مقدمة الميزات
نادرًا ما يكون العمل الفردي مجرد سطر "مطلوب". "التحضير لإطلاق المنتج" هو في الواقع عشر مهام صغيرة؛ "إغلاق صفقة العميل أ" يتضمن الاتصال، وإرسال عرض الأسعار، وتحديد موعد للتوقيع. مع قائمة مهام مسطحة، إما أن تقوم بحشر كل شيء في سطر واحد ثم تنسى إلى أي مدى وصلت، أو تنشئ عشرات المهام المنفصلة التي لا تعرف أيها ينتمي إلى أي. يتم تبادل المعلومات بشكل متناثر عبر الدردشة والبريد الإلكتروني، وعندما يسأل المدير "من يحمل أكبر عدد من المهام؟"، يمكنك فقط التخمين.
هذا ينتهي اليوم.
إدارة المهام 2.0 تجمع كل شيء في مكان واحد: يمكن تقسيم كل مهمة إلى مهام فرعية ذات مستويين مع تقدم مُجمع تلقائيًا، مع قوائم مرجعية، تعليقات وذكر الزملاء (@mention) مباشرة داخل المهمة، يمكن ربطها بـ صفقات، منتجات، طلبات، فواتير، و علامة تبويب تحليل توضح حجم عمل كل شخص. تم إعادة تصميم القائمة، ملونة حسب الحالة والموعد النهائي لتظهر أي مهمة على وشك التأخير بمجرد النظر إليها.
المشاكل التي تواجهها الشركات
قائمة مهام مسطحة، غير قابلة للتقسيم - مهمة كبيرة في سطر واحد غامض، سهلة النسيان التفاصيل
لا تعرف مدى إنجاز مهمة كبيرة - تقارير تقدم مبنية على الشعور، المدير لا يحيط بالواقع
لا ترى المهام التي تقترب من موعد استحقاقها أو تجاوزته - تذكر المواعيد النهائية بالذاكرة، سهل التأخير دون ملاحظة
تبادل المعلومات حول المهام متناثر في الدردشة/البريد الإلكتروني - معلومات مفقودة، الأطراف المعنية غير مُبلَّغة
لا تعرف من يحمل الكثير من المهام - توزيع غير متوازن، شخص مُثقل بالعمل ولكن المدير لا يرى
إدارة المهام 2.0 تحول المهام إلى شجرة مهام منظمة، مع ألوان تحذير للمواعيد النهائية، ومكان للمناقشة، وبيانات شفافة - كل ذلك مرتبط ببيانات عملك.
الميزات البارزة
1. مهام فرعية ذات مستويين + تقدم مجمع تلقائيًا
- تقسيم المهام الكبيرة: فصل مهمة كبيرة إلى مهام فرعية (حتى مستويين)، كل مهمة فرعية لها مسؤول وموعد نهائي وحالة خاصة.
- تقدم محسوب تلقائيًا: عند إكمال المهام الفرعية، يتزايد تقدم المهمة الرئيسية تلقائيًا - لا حاجة لتحديث النسبة المئوية يدويًا.
- تعرف الباقي بمجرد النظر: شريط التقدم يوضح مدى تقدم المهمة الرئيسية.
2. قائمة مرجعية عند إنشاء المهمة
- تحديد النقاط من البداية: إضافة قائمة مرجعية بالخطوات عند إنشاء المهمة، لا حاجة للعودة للإضافة.
- عدم تفويت أي خطوة: كل ما يجب القيام به موجود في مكان واحد ويساهم في التقدم.
3. إنجاز موثق بدقة من قبل النظام
- وقت إنجاز موثوق: يتم تسجيل الحالة ووقت الإنجاز بواسطة الخادم، ولا يعتمد على ساعة الكمبيوتر الشخصي - بيانات متسقة للمقارنة وإعداد التقارير.
4. الارتباط بصفقات، منتجات، طلبات، فواتير + نشاط 360
- ربط الكيانات ذات الصلة: ربط المهام بالصفقات، المنتجات، الطلبات، الفواتير لمعرفة الفرصة/الطلب الذي تخدمه هذه المهمة.
- نشاط 360: جدول زمني سهل القراءة يوضح كل التطورات حول المهمة - من فعل ماذا، ومتى.
- تتبع سهل: من صفقة أو طلب، يمكنك رؤية جميع المهام ذات الصلة وحالتها.
5. قائمة مُعاد تصميمها - تلوين حسب الحالة والموعد النهائي + لوحة "اليوم"
- معرفة الحالة بالنظر إلى اللون: مطلوب، قيد التنفيذ، مكتمل، ملغي - لكل حالة درجة لونية خفيفة وسهلة القراءة.
- تحذير الموعد النهائي على السطر: المهام التي تقترب من موعد استحقاقها ملونة بالكهرماني، والمهام المتأخرة ملونة بالأحمر - بمجرد النظر إلى القائمة تعرف أيها يجب معالجته أولاً.
- لوحة "اليوم": في أعلى الصفحة، تجمع "متأخرة · مستحقة اليوم · قريبة الاستحقاق · أولوية عالية · مهامي"، بالضغط عليها تنتقل إلى القائمة المفلترة الصحيحة.
💡 تحتاج إلى خطة أولوية لليوم؟ اضغط على "اقترح بواسطة AI" ليقوم المساعد بترتيب المهام التي يجب القيام بها أولاً (ميزة تتطلب رصيدًا).
