¿Está teniendo este problema?
Anh Hùng tiene una pequeña pastelería en Binh Duong, que hornea pasteles para cafeterías. Los pedidos llegan de manera constante, los ingresos mensuales se ven bien, pero al final del año, al hacer las cuentas, no entiende por qué no le sobra dinero como esperaba. Las materias primas que compra están registradas en un cuaderno, el salario de los dos panaderos se calcula mensualmente, el coste de la electricidad del horno se "incluye en los gastos generales". Cuando un cliente pregunta por el precio de un nuevo tipo de pastel, él **lo fija por intuición** — suma las materias primas y lo multiplica por dos. Algunos tienen un buen margen de beneficio, otros, cuanto más se hacen, más se pierde, y él no sabe cuáles son cuáles.
Este es el dolor común de todas las instalaciones de producción propia: **no saben cuánto cuesta realmente producir un producto**, por lo que cada decisión de precio de venta, promoción, o aceptación de pedidos al por mayor es una apuesta. Y cuando llegan muchos pedidos, él tiene una segunda preocupación: **no está seguro de si podrá entregarlos a tiempo**, porque a mitad de turno nadie puede decir qué lote se está horneando y cuál está esperando.
Lo que realmente quiere lograr
Anh Hùng no necesita un "software de producción" complicado. Necesita una respuesta clara para cada producto: **cuánto cuesta producir un pastel en materias primas, cuánto en mano de obra, cuánto en maquinaria — y el total es cuánto.** A partir de ahí, puede fijar precios de venta con beneficios seguros, saber qué tipos promocionar y cuáles abandonar. También quiere ver de un vistazo **hasta dónde ha llegado la producción del taller hoy** para poder prometer fechas de entrega a los clientes sin tener que adivinar. Y quiere que todas estas cifras fluyan automáticamente a los informes de pérdidas y ganancias, sin tener que sumar a mano cada fin de mes.
Cómo GTG CRM le ayuda a hacerlo
GTG CRM une las funcionalidades en un proceso de producción cerrado, directamente en el sistema que utiliza para vender, gestionar el inventario y llevar la contabilidad:
- Definir la receta una vez (BOM) — para cada tipo de pastel, defina la cantidad de materias primas (harina, azúcar, mantequilla... con % de merma) y los pasos (mezclar, hornear, decorar en qué estación, cuánto tiempo). Cualquiera que lo haga obtendrá la cantidad correcta y el coste correcto.
- Establecer el coste de mano de obra y los gastos generales por estación — una vez definido, todas las órdenes de producción posteriores calcularán automáticamente la parte correcta de la mano de obra y los costes de maquinaria, sin más "estimaciones".
- Emitir órdenes de producción, el sistema calcula automáticamente el coste de los bienes vendidos — seleccione el producto, la receta, la cantidad; al completarse, el sistema calcula el **coste unitario = (materias primas + mano de obra + gastos generales) ÷ cantidad producida**. Anh Hùng ve la cifra real, para cada tipo de pastel.
- El coste de los bienes vendidos se registra automáticamente en la contabilidad (COGM) — los productos terminados se ingresan en el inventario a ese coste y el asiento contable se registra directamente en el libro mayor, por lo que los informes de pérdidas y ganancias son precisos, sin productos terminados de "0 de coste".
- Planificación de compras y producción (MRP) — el sistema compara el stock con los pedidos de los clientes y los niveles de stock definidos, sugiere qué materias primas adicionales comprar y cuánta producción adicional necesita — para que no se quede sin harina a mitad de producción, ni tampoco acumule stock muerto.
Cuando llegan muchos pedidos, Anh Hùng también quiere saber **si podrá entregarlos a tiempo** — y ahora tiene la respuesta. Con el **diagrama de Gantt de programación**, los lotes se ordenan según la capacidad del horno y el número de trabajadores, incluso el tiempo de cambio entre dos tipos de pasteles se tiene en cuenta, por lo que él **promete fechas de entrega realistas** en lugar de adivinar. Al hacer clic en Hoy / 3 días / Semana, puede ver la fase que desea revisar.
