Êtes-vous confronté à ce problème ?
Hùng possède une petite boulangerie à Bình Dương qui fournit des gâteaux à diverses cafés. Les commandes sont régulières et le chiffre d'affaires mensuel a l'air beau, mais à la fin de l'année, en recalculant, Hùng ne comprend pas pourquoi l'argent ne lui reste pas comme prévu. Les matières premières qu'il achète sont notées dans un petit carnet, les salaires des deux ouvriers sont calculés mensuellement, l'électricité du four est "regroupée dans les frais généraux". Quand un client demande un devis pour un nouveau type de gâteau, il fixe le prix selon son intuition — en additionnant le coût des matières premières puis en doublant. Certains produits sont rentables, d'autres perdent de l'argent plus on en fabrique, mais il ne sait pas lequel est lequel.
C'est la souffrance commune de tout atelier de production : ne pas savoir exactement combien coûte la fabrication d'un produit, donc toute décision sur le prix de vente, les promotions, l'acceptation de commandes en gros est un pari. Et quand les commandes s'accumulent, Hùng a une deuxième préoccupation : ne pas savoir s'il peut livrer à temps, car au milieu de la production personne ne peut dire quel lot est en cours de cuisson et quel lot est en attente.
Ce que vous voulez vraiment réaliser
Hùng n'a pas besoin d'un "logiciel de production" complexe. Il a besoin d'une réponse claire pour chaque produit : combien coûte en matières premières, en main-d'œuvre, en équipement pour fabriquer une unité — et quel est le coût total. À partir de là, il peut fixer le prix de vente avec certitude d'être rentable, savoir quel type de produit il faut promouvoir et lequel abandonner. Il veut aussi pouvoir regarder une fois pour savoir où en est l'atelier aujourd'hui afin de pouvoir promettre une date de livraison au client sans deviner. Et il veut que tous ces chiffres s'écoulent automatiquement dans le compte de résultat, sans avoir à compter à la main chaque fin de mois.
Comment GTG CRM vous aide à y parvenir
GTG CRM intègre les fonctionnalités en un processus de production complet, directement dans le système que vous utilisez pour vendre, gérer les stocks et faire la comptabilité :
- Définir une formule une fois (BOM) — pour chaque type de gâteau, définir les quantités de matières premières (farine, sucre, beurre… avec % de pertes) et les étapes de fabrication (mélange, cuisson, finition dans quel atelier, combien de temps). Quel que soit qui le fabrique, c'est toujours le bon volume et le bon coût.
- Définir le tarif de la main-d'œuvre et les frais généraux pour chaque atelier — une seule définition, et tous les ordres de fabrication calculent automatiquement la part de main-d'œuvre et les frais d'équipement, sans plus d'"estimations".
- Créer un ordre de fabrication, le système calcule automatiquement le coût de revient — choisir le produit, la formule, la quantité ; une fois terminé, le système calcule coût de revient unitaire = (matières premières + main-d'œuvre + frais généraux) ÷ quantité fabriquée. Hùng voit le chiffre réel pour chaque type de gâteau.
- Le coût de revient s'ajoute automatiquement à la comptabilité (COGS) — le produit fini est enregistré en stock au coût de revient correct et l'écriture est directement inscrite au grand livre, donc le compte de résultat est précis, plus de produits finis à "0 đồng".
- Planification des achats et de la production (MRP) — le système compare les stocks avec les commandes des clients déjà passées et les niveaux de stock définis, suggère quelles matières premières acheter et combien à fabriquer — pour ne pas manquer de farine en pleine production, et pour ne pas accumuler de stocks morts qui immobilisent le capital.
Quand les commandes s'accumulent, Hùng veut aussi savoir s'il peut livrer à temps — et maintenant il a la réponse. Avec le diagramme de Gantt, les lots sont programmés selon la capacité du four et le nombre d'ouvriers, y compris le temps de changement entre deux types de gâteaux, donc il peut promettre une date de livraison réaliste au lieu de deviner. Cliquez sur Aujourd'hui / 3 jours / Semaine et voyez exactement la phase que vous voulez.
