Kenmerken Overzicht
De keramiek-vaas die je bij de werkplaats hebt besteld, komt nog drie weken. Ondertussen komt een klant op je website en wil kopen, maar op de productpagina staat alleen "uitverkocht". De klant kan dan naar een andere winkel gaan. Of je neemt de bestelling aan via een bericht, schrijft het in een notitieboek, ontvangt een aanbetaling per overboeking, of voert zomaar een voorraadaantal in zodat de website de bestelling accepteert. Wanneer de vaas binnenkomt, klopt het notitieboek niet met de voorraad, en weet je niet zeker hoeveel je nog moet bijbestellen of wie er eerder besteld heeft.
Met Vooraf bestellen op je website toont de productpagina van je winkel Vooraf bestellen, verwachte levering vanaf {ngày} in plaats van "uitverkocht". De koper leest de voorwaarden van je winkel, betaalt (volledig of met een aanbetaling) direct op de website, en jij ziet elke bestelling die op de levering wacht in een eigen overzicht, los van de voorraad. Komt de vaas pas over drie weken? De productpagina accepteert nog steeds betaalde bestellingen, en de voorraad blijft het juiste aantal tonen dat je daadwerkelijk hebt. Hiervoor heb je vier dingen nodig:
- Per product inschakelen, met een maximaal aantal en een verwachte datum die je zelf instelt.
- De koper laten zien wat de verwachte datum en de voorwaarden van je winkel zijn voordat hij betaalt.
- Weten hoeveel je nog moet inkopen bij de leverancier, zonder het echte voorraadaantal aan te passen.
- Zelf beslissen over alle terugbetalingen en aanbetalingen: het systeem herinnert je eraan, maar betaalt niets automatisch terug en houdt niets automatisch in.
Problemen Waar Bedrijven Mee Kampen
| Oude werkwijze | Gevolg |
|---|---|
| De website laat "uitverkocht" staan tot de levering binnen is | Klanten die vandaag willen kopen, gaan naar een andere winkel, en de bestelling is verloren voordat de goederen binnenkomen |
| Bestellingen aannemen via berichten en een notitieboek | Lastig vast te stellen wie er besteld heeft, wie er heeft betaald en wie eerder bestelde |
| Een "fictief" voorraadaantal invoeren zodat de website bestellingen accepteert | Er is al verkocht wat nog niet echt aanwezig is, en het voorraadoverzicht klopt niet meer |
| Levertijd, aanbetaling en terugbetaling afspreken via berichten | Iedere partij onthoudt het anders, en de winkel heeft geen versie van de voorwaarden die de klant heeft gelezen |
| Schatten hoeveel er nog bij de leverancier besteld moet worden | Te weinig besteld betekent lang wachten voor klanten, te veel besteld betekent voorraad die blijft liggen |
GTG CRM brengt vooraf geplaatste bestellingen, ontvangen bedragen, het aantal dat nog besteld moet worden en alle beslissingen over terugbetalingen samen op één plek met je producten en verkooporders.
Belangrijkste Kenmerken
1. Je schakelt per product in en bepaalt zelf de regels
Ga naar Verkoop & CRM ▸ Catalogus ▸ Productcentrum, open het product om te bewerken, ga naar het tabblad Verkoopinformatie en zoek de kaart Vooraf bestellen op uw website. De schakelaar staat standaard op Uit en kan niet meteen worden ingeschakeld. De kaart somt op wat nog ontbreekt, met elke regel een eigen knop: de tekst van de voorwaarden, de tekst over terugbetaling, de goedkeurder van terugbetalingen (als u de enige in de winkel bent, kies uzelf), een voorraadlocatie (voorraad 0 mag ook), de website is gepubliceerd, een vooruitbetalingsmethode, en de twee velden Aantal dat u ontvangt en Verwacht vanaf (met een eigen opslaanknop). Winkels in Vietnam moeten de voorwaarden ook in het Vietnamees schrijven voordat de schakelaar kan worden ingeschakeld. Binnen de kaart staat een lijst met herinneringen aan wat verkoopvoorwaarden meestal bevatten (levertijd, betaal- en terugbetalingswijze, retourneren en terugbetalen met termijn en wie de kosten draagt, hoeveelheidslimieten, klachtenprocedure, geldigheid van aanbiedingen). Deze lijst is alleen ter herinnering: er wordt geen tekst aan uw inhoud toegevoegd en geen punt is verplicht om in te schakelen. U schrijft ook zelf een bevestigingszin dat u hebt gecontroleerd hoe vooruitbetalingen vóór de levering worden verwerkt, en kiest zelf de btw-optie van het product. Er is geen vooraf ingevulde inhoud en GTG CRM stelt geen standaardwaarden voor. Het systeem registreert alleen dat u een beslissing heeft genomen, met naam en tijdstip.
