Gestión automatizada de facturas y productos para empresas domésticas con GTG CRM

En las operaciones comerciales, la gestión de facturas y productos son dos factores clave que determinan la eficiencia operativa y el cumplimiento legal. Para comprender la importancia de las soluciones de automatización, es necesario analizar en detalle las necesidades de cada grupo de clientes.

Análisis de las necesidades de los clientes por grupo

1. Negocios domésticos

Características legales importantes

Según el Decreto Gubernamental 01/2021, las empresas familiares presentan las siguientes características:

• Responsabilidad ilimitada : El cabeza de familia responde con todos sus bienes personales por las actividades empresariales.
• Falta de personalidad jurídica : Operar bajo el nombre de una persona física, y no como una entidad jurídica independiente.
• Límite de cantidad : Cada persona/familia solo puede registrar un negocio.
• Gestión financiera integrada : Todos los ingresos procedentes de cuentas personales y empresariales se contabilizan como ingresos familiares.

Desafíos de la gestión financiera

Las empresas domésticas suelen enfrentarse a las siguientes dificultades:

1. Dificultad para separar los ingresos personales de los ingresos empresariales : Todas las cuentas se consideran fuentes de ingresos del hogar.
2. Método de cálculo de doble imposición : Aplicar tanto el método de declaración como el método de suma global según lo prescrito.
3. Se requiere la separación de cuentas : La Decisión 3389 recomienda abrir cuentas separadas para las operaciones comerciales.
4. Gestión de facturas de insumos : Es necesario mantener registros completos de las facturas de gastos para una declaración de impuestos precisa.

Necesidades específicas

• Una solución de gestión de productos sencilla y fácil de usar para propietarios de viviendas sin conocimientos contables avanzados.
• Recopila y clasifica automáticamente las facturas de entrada (gastos) procedentes de diversas fuentes.
• Los informes financieros sencillos ayudan a registrar los ingresos y gastos mensuales.
• Emitir facturas rápidamente a los clientes minoristas.

2. Pequeñas y Medianas Empresas (PYME)

Características de funcionamiento

• Tener personalidad jurídica : Responsabilidad limitada dentro del ámbito del capital social.
• Tamaño de la plantilla : de 5 a 50 empleados, que requieren una clara delegación de autoridad.
• Múltiples canales de venta : online, offline, distribuidores y mayoristas.
• Sistema contable : Existe un departamento de contabilidad especializado.

Desafíos de gestión

1. Gran volumen de facturas : Cientos de facturas de entrada/salida al mes.
2. Gestión de productos diversos : múltiples referencias, múltiples proveedores, múltiples unidades de medida.
3. Declaraciones fiscales complejas : IVA soportado/repercutido, liquidación del impuesto sobre la renta de las sociedades.
4. Integración del sistema : Requiere conexión con software de contabilidad (MISA, MISA AMIS, etc.).
5. Trazabilidad : Gestión de envíos, fechas de caducidad y origen de las mercancías.

3. Grandes empresas y corporaciones

Características de funcionamiento

• A gran escala : Más de 100 empleados, múltiples sucursales y filiales.
• Multisectorial : Opera en diversos sectores empresariales.
• Sistema ERP : Ya cuenta con un sistema de gestión integral (SAP, Oracle, etc.).
• Proceso complejo : delegación de autoridad en múltiples niveles, proceso de aprobación estricto.

Presentamos la solución CRM de GTG.

Tras un análisis detallado de las necesidades de cada grupo de clientes, GTG CRM ofrece una solución integral con dos características principales :

Generación automática de facturas electrónicas

Conexión directa con proveedores de confianza.

GTG CRM se ha integrado profundamente con dos de los principales proveedores de facturación electrónica en Vietnam:

Proceso de facturación automatizado

Paso 1: Configure la conexión una sola vez.

• Inicia sesión en GTG CRM → Configuración → Facturas electrónicas
• Seleccione un proveedor (factura S o MISA)
• Introduzca la información de autenticación (clave API, nombre de usuario/contraseña).
• El sistema comprueba automáticamente la conexión y sincroniza la plantilla de factura.

