기업 운영에서 송장 및 제품 관리는 운영 효율성과 법규 준수를 좌우하는 두 가지 핵심 요소입니다. 자동화 솔루션의 중요성을 이해하려면 각 고객 그룹의 요구 사항을 자세히 분석해야 합니다.

그룹별 고객 요구 분석

1. 가내 사업

중요한 법적 특징

정부령 01/2021에 따르면, 가내 사업체는 다음과 같은 특징을 갖습니다.

• 무한책임 : 가구주는 사업 활동에 대해 개인 자산 전체에 대해 책임을 져야 합니다.
• 법인격 부재 : 독립적인 법인이 아닌 개인 명의로 사업을 운영하는 것.
• 수량 제한 : 개인/가구당 하나의 사업체만 등록할 수 있습니다.
• 통합 재정 관리 : 개인 및 사업 계좌에서 발생하는 모든 소득은 가계 소득으로 간주됩니다.

재무 관리 과제

가정 사업은 다음과 같은 어려움에 직면하는 경우가 많습니다.

1. 개인 소득과 사업 소득을 구분하기 어려움 : 모든 계좌가 가계 소득원으로 간주됨.
2. 이중 과세 계산 방법 : 규정된 신고 방식과 일괄 계산 방식을 모두 적용합니다.
3. 계좌 분리 필수 : 결정 3389에서는 사업 운영을 위해 별도의 계좌를 개설할 것을 권고합니다.
4. 매입 영수증 관리 : 정확한 세금 신고를 위해서는 모든 지출 영수증을 완벽하게 기록해 두어야 합니다.

구체적인 요구 사항

• 회계 지식이 많지 않은 주택 소유자를 위한 간단하고 사용하기 쉬운 제품 관리 솔루션입니다.
• 다양한 출처에서 입력된 송장(경비)을 자동으로 수집하고 분류합니다.
• 간단한 재무 보고서는 월별 수익과 지출을 파악하는 데 도움이 됩니다.
• 소매 고객에게 신속하게 송장을 발행하세요.

2. 중소기업(SMEs)

작동 특성

• 법인격을 가짐 : 등록 자본금 범위 내에서 유한 책임을 짐.
• 직원 규모 : 5~50명으로, 명확한 권한 위임이 필요합니다.
• 다양한 판매 채널 : 온라인, 오프라인, 대리점, 유통업체
• 회계 시스템 : 전담 회계 부서가 있습니다.

경영상의 어려움

1. 대량의 송장 처리 : 매달 수백 건의 입출금 송장 처리
2. 다양한 제품 관리 : 여러 SKU, 여러 공급업체, 여러 측정 단위.
3. 복잡한 세금 보고 : 매입/매출 부가가치세, 법인 소득세 정산.
4. 시스템 통합 : 회계 소프트웨어(MISA, MISA AMIS 등)와의 연동이 필요합니다.
5. 추적성 : 상품의 배송, 유통기한 및 원산지 관리.

3. 대기업 및 법인

작동 특성

• 대규모 기업 : 직원 100명 이상, 다수의 지점 및 자회사 보유.
• 다산업 분야 : 다양한 사업 부문에서 사업을 운영합니다.
• ERP 시스템 : 이미 포괄적인 관리 시스템(SAP, Oracle 등)을 갖추고 있습니다.
• 복잡한 프로세스 : 다단계 권한 위임, 엄격한 승인 절차.

GTG CRM 솔루션을 소개합니다

GTG CRM은 각 고객 그룹의 요구 사항을 자세히 분석한 후 두 가지 핵심 기능을 갖춘 포괄적인 솔루션을 제공합니다.

자동 전자 송장 생성

신뢰할 수 있는 공급업체와의 직접적인 연결

GTG CRM은 베트남의 두 주요 전자 송장 발행 업체와 긴밀하게 통합되어 있습니다.

자동 청구 프로세스

1단계: 연결을 한 번만 구성합니다.

• GTG CRM에 로그인 → 설정 → 전자 청구서
• 제공업체(S-Invoice 또는 MISA)를 선택하세요.
• 인증 정보(API 키, 사용자 이름/비밀번호)를 입력하세요.
• 시스템이 자동으로 연결 상태를 확인하고 송장 템플릿을 동기화합니다.

