : การซิงโครไนซ์แบบสองทางระหว่าง GTG CRM และ MISA
2. การจัดการสินค้าคงคลัง : พนักงานสามารถดูสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ได้บนระบบ CRM
3. สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว : จาก คำสั่งซื้อ → การสร้างใบแจ้งหนี้ → นำเข้าสู่ MISA โดยอัตโนมัติ
4. รายงานยอดขาย : CEO ดูรายงานแยกตามผลิตภัณฑ์ ภูมิภาค และพนักงาน

ผลลัพธ์ : ลดเวลาในการทำงานด้านธุรการลง 50% เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานขาย 25%

ผลประโยชน์โดยรวม

เพิ่มผลผลิต

• ประหยัดเวลาในการทำงานด้านธุรการได้ 10-20 ชั่วโมงต่อเดือน
• การออกใบแจ้งหนี้เร็วกว่าวิธีการแบบเดิมถึง 5 เท่า
• ทำให้ กระบวนการรวบรวมและประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าเป็นระบบอัตโนมัติได้ถึง 80%

ลดต้นทุน

• ไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก
• ลดจำนวนพนักงานบัญชี ด้วยระบบอัตโนมัติ
• หลีกเลี่ยงค่าปรับภาษี เนื่องจากข้อผิดพลาดหรือใบแจ้งหนี้ไม่ครบถ้วน

การปฏิบัติตามกฎหมาย

• ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด 100% ถูกต้อง ตามกฎหมายของกรมสรรพากร
• เก็บรักษาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไว้เป็นเวลา 10 ปี
• พร้อมสำหรับการตรวจสอบได้ ตลอดเวลา

หมายเหตุสำคัญ

เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

1. ต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการ (S-Invoice หรือ MISA) ก่อนใช้งาน
2. ค่าบริการ : ประมาณ 500,000 - 1,000,000 VND ต่อปี ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ
3. ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วไม่สามารถลบได้ สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่หรือแก้ไขได้เท่านั้น
4. จำเป็นต้องมี การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร เพื่อซิงโครไนซ์กับผู้ให้บริการของคุณ

เกี่ยวกับการจัดการผลิตภัณฑ์

1. ข้อมูลควรได้รับการจัดรูปแบบให้เป็นมาตรฐาน ก่อนนำเข้า (รหัส SKU ชื่อสินค้า หน่วยวัด)
2. ตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าระดับสินค้าคงคลังถูกต้องแม่นยำ
3. การให้สิทธิ์ผู้ใช้ เพื่อป้องกันการแก้ไขราคา/รายละเอียดสินค้าโดยพลการ
4. การสำรองข้อมูล เป็นประจำ (GTG CRM จะสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติทุกวัน)

เกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินค่าใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

1. ความแม่นยำของ OCR : ประมาณ 95-98% ยังคงต้องมีการตรวจสอบด้วยตนเอง
2. รองรับเฉพาะไฟล์ PDF มาตรฐานเท่านั้น (ต้องแปลงรูปภาพก่อน)
3. อีเมลธุรกิจ : แนะนำให้ใช้อีเมลแยกต่างหากสำหรับการรับใบแจ้งหนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนกับอีเมลส่วนตัว

สรุป

GTG CRM นำเสนอโซลูชัน ที่ครอบคลุมและเป็นระบบอัตโนมัติ สำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้และผลิตภัณฑ์ เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

• สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ โดยเชื่อมโยงโดยตรงกับ S-Invoice และ MISA
• รวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้าจากอีเมลโดยอัตโนมัติ
• การจัดการผลิตภัณฑ์ อย่างมืออาชีพ พร้อมการจัดการสินค้าหลากหลายรูปแบบและสินค้าคงคลัง
• รายงานสรุปรายรับ รายจ่าย และกำไรแบบเรียลไทม์
• ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของเวียดนามอย่างครบถ้วน 100%

สัมผัสประสบการณ์นี้ได้แล้ววันนี้ เพื่อให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นและมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาธุรกิจ!