في العمليات التجارية، تُعدّ إدارة الفواتير والمنتجات عاملين أساسيين يُحدّدان الكفاءة التشغيلية والامتثال القانوني. لفهم أهمية حلول الأتمتة، نحتاج إلى تحليل احتياجات كل فئة من العملاء بالتفصيل.

تحليل احتياجات العملاء حسب المجموعة

1. الأعمال المنزلية

الخصائص القانونية الهامة

وفقًا للمرسوم الحكومي رقم 01/2021، تتميز الشركات المنزلية بالخصائص التالية:

• المسؤولية غير المحدودة : يكون رب الأسرة مسؤولاً بجميع أصوله الشخصية عن الأنشطة التجارية.
• انعدام الشخصية القانونية : العمل تحت اسم فرد، وليس ككيان قانوني مستقل.
• الحد الأقصى للكمية : يُسمح لكل فرد/أسرة بتسجيل عمل تجاري واحد فقط.
• الإدارة المالية المتكاملة : يتم احتساب جميع الإيرادات من الحسابات الشخصية والتجارية كدخل للأسرة.

تحديات الإدارة المالية

غالباً ما تواجه الشركات المنزلية الصعوبات التالية:

1. صعوبة فصل الدخل الشخصي عن دخل العمل : تعتبر جميع الحسابات مصادر دخل الأسرة.
2. طريقة حساب الضريبة المزدوجة : تطبيق كل من طريقة الإقرار وطريقة المبلغ الإجمالي كما هو منصوص عليه.
3. فصل الحسابات مطلوب : يوصي القرار رقم 3389 بفتح حسابات منفصلة للعمليات التجارية.
4. إدارة فواتير المدخلات : من الضروري الاحتفاظ بسجلات كاملة لفواتير المصروفات من أجل تقديم إقرار ضريبي دقيق.

احتياجات خاصة

• حل بسيط وسهل الاستخدام لإدارة المنتجات لأصحاب المنازل الذين لا يملكون معرفة متعمقة بالمحاسبة.
• جمع وتصنيف فواتير المدخلات (المصروفات) من مصادر مختلفة بشكل تلقائي.
• تساعد التقارير المالية البسيطة في تسجيل الإيرادات والمصروفات الشهرية.
• إصدار الفواتير بسرعة لعملاء التجزئة.

2. الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs)

خصائص التشغيل

• الشخصية الاعتبارية : المسؤولية المحدودة في نطاق رأس المال المسجل.
• حجم الموظفين : من 5 إلى 50 موظفًا، مما يتطلب تفويضًا واضحًا للسلطة.
• قنوات بيع متعددة : عبر الإنترنت، وخارجها، وعبر التجار والموزعين
• النظام المحاسبي : يوجد قسم محاسبة متخصص.

تحديات الإدارة

1. حجم كبير من الفواتير : مئات فواتير المدخلات/المخرجات شهريًا
2. إدارة منتجات متنوعة : وحدات تخزين متعددة، وموردون متعددون، ووحدات قياس متعددة.
3. إعداد التقارير الضريبية المعقدة : ضريبة القيمة المضافة على المدخلات/المخرجات، وتسوية ضريبة دخل الشركات.
4. تكامل النظام : يتطلب الاتصال ببرامج المحاسبة (MISA، MISA AMIS، إلخ).
5. إمكانية التتبع : إدارة الشحنات وتواريخ انتهاء الصلاحية وأصل البضائع.

3. الشركات والمؤسسات الكبيرة

خصائص التشغيل

• نطاق واسع : أكثر من 100 موظف، وفروع وشركات تابعة متعددة.
• متعددة الصناعات : تعمل في قطاعات أعمال متنوعة.
• نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) : يحتوي بالفعل على نظام إدارة شامل (SAP، Oracle، إلخ).
• عملية معقدة : تفويض متعدد المستويات للسلطة، وعملية موافقة صارمة.

