Giới Thiệu Tính Năng
Lô bình gốm bạn đặt từ xưởng còn ba tuần nữa mới về. Trong lúc chờ, khách vào website hỏi mua, và trang sản phẩm chỉ ghi "hết hàng". Khách có thể sang shop khác. Hoặc bạn chốt đơn qua tin nhắn, ghi vào sổ tay, nhận cọc bằng chuyển khoản, hoặc nhập đại một con số tồn kho để website chịu nhận đơn. Đến lúc hàng về, sổ một kiểu, kho một kiểu, và bạn không chắc nên đặt thêm bao nhiêu cái, hay ai đặt trước ai.
Với Đặt hàng trước trên website của bạn, trang sản phẩm của shop ghi Đặt trước, dự kiến từ {ngày} thay cho "hết hàng". Người mua đọc điều khoản của shop, thanh toán (trả đủ hoặc đặt cọc) ngay trên website, và bạn thấy từng đơn đang chờ hàng về ở một chỗ riêng, tách khỏi tồn kho. Hàng còn ba tuần mới về? Trang sản phẩm vẫn nhận đơn đã thanh toán, và kho vẫn ghi đúng số hàng bạn đang có. Để làm được vậy, bạn cần bốn việc:
- Bật theo từng sản phẩm, với số lượng tối đa và ngày dự kiến do chính bạn đặt.
- Cho người mua biết ngày dự kiến và điều khoản của shop trước khi họ thanh toán.
- Biết còn phải mua bao nhiêu từ nhà cung cấp, mà không đụng vào số tồn kho thật.
- Tự quyết mọi khoản hoàn tiền và tiền cọc: hệ thống nhắc việc, không tự hoàn, không tự giữ.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Để website ghi "hết hàng" cho tới khi hàng về | Khách muốn mua ngay hôm nay có thể sang shop khác, đơn mất trước khi hàng cập bến |
| Chốt đơn qua tin nhắn, ghi sổ tay | Khó nói chắc ai đã đặt, ai đã trả tiền, ai đặt trước ai |
| Nhập số tồn kho "ảo" để website nhận đơn | Hàng đã bán mà chưa có thật, báo cáo kho không còn đúng |
| Hẹn ngày hàng về, thỏa thuận cọc và hoàn tiền bằng tin nhắn | Mỗi bên nhớ một kiểu, shop không có bản điều khoản khách đã đọc |
| Đoán số lượng cần đặt thêm từ nhà cung cấp | Đặt thiếu thì khách chờ lâu, đặt thừa thì hàng nằm kho |
GTG CRM đưa đơn đặt trước, số tiền đã nhận, số lượng còn phải mua và các quyết định hoàn tiền vào cùng nơi với sản phẩm và đơn bán hàng của bạn.
Điểm Nổi Bật
1. Bạn bật theo từng sản phẩm và tự quyết các quy tắc
Buka Penjualan & CRM ▸ Katalog ▸ Pusat produk, buka produk untuk diedit, lalu pilih tab Informasi penjualan dan kartu Pre-order di website Anda. Sakelar default berada di Nonaktif dan belum bisa langsung diaktifkan. Kartu ini mencantumkan hal-hal yang belum lengkap, dengan tombol terpisah untuk setiap baris: isi syarat, isi ketentuan pengembalian dana, penyetuju pengembalian dana (jika toko hanya Anda, pilih diri Anda sendiri), satu gudang untuk produk (stok 0 tetap boleh), website sudah dipublikasikan, satu metode pembayaran di muka, serta dua kolom Jumlah yang Anda terima dan Perkiraan mulai dari (dengan tombol simpan terpisah). Toko di Vietnam juga harus menulis syarat dalam bahasa Vietnam agar sakelar bisa diaktifkan. Di dalam kartu ada daftar pengingat tentang hal-hal yang biasanya ada dalam syarat penjualan (waktu pengiriman, cara pembayaran dan pengembalian dana, penukaran dan pengembalian dana beserta batas waktu dan pihak yang menanggung biaya, batas jumlah, cara pengajuan keluhan, berlakunya promo). Daftar ini hanya sebagai pengingat: tidak ada kata yang wajib ditambahkan ke isi Anda dan tidak ada butir yang wajib untuk mengaktifkan. Anda juga menulis sendiri kalimat konfirmasi bahwa Anda sudah memeriksa cara pencatatan uang muka sebelum barang dikirim, dan memilih sendiri opsi PPN produk. Tidak ada isi yang terisi otomatis dan GTG CRM tidak memberikan nilai default. Sistem hanya mencatat bahwa Anda sudah memutuskan, beserta nama dan waktunya.
