En las operaciones comerciales, la gestión de facturas y productos son dos factores clave que determinan la eficiencia operativa y el cumplimiento legal. Para comprender la importancia de las soluciones de automatización, es necesario analizar en detalle las necesidades de cada grupo de clientes.

Análisis de las necesidades de los clientes por grupo

1. Negocio doméstico

Características jurídicas importantes

Según el Decreto Gubernamental 01/2021, las empresas de hogares tienen las siguientes características:

• Responsabilidad ilimitada : el jefe de familia es responsable con todos sus bienes personales de las actividades comerciales.
• Falta de personalidad jurídica : Operar bajo el nombre de un individuo, no como una entidad jurídica independiente.
• Límite de cantidad : cada individuo/hogar solo puede registrar una empresa.
• Gestión financiera integrada : todos los ingresos procedentes de cuentas personales y comerciales se contabilizan como ingresos del hogar.

Desafíos de la gestión financiera

Las empresas familiares a menudo se enfrentan a las siguientes dificultades:

1. Dificultad para separar los ingresos personales y comerciales : todas las cuentas se consideran fuentes de ingresos del hogar.
2. Método de cálculo de la doble imposición : Aplicar tanto el método de declaración como el método de suma global según lo prescrito.
3. Se requiere separación de cuentas : La Decisión 3389 recomienda abrir cuentas separadas para las operaciones comerciales.
4. Gestión de facturas de entrada : Es necesario mantener registros completos de las facturas de gastos para una declaración de impuestos precisa.

Necesidades específicas

• Una solución de gestión de productos sencilla y fácil de usar para propietarios de viviendas sin conocimientos contables profundos.
• Recopila y categoriza automáticamente facturas de entrada (gastos) de varias fuentes.
• Los informes financieros simples ayudan a capturar los ingresos y gastos mensuales.
• Emita facturas rápidamente para clientes minoristas.

2. Pequeñas y medianas empresas (PYME)

Características de funcionamiento

• Tener personalidad jurídica : Responsabilidad limitada dentro del alcance del capital registrado.
• Tamaño del personal : 5 a 50 empleados, lo que requiere una clara delegación de autoridad.
• Múltiples canales de venta : online, offline, concesionarios, distribuidores
• Sistema de contabilidad : Hay un departamento de contabilidad dedicado.

Desafíos de gestión

1. Gran volumen de facturas : Cientos de facturas de entrada/salida al mes
2. Gestión de productos diversos : múltiples SKU, múltiples proveedores, múltiples unidades de medida.
3. Informes fiscales complejos : liquidación del IVA soportado/repercutido, impuesto sobre sociedades.
4. Integración de sistemas : Requiere conexión con software de contabilidad (MISA, MISA AMIS, etc.)
5. Trazabilidad : Gestión de envíos, fechas de caducidad y origen de las mercancías.

3. Grandes empresas y corporaciones

Características de funcionamiento

• Gran escala : más de 100 empleados, múltiples sucursales y filiales.
• Multiindustria : Opera en varios sectores comerciales.
• Sistema ERP : Ya dispone de un sistema de gestión integral (SAP, Oracle, etc.)
• Proceso complejo : delegación de autoridad en múltiples niveles, proceso de aprobación estricto.

Presentamos la solución GTG CRM

Tras un análisis detallado de las necesidades de cada grupo de clientes, GTG CRM ofrece una solución integral con dos características principales :

Generación automática de facturas electrónicas

Conexión directa con proveedores de confianza

GTG CRM se ha integrado profundamente con dos proveedores líderes de facturación electrónica en Vietnam:

Proceso de facturación automatizado

Paso 1: Configure la conexión una vez.

• Iniciar sesión en GTG CRM → Configuración → Facturas electrónicas
• Elija un proveedor (S-Invoice o MISA)
• Introduzca la información de autenticación (clave API, nombre de usuario/contraseña).
• El sistema verifica automáticamente la conexión y sincroniza la plantilla de factura.

