Αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα;
Ο κύριος Dung διαχειρίζεται μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών με 18 άτομα στο HCMC. Κάθε τέλος μήνα, ο λογιστής του αφιερώνει σχεδόν δύο ημέρες σε ένα αρχείο Excel: πληκτρολογώντας μισθούς, υπολογίζοντας κοινωνικές ασφάλειες, ελέγχοντας τους κλιμακωτούς φόρους εισοδήματος και στη συνέχεια αντιγράφοντας τους αριθμούς στο λογιστικό λογισμικό. Ένα λάθος σε ένα φορολογικό επίπεδο αλλοιώνει ολόκληρο τον πίνακα, και αυτός το ανακαλύπτει μόνο όταν οι εργαζόμενοι διαμαρτύρονται.
Είχε δοκιμάσει ένα λογισμικό υπολογισμού μισθών, αλλά αντιμετώπισε την αντίστροφη ανησυχία: δεν μπορούσε να δει ποια αναλογία και ποια όρια χρησιμοποιούσε το λογισμικό, ούτε μπορούσε να το τροποποιήσει. Όταν ο κατώτατος μισθός για την περιοχή άλλαζε κατά τη διάρκεια του έτους, ή όταν η κατάσταση της επιχείρησής του διέφερε από την «προεπιλογή», έπρεπε να στείλει email στον πάροχο και να περιμένει. Ήταν παγιδευμένος ανάμεσα σε δύο ακραίες καταστάσεις: ο χειροκίνητος υπολογισμός ήταν εύκολο να κάνει λάθη, η χρήση λογισμικού σήμαινε απώλεια ελέγχου.
Αυτό που πραγματικά θέλετε να πετύχετε
Ο κύριος Dung ήθελε μια μέση λύση: ένα σύστημα αυτοματοποιημένου υπολογισμού μισθών, σύμφωνο με τα πρότυπα, αλλά διαφανές και τροποποιήσιμο — ώστε αυτός (και ο λογιστής του) να μπορούν να βλέπουν ακριβώς κάθε αριθμό νόμου που εφαρμόζεται, να γνωρίζουν από πού προέρχεται, και να τον προσαρμόζουν μόνοι τους όταν χρειάζεται χωρίς να περιμένουν κανέναν. Ήθελε όταν κλείνει τους μισθούς, το κόστος των μισθών να καταχωρείται αυτόματα στο λογιστικό λογισμικό, στον σωστό λογαριασμό, στη σωστή περίοδο — χωρίς να χρειάζεται να το ξαναγράψει. Και αν στο μέλλον η εταιρεία του άνοιγε ένα υποκατάστημα σε άλλη χώρα, ήθελε να χρησιμοποιήσει το ίδιο σύστημα αντί να αγοράσει επιπλέον λογισμικό.
Με άλλα λόγια: αυτοματοποίηση για να μειωθούν τα λάθη, αλλά να παραμένεις ο κύριος των αριθμών.
Πώς το GTG CRM σας βοηθά να το πετύχετε
Το GTG CRM τοποθετεί την ενότητα Ανθρώπινου Δυναμικού & Υπολογισμού Μισθών δίπλα στις πωλήσεις και τη λογιστική, και έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με την αρχή «εσείς είστε ο κύριος των αριθμών»:
Προ-εγκατεστημένο σύνολο εθνικών δεδομένων, με παραπομπές. Επιλέξτε Βιετνάμ (ή μία από τις πολλές άλλες χώρες που έχει προετοιμάσει το GTG), και το σύστημα έχει ήδη τις κοινωνικές ασφαλίσεις/ασφάλιση υγείας/ασφάλιση ανεργίας, τους κλιμακωτούς φόρους εισοδήματος, τον κατώτατο μισθό για την περιοχή και τον τρόπο συσσωρευτικού υπολογισμού από την αρχή του έτους. Κάθε αριθμός εμφανίζει πηγή αναφοράς και έτος εφαρμογής — ο κύριος Dung γνωρίζει σε τι βασίζεται.