نقدم لكم حل GTG CRM

بعد تحليل مفصل لاحتياجات كل مجموعة من العملاء، يوفر نظام إدارة علاقات العملاء GTG حلاً شاملاً يتضمن ميزتين أساسيتين :

إصدار الفواتير الإلكترونية تلقائياً

اتصال مباشر مع موردين ذوي سمعة طيبة

لقد تم دمج نظام إدارة علاقات العملاء GTG بشكل كامل مع اثنين من مزودي خدمات الفواتير الإلكترونية الرائدين في فيتنام:

عملية إصدار الفواتير الآلية

الخطوة 1: قم بتهيئة الاتصال مرة واحدة.

• سجّل الدخول إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG → الإعدادات → الفواتير الإلكترونية
• اختر مزود الخدمة (S-Invoice أو MISA)
• أدخل معلومات المصادقة (مفتاح API، اسم المستخدم/كلمة المرور).
• يقوم النظام تلقائيًا بفحص الاتصال ومزامنة نموذج الفاتورة.

الخطوة الثانية: إنشاء فاتورة في 3 دقائق

1. اختر "إنشاء فاتورة جديدة" من الطلب أو أنشئها يدويًا.
2. قم بتعبئة معلومات المشتري: اسم الشركة/الفرد، رقم التعريف الضريبي (إذا كانت شركة)، العنوان، عنوان البريد الإلكتروني لاستلام الفواتير.
3. إضافة المنتجات/الخدمات: ابحث في كتالوج المنتجات المتاح، أدخل الكمية، سيتم ملء سعر الوحدة تلقائيًا من قائمة الأسعار، حدد معدل الضريبة (0%، 5%، 8%، 10%)، قم بتطبيق الخصومات إن وجدت.

الخطوة 3: المعاينة والتصدير

• قم بمعاينة فاتورة PDF قبل إصدارها رسمياً.
• تحقق من معلومات المشتري وتفاصيل المنتج والسعر الإجمالي.
• انقر فوق "إنشاء فاتورة" → يقوم النظام تلقائيًا بما يلي: إرسال طلب إلى S-Invoice/MISA، واستلام رمز الفاتورة وتوقيعها رقميًا، وإرسال الفاتورة كملف PDF عبر البريد الإلكتروني إلى العميل، وتخزينها في GTG CRM.

معالجة فواتير الاستبدال

عندما يكون من الضروري تعديل فاتورة صادرة (إرجاع العميل للبضائع، أو وجود كمية/سعر غير صحيح، وما إلى ذلك):

1. ابحث عن الفاتورة الأصلية في القائمة.
2. اختر "إنشاء فاتورة بديلة"
3. عدّل المعلومات التي تحتاج إلى تصحيح.
4. النظام الآلي: إلغاء الفاتورة القديمة وفقًا للوائح، وإصدار فاتورة جديدة مع ملاحظة "استبدال رقم الفاتورة ..."، وربط الفاتورتين لاسترجاعها.

إدارة المنتجات الاحترافية

هيكل إدارة المنتجات متعدد المستويات

تصنيف المنتج

• أنشئ فئات رئيسية وفرعية بدون حد أقصى للمستويات.
• مثال: الإلكترونيات ← الهواتف المحمولة ← سامسونج ← سلسلة جالاكسي إس
• سهولة البحث والتصفية حسب الفئة.

معلومات تفصيلية عن المنتج

• رمز SKU تلقائي أو مخصص
• اسم المنتج (باللغة الفيتنامية + الإنجليزية)
• وصف تفصيلي، صور متنوعة.
• وحدات القياس الأساسية ووحدات التحويل
• سعر الشراء، سعر البيع (يمكن تحديد الأسعار حسب القناة)
• معدلات الضرائب المطبقة (0%، 5%، 8%، 10%)

إدارة المتغيرات

• المواصفات: اللون، الحجم، السعة...
• لكل نوع رمز تعريف خاص به وسعره.
• إدارة المخزون حسب النوع

التكامل اللوجستي

• تتبع المخزون في الوقت الفعلي
• تحذير: نفدت الكمية، تاريخ انتهاء الصلاحية قريب.
• إدارة المخزون حسب الدفعة (التدفق الداخل/التدفق الخارج/المخزون).