Setelah sakelar aktif, Anda mengatur lagi berapa jam pesanan yang belum dibayar ditahan (maksimal 72 jam; saat waktu habis, pesanan otomatis dibatalkan, termasuk pesanan transfer yang belum Anda konfirmasi), jumlah maksimum per pesanan, dan bentuknya: Bayar lunas sekarang atau Bayar DP sekarang, sisanya bayar nanti. Untuk DP, Anda memilih nominal tetap atau persentase harga (bisa disertai minimum), mengisi sendiri batas pelunasan sisa antara 1 sampai 7 hari (tidak ada jumlah hari yang sudah diisi; jika belum diisi, belum bisa diaktifkan), dan menuliskan dengan kata-kata Anda apa yang terjadi dengan pembayaran pertama jika pesanan dibatalkan. Satu baris tepat di bawah kolom isian langsung menghitung angkanya, misalnya produk Rp5.000.000 dengan DP 15% dan minimum Rp500.000: pembeli membayar Rp750.000 sekarang dan Rp4.250.000 nanti (belum termasuk ongkos kirim; di langkah pembayaran, pembeli melihat saldo yang sebenarnya).
- Manfaat: Anda membuka pre-order hanya untuk produk yang Anda inginkan, dengan aturan milik toko Anda sendiri. Anda bisa menerima pesanan tanpa harus memakai aturan bawaan perangkat lunak.
Panduan langkah demi langkah dengan gambar ada di artikel Panduan Penggunaan: Pre-Order di Website Anda dengan GTG CRM.
2. Pembeli melihat tanggal perkiraan dan syarat sebelum membayar
Di website toko, pembeli tidak perlu akun GTG CRM. Mereka melihat harga dan Pre-order, perkiraan mulai dari {ngày}, lalu menambahkannya ke keranjang. Saat checkout ada blok Syarat pre-order: syarat toko Anda terbuka langsung di halaman, kotak Saya sudah membaca syarat toko harus dicentang agar tombol pesan bisa diklik, disertai jumlah bayar sekarang, jumlah bayar nanti, dan aturan pengembalian dana Anda. Untuk pesanan DP, jumlah bayar nanti adalah saldo sebenarnya dari pesanan: setelah pembeli memilih cara pengiriman, angka ini sudah termasuk ongkos kirim. Sistem mencatat versi syarat yang disetujui pembeli saat memesan. Pembayaran dilakukan secara online atau transfer; tidak ada bayar di tempat untuk pesanan pre-order. Halaman pesanan pembeli menampilkan Menunggu barang tiba, perkiraan mulai dari {ngày} dan jumlah yang sudah dibayar; untuk pesanan DP ditambah Sisa saldo pembayaran.
Keranjang yang berisi produk siap kirim dan produk pre-order tetap menjadi satu pesanan, dikirim bersama saat barang tiba. Pembeli dapat menghapus baris pre-order agar bisa menerima sisa barangnya lebih cepat. Ketika jumlah yang Anda buka habis, atau saat Anda mematikan fitur ini, halaman produk dan daftar kembali seperti produk habis biasa, tanpa menampilkan angka batas. Pelanggan yang sudah menyimpan produk di keranjang akan diberi tahu pada langkah pemesanan bahwa produk tersebut sudah habis kuota pre-ordernya, beserta informasi kontak toko.
- Manfaat: pelanggan tahu apa yang dibeli, kapan barang tiba, dan bagaimana aturan toko sebelum mentransfer uang. Pesanan terjaga, dan pelanggan harus mencentang kotak sudah membaca syarat sebelum bisa memesan.
3. Stok tetap akurat, dan Anda tahu masih perlu membeli berapa
Pesanan pre-order bukan barang di gudang: jumlah stok, jumlah yang sudah ditahan, dan jumlah yang bisa dijual tidak berubah. Pesanan berada di Operasional ▸ Perdagangan ▸ Pesanan Penjualan, pada tab terakhir Pre-order. Untuk setiap produk dan varian, Anda melihat Menunggu, Sudah dibayar (uang muka dihitung sebagai sudah dibayar), Belum dibayar, Masih perlu dibeli (jumlah unit dari pesanan yang sudah dibayar, termasuk uang muka, dikurangi jumlah yang ada di gudang untuk pesanan tersebut; pesanan yang belum dibayar tidak dihitung) dan Stok tersedia, dengan tombol Unduh .xlsx. Dalam daftar pesanan, pesanan-pesanan ini berstatus Pre-order.
