Yêu Cầu Trước Khi Bắt Đầu

Để sử dụng tính năng Hóa Đơn Điện Tử, bạn cần:

• ✅ Có tài khoản GTG CRM
• ✅ Đăng nhập vào hệ thống
• ✅ (Tùy chọn) Tài khoản nhà cung cấp hóa đơn điện tử (S-Invoice hoặc MISA)

Truy Cập Tính Năng Hóa Đơn Điện Tử

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Đăng nhập vào hệ thống GTG CRM với tài khoản của bạn.

Bước 2: Mở Menu Hóa Đơn Điện Tử

1. Nhìn vào thanh menu bên trái
2. Click vào "Hóa đơn điện tử"

Bước 3: Chọn Loại Hóa Đơn

Màn hình hóa đơn điện tử có 2 tab:

Tab	Mô tả
Hóa đơn đầu ra	Hóa đơn bạn xuất cho khách hàng
Hóa đơn đầu vào	Hóa đơn nhà cung cấp xuất cho bạn

Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào

Cách 1: Tải Lên Hóa Đơn Thủ Công

Bước 1: Bấm nút Tải lên

Có 2 cách để mở dialog tải lên:

• Click nút "Tải lên" ở góc trên bên phải
• Hoặc click nút "Tải lên hóa đơn"

Bước 2: Chọn file hóa đơn

1. Kéo thả file PDF hóa đơn vào vùng upload
2. Hoặc click để chọn file từ máy tính

Bước 3: Tải lên và xử lý

1. Click "Tải lên và xử lý"
2. Đợi hệ thống xử lý (trạng thái: "Đang xử lý")

Bước 4: Xem kết quả

1. Sau khoảng 10 giây, click "Làm mới"
2. Hóa đơn đã được import với đầy đủ thông tin

💡 Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ hóa đơn phức tạp với nhiều sản phẩm. Ví dụ: hóa đơn có 32 sản phẩm cũng được xử lý tự động!

Cách 2: Tự Động Thu Thập Từ Email

Đây là cách tiện lợi nhất - hệ thống tự động lấy hóa đơn từ email của bạn!

Cài Đặt Tự Động Thu Thập Email

Bước 1: Mở Menu Tích Hợp

1. Click vào menu "Tích hợp" ở thanh menu bên trái

Bước 2: Kết Nối Email

1. Kết nối email doanh nghiệp của bạn (ví dụ: support@company.com)
2. Cho phép GTG CRM truy cập email

Bước 3: Bật Tự Động Thu Thập

1. Tìm tùy chọn "Tự động thu thập hóa đơn"
2. Enable tính năng này

Bước 4: Kiểm Tra Kết Quả

Khi có email hóa đơn mới:

1. Hệ thống tự động detect và import
2. Vào Hóa đơn đầu vào để xem
3. Nguồn hiển thị là "Email"

Chỉnh Sửa Thông Tin (Nếu Cần)

Nếu thông tin bị sai, bạn có thể chỉnh sửa:

1. Click vào hóa đơn cần sửa
2. Click "Chỉnh sửa"
3. Sửa thông tin
4. Lưu

Kết Nối Nhà Cung Cấp Hóa Đơn

Để xuất hóa đơn đầu ra, bạn cần kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Kết Nối S-Invoice (Viettel)

Bước 1: Mở Kết Nối

1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"
2. Click nút "Kết nối" ở góc trên bên phải

Bước 2: Chọn S-Invoice

1. Chọn nhà cung cấp S-Invoice
2. Nhập thông tin đăng nhập:
   • Tên người dùng: (thường là mã số thuế)
   • Mật khẩu: Password tài khoản S-Invoice
   • Mã số thuế: Mã số thuế doanh nghiệp

Bước 3: Xác Nhận Kết Nối

Click "Kết nối" và đợi thông báo thành công.

Kết Nối MISA

Bước 1: Chọn MISA

1. Click nút "Kết nối"
2. Chọn nhà cung cấp MISA

Bước 2: Nhập Thông Tin

• Tên người dùng: Email đăng ký MISA
• Mật khẩu: Password tài khoản MISA
• Mã số thuế: Mã số thuế doanh nghiệp

Bước 3: Xác Nhận

Click "Kết nối" và đợi thông báo thành công.