ميزة جمع الفواتير المدخلة تلقائيًا

هذه ميزة حصرية توفر للمحاسبين عشرات الساعات كل شهر.

كيف يعمل؟

الخطوة الأولى: ربط بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل.

• انتقل إلى الإعدادات ← تكامل البريد الإلكتروني
• أدخل عنوان بريدك الإلكتروني لتلقي الفواتير (Gmail، Outlook، إلخ).
• منح الوصول (باستخدام بروتوكول OAuth 2.0 الآمن)

الخطوة الثانية: تفعيل التجميع التلقائي

• حدد "جمع فواتير المدخلات تلقائيًا"
• يقوم النظام بفحص رسائل البريد الإلكتروني بشكل دوري (كل ساعة أو كل يوم).
• التعرف التلقائي على ملفات فواتير PDF من البائعين المشهورين.

الخطوة 3: استخراج المعلومات تلقائياً

يستخدم نظام إدارة علاقات العملاء GTG تقنية التعرف الضوئي على الأحرف المدعومة بالذكاء الاصطناعي لقراءة الفواتير واستخراج المعلومات:

• اسم المورد، رقم التعريف الضريبي
• رقم الفاتورة، تاريخ الفاتورة
• قائمة المنتجات/الخدمات
• المبلغ الإجمالي قبل الضريبة وضريبة القيمة المضافة، إجمالي المبلغ المدفوع

الخطوة الرابعة: التأكيد والحفظ

• يقوم المحاسب بفحص المعلومات المستخرجة.
• قم بالتعديل حسب الحاجة (يتعلم النظام ويحسن الدقة).
• صنّفها ضمن فئة المصروفات المناسبة.
• قم بتسميته "مدفوع" أو "غير مدفوع"

الفوائد العملية

سيناريو الاستخدام العملي

السيناريو 1: تجارة الأزياء عبر الإنترنت

معلومات أساسية : تدير السيدة ماي متجرًا إلكترونيًا لبيع الملابس، وتتلقى 200 طلب شهريًا وتستورد بضائعها من 5 موردين.

المشكلة السابقة :

• عليك إنشاء الفاتورة يدويًا أو استخدام برنامج إكسل.
• تعذر تتبع الفواتير الواردة.
• يستغرق تقديم الإقرارات الضريبية اليوم الأخير من الشهر بأكمله.

بعد استخدام نظام إدارة علاقات العملاء GTG :

1. إدارة المنتجات : استيراد 50 عينة ملابس بألوان/مقاسات مختلفة ← تم إنشاء 200 وحدة تخزين.
2. إنشاء الفواتير تلقائيًا : عندما يقوم العميل بتقديم طلب → يتم إنشاء فاتورة تلقائيًا → يتم إرسال بريد إلكتروني إلى العميل.
3. جمع فواتير المدخلات : استلام الفواتير عبر البريد الإلكتروني من الموردين → إدخالها تلقائياً في النظام.
4. إعداد التقارير الضريبية : إنشاء تقارير ضريبة المدخلات/المخرجات في 10 دقائق في نهاية الشهر.

النتائج : توفير 15 ساعة شهريًا، وزيادة الإيرادات بنسبة 30٪ من خلال التركيز على المبيعات بدلاً من المهام الإدارية.

السيناريو الثاني: شركة توزيع المعدات الطبية

السياق : لدى الشركة 20 موظفًا، و500 منتج، و1000 فاتورة شهريًا.

المشكلة السابقة :

• أنا أستخدم برنامج MISA Accounting، ولكن عليّ إدخال البيانات مرتين (باستخدام برنامج CRM منفصل وبرنامج MISA).
• لم يكن موظفو المبيعات على علم بما إذا كان المنتج متوفراً في المخزون أم نفد.
• يستغرق إصدار الفواتير عبر نظام MISA خمس دقائق لكل فاتورة.

