Vous rencontrez ce problème ?
Anh Hùng dirige une petite boulangerie à Binh Duong, qui livre des gâteaux à des cafés. Les commandes sont régulières, le chiffre d'affaires mensuel semble bon, mais à la fin de l'année, en faisant le compte, il ne comprend pas pourquoi il n'y a pas plus d'argent que prévu. Les ingrédients sont notés dans un carnet, le salaire des deux ouvriers est mensuel, l'électricité du four est "incluse dans les frais généraux". Quand un client demande un devis pour un nouveau type de gâteau, il **fixe le prix de manière intuitive** — il additionne les ingrédients puis double le tout. Certains ont un bon profit, d'autres font perdre de l'argent plus on en produit, et il ne sait pas lesquels.
C'est le problème commun de toutes les unités de production : **ne pas savoir combien coûte réellement la fabrication d'un produit**, ce qui fait que chaque décision de prix de vente, de promotion, de réception de commandes de gros est un pari. Et quand les commandes s'accumulent, il a une deuxième préoccupation : **ne pas être sûr de pouvoir livrer à temps**, car au milieu du service, personne ne peut dire quelle fournée est en train de cuire, quelle fournée attend encore.
Ce que vous voulez vraiment accomplir
Anh Hùng n'a pas besoin d'un "logiciel de production" compliqué. Il a besoin d'une réponse claire pour chaque produit : **combien coûte la fabrication d'un produit en ingrédients, combien en main-d'œuvre, combien en machines — et combien cela coûte au total.** À partir de là, il peut fixer un prix de vente rentable avec certitude, savoir quels produits pousser et lesquels abandonner. Il veut aussi voir en un coup d'œil **où en est la production aujourd'hui** pour promettre une date de livraison au client sans avoir à deviner. Et il veut que tous ces chiffres soient automatiquement intégrés dans le rapport de profits et pertes, sans avoir à additionner manuellement chaque fin de mois.
Comment GTG CRM vous aide à y parvenir
GTG CRM combine des fonctionnalités pour créer un processus de production fermé, directement sur le système que vous utilisez pour vendre, gérer les stocks et faire la comptabilité :
- Définir la formule une fois (BOM) — pour chaque type de gâteau, définissez la quantité d'ingrédients (farine, sucre, beurre... avec le pourcentage de perte) et les étapes (mélange, cuisson, finition dans quel atelier, combien de temps). Quiconque l'utilise produira selon la quantité définie, au coût correct.
- Définir le coût de la main-d'œuvre et les frais généraux pour chaque atelier — une fois défini, toutes les ordres de production suivants calculeront correctement la part de la main-d'œuvre et les coûts des machines, sans plus "d'estimation".
- Émettre un ordre de production, le système calcule automatiquement le coût des marchandises fabriquées (COGM) — sélectionnez le produit, la formule, la quantité ; à la fin, le système calcule le **coût unitaire des marchandises fabriquées = (ingrédients + main-d'œuvre + frais généraux) ÷ quantité produite**. Anh Hùng voit le chiffre réel, pour chaque type de gâteau.
- Le coût des marchandises fabriquées est automatiquement enregistré dans la comptabilité (COGM) — les produits finis sont stockés à ce coût et l'écriture est directement enregistrée dans le grand livre, de sorte que le rapport de profits et pertes est précis, sans produits finis "à 0 euro".
- Planification des achats et de la production (MRP) — le système compare les stocks aux commandes clients et aux niveaux de stock définis, suggère quels ingrédients supplémentaires acheter et combien de plus à produire — pour ne pas manquer de farine en cours de production, ni immobiliser du capital dans des stocks inutiles.
Lorsque les commandes s'accumulent, Anh Hùng veut aussi savoir **s'il pourra livrer à temps** — et maintenant il a la réponse. Avec le **diagramme de planification (Gantt)**, les lots sont classés selon la capacité des fours et le nombre d'ouvriers, le temps de transition entre deux types de gâteaux est également pris en compte, de sorte qu'il peut **promettre une date de livraison réaliste** au lieu de deviner. En cliquant sur Aujourd'hui / 3 jours / Semaine, vous voyez la période que vous souhaitez consulter.