Μπορείτε να βλέπετε και να τροποποιείτε όλους τους αριθμούς. Στις Ρυθμίσεις Υπολογισμού Μισθών, μπορείτε να ανοίξετε οποιοδήποτε στοιχείο (αναλογία, όριο, επίπεδο, ανώτατο όριο), να το τροποποιήσετε σύμφωνα με την πραγματικότητα της εταιρείας σας· η επόμενη περίοδος μισθοδοσίας θα το χρησιμοποιήσει αμέσως. Δεν σας αρέσει; Επαναφέρετε την προεπιλογή με ένα κλικ για να επιστρέψετε στους αριθμούς που παρέχει το GTG.
Όλες οι αλλαγές αφήνουν ίχνη. Ποιος άλλαξε ποια αναλογία, από ποια παλιά τιμή σε ποια νέα — όλα καταγράφονται. Αυτά είναι δεδομένα που επηρεάζουν πραγματικούς μισθούς, επομένως πρέπει να υπάρχει έλεγχος.
Το κλείσιμο των μισθών σημαίνει αυτόματη καταχώρηση. Όταν οριστικοποιείτε μια περίοδο μισθοδοσίας, η εγγραφή εξόδων μισθοδοσίας καταχωρείται απευθείας στο λογιστικό λογισμικό (Χρέωση εξόδων μισθοδοσίας / Πίστωση οφειλόμενων μισθών + εισφορές), ακριβώς όπως καταχωρείται ένα τιμολόγιο — τέλος στην ταλαιπωρία του χειρόγραφου αντιγραφής για δεύτερη φορά.
Το βασικό σημείο από άποψη ευθύνης: Το GTG δεν «επιβεβαιώνει για εσάς» έναν αριθμό νόμου και σας αφήνει να αναλάβετε τις συνέπειες αν είναι λάθος. Το GTG παρέχει μια διαφανή, παραπομπτό και τροποποιήσιμη προεπιλογή — ενώ εσείς (ή ο λογιστής σας) είστε αυτοί που βλέπετε, τροποποιείτε και είστε ο κύριος του τελικού αριθμού. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα επαγγελματικό σύστημα υπολογισμού μισθών θα πρέπει να λειτουργεί: το εργαλείο φροντίζει τους υπολογισμούς και την καταγραφή, ενώ ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης διατηρεί την εξουσία λήψης αποφάσεων.
Τα αποτελέσματα που λαμβάνετε
Λιγότερα λάθη, λιγότερος χαμένος χρόνος: υπολογισμός μισθών + κοινωνικών ασφαλίσεων + φόρου εισοδήματος αυτόματα, κλείσιμο σε λίγα λεπτά αντί για δύο ημέρες Excel.
Ηρεμία και έλεγχος: βλέπετε καθαρά κάθε αριθμό νόμου, γνωρίζετε την πηγή, τροποποιείτε μόνοι σας όταν αλλάζει ο νόμος — δεν είστε παγιδευμένοι περιμένοντας τον πάροχο.
Ίχνη ελέγχου: όλες οι αλλαγές αναλογιών καταγράφονται, διαφανείς για τη λογιστική και κατά την εκκαθάριση.
Όχι δεύτερη χειρόγραφη αντιγραφή: τα έξοδα μισθοδοσίας καταχωρούνται αυτόματα στο λογιστικό λογισμικό στον σωστό λογαριασμό, στη σωστή περίοδο.
Έτοιμοι για επέκταση: το ίδιο σύστημα μισθοδοσίας, κατάλληλο για το Βιετνάμ και άλλες χώρες.
Δείτε όλες τις λειτουργίες στο άρθρο Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού & Μισθοδοσία, ή ακολουθήστε τον οδηγό βήμα προς βήμα για τη χρήση του Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού & Μισθοδοσία.
