Yêu Cầu Trước Khi Bắt Đầu

Để sử dụng tính năng Hóa Đơn Điện Tử, bạn cần:

  • ✅ Có tài khoản GTG CRM

  • ✅ Đăng nhập vào hệ thống

  • ✅ (Tùy chọn) Tài khoản nhà cung cấp hóa đơn điện tử (S-Invoice hoặc MISA)

Truy Cập Tính Năng Hóa Đơn Điện Tử

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Đăng nhập vào hệ thống GTG CRM với tài khoản của bạn.

Đăng nhập hệ thống

Bước 2: Mở Menu Hóa Đơn Điện Tử

  1. Nhìn vào thanh menu bên trái

  2. Click vào "Hóa đơn điện tử"

Menu hóa đơn điện tử

Bước 3: Chọn Loại Hóa Đơn

Màn hình hóa đơn điện tử có 2 tab:

Tab

Mô tả

Hóa đơn đầu ra

Hóa đơn bạn xuất cho khách hàng

Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn nhà cung cấp xuất cho bạn

Hai tab hóa đơn

Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào

Cách 1: Tải Lên Hóa Đơn Thủ Công

Bước 1: Bấm nút Tải lên

Có 2 cách để mở dialog tải lên:

  • Click nút "Tải lên" ở góc trên bên phải

  • Hoặc click nút "Tải lên hóa đơn"

Nút tải lên

Bước 2: Chọn file hóa đơn

  1. Kéo thả file PDF hóa đơn vào vùng upload

  2. Hoặc click để chọn file từ máy tính

Dialog tải lên

Bước 3: Tải lên và xử lý

  1. Click "Tải lên và xử lý"

  2. Đợi hệ thống xử lý (trạng thái: "Đang xử lý")

Đang xử lý

Bước 4: Xem kết quả

  1. Sau khoảng 10 giây, click "Làm mới"

  2. Hóa đơn đã được import với đầy đủ thông tin

Hóa đơn đã import

💡 Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ hóa đơn phức tạp với nhiều sản phẩm. Ví dụ: hóa đơn có 32 sản phẩm cũng được xử lý tự động!

Hóa đơn phức tạp

Cách 2: Tự Động Thu Thập Từ Email

Đây là cách tiện lợi nhất - hệ thống tự động lấy hóa đơn từ email của bạn!

Cài Đặt Tự Động Thu Thập Email

Bước 1: Mở Menu Tích Hợp

  1. Click vào menu "Tích hợp" ở thanh menu bên trái

Menu tích hợp

Bước 2: Kết Nối Email

  1. Kết nối email doanh nghiệp của bạn (ví dụ: support@company.com)

  2. Cho phép GTG CRM truy cập email

Bước 3: Bật Tự Động Thu Thập

  1. Tìm tùy chọn "Tự động thu thập hóa đơn"

  2. Enable tính năng này

Bật tự động thu thập

Bước 4: Kiểm Tra Kết Quả

Khi có email hóa đơn mới:

  1. Hệ thống tự động detect và import

  2. Vào Hóa đơn đầu vào để xem

  3. Nguồn hiển thị là "Email"

Hóa đơn từ email

Chỉnh Sửa Thông Tin (Nếu Cần)

Nếu thông tin bị sai, bạn có thể chỉnh sửa:

  1. Click vào hóa đơn cần sửa

  2. Click "Chỉnh sửa"

  3. Sửa thông tin

  4. Lưu

Chỉnh sửa hóa đơn

Kết Nối Nhà Cung Cấp Hóa Đơn

Để xuất hóa đơn đầu ra, bạn cần kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Kết Nối S-Invoice (Viettel)

Bước 1: Mở Kết Nối

  1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"

  2. Click nút "Kết nối" ở góc trên bên phải

Nút kết nối

Bước 2: Chọn S-Invoice

  1. Chọn nhà cung cấp S-Invoice

  2. Nhập thông tin đăng nhập:

    • Tên người dùng: (thường là mã số thuế)

    • Mật khẩu: Password tài khoản S-Invoice

    • Mã số thuế: Mã số thuế doanh nghiệp

Kết nối S-Invoice

Bước 3: Xác Nhận Kết Nối

Click "Kết nối". Nếu mã số thuế bạn vừa nhập giống với mã số thuế workspace đã kết nối trước đó (ví dụ chỉ đổi mật khẩu), hệ thống kết nối ngay và báo thành công.

⚠️ Lưu ý: Nếu mã số thuế khác với mã số thuế đã kết nối trước đó, hệ thống sẽ dừng lại và hỏi xác nhận: "Đây có phải cùng một công ty?" — vì hóa đơn phát hành dưới hai mã số thuế khác nhau không thể gộp chung báo cáo như một doanh nghiệp. Màn hình sẽ hiện mã số thuế đã kết nối trước đó (đã che bớt, ví dụ •••-509). Click "Đúng, cùng công ty — kết nối" để tiếp tục, hoặc "Hủy" để giữ nguyên kết nối hiện tại — không có gì được lưu cho đến khi bạn xác nhận.

Kết Nối MISA

Bước 1: Chọn MISA

  1. Click nút "Kết nối"

  2. Chọn nhà cung cấp MISA

Bước 2: Nhập Thông Tin

  • Tên người dùng: Email đăng ký MISA

  • Mật khẩu: Password tài khoản MISA

  • Mã số thuế: Mã số thuế doanh nghiệp

Kết nối MISA

Bước 3: Xác Nhận

Click "Kết nối". Cơ chế giống hệt S-Invoice ở trên: nếu mã số thuế giống mã đã kết nối trước đó, hệ thống kết nối ngay; nếu khác, bạn sẽ được hỏi xác nhận "Đây có phải cùng một công ty?" trước khi lưu (xem chi tiết ở phần Kết Nối S-Invoice phía trên).

