Dalam operasional bisnis, pengelolaan faktur dan produk merupakan dua faktor kunci yang menentukan efisiensi operasional dan kepatuhan hukum. Untuk memahami pentingnya solusi otomatisasi, kita perlu menganalisis kebutuhan setiap kelompok pelanggan secara detail.

Menganalisis Kebutuhan Pelanggan berdasarkan Kelompok

1. Bisnis Rumah Tangga

Karakteristik hukum penting

Berdasarkan Keputusan Pemerintah Nomor 01/2021, usaha rumah tangga memiliki karakteristik sebagai berikut:

• Tanggung jawab tak terbatas : Kepala rumah tangga bertanggung jawab dengan seluruh aset pribadinya atas kegiatan bisnis.
• Tidak memiliki badan hukum : Beroperasi atas nama individu, bukan sebagai badan hukum independen.
• Batasan jumlah : Setiap individu/rumah tangga hanya diperbolehkan mendaftarkan satu usaha.
• Manajemen keuangan terpadu : Semua pendapatan dari rekening pribadi dan bisnis dihitung sebagai pendapatan rumah tangga.

Tantangan manajemen keuangan

Usaha rumahan sering menghadapi kesulitan-kesulitan berikut:

1. Kesulitan memisahkan pendapatan pribadi dan bisnis : Semua rekening dianggap sebagai sumber pendapatan rumah tangga.
2. Metode perhitungan pajak berganda : Menerapkan metode deklarasi dan metode lump-sum sebagaimana yang telah ditentukan.
3. Pemisahan rekening diperlukan : Keputusan 3389 merekomendasikan pembukaan rekening terpisah untuk operasional bisnis.
4. Mengelola faktur pengeluaran : Penting untuk menyimpan catatan lengkap faktur pengeluaran untuk deklarasi pajak yang akurat.

Kebutuhan spesifik

• Solusi manajemen produk yang sederhana dan mudah digunakan untuk pemilik rumah tanpa pengetahuan akuntansi yang mendalam.
• Mengumpulkan dan mengkategorikan faktur masuk (pengeluaran) secara otomatis dari berbagai sumber.
• Laporan keuangan sederhana membantu mencatat pendapatan dan pengeluaran bulanan.
• Terbitkan faktur dengan cepat untuk pelanggan ritel.

2. Usaha Kecil dan Menengah (UKM)

Karakteristik pengoperasian

• Memiliki badan hukum : Tanggung jawab terbatas dalam lingkup modal terdaftar.
• Jumlah staf : 5-50 karyawan, memerlukan pendelegasian wewenang yang jelas.
• Berbagai saluran penjualan : Online, offline, dealer, distributor
• Sistem akuntansi : Terdapat departemen akuntansi khusus.

Tantangan manajemen

1. Volume faktur yang besar : Ratusan faktur masuk/keluar per bulan
2. Mengelola beragam produk : Banyak SKU, banyak pemasok, banyak satuan ukuran.
3. Pelaporan pajak yang kompleks : PPN masukan/keluaran, penyelesaian pajak penghasilan badan.
4. Integrasi sistem : Membutuhkan koneksi dengan perangkat lunak akuntansi (MISA, MISA AMIS, dll.)
5. Ketertelusuran : Mengelola pengiriman, tanggal kedaluwarsa, dan asal barang.

3. Bisnis dan Korporasi Besar

Karakteristik pengoperasian

• Skala besar : Lebih dari 100 karyawan, banyak cabang dan anak perusahaan.
• Multiindustri : Beroperasi di berbagai sektor bisnis.
• Sistem ERP : Sudah memiliki sistem manajemen yang komprehensif (SAP, Oracle, dll.)
• Proses yang kompleks : Pendelegasian wewenang bertingkat, proses persetujuan yang ketat.

Memperkenalkan Solusi CRM GTG

Setelah melakukan analisis mendetail terhadap kebutuhan setiap kelompok pelanggan, GTG CRM menyediakan solusi komprehensif dengan dua fitur inti :

Pembuatan Faktur Elektronik Otomatis

Koneksi langsung dengan pemasok terpercaya

GTG CRM telah terintegrasi secara mendalam dengan dua penyedia faktur elektronik terkemuka di Vietnam:

Proses pembuatan faktur otomatis

Langkah 1: Konfigurasikan koneksi sekali saja.

• Masuk ke GTG CRM → Pengaturan → Faktur Elektronik
• Pilih penyedia (S-Invoice atau MISA)
• Masukkan informasi autentikasi (kunci API, nama pengguna/kata sandi).
• Sistem secara otomatis memeriksa koneksi dan menyinkronkan templat faktur.