2단계: 3분 만에 송장 생성

1. 주문서에서 "새 송장 생성"을 선택하거나 수동으로 생성하세요.
2. 구매자 정보를 입력하세요: 회사/개인 이름, 사업자 등록 번호(사업자인 경우), 주소, 송장 수신용 이메일 주소.
3. 제품/서비스 추가: 제공되는 제품 카탈로그에서 검색하고, 수량을 입력하고, 가격표에서 단가를 자동으로 입력하고, 세율(0%, 5%, 8%, 10%)을 선택하고, 가능한 경우 할인을 적용합니다.

3단계: 미리 보기 및 내보내기

• 청구서를 공식적으로 발행하기 전에 PDF 형식으로 미리 보기를 하십시오.
• 구매자 정보, 제품 상세 정보 및 총 가격을 확인하십시오.
• "송장 생성"을 클릭하면 시스템이 자동으로 다음 작업을 수행합니다. S-Invoice/MISA에 요청을 보내고, 송장 코드를 수신하여 디지털 서명을 하고, 송장을 PDF 이메일로 고객에게 전송하고, GTG CRM에 저장합니다.

교체 청구서 처리 중

발행된 송장을 수정해야 할 경우(고객 반품, 수량/가격 오류 등):

1. 목록에서 원본 송장을 찾으세요.
2. "대체 청구서 생성"을 선택하세요.
3. 수정이 필요한 정보를 수정하세요.
4. 자동화 시스템: 규정에 따라 기존 송장을 취소하고, "송장 번호 변경..."이라는 메모와 함께 새 송장을 발행한 후, 조회를 위해 두 송장을 연결합니다.

전문적인 제품 관리

다단계 제품 관리 구조

제품 분류

• 레벨 제한 없이 부모-자식 관계형 카테고리를 생성하세요.
• 예시: 전자제품 → 휴대폰 → 삼성 → 갤럭시 S 시리즈
• 카테고리별로 쉽게 검색하고 필터링할 수 있습니다.

제품 상세 정보

• 자동 또는 사용자 지정 SKU 코드
• 제품명 (베트남어 + 영어)
• 상세한 설명과 다양한 이미지.
• 측정의 기본 단위 및 변환 단위
• 구매 가격, 판매 가격 (가격은 채널별로 설정 가능)
• 적용 세율 (0%, 5%, 8%, 10%)

변형 관리

• 속성: 색상, 크기, 용량...
• 각 제품 변형마다 고유한 SKU와 가격이 있습니다.
• 변형별 재고 관리

물류 통합

• 실시간 재고 추적
• 경고: 품절, 유통기한 임박.
• 배치별 재고 관리(입고/출고/재고).

자동 입력 송장 수집 기능

이는 회계 담당자들이 매달 수십 시간을 절약할 수 있도록 해주는 독점적인 기능입니다.

작동 방식

1단계: 회사 이메일을 연결하세요.

• 설정 → 이메일 통합으로 이동하세요.
• 청구서를 받으시려면 이메일 주소를 입력하세요(Gmail, Outlook 등).
• (보안 OAuth 2.0을 사용하여) 액세스 권한 부여

2단계: 자동 수집 활성화

• "입력 송장 자동 수집"을 선택하세요.
• 시스템은 주기적으로(매시간 또는 매일) 이메일을 검사합니다.
• 주요 업체에서 발행한 PDF 송장 파일을 자동으로 인식합니다.

3단계: 정보 자동 추출

GTG CRM은 AI OCR을 사용하여 송장을 읽고 정보를 추출합니다.

• 공급업체 이름, 사업자등록번호
• 송장 번호, 송장 날짜
• 제품/서비스 목록
• 세금 및 부가가치세 제외 총액, 총 결제 금액

4단계: 확인 및 저장

• 회계 담당자는 추출된 정보를 확인합니다.
• 필요에 따라 조정하십시오(시스템은 학습하여 정확도를 향상시킵니다).
• 적절한 비용 범주로 분류하십시오.
• "유료" 또는 "미유료"로 표시하세요.

실질적인 이점

실제 사용 시나리오

시나리오 1: 온라인 패션 사업

배경 : 마이 씨는 온라인 의류 사업을 운영하며, 매달 200건의 주문을 받고 5개 공급업체로부터 상품을 조달합니다.

이전 문제 :

• 송장을 수동으로 작성하거나 엑셀을 사용해야 합니다.
• 수신되는 송장을 추적할 수 없습니다.
• 세금 신고서를 제출하는 데 매달 마지막 날 하루 전체가 소요됩니다.