Xuất Hóa Đơn Đầu Ra

Bước 1: Mở Form Tạo Hóa Đơn

  1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"

  2. Click "Tạo hóa đơn"

Form tạo hóa đơn

Bước 2: Chọn Thông Tin Cơ Bản

Trường

Mô tả

Nhà cung cấp

S-Invoice hoặc MISA

Mẫu hóa đơn

Chọn mẫu phù hợp (liên hệ kế toán)

Phương thức thanh toán

Tiền mặt / Chuyển khoản

Trạng thái thanh toán

Đã thanh toán / Chưa thanh toán

⚠️ Lưu ý: Trạng thái thanh toán không ảnh hưởng đến cơ quan thuế, nhưng giúp bạn theo dõi công nợ.

Bước 3: Nhập Thông Tin Người Mua

  • Tên hợp pháp: Tên công ty người mua

  • Mã số thuế: MST của người mua

  • Địa chỉ: Địa chỉ công ty

Bước 4: Thêm Sản Phẩm/Dịch Vụ

  1. Click "Thêm sản phẩm"

  2. Nhập thông tin:

    • Tên sản phẩm

    • Số lượng

    • Đơn giá

    • Thuế suất (8% hoặc 10%)

    • Tỷ lệ chiết khấu (nếu có)

Thêm sản phẩm

💡 Mẹo: Nếu có nhiều sản phẩm với thuế suất khác nhau (8% và 10%), hệ thống sẽ tự động tách thành 2 hóa đơn riêng biệt.

Bước 5: Lưu Bản Nháp

Click "Lưu bản nháp" để lưu lại trước khi xuất.

Bước 6: Xem Trước PDF

  1. Click "Xem trước PDF"

  2. Kiểm tra thông tin hóa đơn

Xem trước PDFXem trước MISA

Bước 7: Xuất Hóa Đơn

  1. Kiểm tra kỹ thông tin

  2. Click "Xuất hóa đơn"

  3. Đợi thông báo thành công

Hóa đơn đã xuất

Bước 8: Tải PDF Hóa Đơn

Sau khi xuất thành công:

  1. Click "Tải PDF" để download hóa đơn

  2. Gửi cho khách hàng

Tải PDF

Tạo Hóa Đơn Thay Thế

Khi cần điều chỉnh hóa đơn đã xuất (khách trả hàng, phát hiện sai sót...):

Bước 1: Mở Hóa Đơn Gốc

  1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"

  2. Tìm và click vào hóa đơn cần thay thế

Bước 2: Tạo Hóa Đơn Thay Thế

  1. Click "Tạo hóa đơn thay thế"

Hóa đơn thay thế

Bước 3: Điều Chỉnh Thông Tin

  • Thay đổi sản phẩm, số lượng, giá nếu cần

  • Thêm hoặc xóa sản phẩm

⚠️ Lưu ý: Không thể thay đổi thuế suất khác với hóa đơn gốc trong cùng một hóa đơn thay thế.

Bước 4: Xuất Hóa Đơn Thay Thế

  1. Lưu bản nháp

  2. Xem trước PDF

  3. Xuất hóa đơn thay thế

Các Thao Tác Khác

Đồng Bộ Hóa Đơn

Đồng bộ hóa đơn từ nhà cung cấp về GTG CRM:

  1. Click nút "Đồng bộ"

  2. Đợi hệ thống cập nhật

Ngắt Kết Nối Nhà Cung Cấp

  1. Click nút "Kết nối" (hoặc "Ngắt kết nối")

  2. Xác nhận ngắt kết nối

  3. Có thể kết nối nhà cung cấp khác

💡 Khi kết nối lại bằng một mã số thuế khác với mã số thuế đã dùng trước đó (dù với S-Invoice hay MISA), bạn sẽ được hỏi xác nhận trước khi hệ thống lưu — xem phần "Kết Nối Nhà Cung Cấp Hóa Đơn" phía trên.

Xem Chi Tiết Hóa Đơn

Click vào bất kỳ hóa đơn nào để xem:

  • Thông tin chi tiết

  • Danh sách sản phẩm

  • Tổng tiền và thuế VAT

Thay Đổi Mẫu Hóa Đơn

  1. Vào chỉnh sửa hóa đơn (bản nháp)

  2. Chọn mẫu mới

  3. Lưu trước khi xem trước PDF

Mẹo Sử Dụng Hiệu Quả

1. Thiết Lập Tự Động Thu Thập Email

  • Giúp tiết kiệm thời gian download hóa đơn hàng tháng

  • Kế toán chỉ cần vào GTG CRM để tải về

2. Kiểm Tra Kỹ Trước Khi Xuất

  • Luôn Xem trước PDF trước khi xuất

  • Hóa đơn đã xuất không thể sửa, chỉ có thể tạo hóa đơn thay thế

3. Theo Dõi Trạng Thái Thanh Toán

  • Đánh dấu "Đã thanh toán" khi nhận được tiền

  • Giúp quản lý công nợ hiệu quả

4. Phân Quyền Cho Kế Toán

  • Cấp quyền cho kế toán truy cập module Hóa đơn điện tử

  • Kế toán có thể tự download hóa đơn để làm báo cáo thuế