تعريف بالميزة
دفعة الأواني الفخارية التي طلبتها من الورشة ستصل بعد ثلاثة أسابيع. وفي هذه الأثناء، يدخل الزوار إلى موقعك ويسألون عن الشراء، لكن صفحة المنتج تكتفي بعبارة "نفد المخزون". فقد يذهب الزبون إلى متجر آخر. أو تؤكد الطلب عبر الرسائل، وتدونه في دفتر، وتستلم العربون بالتحويل، أو تكتب رقمًا عشوائيًا للمخزون حتى يقبل الموقع الطلب. وعندما تصل البضاعة، يكون الدفتر على حال، والمخزون على حال آخر، ولا تعرف بالضبط كم قطعة تحتاج إلى طلب إضافي، ومن سبق من في الطلب.
مع الطلب المسبق على موقعك، تعرض صفحة المنتج في متجرك عبارة طلب مسبق، التوفر المتوقع من {ngày} بدلًا من "نفد المخزون". يقرأ المشتري شروط متجرك، ويدفع المبلغ (كاملًا أو عربونًا) مباشرة على الموقع، وترى كل طلب ينتظر وصول البضاعة في مكان منفصل، بعيدًا عن المخزون. هل ما زالت البضاعة تحتاج ثلاثة أسابيع لتصل؟ تبقى صفحة المنتج تستقبل الطلبات المدفوعة، ويبقى المخزون يعكس الكمية الفعلية المتوفرة لديك. ولتحقيق ذلك، لديك أربعة أمور:
- التفعيل لكل منتج على حدة، مع تحديد الكمية القصوى وتاريخ التوفر المتوقع بنفسك.
- إبلاغ المشتري بتاريخ التوفر المتوقع وشروط متجرك قبل أن يدفع.
- معرفة الكمية التي ما زلت بحاجة لشرائها من المورد، دون المساس بالمخزون الفعلي.
- اتخاذ كل قرارات الاسترداد والعربون بنفسك: النظام يذكّرك بالمهام، ولا يسترد ولا يحتجز أي مبلغ تلقائيًا.
المشكلة التي تواجهها الشركات
| الطريقة القديمة | النتيجة |
|---|---|
| ترك الموقع يعرض "نفد المخزون" حتى وصول البضاعة | قد ينتقل الزبون الراغب في الشراء اليوم إلى متجر آخر، فيضيع الطلب قبل وصول البضاعة |
| تأكيد الطلبات عبر الرسائل وتدوينها في دفتر ملاحظات | يصعب التأكد من هو الذي طلب، ومن دفع، ومن سبق من |
| كتابة رقم مخزون "وهمي" حتى يقبل الموقع الطلبات | بيع بضاعة غير موجودة فعليًا، ولم تعد تقارير المخزون دقيقة |
| تحديد موعد وصول البضاعة والاتفاق على العربون والاسترداد عبر الرسائل | يتذكر كل طرف الأمر بطريقته، ولا يملك المتجر نسخة من الشروط التي اطلع عليها الزبون |
| تخمين الكمية التي يجب طلبها إضافيًا من المورد | إذا طُلب أقل من اللازم انتظر الزبائن طويلًا، وإذا طُلب أكثر من اللازم بقيت البضاعة في المخزن |
يجمع GTG CRM الطلبات المسبقة، والمبالغ المستلمة، والكميات التي لا تزال بحاجة للشراء، وقرارات الاسترداد، في مكان واحد مع المنتجات وطلبات البيع الخاصة بك.