Jika pelanggan mentransfer ke rekening bank toko, sistem tidak otomatis mengetahui uang tersebut sudah masuk. Setelah Anda melihat uang masuk di rekening, klik Konfirmasi transfer diterima, lalu masukkan jumlah uang dan tanggal diterimanya. Hanya pengguna yang berwenang mencatat pembayaran yang dapat melakukannya, dan riwayat pesanan mencatat siapa yang mengonfirmasi, berapa jumlahnya, dan kapan. Pesanan yang dibayar melalui gerbang pembayaran yang mendukung konfirmasi otomatis akan dikonfirmasi secara otomatis.
- Manfaat: Anda tidak perlu lagi mengetik stok semu atau membuka catatan untuk menghitung pesanan, dan tahu berapa banyak yang harus dipesan lagi untuk pesanan yang sudah dibayar. Penjualan di muka tetap dengan stok yang akurat.
4. Barang tiba, dikirim sesuai urutan pesanan yang sudah dibayar
Saat gudang menerima barang, sebuah pemberitahuan menampilkan berapa unit pesanan yang sudah dibayar sedang menunggu batch ini, disertai tautan Buka Pre-order. Bagian Pratinjau mencantumkan setiap baris tentang apa yang akan terjadi, belum ada yang berubah. Setelah membacanya, klik Serahkan ke pembeli yang menunggu dan konfirmasi. Barang harus dimasukkan ke gudang yang sama dengan tempat pesanan mengambil barang. Secara default, pesanan yang sudah dibayar paling lama diserahkan lebih dulu, pesanan yang belum dibayar tidak pernah dihitung, dan jika satu pesanan lebih besar dari sisa barang, proses penyerahan berhenti di pesanan tersebut, agar tidak ada yang terlewat secara tidak sengaja. Hasil ditampilkan kembali per pesanan: Diserahkan, Dilewati: belum dibayar atau Berhenti: melebihi jumlah tersisa, pesanan yang belum gilirannya diberi tanda Masih menunggu, dan di akhir hasil ada baris Menunggu: N unit. Masih perlu dibeli: M unit. Menekan sekali lagi tepat setelahnya tidak mengubah apa pun. Pesanan yang sudah diserahkan lanjut seperti pesanan website lainnya: Anda mengeluarkan barang dari gudang dan menyerahkannya ke jasa pengiriman. Pesanan dengan uang muka masih menerima email permintaan pembayaran sisanya dalam batas waktu yang Anda tetapkan (maksimal 7 hari). Jika barang datang terlambat, gunakan Ubah tanggal. Pembeli hanya diberi tahu tanggal baru setelah Anda menyetujui pesan di Tugas, dan itu melalui templat otomatisasi bawaan yang nonaktif: selama templat masih nonaktif, sistem tidak memberi tahu pembeli secara otomatis dan Andalah yang memberi tahu mereka. Email pemberitahuan tanggal baru juga menjelaskan kepada pembeli cara meminta pembatalan jika tanggal baru tidak lagi cocok (tombol batal jika Anda mengizinkan mereka membatalkan sendiri, atau hubungi toko), dan mengingatkan bahwa toko yang memutuskan pengembalian dana, tidak ada dana yang kembali secara otomatis.
Pesanan pre-order yang masih menunggu barang datang tidak menghasilkan komisi referral (lihat artikel Program Referral Pelanggan).
- Manfaat: Anda melihat hasil penyerahan lebih dulu, urutannya adil, dan tidak perlu menghitung sendiri batch ini cukup untuk berapa orang.
5. Pengembalian dana dan uang muka ditentukan oleh Anda
Saat pesanan dibatalkan, barang dikembalikan untuk pembeli lain. Jika pelanggan sudah membayar, sistem membuat tugas pengembalian dana untuk pengulas yang Anda pilih. Email kepada pembeli dan judul tugas menyebut jumlah yang sudah diterima sebagai pembayaran pertama, baik pelunasan penuh maupun uang muka, karena apakah itu dikembalikan adalah keputusan Anda. Saat dibuka, bagian atas tugas memiliki blok Satu pesanan pre-order yang sudah dibayar dibatalkan, beserta pembeli, jumlah yang sudah dibayar, dan aturan pengembalian dana dari Anda sendiri. Anda mengembalikan uang melalui saluran Anda sendiri, klik Pengembalian dana pada pesanan untuk mencatatnya di buku, lalu kembali ke tugas, pilih Saya sudah mengembalikan dana dan catat keputusannya. Hanya memilih tanpa mengklik Pengembalian dana tidak mengubah buku. GTG CRM tidak mentransfer uang untuk Anda. Untuk pesanan uang muka yang pembelinya tidak melunasi sisanya tepat waktu, pesanan dibatalkan, barang kembali ke gudang, dan Anda menerima tugas untuk memilih Saya sudah mengembalikan dana atau Saya tidak mengembalikan (keputusan saya), tanpa ada pilihan yang sudah dipilihkan. Tugas menampilkan persis ketentuan yang disetujui pembeli saat memesan. GTG CRM tidak memutuskan penahanan uang dan tidak memeriksa apakah itu sesuai aturan: Anda menentukannya sendiri berdasarkan ketentuan Anda dan regulasi yang berlaku, dan sebaiknya tanyakan kepada konsultan Anda.