بعد استخدام نظام إدارة علاقات العملاء GTG :

1. تكامل MISA : مزامنة ثنائية الاتجاه بين GTG CRM وMISA
2. إدارة المخزون : يمكن للموظفين عرض المخزون في الوقت الفعلي على نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
3. إنشاء فاتورة بنقرة واحدة : من الطلب ← إنشاء فاتورة ← يتم استيرادها تلقائيًا إلى MISA
4. تقرير المبيعات : يستعرض الرئيس التنفيذي التقارير حسب المنتج والمنطقة والموظف.

النتائج : انخفاض الوقت الإداري بنسبة 50%، وزيادة كفاءة موظفي المبيعات بنسبة 25%.

الفوائد العامة

زيادة الإنتاجية

• وفر من 10 إلى 20 ساعة شهرياً في المهام الإدارية.
• إصدار الفواتير أسرع بخمس مرات من الطرق اليدوية.
• أتمتة 80% من عملية جمع ومعالجة فواتير المدخلات.

خفض التكاليف

• لا حاجة لشراء برنامج إصدار الفواتير بشكل منفصل.
• تقليص عدد موظفي المحاسبة من خلال الأتمتة.
• تجنب العقوبات الضريبية الناتجة عن الأخطاء أو الفواتير المفقودة.

الامتثال للقانون

• جميع الفواتير صالحة بنسبة 100% وفقًا للوائح الإدارة العامة للضرائب.
• احتفظ بجميع الفواتير الإلكترونية لمدة 10 سنوات.
• جاهز للتدقيق في أي وقت.

ملاحظة هامة

بخصوص الفواتير الإلكترونية

1. التسجيل لدى المزود (S-Invoice أو MISA) مطلوب قبل الاستخدام.
2. رسوم الخدمة : حوالي 500,000 - 1,000,000 دونغ فيتنامي/سنويًا حسب الباقة.
3. لا يمكن حذف الفواتير الصادرة ؛ لا يمكن إنشاء سوى فواتير بديلة/معدلة.
4. يلزم وجود اتصال إنترنت مستقر للمزامنة مع مزود الخدمة الخاص بك.

فيما يتعلق بإدارة المنتجات

1. ينبغي توحيد البيانات قبل الاستيراد (رمز SKU، اسم المنتج، وحدة القياس).
2. قم بإجراء عمليات جرد دورية لضمان دقة مستويات المخزون.
3. منح المستخدمين أذونات لمنع التعديل التعسفي للأسعار/المنتجات.
4. النسخ الاحتياطية المنتظمة للبيانات (يقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM بالنسخ الاحتياطية تلقائيًا يوميًا).

بخصوص تحصيل الفواتير الآلي

1. دقة التعرف الضوئي على الأحرف : ~95-98%، ولا يزال التحقق اليدوي مطلوبًا.
2. يدعم فقط تنسيق PDF القياسي (يتم تحويل الصور).
3. البريد الإلكتروني الخاص بالعمل : يُنصح باستخدام عنوان بريد إلكتروني منفصل لتلقي الفواتير لتجنب الخلط بينها وبين رسائل البريد الإلكتروني الشخصية.

الخلاصة

يوفر نظام إدارة علاقات العملاء GTG حلاً شاملاً وآلياً لإدارة الفواتير والمنتجات، وهو مناسب للشركات من جميع الأحجام، من الشركات الصغيرة إلى الشركات الكبيرة.

• إنشاء فواتير تلقائية مرتبطة مباشرة بـ S-Invoice و MISA.
• جمع فواتير المدخلات تلقائيًا من البريد الإلكتروني.
• إدارة المنتجات الاحترافية مع مراعاة التنوعات والمخزون.
• تقارير فورية عن الإيرادات والمصروفات والأرباح.
• الامتثال التام للقوانين واللوائح الفيتنامية.

جربها اليوم لتوفير وقتك والتركيز على تطوير أعمالك!