أبرز المزايا
1. تفعّل الميزة لكل منتج وتحدد القواعد بنفسك
ادخل إلى المبيعات & CRM ▸ الفئات ▸ مركز المنتجات، وافتح المنتج للتعديل، ثم انتقل إلى تبويب معلومات البيع، وبطاقة الحجز المسبق على موقعك. المفتاح مضبوط افتراضياً على إيقاف ولا يمكن تشغيله مباشرة. تعرض البطاقة ما ينقص، ولكل بند زر منفصل: محتوى الشروط، ومحتوى الاسترداد، والمسؤول عن الموافقة على الاسترداد (إذا كان المتجر يديره شخص واحد فاختر نفسك)، ومستودع يحتوي المنتج (ويُقبل رصيد صفر)، والموقع المنشور، وطريقة دفع مسبق واحدة، إضافة إلى حقلي الكمية التي تستلمها ومتوقع ابتداءً من (ولكل منهما زر حفظ منفصل). أما المتاجر في فيتنام فيجب أن تكتب الشروط باللغة الفيتنامية حتى يصبح المفتاح قابلاً للتشغيل. وتتضمن البطاقة قائمة تذكيرية بالبنود التي تحتويها شروط البيع عادةً (مدة التسليم، وطريقة الدفع والاسترداد، والإرجاع والاسترداد مع المهلة والطرف الذي يتحمل الرسوم، وحدود الكمية، وطريقة تقديم الشكاوى، وسريان العروض). هذه القائمة للتذكير فقط: لا تُضاف أي كلمة منها إلى محتواك، ولا يُفرض أي بند منها لتشغيل المفتاح. كما تكتب بنفسك جملة تؤكد أنك راجعت طريقة تسجيل المبالغ المستلمة قبل التسليم، وتختار بنفسك خيار ضريبة القيمة المضافة للمنتج. لا يوجد أي محتوى معبأ مسبقاً، ولا يقترح GTG CRM أي قيمة افتراضية. يسجّل النظام فقط أنك حسمت القرار مع ذكر اسمك والوقت.
بعد تشغيل المفتاح، تحدد عدد ساعات الاحتفاظ بالطلب غير المدفوع (بحد أقصى 72 ساعة، وعند انتهائها يُلغى الطلب تلقائياً، بما في ذلك طلبات التحويل البنكي التي لم تؤكدها)، والحد الأقصى للكمية في كل طلب، والصيغة: الدفع كاملاً فوراً أو العربون فوراً والباقي لاحقاً. في حالة العربون، تختار مبلغاً ثابتاً أو نسبة من السعر (ويمكن أن يُضاف حد أدنى)، وتدخل بنفسك مهلة دفع الباقي من 1 إلى 7 أيام (لا يوجد عدد أيام محدد مسبقاً، ولا يمكن التشغيل قبل إدخاله)، وتكتب بكلماتك ما يحدث للدفعة الأولى إذا أُلغي الطلب. ويظهر سطر مباشرة أسفل حقل الإدخال يحسب الأرقام تلقائياً، فمثلاً إذا كان سعر المنتج 5.000.000 ₫ والعربون 15% بحد أدنى 500.000 ₫، فإن العميل يدفع 750.000 ₫ فوراً و4.250.000 ₫ لاحقاً (دون احتساب رسوم الشحن، وفي خطوة الدفع يرى المشتري الرصيد الفعلي).
- الفائدة: تفتح الحجز المسبق للمنتجات التي تريدها تحديداً، بقواعد خاصة بمتجرك. وتحتفظ بالطلبات دون أن تضطر إلى قبول قاعدة جاهزة من البرنامج.
تجد الخطوات مع الصور في مقال دليل الاستخدام: الحجز المسبق على موقعك مع GTG CRM.
2. يرى المشتري التاريخ المتوقع والشروط قبل الدفع
على موقع متجرك، لا يحتاج المشتري إلى حساب في GTG CRM. يرى السعر وحجز مسبق، متوقع ابتداءً من {ngày}، ثم يضيف المنتج إلى السلة. وعند الدفع تظهر كتلة شروط الحجز المسبق: شروط متجرك مفتوحة مباشرة في الصفحة، ولا يمكن الضغط على زر الطلب إلا بعد تحديد خانة أوافق على شروط المتجر، مع عرض مبلغ الدفع الفوري والمبلغ المؤجل وقواعد الاسترداد الخاصة بك. وفي الطلب المدفوع بالعربون، يكون المبلغ المؤجل هو الرصيد الفعلي للطلب: بعد أن يختار المشتري طريقة الشحن، يشمل هذا الرقم رسوم الشحن. ويسجّل النظام نسخة الشروط التي وافق عليها المشتري عند الطلب. الدفع إلكتروني أو عبر التحويل البنكي، ولا يوجد الدفع عند الاستلام للطلبات المسبقة. وتعرض صفحة طلبات المشتري عبارة بانتظار وصول البضاعة، متوقع ابتداءً من {ngày} والمبلغ المدفوع، وفي حالة العربون تظهر أيضاً رصيد الدفع اللاحق.