Paso 2: Crea una factura en 3 minutos

1. Seleccione “Crear nueva factura” desde el pedido o créela manualmente.
2. Complete los datos del comprador: Nombre de la empresa/persona, Número de identificación fiscal (si es una empresa), Dirección, dirección de correo electrónico para recibir facturas.
3. Agregar productos/servicios: Busque en el catálogo de productos disponibles, ingrese la cantidad, complete automáticamente el precio unitario de la lista de precios, seleccione la tasa de impuesto (0%, 5%, 8%, 10%), aplique descuentos si están disponibles.

Paso 3: Vista previa y exportación

• Obtenga una vista previa de la factura en PDF antes de emitirla oficialmente.
• Verificar la información del comprador, los detalles del producto y el precio total.
• Haga clic en "Generar factura" → El sistema automáticamente: envía una solicitud a S-Invoice/MISA, recibe el código de factura y la firma digitalmente, envía la factura como un correo electrónico en PDF al cliente y la almacena en GTG CRM.

Procesamiento de facturas de reemplazo

Cuando sea necesario ajustar una factura emitida (el cliente devuelve productos, cantidad/precio incorrecto, etc.):

1. Encuentre la factura original en la lista.
2. Seleccione "Crear una factura de reemplazo"
3. Ajuste la información que necesita corrección.
4. Sistema automatizado: Cancelar la factura antigua según normativa, emitir una nueva factura con la nota "Reemplazar número de factura...", vincular las dos facturas para su recuperación.

Gestión profesional de productos

Estructura de gestión de productos de varios niveles

Clasificación de productos

• Crea categorías de padres e hijos sin límite de nivel.
• Ejemplo: Electrónica → Teléfonos móviles → Samsung → Serie Galaxy S
• Fácil de buscar y filtrar por categoría.

Información detallada del producto

• Código SKU automático o personalizado
• Nombre del producto (vietnamita + inglés)
• Descripciones detalladas, imágenes diversas.
• Unidades básicas de medida y unidades de conversión
• Precio de compra, precio de venta (los precios se pueden establecer por canal)
• Tasas impositivas aplicables (0%, 5%, 8%, 10%)

Gestión de variantes

• Atributos: Color, tamaño, capacidad...
• Cada variante tiene su propio SKU y precio.
• Gestión de inventario por variante

Integración logística

• Seguimiento de inventario en tiempo real
• Advertencia: Agotado, vencimiento próximo.
• Gestión de inventario por lotes (entrada/salida/stock).

Función de cobro automático de facturas de entrada

Esta es una función exclusiva que ahorra a los contadores decenas de horas cada mes.

Cómo funciona

Paso 1: Conecte su correo electrónico comercial.

• Vaya a Configuración → Integración de correo electrónico
• Introduzca su dirección de correo electrónico para recibir facturas (Gmail, Outlook, etc.).
• Otorgar acceso (usando OAuth 2.0 seguro)

Paso 2: Habilitar la recopilación automática

• Seleccione "Recopilar automáticamente facturas de entrada"
• El sistema escanea los correos electrónicos periódicamente (cada hora o cada día).
• Reconoce automáticamente archivos de facturas PDF de proveedores populares.

Paso 3: Extraer información automáticamente

GTG CRM utiliza OCR de IA para leer facturas y extraer información:

• Nombre del proveedor, número de identificación fiscal
• Número de factura, fecha de factura
• Lista de productos/servicios
• Importe total antes de impuestos, IVA, pago total

Paso 4: Confirmar y guardar

• El contador verifica la información extraída.
• Ajuste según sea necesario (el sistema aprende y mejora la precisión).
• Clasificar en la categoría de gasto adecuada.
• Etiquételo como "Pagado" o "No pagado"

Beneficios prácticos

Escenario de uso práctico

Escenario 1: Negocio de moda online

Antecedentes : La Sra. Mai dirige un negocio de ropa en línea, recibe 200 pedidos por mes y obtiene sus productos de 5 proveedores.

Problema anterior :

• Debes crear la factura manualmente o utilizar Excel.
• No es posible realizar el seguimiento de las facturas entrantes.
• La presentación de declaraciones de impuestos ocupa todo el último día del mes.