Langkah 2: Buat faktur dalam 3 menit

1. Pilih "Buat faktur baru" dari pesanan atau buat secara manual.
2. Isilah informasi pembeli: Nama perusahaan/perorangan, Nomor identifikasi pajak (jika usaha), Alamat, alamat email untuk menerima faktur.
3. Menambahkan produk/layanan: Cari dari katalog produk yang tersedia, masukkan kuantitas, isi otomatis harga satuan dari daftar harga, pilih tarif pajak (0%, 5%, 8%, 10%), terapkan diskon jika tersedia.

Langkah 3: Pratinjau dan Ekspor

• Lihat pratinjau faktur PDF sebelum menerbitkannya secara resmi.
• Verifikasi informasi pembeli, detail produk, dan harga total.
• Klik "Buat Faktur" → Sistem secara otomatis: Mengirim permintaan ke S-Invoice/MISA, menerima kode faktur dan menandatanganinya secara digital, mengirim faktur sebagai email PDF ke pelanggan, dan menyimpannya di GTG CRM.

Memproses faktur pengganti

Apabila perlu dilakukan penyesuaian pada faktur yang telah diterbitkan (pelanggan mengembalikan barang, jumlah/harga tidak sesuai, dll.):

1. Temukan faktur asli dalam daftar.
2. Pilih "Buat faktur pengganti"
3. Perbaiki informasi yang perlu dikoreksi.
4. Sistem otomatis: Batalkan faktur lama sesuai peraturan, terbitkan faktur baru dengan catatan "Ganti nomor faktur...", tautkan kedua faktur untuk pengambilan data.

Manajemen Produk Profesional

Struktur manajemen produk bertingkat

Klasifikasi produk

• Buat kategori induk-anak tanpa batasan level.
• Contoh: Elektronik → Ponsel → Samsung → Seri Galaxy S
• Mudah dicari dan difilter berdasarkan kategori.

Informasi produk terperinci

• Kode SKU otomatis atau khusus
• Nama produk (Bahasa Vietnam + Bahasa Inggris)
• Deskripsi detail, beragam gambar.
• Satuan pengukuran dasar dan satuan konversi
• Harga beli, harga jual (harga dapat ditentukan oleh saluran)
• Tarif pajak yang berlaku (0%, 5%, 8%, 10%)

Manajemen Varian

• Atribut: Warna, ukuran, kapasitas...
• Setiap varian memiliki SKU dan harga tersendiri.
• Manajemen inventaris berdasarkan varian

Integrasi logistik

• Pelacakan inventaris secara real-time
• Peringatan: Stok habis, akan segera kedaluwarsa.
• Manajemen inventaris berdasarkan batch (arus masuk/arus keluar/stok).

Fitur Pengumpulan Faktur Input Otomatis

Ini adalah fitur eksklusif yang menghemat waktu puluhan jam bagi para akuntan setiap bulannya.

Cara kerjanya

Langkah 1: Hubungkan email bisnis Anda.

• Buka Pengaturan → Integrasi Email
• Masukkan alamat email Anda untuk menerima faktur (Gmail, Outlook, dll.).
• Berikan akses (menggunakan OAuth 2.0 yang aman)

Langkah 2: Aktifkan pengumpulan otomatis

• Pilih "Kumpulkan faktur masukan secara otomatis"
• Sistem ini memindai email secara berkala (setiap jam atau setiap hari).
• Secara otomatis mengenali file faktur PDF dari vendor populer.

Langkah 3: Ekstrak informasi secara otomatis

GTG CRM menggunakan AI OCR untuk membaca faktur dan mengekstrak informasi:

• Nama pemasok, nomor identifikasi pajak
• Nomor faktur, tanggal faktur
• Daftar produk/layanan
• Jumlah total sebelum pajak, PPN, total pembayaran

Langkah 4: Konfirmasi dan simpan

• Akuntan memeriksa informasi yang telah diekstrak.
• Sesuaikan sesuai kebutuhan (sistem belajar dan meningkatkan akurasi).
• Klasifikasikan ke dalam kategori pengeluaran yang sesuai.
• Beri label "Dibayar" atau "Belum Dibayar"

Manfaat praktis

Skenario Penggunaan Praktis

Skenario 1: Bisnis Fesyen Online

Latar Belakang : Ibu Mai menjalankan bisnis pakaian online, menerima 200 pesanan per bulan dan mendapatkan barang dagangannya dari 5 pemasok.

Masalah sebelumnya :

• Anda harus membuat faktur secara manual atau menggunakan Excel.
• Tidak dapat melacak faktur masuk.
• Mengurus pengembalian pajak memakan seluruh waktu di hari terakhir setiap bulan.