6. التعليقات داخل المهمة + ذكر الزملاء (@mention)
- مناقشة مباشرة داخل المهمة: كل المناقشات موجودة بجانب المهمة نفسها، لا تتوه في الدردشة/البريد الإلكتروني.
- ذكر الزملاء (@mention): اكتب
@واختر شخصًا من الفريق؛ الاسم المذكور يظهر باللون الأخضر بشكل واضح، ويتلقى الشخص إشعارًا داخل التطبيق. - إضافة البريد الإلكتروني عند الحاجة: قم بتفعيل خيار إرسال بريد إلكتروني للشخص المذكور لجلب حتى الأشخاص غير المتصلين بالإنترنت.
7. لوحة تحليل المهام - حجم العمل لكل شخص
- نظرة عامة فورية: إجمالي المهام، قيد التنفيذ، مكتملة، متأخرة، نسبة الإنجاز، ونسبة الالتزام بالمواعيد - مع مقارنة بالفترة السابقة.
- حجم العمل لكل شخص: يوضح الرسم البياني من لديه الكثير من المهام، ومن لديه وقت فراغ - لإعادة التوزيع في الوقت المناسب.
- بالضغط على شخص: يمكنك رؤية ما يقوم به هذا الشخص في المهام.
8. المسؤول عن المراجعة والمُبلِّغ - يدعم الآن عدة مسؤولين عن المراجعة، مع وقت البدء والأطراف المعنية
- عدة مسؤولين عن المراجعة (Reviewers): تعيين مسؤول أو عدة مسؤولين للمهام التي تحتاج إلى عدة خطوات موافقة.
- المُبلِّغ (Reporter): الشخص الذي أنشأ/تابع المهمة لتتبع النتيجة النهائية.
- وقت البدء والأطراف المعنية: تحديد نقطة البداية وإضافة قائمة الأطراف المعنية لتتبع التقدم.
9. إرفاق من المكتبة + إدراج روابط داخلية
- الإرفاق من المكتبة (Media Library): اختر ملفات/صور موجودة بالفعل في مساحة العمل بأكملها، لا حاجة لإعادة التحميل من الجهاز.
- إدراج روابط داخلية: ربط سريع لمواقع الويب، صفحات الهبوط، أو المقالات الخاصة بمساحة العمل - لا حاجة للصق عنوان URL يدويًا.
10. أتمتة المهام - التعيين، تغيير الحالة، الإنجاز، الإشارة عبر البريد الإلكتروني
- تعيين المهام تلقائيًا: تقوم العملية تلقائيًا بإنشاء/تعيين مهام للشخص المناسب عند حدوث حدث (نقل صفقة إلى مرحلة، طلب جديد...).
- الإبلاغ عند تغيير الحالة / الإنجاز: إرسال إخطار تلقائي للأطراف المعنية عند تغيير حالة المهمة أو إكمالها.
- بريد إلكتروني عند الإشارة: قم بتفعيل تلقي بريد إلكتروني إضافي للأشخاص الذين تم الإشارة إليهم - يمكن تشغيل/إيقاف تشغيلها بسهولة في علامة تبويب الأتمتة للمهمة.
- تقع هذه السيناريوهات في كتالوج الأتمتة (انظر مقال الأتمتة).
فوائد للشركات
مهام فرعية + تقدم مجمع تلقائيًا - المهام الكبيرة مقسمة بوضوح، تقدم شفاف، لا حاجة للتحديث اليدوي
قائمة ملونة + لوحة "اليوم" - تعرف بمجرد النظر إلى المهام التي تقترب أو تجاوزت موعدها، ابدأ يوم العمل بالتركيز الصحيح
تعليقات + إشارة (@mention) - مناقشات مدمجة في المهمة، الأشخاص المناسبون يتم إبلاغهم - لا تضيع المعلومات
لوحة تحليل لكل شخص - ترى من هو مثقل بالعمل، وأعد التوزيع في الوقت المناسب
عدة مسؤولين عن المراجعة / مُبلِّغين - مسؤوليات واضحة، خطوات موافقة متعددة عند الحاجة
إرفاق من المكتبة + روابط داخلية - إعادة استخدام موارد مساحة العمل، دون مغادرة النظام
ربط بالصفقات/المنتجات/الطلبات/الفواتير + نشاط 360 - كل المهام مرتبطة ببيانات الأعمال، سهلة التتبع
أتمتة المهام - المهام لا تضيع، تقلل من التذكيرات اليدوية
مناسب لمن؟
- فرق المبيعات التي تدير العديد من المهام حول كل صفقة (اتصال، عرض أسعار، موعد توقيع).
- فرق التشغيل / المشاريع التي تحتاج إلى تقسيم المهام الكبيرة، والمناقشة مباشرة داخل المهمة، وتتبع التقدم الحقيقي.
- المديرون الذين يحتاجون إلى رؤية حجم العمل لكل شخص وإعداد تقارير تقدم دقيقة بدلاً من السؤال من كل شخص.
كيف تبدأ؟
انتقل إلى CRM → Tasks (المهام)، أنشئ مهمة، أضف قائمة مرجعية ومهام فرعية، اربطها بصفقة/طلب ذي صلة، ثم حاول التعليق والإشارة إلى زميل وافتح علامة التبويب تحليل. شاهد دليل إدارة المهام 2.0 خطوة بخطوة للمتابعة، واطلع على الأتمتة لتشغيل المهام تلقائيًا.
جرب مجانًا - لا حاجة لبطاقة ائتمان.