GTG CRM 사용 후 :

1. 제품 관리 : 색상/사이즈 변형이 있는 의류 샘플 50개를 가져와서 → 200개의 SKU를 생성했습니다.
2. 자동 송장 생성 : 고객이 주문을 하면 → 자동으로 송장을 생성하여 → 고객에게 이메일을 보냅니다.
3. 입력 송장 수집 : 공급업체로부터 이메일로 송장을 수신 → 시스템에 자동으로 입력합니다.
4. 세금 보고 : 매월 말 10분 만에 투입/산출 세금 보고서를 생성합니다.

결과 : 월 15시간 절약, 관리 업무 대신 판매에 집중함으로써 매출 30% 증가.

시나리오 2: 의료기기 유통 회사

상황 : 이 회사는 직원 20명, 제품 500개, 그리고 매달 1000건의 송장을 발행합니다.

이전 문제 :

• 저는 MISA 회계 프로그램을 사용하고 있는데, 데이터를 두 번 입력해야 합니다 (별도의 CRM 소프트웨어와 MISA 소프트웨어를 사용).
• 판매 직원은 해당 상품이 재고가 있는지 아니면 품절되었는지 알지 못했습니다.
• MISA를 통해 송장을 발행하는 데는 송장당 5분이 소요됩니다.

GTG CRM 사용 후 :

1. MISA 통합 : GTG CRM ↔ MISA 양방향 동기화
2. 재고 관리 : 직원들은 CRM 시스템에서 실시간 재고 현황을 확인할 수 있습니다.
3. 원클릭 송장 생성 : 주문 → 송장 생성 → MISA로 자동 가져오기
4. 판매 보고서 : CEO는 제품, 지역 및 직원별 보고서를 검토합니다.

결과 : 관리 시간 50% 감소, 영업 직원 효율성 25% 향상.

전반적인 이점

생산성 향상

• 매달 관리 업무에 소요되는 10~20시간을 절약하세요 .
• 송장 발행 속도가 수동 방식보다 5배 빠릅니다 .
• 입력 송장 수집 및 처리 프로세스의 80%를 자동화하세요 .

비용 절감

• 청구서 발행 소프트웨어를 별도로 구매할 필요가 없습니다.
• 자동화를 통해 회계 담당 직원 수를 줄이세요 .
• 오류나 누락된 송장으로 인한 세금 관련 벌금을 피하세요 .

법률 준수

• 모든 송장은 국세청 규정에 따라 100% 유효합니다 .
• 모든 전자 청구서를 10년 동안 보관하십시오 .
• 언제든지 감사 준비가 되어 있습니다 .

중요 사항

전자 청구서 관련

1. 사용 전에 공급업체(S-Invoice 또는 MISA)에 등록해야 합니다 .
2. 서비스 이용료 : 패키지에 따라 연간 약 50만~100만 VND입니다.
3. 발행된 송장은 삭제할 수 없으며 , 대체/수정 송장만 생성할 수 있습니다.
4. 서비스 제공업체와 동기화하려면 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다.

제품 관리와 관련하여

1. 데이터는 수입 전에 표준화되어야 합니다 (SKU 코드, 제품명, 측정 단위).
2. 정확한 재고 수준을 유지하기 위해 정기적인 재고 조사를 실시하십시오 .
3. 사용자가 임의로 가격/제품을 수정하지 못하도록 권한을 부여합니다 .
4. 정기적인 데이터 백업 (GTG CRM은 매일 자동으로 백업합니다).

자동 청구서 수집 관련

1. OCR 정확도 : 약 95~98%, 수동 검증이 여전히 필요합니다.
2. 표준 PDF 형식(변환할 이미지)만 지원합니다 .
3. 업무용 이메일 : 개인 이메일과의 혼동을 피하기 위해 청구서 수신용으로는 별도의 이메일 주소를 사용하는 것이 좋습니다.

끝내다

GTG CRM은 중소기업부터 대기업까지 모든 규모의 기업에 적합한 포괄적이고 자동화된 송장 및 제품 관리 솔루션을 제공합니다.

• S-송장 및 MISA와 직접 연동되는 송장을 자동으로 생성합니다 .
• 이메일에서 입력된 송장을 자동으로 수집합니다 .
• 다양한 변형과 ​​재고 관리를 포함한 전문적인 제품 관리 .
• 수익, 비용 및 이익에 대한 보고서를 즉시 제공합니다 .
• 베트남 법률 및 규정을 100% 준수하십시오 .

지금 바로 경험해 보세요! 시간을 절약하고 비즈니스 개발에 집중할 수 있게 될 것입니다!