機能紹介
タスクは、たった1行の「やることリスト」だけで済むことはめったにありません。「製品発売の準備」は実際には10個の小さなタスクから成り立っています。「クライアントAとの契約締結」には、電話連絡、見積書の送付、契約締結のスケジュール調整などが含まれます。単純な「やることリスト」では、すべてを1行に詰め込んでどこまでやったか忘れてしまうか、目的が明確でない無数のバラバラなタスクを作ってしまうかのどちらかです。コミュニケーションはチャットやメールに分散し、上司に「誰が一番多くの仕事をこなしている？」と聞かれても、ただ推測するしかありません。
それは今日で終わりだ。
タスク管理2.0は、すべての機能を1か所に集約します。各タスクは、進捗状況が自動的に蓄積される2段階のサブタスクに分割でき、タスク内で直接チェックリスト、コメント、チームメイトへのリマインダー（@メンション）を設定できます。また、取引、製品、注文、請求書にリンクでき、各担当者の作業負荷を表示する分析タブも備えています。リストは再設計され、ステータスと期限に応じて色分けされているため、期限が迫っているタスクを簡単に確認できます。
企業が直面している問題
細分化できない平坦なToDoリスト― 大きなタスクが漠然とした一行で記載されているため、詳細を忘れやすい。
主要なタスクがどの程度完了したかが分からない――進捗報告は直感に基づいており、上司は現実を把握していない。
期限が近づいている、または期限を過ぎているタスクはありません。期限を記憶に頼っていると、気づかないうちにタスクを見落としてしまう可能性があります。
仕事関連のコミュニケーションはチャットやメールに分散しており、情報が失われ、関係者に通知されないことがある。
誰が過剰な業務を抱えているのかは不明瞭だ。業務配分が不均等で、従業員は過重労働に陥っているにもかかわらず、経営陣はそれに気づいていない。
タスク管理2.0は、タスクを構造化されたタスクツリーに変換し、色分けされた期限アラート、コミュニケーションスペース、透明性の高い指標などを備え、すべてがビジネスデータと密接に連携しています。
ハイライト
1. 2段階のサブタスクと、進捗状況の自動蓄積機能。
- タスクを細分化する：大きなタスクを、担当者、期限、ステータスをそれぞれ設定した小さなサブタスク（最大2レベル）に分割します。
- 自動進捗状況追跡：サブタスクが完了すると、親タスクの進捗状況が自動的に加算されます。パーセンテージを手動で更新する必要はありません。
- 進捗状況バーを見れば、どれだけ残っているかが一目でわかります。主要プロジェクトがどれだけ進んでいるかがすぐにわかるからです。
2. タスクを作成する際のチェックリスト。
- 明確なスタートを切るために、タスクを作成する際に手順のチェックリストを最初から追加しておきましょう。そうすれば、後から追加する必要がなくなります。
- 手順の漏れなし：やるべきことはすべてきちんと整理され、一箇所にまとめられているため、作業の進捗に貢献します。
3. システム標準化により完了しました。
- 信頼性の高い完了時間：ステータスと完了時間は、パーソナルコンピュータの時計ではなく、サーバーによって記録されるため、比較や報告のための一貫性のあるデータが得られます。
4. 取引、商品、注文、請求書へのリンク + Activity 360
- 関連オブジェクトのリンク：タスクを取引、製品、注文、または請求書に関連付けることで、どの商談/注文に関連するタスクなのかを把握できます。
- アクティビティ360 ：仕事に関するあらゆる出来事（誰が何をいつ行うか）を分かりやすく示すタイムライン。
- 追跡が簡単：取引や注文から、関連するタスクとそのステータスをすぐに確認できます。
5. リストのデザイン変更 — ステータスと期限別に色分け + 「今日」テーブル
- 色はステータスを示しています。「未着手」「進行中」「完了」「キャンセル済み」など、それぞれのステータスは微妙ながらも分かりやすいトーンで表現されています。
- 締め切りに関する警告は、その行に直接表示されます。間近に迫った締め切りはオレンジ色で、期限を過ぎた締め切りは赤色で強調表示されます。リストを見れば、どれを最初に処理する必要があるかがわかります。
- ページ上部の「今日」テーブルには、「期限切れ」「本日期限」「間もなく期限」「優先度高」「自分のタスク」などの事前フィルタリングされたオプションが含まれており、これをクリックすると、フィルタリングされたリストに直接移動します。
💡 一日の優先順位をつけた計画が必要ですか？ 「AI提案」をクリックすると、アシスタントがタスクを適切な順序に並べ替えてくれます（この機能はクレジットを使用します）。