Et en plein milieu du quart, vous n'avez plus besoin de courir à la cuisine pour demander à vos employés. Sur un écran tactile placé dans chaque poste, l'ouvrier ouvre le travail de son poste, clique sur Démarrer, une fois terminé il clique sur Terminer et saisit le nombre fabriqué, le nombre défectueux sur place — les données sont instantanément intégrées au système et s'ajoutent directement au coût de revient. Un grand écran mural (tableau Andon) vous permet de voir tout l'atelier en un coup d'œil : quel poste tourne, quel poste est libre, où se situe le goulot d'étranglement, et la productivité globale. En cas de manque de pâte ou de dysfonctionnement du four, l'ouvrier appuie sur un bouton pour vous alerter immédiatement.
À mesure que l'atelier grandit, ce même ensemble de fonctionnalités vous permet également de tracer la traçabilité : attribuez un numéro de lot à chaque production pour que, lorsqu'un client signale un problème de qualité, vous puissiez remonter rapidement au lot de matières premières utilisé (la généalogie) en quelques minutes ; et recevez des alertes d'expiration pour ne pas laisser de matières premières/produits finis périmer. Les conseillers suggèrent également des niveaux de stock de sécurité et des quantités à produire dans un langage facile à comprendre — connaître le coût de revient, respecter les délais de commande, gérer l'atelier en temps réel et tracer les lots, le tout au même endroit.
Voir toutes les fonctionnalités dans l'article Gestion de la Production, ou suivez le guide de configuration de production étape par étape pour construire la nomenclature, planifier et gérer votre atelier.
Les résultats que vous obtenez
- Prix de vente basé sur des données : connaître le coût de revient exact de chaque produit, fixer un prix qui garantit une marge au lieu de doubler par intuition.
- Savoir quels produits sont rentables et lesquels ne le sont pas : voir le coût de revient réel, décider de promouvoir les produits rentables et d'arrêter ceux qui génèrent des pertes silencieuses.
- Rapport de profit et perte précis : le coût de revient est directement intégré à la comptabilité, finies les additions manuelles et les incohérences de données entre les logiciels.
- Pas de rupture de stock de matières premières, pas de fonds immobilisés : planification basée sur les commandes des clients et les niveaux de stock pour acheter juste, produire juste, au bon moment.
- Respect des délais de commande et visibilité de l'atelier en temps réel : planification Gantt basée sur la capacité pour garantir des dates de livraison précises ; l'écran de l'atelier et le tableau Andon indiquent immédiatement où en est la ligne de production, quels postes sont bloqués.
- Traçabilité : suivi des lots + alertes d'expiration pour résoudre rapidement les problèmes de qualité et éviter les produits périmés.
- Un système unique : les ventes, le stock, la comptabilité et la production utilisent les mêmes données.
Questions fréquemment posées
Mon atelier est petit, avec seulement quelques produits, ai-je besoin d'une telle complexité ? C'est justement parce qu'il est petit qu'il faut connaître le coût de revient réel — une petite erreur sur chaque produit, multipliée par la production, entraîne une perte importante. Il suffit de définir la formule une fois pour chaque produit, et vous pouvez activer l'écran de l'atelier en temps réel une fois que vous êtes familiarisé avec le processus.
J'enregistre actuellement mes formules dans Excel, est-ce compliqué de migrer ? Non. Glissez votre fichier Excel/CSV, l'IA fera correspondre les colonnes pour que vous puissiez les vérifier et les importer — la migration est rapide.
Le coût de revient est-il automatiquement intégré aux rapports financiers ? Oui. Lorsque l'ordre de production est terminé, l'écriture de coût de revient du produit fini est enregistrée dans le grand livre, de sorte que le rapport de profit et perte reflète fidèlement — le calcul est effectué correctement à partir des données réelles de chaque étape.
Les ouvriers de l'atelier doivent-ils utiliser un ordinateur ? Pas besoin d'ordinateur. Il suffit d'une tablette tactile placée dans le poste : l'ouvrier touche pour démarrer, terminer et saisir les chiffres — aussi simple qu'utiliser un téléphone.
Et si je produis à la fois pour le stock et selon les commandes clients ? Les deux. Vous pouvez produire pour constituer un stock, ou créer un ordre de production directement lié à une commande client pour le manque à produire.