Setelah menggunakan GTG CRM :

1. Manajemen Produk : Impor 50 sampel pakaian dengan variasi warna/ukuran → 200 SKU dihasilkan.
2. Pembuatan faktur otomatis : Saat pelanggan melakukan pemesanan → Faktur akan dibuat secara otomatis → Email akan dikirimkan kepada pelanggan.
3. Mengumpulkan faktur masukan : Menerima faktur melalui email dari pemasok → Secara otomatis memasukkannya ke dalam sistem.
4. Pelaporan pajak : Hasilkan laporan pajak masukan/keluaran dalam 10 menit di akhir bulan.

Hasil : Menghemat 15 jam/bulan, pendapatan meningkat 30% dengan berfokus pada penjualan alih-alih tugas administratif.

Skenario 2: Perusahaan Distribusi Peralatan Medis

Konteks : Perusahaan tersebut memiliki 20 karyawan, 500 produk, dan 1000 faktur per bulan.

Masalah sebelumnya :

• Saya menggunakan MISA Accounting, tetapi saya harus memasukkan data dua kali (menggunakan CRM dan perangkat lunak MISA yang terpisah).
• Staf penjualan tidak tahu apakah barang tersebut tersedia atau sudah habis terjual.
• Penerbitan faktur melalui MISA hanya membutuhkan waktu 5 menit per faktur.

Setelah menggunakan GTG CRM :

1. Integrasi MISA : Sinkronisasi dua arah GTG CRM ↔ MISA
2. Manajemen inventaris : Karyawan dapat melihat inventaris secara real-time di CRM.
3. Pembuatan faktur sekali klik : Dari Pesanan → Pembuatan Faktur → Diimpor secara otomatis ke MISA
4. Laporan penjualan : CEO meninjau laporan berdasarkan produk, wilayah, dan karyawan.

Hasil : Mengurangi waktu administrasi sebesar 50%, meningkatkan efisiensi staf penjualan sebesar 25%.

Manfaat Keseluruhan

Meningkatkan Produktivitas

• Hemat 10-20 jam per bulan untuk tugas-tugas administratif.
• Menerbitkan faktur 5 kali lebih cepat daripada metode manual.
• Otomatiskan 80% proses pengumpulan dan pemrosesan faktur masukan.

Mengurangi Biaya

• Tidak perlu membeli perangkat lunak pembuatan faktur secara terpisah.
• Mengurangi jumlah staf akuntansi melalui otomatisasi.
• Hindari denda pajak akibat kesalahan atau faktur yang hilang.

Kepatuhan terhadap Hukum

• 100% faktur sah sesuai dengan peraturan Direktorat Jenderal Pajak.
• Simpan semua faktur elektronik selama 10 tahun.
• Siap diaudit kapan saja.

Catatan Penting

Mengenai Faktur Elektronik

1. Pendaftaran dengan penyedia (S-Invoice atau MISA) diperlukan sebelum penggunaan.
2. Biaya layanan : Sekitar 500.000 - 1.000.000 VND/tahun tergantung paket yang dipilih.
3. Faktur yang telah diterbitkan tidak dapat dihapus ; hanya faktur pengganti/yang telah diubah yang dapat dibuat.
4. Koneksi internet yang stabil diperlukan untuk melakukan sinkronisasi dengan penyedia layanan Anda.

Mengenai Manajemen Produk

1. Data harus distandarisasi sebelum diimpor (kode SKU, nama produk, satuan ukuran).
2. Lakukan pengecekan inventaris secara berkala untuk memastikan tingkat stok yang akurat.
3. Memberikan izin kepada pengguna untuk mencegah pengeditan harga/produk secara sembarangan.
4. Pencadangan data secara berkala (GTG CRM melakukan pencadangan otomatis setiap hari).

Mengenai Penagihan Faktur Otomatis

1. Akurasi OCR : ~95-98%, verifikasi manual masih diperlukan.
2. Hanya mendukung format PDF standar (gambar perlu dikonversi).
3. Email bisnis : Disarankan untuk menggunakan alamat email terpisah untuk menerima faktur guna menghindari kebingungan dengan email pribadi.

Menyimpulkan

GTG CRM menyediakan solusi komprehensif dan otomatis untuk manajemen faktur dan produk, yang cocok untuk bisnis dari semua ukuran, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan besar.

• Secara otomatis menghasilkan faktur yang terhubung langsung ke S-Invoice & MISA.
• Mengumpulkan faktur masukan secara otomatis dari email.
• Manajemen produk profesional dengan variasi dan inventaris.
• Laporan instan tentang pendapatan, pengeluaran, dan keuntungan.
• Patuhi 100% hukum dan peraturan Vietnam.

Rasakan manfaatnya hari ini untuk menghemat waktu Anda dan fokus pada pengembangan bisnis!