Paso 2: Crea una factura en 3 minutos.

1. Seleccione "Crear nueva factura" en el pedido o créela manualmente.
2. Complete la información del comprador: Nombre de la empresa/persona física, número de identificación fiscal (si es una empresa), dirección y dirección de correo electrónico para recibir facturas.
3. Agregar productos/servicios: Busque en el catálogo de productos disponibles, ingrese la cantidad, complete automáticamente el precio unitario de la lista de precios, seleccione la tasa de impuestos (0%, 5%, 8%, 10%) y aplique los descuentos si están disponibles.

Paso 3: Previsualizar y exportar

• Revise la factura en formato PDF antes de emitirla oficialmente.
• Verifique la información del comprador, los detalles del producto y el precio total.
• Haga clic en "Generar factura" → El sistema automáticamente: envía una solicitud a S-Invoice/MISA, recibe el código de factura y lo firma digitalmente, envía la factura como un correo electrónico PDF al cliente y la almacena en GTG CRM.

Procesamiento de facturas de reemplazo

Cuando sea necesario ajustar una factura emitida (devolución de mercancía por parte del cliente, cantidad/precio incorrectos, etc.):

1. Busque la factura original en la lista.
2. Seleccione "Crear una factura de reemplazo".
3. Corrige la información que necesite corrección.
4. Sistema automatizado: Cancelar la factura anterior según la normativa, emitir una nueva factura con la nota "Reemplazar número de factura...", vincular las dos facturas para su recuperación.

Gestión profesional de productos

Estructura de gestión de productos de múltiples niveles

Clasificación del producto

• Crea categorías padre-hijo sin límite de nivel.
• Ejemplo: Electrónica → Teléfonos móviles → Samsung → Serie Galaxy S
• Fácil de buscar y filtrar por categoría.

Información detallada del producto

• Código SKU automático o personalizado
• Nombre del producto (vietnamita + inglés)
• Descripciones detalladas, imágenes variadas.
• Unidades básicas de medida y unidades de conversión
• Precio de compra, precio de venta (los precios se pueden establecer por canal)
• Tipos impositivos aplicables (0%, 5%, 8%, 10%)

Gestión de variantes

• Atributos: Color, tamaño, capacidad...
• Cada variante tiene su propio código SKU y precio.
• Gestión de inventario por variante

Integración logística

• Seguimiento de inventario en tiempo real
• Advertencia: Producto agotado, fecha de caducidad próxima.
• Gestión de inventario por lotes (entrada/salida/existencias).

Función de recopilación automática de facturas

Esta es una función exclusiva que ahorra a los contadores decenas de horas cada mes.

Cómo funciona

Paso 1: Conecta tu correo electrónico empresarial.

• Ve a Configuración → Integración de correo electrónico
• Introduce tu dirección de correo electrónico para recibir las facturas (Gmail, Outlook, etc.).
• Conceder acceso (mediante OAuth 2.0 seguro)

Paso 2: Habilitar la recopilación automática

• Seleccione "Recopilar automáticamente las facturas de entrada".
• El sistema analiza los correos electrónicos periódicamente (cada hora o cada día).
• Reconoce automáticamente los archivos de facturas en formato PDF de los proveedores más populares.

Paso 3: Extraer información automáticamente

GTG CRM utiliza OCR con IA para leer facturas y extraer información:

• Nombre del proveedor, número de identificación fiscal
• Número de factura, fecha de la factura
• Lista de productos/servicios
• Importe total antes de impuestos, IVA, pago total

Paso 4: Confirmar y guardar

• El contable verifica la información extraída.
• Ajuste según sea necesario (el sistema aprende y mejora su precisión).
• Clasifique en la categoría de gastos correspondiente.
• Etiquétalo como "Pagado" o "No pagado".

Beneficios prácticos

Escenario de uso práctico

Escenario 1: Negocio de moda online

Antecedentes : La Sra. Mai dirige un negocio de ropa en línea, recibe 200 pedidos al mes y se abastece de sus productos de 5 proveedores.

Problema anterior :

• Debes crear la factura manualmente o usar Excel.
• No se puede realizar el seguimiento de las facturas entrantes.
• Presentar la declaración de impuestos ocupa todo el último día del mes.