Y justo en medio del turno, ya no tiene que bajar a la cocina a preguntar. En una pantalla táctil ubicada en cada estación, el trabajador abre la tarea de su estación, pulsa Iniciar, y al terminar, pulsa Completar e introduce la cantidad producida y la cantidad defectuosa en el momento — los datos van al sistema al instante y se suman directamente al costo de producción. Una pantalla grande en la pared (tablero Andon) le muestra todo el taller de un vistazo: qué estación está funcionando, cuál está libre, dónde hay cuellos de botella y la productividad general. Si se acaba la harina o el horno falla, el trabajador pulsa un botón y la alarma le llega a usted inmediatamente.
A medida que el taller crece, las mismas funcionalidades también le permiten rastrear el origen: asignar un número de lote a cada producción para que, cuando un cliente informe sobre la calidad, usted pueda rastrear hasta el lote exacto de materia prima utilizada (su linaje) en cuestión de minutos; y recibir alertas de fecha de caducidad para no dejar que las materias primas/productos terminados caduquen. Los asesores también sugieren niveles de stock de seguridad y cantidades a producir en un lenguaje fácil de entender — conocer el costo de producción, cumplir con los pedidos, gestionar el taller en tiempo real y rastrear lotes, todo en un solo lugar.
Vea todas las funcionalidades en el artículo Gestión de Producción, o siga la guía de configuración de producción paso a paso para construir la lista de materiales (BOM), planificar y operar el taller.
Resultados que obtendrá
- Fijación de precios de venta fundamentada: conozca el costo de producción exacto de cada producto, fijando precios que aseguren ganancias en lugar de duplicar arbitrariamente.
- Sepa qué productos son rentables y cuáles no: vea el costo de producción real, decida impulsar los productos rentables y eliminar los que silenciosamente generan pérdidas.
- Informes de ganancias y pérdidas precisos: el costo de producción se ingresa directamente en la contabilidad, eliminando las sumas manuales y las discrepancias de datos entre softwares.
- No se quede sin materias primas ni capital inmovilizado: la planificación basada en los pedidos de los clientes y los niveles de stock de seguridad le ayudan a comprar, producir y entregar en el momento adecuado.
- Cumpla con los pedidos y vea el taller en tiempo real: cree un cronograma de Gantt basado en la capacidad para prometer fechas de entrega precisas; la pantalla del taller y el tablero Andon le informan al instante sobre el progreso de la línea de producción y los cuellos de botella.
- Rastree el origen: el seguimiento de lotes y las alertas de fecha de caducidad le permiten resolver rápidamente problemas de calidad y evitar productos caducados.
- Un único sistema: ventas, inventario, contabilidad y producción comparten los mismos datos.
Preguntas frecuentes
Mi taller es pequeño, con solo unos pocos productos, ¿necesito algo tan complejo? Precisamente por ser pequeño, necesita conocer el costo de producción real — un pequeño error en cada producto, multiplicado por el volumen de producción, resulta en grandes pérdidas. Solo necesita configurar la fórmula una vez para cada producto y puede activar la pantalla del taller en tiempo real una vez que se familiarice con el proceso.
Estoy registrando las fórmulas en Excel, ¿es difícil migrar? No. Arrastre su archivo de Excel/CSV, la IA emparejará las columnas para que usted revise y luego importe — la migración es rápida.
¿El costo de producción se ingresa automáticamente en los informes financieros? Sí. Cuando una orden de producción se completa, el asiento contable del costo de los productos terminados se registra en el libro mayor, por lo que el informe de ganancias y pérdidas refleja la realidad — se acumula correctamente a partir de los datos reales producidos en cada etapa.
¿Los trabajadores del taller necesitan usar computadoras? No necesitan computadoras. Solo necesitan una tableta táctil ubicada en la estación: los trabajadores tocan para iniciar, completar e introducir cantidades — tan simple como usar un teléfono.
¿Qué pasa si produzco tanto para stock como para pedidos de clientes? Ambas cosas. Puede producir para tener en stock y vender, o crear una orden de producción directamente vinculada a un pedido de venta para la parte faltante.