- Manfaat: tidak ada jumlah uang yang dikembalikan atau ditahan secara diam-diam, dan setiap keputusan tercatat dengan nama pengambil keputusan dalam riwayat.
Ruang Lingkup Saat Ini
- Hanya untuk website toko Anda sendiri. Pesanan pra-order di Shopee atau TikTok adalah pengaturan terpisah milik platform tersebut, bukan bagian dari fitur ini.
- Pesanan pra-order hanya dibayar secara online atau transfer bank, tidak ada pembayaran saat barang diterima, dan transfer selalu dikonfirmasi secara manual oleh Anda.
- Diaktifkan atau dinonaktifkan per produk, dengan jumlah maksimum yang Anda tentukan sendiri. Tidak ada jumlah tanpa batas.
- Tanggal perkiraan adalah estimasi Anda sendiri dan dapat Anda ubah, bukan komitmen pengiriman dari sistem.
- Secara default, pembeli membatalkan dengan menghubungi toko. Anda dapat mengizinkan mereka membatalkan sendiri hingga pesanan dikirim pada tahap Serahkan ke pembeli yang menunggu. Setelah itu pesanan tidak lagi berstatus pra-order dan tautan pembatalan tidak dapat digunakan lagi.
- Tidak ada pengembalian dana atau penahanan uang muka yang terjadi secara otomatis. GTG CRM tidak menentukan ketentuan, pengembalian dana, uang muka, atau cara pencatatan pembayaran di muka; semua itu adalah keputusan Anda.
Manfaat Bagi Bisnis
| Fitur | Manfaat nyata bagi Anda |
|---|---|
| Saklar per produk, disertai daftar tugas yang perlu dilakukan | Ketentuan, pengembalian dana, PPN semuanya merupakan pilihan Anda, tidak ada default diam-diam |
| Halaman produk menampilkan "Pra-order, perkiraan mulai {ngày}" | Lebih sedikit pesanan hilang hanya karena halaman bertuliskan "habis" |
| Ketentuan pra-order pada tahap pembayaran | Pelanggan harus mencentang kotak sudah membaca ketentuan sebelum memesan, dan sistem mencatat versi yang mereka setujui |
| Pesanan pra-order dipisahkan dari stok | Laporan gudang tetap akurat meskipun pesanan sudah diterima |
| Angka Còn phải mua dan file .xlsx | Mengetahui berapa banyak lagi yang perlu dipesan untuk pesanan yang sudah dibayar |
| Tinjau lalu kirim sesuai urutan pesanan yang sudah dibayar | Urutan jelas, tidak ada yang terlewat secara tidak sengaja |
| Tugas pengembalian dana dan penanganan uang muka | Setiap dana memiliki penanggung jawab keputusan dan tercatat |
Cocok Untuk Siapa?
- Pemilik toko yang menjual barang dari pemasok atau berdasarkan pesanan (keramik, barang impor, buku, peralatan...) dan memiliki website di GTG CRM.
- Manajer e-commerce yang ingin halaman produk tetap menerima pesanan saat stok belum ada tanpa mengacaukan stok.
- Penanggung jawab pembelian yang perlu mengetahui berapa banyak yang harus dipesan untuk batch berikutnya.
- Penyetuju pengembalian dana dan akuntan yang ingin setiap pengembalian atau penahanan dana memiliki penanggung jawab keputusan dan tercatat.
Bagaimana Cara Memulainya?
Mulai dengan satu produk. Anda memerlukan website yang sudah diterbitkan dan satu produk dengan baris stok di gudang (jumlah 0 juga boleh). Buka produk di Penjualan & CRM ▸ Katalog ▸ Pusat produk, tab Informasi penjualan: kartu pra-order akan secara otomatis mendaftar setiap hal yang masih kurang, dengan satu tombol untuk setiap baris.
Uji coba gratis — tidak perlu kartu kredit.