6. 仕事関連の事柄についてコメントし、チームメイトをメンション（@mention）する。
- コミュニケーションは目の前の課題に直接焦点を当てるべきである。すべての議論は作業そのものと並行して行われるべきであり、チャットやメールに脱線してはならない。
- チームメイトの名前をメンションする（@メンション） ：
@を入力してチームメイトを選択します。メンションされた名前は明るい青色で表示され、その人はアプリですぐに通知を受け取ります。 - 必要に応じてメールアドレスを追加してください。オフラインのユーザーにも通知が届くように、メールでリマインダーを送信するオプションを有効にしてください。
7. 業務内訳表 ― 担当者別の業務量
- 瞬時の概要：タスクの総数、進行中のタスク、完了したタスク、期限切れのタスク、完了率、期限遵守率を、前期間との比較とともに表示します。
- 個人別業務量：このグラフは、誰が仕事過多で、誰が時間に余裕があるかを示しています。それに応じて業務を再配分してください。
- 人物をクリックすると、その人物の様々な作業内容を詳細に確認できます。
8. レビュアーとレポーター — 開始時刻と関連人物を含む、複数のレビュアーをサポートするようになりました
- 複数のレビュー担当者：複数の承認ステップが必要なタスクに、1人以上のレビュー担当者を割り当てます。
- レポーター：最終結果を追跡するためのタスクを作成／監視する人。
- 開始時刻と関係者：開始時刻を設定し、進捗状況を追跡できる関係者のリストを追加します。
9. ライブラリから添付して内部リンクを挿入する
- メディアライブラリから添付：ワークスペース全体から既存のファイル/画像を選択します。コンピューターから再アップロードする必要はありません。
- 内部リンクを挿入：ウェブサイト、ランディングページ、ワークスペースの投稿にリンクをすばやく添付できます。URLを手動で貼り付ける必要はありません。
10. タスクを自動化する — タスクの割り当て、ステータスの変更、完了、メールによるリマインダーの送信。
- 自己割り当て：イベント（取引の移行、新規注文など）が発生した際に、適切な担当者にタスクを自動的に作成／割り当てるプロセス。
- ステータス変更／完了通知：ステータスの変更または完了が発生した際に、関係者に自動的に通知します。
- メンション時のメール送信：これを有効にすると、@メンションで言及されたユーザーに追加のメールが送信されます。タスクの自動化タブでオン/オフを切り替えてください。
- これらのシナリオはオートメーションリポジトリに格納されています（オートメーションに関する記事を参照してください）。
企業にとってのメリット
サブタスクと自動進捗状況追跡— 主要タスクは明確に分割され、進捗状況は透明性が高く、手動での更新は不要です。
色分けされたToDoリストと「今日の予定」ボード— 近日予定のタスクや期限切れのタスクをすぐに確認でき、仕事のスタートをスムーズに切ることができます。
コメント＋メンション（@メンション） — やり取りは簡潔に、適切な相手に伝えましょう — 誤った情報は伝えないでください
個人のパフォーマンス分析― 過負荷状態にある人を特定し、速やかにリソースを再配分する。
複数のレビュー担当者／報告者― 明確な責任分担、必要に応じて複数の承認手順。
ライブラリから添付 + 内部リンク— ワークスペースのリソースを再利用し、システムから離れないでください。
取引/製品/注文/請求書とアクティビティ360を添付— すべてのタスクはビジネスデータにリンクされているため、簡単に追跡できます。
タスクを自動化する― 作業の取りこぼしをなくし、手動でのリマインダーを減らす。
どのような人に適していますか？
- 営業チームは、各取引に関する多くの業務（電話対応、見積もり作成、契約締結のアポイントメント設定など）を管理します。
- 運用・プロジェクトチームは、大きなタスクをより小さなタスクに分割し、タスクの実施中は即座にコミュニケーションを取り、進捗状況を綿密に追跡する必要がある。
- 管理者は、一人ひとりに個別に尋ねるのではなく、各従業員の業務量を把握し、正確な進捗状況を報告する必要がある。
どうすれば始められますか？
CRM → タスクに移動し、タスクを作成してチェックリストとサブタスクを追加し、関連する取引/注文にリンクします。次に、チームメイトをメンションするコメントを投稿し、分析タブを開きます。タスク管理2.0のステップバイステップガイドを参照し、タスクを自動的に実行する方法の詳細については、自動化に関する説明を参照してください。
無料でお試しください。クレジットカードは不要です。