تبقى السلة التي تضم منتجات متوفرة ومنتجات بالحجز المسبق طلبًا واحدًا، يُشحن معًا عند وصول البضاعة، ويمكن للمشتري حذف سطر الحجز المسبق ليستلم باقي طلبه مبكرًا. وعند نفاد الكمية التي فتحتها، أو عند إيقاف الحجز، تعود صفحة المنتج والقائمة إلى حالة المنتج غير المتوفر المعتادة، دون إظهار رقم الحد الأقصى. أما العميل الذي أضاف المنتج إلى سلته مسبقًا، فسيُبلَّغ عند إتمام الطلب بأن المنتج قد نفدت كمية الحجز المسبق له، مع معلومات التواصل مع المتجر.
- الفائدة: يعرف العميل ما الذي يشتريه، ومتى تصل البضاعة، وما هي سياسة المتجر قبل تحويل المبلغ. يُحفظ الطلب، ولا يمكن للعميل الحجز إلا بعد تأشير مربع الاطلاع على الشروط.
3. المخزون صحيح، وتعرف كم يلزمك شراؤه بعد
طلبات الحجز المسبق ليست بضاعة في المستودع: فالرصيد، والكمية المحجوزة، والكمية القابلة للبيع تبقى كما هي. تجد الطلبات في التشغيل ▸ التجارة ▸ طلبات البيع، في التبويب الأخير الحجز المسبق. وحسب كل منتج وتصنيف، ترى قيد الانتظار، ومدفوع (يُحسب العربون كمدفوع)، وغير مدفوع، وما يلزم شراؤه (عدد وحدات الطلبات المدفوعة، بما فيها العربون، مطروحًا منها ما هو موجود في المستودع وتسحب منه الطلبات؛ ولا تُحسب الطلبات غير المدفوعة)، والمتوفر، مع زر تحميل .xlsx. وفي قائمة الطلبات، تحمل هذه الطلبات حالة الحجز المسبق.
إذا حوّل العميل المبلغ إلى الحساب البنكي للمتجر، فلن يرى النظام الأموال تلقائيًا. وعندما تتأكد من وصول المبلغ إلى حسابك، اضغط تأكيد استلام التحويل، وأدخل المبلغ وتاريخ وصوله. ولا يستطيع تنفيذ هذا الإجراء إلا من لديه صلاحية تسجيل المدفوعات، ويسجل سجلّ الطلب من أكّد الاستلام، والمبلغ، والتاريخ. أما الطلبات المدفوعة عبر بوابة دفع تؤكد الدفع بنفسها، فتُؤكَّد تلقائيًا.
- الفائدة: لم تعد بحاجة إلى إدخال مخزون وهمي يدويًا أو تصفح الدفاتر لعد الطلبات، وتعرف كم تحتاج لطلب إضافي للطلبات المدفوعة. البيع المسبق مع بقاء المخزون صحيحًا.