Después de usar GTG CRM :

1. Gestión de productos : Importar 50 muestras de ropa con variaciones de color/talla → Generación de 200 SKU.
2. Generación automática de facturas : Cuando un cliente realiza un pedido → Generar automáticamente una factura → Enviar un correo electrónico al cliente.
3. Recopilación de facturas de entrada : Reciba las facturas de los proveedores por correo electrónico → Introdúzcalas automáticamente en el sistema.
4. Informes fiscales : Genere informes de impuestos sobre las entradas y salidas de capital en 10 minutos al final del mes.

Resultados : Se ahorraron 15 horas al mes y los ingresos aumentaron un 30 % al centrarse en las ventas en lugar de en las tareas administrativas.

Escenario 2: Empresa de distribución de equipos médicos

Contexto : La empresa tiene 20 empleados, 500 productos y 1000 facturas al mes.

Problema anterior :

• Estoy usando MISA Accounting, pero tengo que ingresar los datos dos veces (usando un software CRM y MISA por separado).
• El personal de ventas desconocía si el artículo estaba en stock o si se había agotado.
• Emitir facturas a través de MISA lleva 5 minutos por factura.

Después de usar GTG CRM :

1. Integración con MISA : Sincronización bidireccional GTG CRM ↔ MISA
2. Gestión de inventario : Los empleados pueden consultar el inventario en tiempo real en el CRM.
3. Generación de facturas con un solo clic : Desde Pedido → Generación de factura → Importación automática a MISA
4. Informe de ventas : El director general visualiza los informes por producto, región y empleado.

Resultados : Se redujo el tiempo administrativo en un 50 % y se incrementó la eficiencia del personal de ventas en un 25 %.

Beneficios generales

Aumentar la productividad

• Ahorra entre 10 y 20 horas al mes en tareas administrativas.
• Emitir facturas es 5 veces más rápido que con los métodos manuales.
• Automatice el 80% del proceso de recopilación y procesamiento de facturas recibidas.

Reducir costos

• No es necesario comprar el software de facturación por separado.
• Reduzca la plantilla de contabilidad mediante la automatización.
• Evite sanciones fiscales por errores o facturas faltantes.

Cumplimiento de la ley

• El 100% de las facturas son válidas según la normativa del Departamento General de Impuestos.
• Almacene todas las facturas electrónicas durante 10 años.
• Listo para auditoría en cualquier momento.

Nota importante

En relación con las facturas electrónicas

1. Es necesario registrarse con el proveedor (factura S o MISA) antes de utilizar el servicio.
2. Tarifa de servicio : Aproximadamente entre 500.000 y 1.000.000 VND al año, dependiendo del paquete.
3. Las facturas emitidas no se pueden eliminar ; solo se pueden crear facturas de reemplazo o modificadas.
4. Se requiere una conexión a Internet estable para sincronizarse con su proveedor.

En lo que respecta a la gestión de productos

1. Los datos deben estandarizarse antes de la importación (código SKU, nombre del producto, unidad de medida).
2. Realice controles de inventario periódicos para garantizar niveles de existencias precisos.
3. Otorgar permisos al usuario para evitar la edición arbitraria de precios/productos.
4. Copias de seguridad de datos periódicas (GTG CRM realiza copias de seguridad automáticas a diario).

En relación con la recopilación automatizada de facturas

1. Precisión del OCR : ~95-98%, aún se requiere verificación manual.
2. Solo admite el formato PDF estándar (imágenes para convertir).
3. Correo electrónico profesional : Se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico independiente para recibir facturas y así evitar confusiones con los correos electrónicos personales.

Concluir

GTG CRM proporciona una solución integral y automatizada para la gestión de facturas y productos, adecuada para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.

• Genera automáticamente facturas vinculadas directamente a S-Invoice y MISA.
• Recopilar automáticamente las facturas recibidas por correo electrónico.
• Gestión profesional de productos con variantes e inventario.
• Informes instantáneos sobre ingresos, gastos y beneficios.
• Cumplir al 100% con las leyes y regulaciones vietnamitas.

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