Después de usar GTG CRM :

1. Gestión de productos : Importación de 50 muestras de ropa con variaciones de color/tamaño → 200 SKU generados.
2. Generación automática de facturas : Cuando un cliente realiza un pedido → Generar automáticamente una factura → Enviar un correo electrónico al cliente.
3. Recopilación de facturas de entrada : Reciba facturas por correo electrónico de los proveedores → Ingréselas automáticamente en el sistema.
4. Informes de impuestos : genere informes de impuestos de entrada/salida en 10 minutos al final del mes.

Resultados : Ahorro de 15 horas al mes, aumento de ingresos del 30% al centrarse en las ventas en lugar de las tareas administrativas.

Escenario 2: Empresa de distribución de equipos médicos

Contexto : La empresa tiene 20 empleados, 500 productos y 1000 facturas al mes.

Problema anterior :

• Estoy usando MISA Accounting, pero tengo que ingresar datos dos veces (usando un CRM y un software MISA separados).
• El personal de ventas no sabía si el artículo estaba en stock o agotado.
• La emisión de facturas a través de MISA demora 5 minutos por factura.

Después de usar GTG CRM :

1. Integración MISA : GTG CRM ↔ Sincronización bidireccional MISA
2. Gestión de inventario : los empleados pueden ver el inventario en tiempo real en el CRM.
3. Generación de facturas con un solo clic : Desde Pedido → Generación de factura → Importación automática a MISA
4. Informe de ventas : el director ejecutivo ve informes por producto, región y empleado.

Resultados : Reducción del tiempo administrativo en un 50%, aumento de la eficiencia del personal de ventas en un 25%.

Beneficios generales

Aumentar la productividad

• Ahorre entre 10 y 20 horas al mes en tareas administrativas.
• Emitir facturas es 5 veces más rápido que los métodos manuales.
• Automatizar el 80% del proceso de recolección y procesamiento de facturas de entrada.

Reducir costos

• No es necesario comprar el software de facturación por separado.
• Reducir el personal de contabilidad mediante la automatización.
• Evite sanciones fiscales por errores o facturas faltantes.

Cumplimiento de la ley

• El 100% de las facturas son válidas según la normativa de la Dirección General de Tributos.
• Almacenar todas las facturas electrónicas durante 10 años.
• Listo para auditoría en cualquier momento.

Nota importante

Respecto a las Facturas Electrónicas

1. Es necesario registrarse con el proveedor (S-Invoice o MISA) antes de su uso.
2. Tarifa de servicio : Aproximadamente 500.000 - 1.000.000 VND/año dependiendo del paquete.
3. Las facturas emitidas no se pueden eliminar ; solo se pueden crear facturas de reemplazo o modificadas.
4. Se requiere una conexión a Internet estable para sincronizar con su proveedor.

Respecto a la gestión de productos

1. Los datos deben estandarizarse antes de la importación (código SKU, nombre del producto, unidad de medida).
2. Realice controles de inventario periódicos para garantizar niveles de existencias precisos.
3. Otorgar permisos a los usuarios para evitar la edición arbitraria de precios o productos.
4. Copias de seguridad de datos periódicas (GTG CRM realiza copias de seguridad automáticas a diario).

Respecto a la cobranza automatizada de facturas

1. Precisión de OCR : ~95-98%, aún se requiere verificación manual.
2. Sólo admite el formato PDF estándar (imágenes a convertir).
3. Correo electrónico comercial : se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico separada para recibir facturas para evitar confusiones con correos electrónicos personales.

Concluir

GTG CRM proporciona una solución integral y automatizada para la gestión de facturas y productos, adecuada para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.

• Genere automáticamente facturas vinculadas directamente a S-Invoice y MISA.
• Recopilar automáticamente facturas de entrada desde el correo electrónico.
• Gestión profesional de productos con variaciones e inventario.
• Informes instantáneos sobre ingresos, gastos y ganancias.
• Cumplir al 100% con las leyes y regulaciones vietnamitas.

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