4. وصول البضاعة، والتسليم حسب ترتيب الطلبات المدفوعة
عند استلام المستودع للبضاعة، يظهر إشعار يبيّن عدد الوحدات المدفوعة التي تنتظر هذه الدفعة، مع رابط فتح الحجز المسبق. يعرض قسم المعاينة مسبقاً كل ما سيحدث سطراً بسطر، دون أي تغيير بعد. بعد المراجعة، انقر التسليم للمشترين المنتظرين ثم أكّد. يجب إدخال البضاعة في المستودع نفسه الذي سيُسحب منه الطلب. افتراضياً، تُسلَّم الطلبات المدفوعة الأقدم أولاً، ولا تُحتسب الطلبات غير المدفوعة أبداً، وإذا كان أحد الطلبات أكبر من الكمية المتبقية يتوقف التسليم عند ذلك الطلب، حتى لا يُتجاوز أحد عن طريق الخطأ. تُعرض النتيجة لكل طلب: تم التسليم، أو تم التخطي: غير مدفوع، أو توقف: تجاوز الكمية المتبقية، والطلب الذي لم يأتِ دوره يُكتب لا يزال في الانتظار، وفي نهاية النتيجة سطر في الانتظار: N وحدة. ما زال يلزم شراء: M وحدة. النقر مرة أخرى بعد ذلك مباشرة لا يغيّر شيئاً. تُعالج الطلبات المسلَّمة كأي طلب موقع آخر: تُصدر من المستودع وتُسلَّم لشركة الشحن. أما الطلبات المدفوعة جزئياً (العربون) فتتلقى بريداً إلكترونياً يطلب دفع المبلغ المتبقي خلال المهلة التي تحددها (7 أيام كحد أقصى). إذا تأخرت البضاعة فاستخدم تأجيل التاريخ. لا يُبلَّغ المشتري بالتاريخ الجديد إلا بعد أن تعتمد الرسالة في المهام، وذلك عبر قالب أتمتة يكون مغلقاً افتراضياً: وما دام القالب مغلقاً، لا يُبلّغ النظام المشتري تلقائياً، بل تتولى أنت إبلاغه. كما يوضح بريد التاريخ الجديد للمشتري كيفية طلب الإلغاء إذا لم يناسبه التاريخ الجديد (زر الإلغاء إذا أتحت له الإلغاء الذاتي، أو التواصل مع المتجر)، ويذكّره بأن المتجر هو من يقرر أمر الاسترداد، ولا يُرد أي مبلغ تلقائياً.
لا تُحتسب عمولة الإحالة للطلبات المسبقة التي ما زالت تنتظر وصول البضاعة (راجع مقال برنامج إحالة العملاء).
- الفائدة: ترى نتيجة التسليم قبل حدوثها، وترتيباً عادلاً، ولا تحتاج إلى إحصاء يدوي لعدد الأشخاص الذين تكفيهم هذه الدفعة.
5. الاسترداد والعربون بقرارك
عند إلغاء الطلب، تعود البضاعة إلى مشترٍ آخر. إذا كان العميل قد دفع، ينشئ النظام لمن اخترتَه للمراجعة مهمةَ استرداد. يسمّي البريد المرسل للمشتري وعنوان المهمة المبلغ المستلم بأنه الدفعة الأولى، سواء كانت دفعاً كاملاً أو عربوناً، لأن إعادته أو عدمها قرارك أنت. عند فتحها، يتصدّر رأس المهمة كتلة طلب مسبق مدفوع أُلغي، مع اسم المشتري والمبلغ المدفوع وسياسة الاسترداد الخاصة بك. تعيد المبلغ عبر قناتك الخاصة، ثم تنقر استرداد على الطلب لتسجيله في الدفتر، ثم تعود إلى المهمة وتختار لقد استرددت المبلغ وتسجّل القرار. اختيار الخيار دون النقر على استرداد لا يغيّر الدفتر. لا يحوّل GTG CRM الأموال عنك. أما الطلب المدفوع عربوناً الذي لا يسدّد المشتري متبقّيه في موعده، فيُلغى ويعود المخزون إلى المستودع، وتتلقى مهمة تختار منها لقد استرددت المبلغ أو لن أعيد المبلغ (قراري)، دون أن يُختار أيٌّ منهما مسبقاً. تعرض المهمة نصّ الشروط التي وافق عليها المشتري عند الحجز حرفياً. لا يقرر GTG CRM الاحتفاظ بالمبلغ ولا يتحقق من مدى توافق ذلك مع الأنظمة: أنت من يحدد ذلك وفق شروطك والأنظمة السارية، ويستحسن أن تستشير مستشارك.