Et en plein milieu du poste, il n'a plus besoin de courir à l'atelier demander à l'ouvrier. Sur un écran tactile placé à chaque poste, l'ouvrier ouvre le travail de son poste, appuie sur Démarrer, et quand c'est fini, appuie sur Terminer et saisit la quantité produite et la quantité défectueuse sur place — les données entrent dans le système instantanément et vont directement au coût de revient. Un grand écran mural (tableau andon) lui montre tout l'atelier d'un coup d'œil : quel poste tourne, quel poste est libre, où il y a un goulot, et la productivité globale. S'il manque de matière première ou si le four a un problème, l'ouvrier appuie sur un bouton et l'alerte lui arrive tout de suite.
À mesure que l'atelier grandit, le même ensemble de fonctionnalités l'aide aussi à remonter à la source : attribuer un numéro de lot à chaque lot pour que si un client signale un problème de qualité, il puisse retracer exactement quel lot de matière première a été utilisé (traçabilité) en quelques minutes ; et recevoir des alertes de date limite d'utilisation pour ne pas laisser la matière première/produit fini dépasser. Les conseillers suggèrent aussi le niveau de stock de sécurité et la quantité à produire dans un langage facile à comprendre — connaître le coût de revient, respecter les commandes, piloter l'atelier en temps réel et retracer les lots, tout au même endroit.
Voir l'ensemble des fonctionnalités dans l'article Gestion de la Production, ou suivez le guide de mise en place étape par étape pour construire la nomenclature, planifier et piloter l'atelier.
Les résultats que vous obtenez
- Tarification fondée : connaître précisément le coût de revient de chaque produit, fixer des prix garantissant un bénéfice au lieu de doubler à l'intuition.
- Savoir quel type rapporte, quel type perd : regarder le coût de revient réel, décider de pousser les produits rentables et arrêter les produits déficitaires qui font perdre silencieusement.
- Rapports de profit/perte précis : le coût de revient va directement dans les livres comptables, fini les additions manuelles et les écarts de chiffres entre les logiciels.
- Pas de rupture de matière première, pas d'argent bloqué en stock : planifier en fonction des commandes clients et des niveaux de stock aide à acheter juste, fabriquer juste, au bon moment.
- Respecter les délais et voir l'atelier en temps réel : planifier en diagramme de Gantt en fonction de la capacité pour promettre une date de livraison exacte ; l'écran de l'atelier et le tableau andon montrent où la ligne en est, quel poste est un goulot.
- Retracer la source : traçabilité des lots + alertes de date limite pour gérer les problèmes de qualité rapidement et ne pas laisser les produits dépasser la date.
- Un seul système : ventes, stock, comptabilité et production partagent les mêmes chiffres.
Questions fréquemment posées
Mon atelier est petit, seulement quelques produits, faut-il vraiment que ce soit aussi complexe ? Justement parce qu'il est petit qu'il faut connaître le coût de revient réel — une petite erreur sur chaque produit multipliée par le volume produit, c'est une grosse perte. Vous n'avez besoin de saisir la formule qu'une fois par produit, et vous pouvez activer l'écran de l'atelier en temps réel une fois que vous maîtrisez le processus.
Je note actuellement mes formules dans Excel, c'est compliqué de migrer ? Non. Importez votre fichier Excel/CSV, l'IA fait correspondre automatiquement les colonnes pour que vous vérifiez puis confirmiez — la migration est rapide.
Le coût de revient entre-t-il automatiquement dans le rapport financier ? Oui. Quand l'ordre de fabrication est terminé, l'écriture comptable du coût de revient du produit fini est enregistrée dans le grand livre, donc le rapport de profit/perte reflète la réalité — pris directement à partir des chiffres réels de chaque opération.
Les ouvriers de l'atelier doivent-ils utiliser un ordinateur ? Pas besoin d'ordinateur. Juste une tablette tactile placée au poste : l'ouvrier appuie pour démarrer, terminer et saisir les chiffres — aussi simple qu'utiliser un téléphone.
Si je fabrique à la fois sur stock et sur commande client, c'est possible ? Les deux. Vous fabriquez pour le stock pour la vente, ou créez un ordre de fabrication lié directement à une commande de vente pour compléter ce qui manque.