Xuất Hóa Đơn Đầu Ra

Bước 1: Mở Form Tạo Hóa Đơn

1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"
2. Click "Tạo hóa đơn"

Bước 2: Chọn Thông Tin Cơ Bản

Trường	Mô tả
Nhà cung cấp	S-Invoice hoặc MISA
Mẫu hóa đơn	Chọn mẫu phù hợp (liên hệ kế toán)
Phương thức thanh toán	Tiền mặt / Chuyển khoản
Trạng thái thanh toán	Đã thanh toán / Chưa thanh toán

⚠️ Lưu ý: Trạng thái thanh toán không ảnh hưởng đến cơ quan thuế, nhưng giúp bạn theo dõi công nợ.

Bước 3: Nhập Thông Tin Người Mua

• Tên hợp pháp: Tên công ty người mua
• Mã số thuế: MST của người mua
• Địa chỉ: Địa chỉ công ty

Bước 4: Thêm Sản Phẩm/Dịch Vụ

1. Click "Thêm sản phẩm"
2. Nhập thông tin:
   • Tên sản phẩm
   • Số lượng
   • Đơn giá
   • Thuế suất (8% hoặc 10%)
   • Tỷ lệ chiết khấu (nếu có)

💡 Mẹo: Nếu có nhiều sản phẩm với thuế suất khác nhau (8% và 10%), hệ thống sẽ tự động tách thành 2 hóa đơn riêng biệt.

Bước 5: Lưu Bản Nháp

Click "Lưu bản nháp" để lưu lại trước khi xuất.

Bước 6: Xem Trước PDF

1. Click "Xem trước PDF"
2. Kiểm tra thông tin hóa đơn

Bước 7: Xuất Hóa Đơn

1. Kiểm tra kỹ thông tin
2. Click "Xuất hóa đơn"
3. Đợi thông báo thành công

Bước 8: Tải PDF Hóa Đơn

Sau khi xuất thành công:

1. Click "Tải PDF" để download hóa đơn
2. Gửi cho khách hàng

Tạo Hóa Đơn Thay Thế

Khi cần điều chỉnh hóa đơn đã xuất (khách trả hàng, phát hiện sai sót...):

Bước 1: Mở Hóa Đơn Gốc

1. Vào tab "Hóa đơn đầu ra"
2. Tìm và click vào hóa đơn cần thay thế

Bước 2: Tạo Hóa Đơn Thay Thế

1. Click "Tạo hóa đơn thay thế"

Bước 3: Điều Chỉnh Thông Tin

• Thay đổi sản phẩm, số lượng, giá nếu cần
• Thêm hoặc xóa sản phẩm

⚠️ Lưu ý: Không thể thay đổi thuế suất khác với hóa đơn gốc trong cùng một hóa đơn thay thế.

Bước 4: Xuất Hóa Đơn Thay Thế

1. Lưu bản nháp
2. Xem trước PDF
3. Xuất hóa đơn thay thế

Các Thao Tác Khác

Đồng Bộ Hóa Đơn

Đồng bộ hóa đơn từ nhà cung cấp về GTG CRM:

1. Click nút "Đồng bộ"
2. Đợi hệ thống cập nhật

Ngắt Kết Nối Nhà Cung Cấp

1. Click nút "Kết nối" (hoặc "Ngắt kết nối")
2. Xác nhận ngắt kết nối
3. Có thể kết nối nhà cung cấp khác

Xem Chi Tiết Hóa Đơn

Click vào bất kỳ hóa đơn nào để xem:

• Thông tin chi tiết
• Danh sách sản phẩm
• Tổng tiền và thuế VAT

Thay Đổi Mẫu Hóa Đơn

1. Vào chỉnh sửa hóa đơn (bản nháp)
2. Chọn mẫu mới
3. Lưu trước khi xem trước PDF

Mẹo Sử Dụng Hiệu Quả

1. Thiết Lập Tự Động Thu Thập Email

• Giúp tiết kiệm thời gian download hóa đơn hàng tháng
• Kế toán chỉ cần vào GTG CRM để tải về

2. Kiểm Tra Kỹ Trước Khi Xuất

• Luôn Xem trước PDF trước khi xuất
• Hóa đơn đã xuất không thể sửa, chỉ có thể tạo hóa đơn thay thế

3. Theo Dõi Trạng Thái Thanh Toán

• Đánh dấu "Đã thanh toán" khi nhận được tiền
• Giúp quản lý công nợ hiệu quả

4. Phân Quyền Cho Kế Toán

• Cấp quyền cho kế toán truy cập module Hóa đơn điện tử
• Kế toán có thể tự download hóa đơn để làm báo cáo thuế