- الفائدة: لا يُرد أي مبلغ ولا يُحتجز بصمت، ويُسجَّل في التاريخ اسم من اتخذ كل قرار.
النطاق الحالي
- فقط لموقع متجرك الخاص. الطلبات المسبقة على Shopee أو TikTok تخضع لمفتاح منفصل تابع للمنصة، ولا تندرج ضمن هذه الميزة.
- لا يُقبل الدفع للطلبات المسبقة إلا عبر الإنترنت أو التحويل المصرفي، ولا يوجد دفع عند الاستلام، ويتم تأكيد التحويل يدويًا دائمًا من قِبلك.
- تفعيل أو إيقاف لكل منتج، مع حد أقصى للكمية تحدده أنت. لا توجد كمية غير محدودة.
- التاريخ المتوقع تقدير منك ويمكنك تغييره، وليس التزامًا بالتسليم من النظام.
- يُلغي المشتري الطلب عادةً بالتواصل مع المتجر. يمكنك السماح له بالإلغاء بنفسه حتى يتم تسليم الطلب في خطوة تسليم للمشتري قيد الانتظار. من تلك اللحظة لن يعود الطلب طلبًا مسبقًا، ولن يعمل رابط الإلغاء.
- لا تحدث أي عمليات استرداد أو حجز عربون تلقائيًا. لا يحدد GTG CRM الشروط أو الاسترداد أو العربون أو طريقة محاسبة المبالغ المدفوعة مقدمًا؛ فهذا قرارك.
مزايا للأعمال
| الميزة | الفائدة العملية لك |
|---|---|
| مفتاح لكل منتج، مع قائمة بالمهام المطلوبة | الشروط والاسترداد وضريبة القيمة المضافة كلها خيارات بيدك، ولا توجد إعدادات افتراضية خفية |
| صفحة المنتج تعرض "طلب مسبق، متوقع من {ngày}" | تقل خسارة الطلبات بسبب عبارة "نفد المخزون" على الصفحة |
| شروط الطلب المسبق في خطوة الدفع | يجب على العميل تأكيد قراءة الشروط قبل الطلب، ويسجل النظام النسخة التي وافق عليها |
| الطلبات المسبقة منفصلة عن المخزون | يبقى تقرير المخزون دقيقًا حتى بعد استلام الطلبات |
| رقم "ما زال يجب شراؤه" وملف .xlsx | تعرف كم تحتاج لطلب إضافي للطلبات المدفوعة |
| معاينة ثم تسليم حسب ترتيب الطلبات المدفوعة | ترتيب واضح، ولا يُنسى أحد بالخطأ |
| مهام الاسترداد ومعالجة العربون | لكل مبلغ شخص مسؤول عن القرار، ويتم تسجيله |
لمن هذه الميزة مناسبة؟
- أصحاب المتاجر الذين يبيعون منتجات مستوردة من موردين أو يصنعون حسب الطلب (الفخار، والبضائع المستوردة، والكتب، والأجهزة...) ولديهم موقع ضمن GTG CRM.
- مديرو التجارة الإلكترونية الذين يريدون أن تستمر صفحات المنتجات في استقبال الطلبات حتى عند نفاد البضاعة دون التأثير على المخزون.
- مسؤولو المشتريات الذين يحتاجون لمعرفة كمية ما يجب طلبه في الدفعة التالية.
- مراجعو الاسترداد والمحاسبون الذين يريدون أن يكون لكل مبلغ مُسترد أو محجوز عربون شخص مسؤول عن قراره، ويُسجل ذلك.
كيف تبدأ؟
ابدأ بـمنتج واحد. تحتاج إلى موقع منشور ومنتج لديه سطر مخزون في المستودع (يمكن أن تكون الكمية 0). افتح المنتج من المبيعات وCRM ▸ الكتالوج ▸ مركز المنتجات، ثم تبويب معلومات البيع: ستعرض بطاقة الطلب المسبق تلقائيًا كل خطوة ناقصة، مع زر بجانب كل سطر.
تجربة مجانية — لا حاجة إلى بطاقة ائتمان.