Nadat de schakelaar aan staat, stelt u verder in hoelang een onbetaalde bestelling wordt vastgehouden (maximaal 72 uur; na afloop wordt de bestelling automatisch geannuleerd, ook bestellingen met bankoverschrijving die u nog niet heeft bevestigd), het maximale aantal per bestelling, en de vorm: Direct volledig betalen of Direct aanbetalen, rest later betalen. Bij een aanbetaling kiest u een vast bedrag of een percentage van de prijs (eventueel met een minimumbedrag), voert u zelf het aantal dagen in waarbinnen de rest moet worden betaald, van 1 tot 7 dagen (er staat geen aantal dagen vooraf ingesteld; zonder invoer kan de schakelaar niet aan), en beschrijft u in uw eigen woorden wat er met de eerste betaling gebeurt als de bestelling wordt geannuleerd. Een regel direct onder het invoerveld berekent het bedrag, bijvoorbeeld bij een product van 5.000.000 ₫ en een aanbetaling van 15% met een minimum van 500.000 ₫: de klant betaalt 750.000 ₫ nu en 4.250.000 ₫ later (exclusief verzendkosten; in de betaalstap ziet de koper het werkelijke saldo).
- Voordeel: u opent vooraf bestellen voor precies de producten die u wilt, met de regels van uw eigen winkel. U houdt de bestellingen zonder een standaardregel van de software te moeten accepteren.
Een stapsgewijze handleiding met afbeeldingen vindt u in het artikel Gebruikershandleiding: Vooraf bestellen op uw website met GTG CRM.
2. Koper ziet de verwachte datum en voorwaarden vóór betaling
Op de website van de winkel heeft de koper geen GTG CRM-account nodig. Hij ziet de prijs en Vooraf bestellen, verwacht vanaf {ngày}, en voegt het product toe aan het winkelwagentje. Bij het afrekenen verschijnt een blok Voorwaarden vooraf bestellen: de voorwaarden van de winkel worden direct op de pagina getoond, een vakje Ik heb de voorwaarden van de winkel gelezen moet worden aangevinkt voordat de bestelknop werkt, samen met het bedrag dat nu wordt betaald, het bedrag dat later wordt betaald en uw terugbetalingsregels. Bij aanbetalingen is het bedrag dat later wordt betaald het werkelijke saldo van de bestelling: nadat de koper de verzendmethode heeft gekozen, is dit inclusief verzendkosten. Het systeem registreert de versie van de voorwaarden die de koper bij het bestellen heeft geaccepteerd. Er wordt online of via bankoverschrijving betaald; betaling bij ontvangst is niet mogelijk voor vooraf bestelde producten. De bestelpagina van de koper toont Wachten op levering, verwacht vanaf {ngày} en het reeds betaalde bedrag; bij aanbetalingen komt daar Resterend saldo te betalen bij.
Giỏ có cả hàng sẵn và hàng đặt trước vẫn là một đơn, giao cùng nhau khi hàng về, và người mua có thể bỏ dòng đặt trước để nhận phần còn lại sớm. Khi hết số lượng bạn đã mở, hoặc khi bạn tắt, trang sản phẩm và danh sách quay về như một sản phẩm hết hàng bình thường, không hiện con số giới hạn. Khách đã để sẵn sản phẩm trong giỏ sẽ được báo ở bước đặt hàng rằng sản phẩm đã hết suất đặt trước, kèm liên hệ cửa hàng.
- Voordeel: klanten weten wat ze kopen, wanneer de producten binnenkomen en wat de winkel vooraf bepaalt voordat ze geld overmaken. De bestelling blijft behouden, en klanten moeten het vakje voor gelezen voorwaarden aanvinken voordat ze kunnen vooraf bestellen.
3. Voorraad klopt, en u weet hoeveel u nog moet inkopen
Vooraf bestelde orders zijn geen voorraad in het magazijn: het voorraadaantal, het gereserveerde aantal en het verkoopbare aantal blijven gelijk. De bestellingen vindt u onder Operatie ▸ Handel ▸ Verkooporders, in het laatste tabblad Vooraf bestellen. Per product en variant ziet u In afwachting, Betaald (aanbetalingen tellen als betaald), Onbetaald, Nog in te kopen (het aantal eenheden van betaalde bestellingen, inclusief aanbetalingen, min het aantal dat al in het magazijn ligt en voor deze bestellingen wordt gebruikt; onbetaalde bestellingen worden niet meegeteld) en Op voorraad, met de knop Download .xlsx. In de bestellijst krijgen deze bestellingen de status Vooraf bestellen.
Als klanten overmaken naar de bankrekening van de winkel, ziet het systeem het geld niet automatisch. Zodra u het geld op de rekening ziet, klikt u op Ontvangst overboeking bevestigen, vult u het bedrag en de datum van ontvangst in. Alleen een gebruiker met het recht om betalingen vast te leggen kan dit doen, en de bestelgeschiedenis laat zien wie heeft bevestigd, hoeveel en op welke datum. Bestellingen betaald via een betaalprovider die bevestiging terugstuurt, worden automatisch bevestigd.
- Voordeel: u hoeft de virtuele voorraad niet meer handmatig bij te werken of bestellingen na te tellen in een logboek, en u weet hoeveel u nog extra moet bestellen voor de betaalde orders. Vooraf verkopen en toch een kloppende voorraad.
4. Hàng về, giao theo thứ tự đơn đã thanh toán
Khi nhận hàng vào kho, một thông báo cho biết có bao nhiêu đơn vị đã thanh toán đang chờ lô này, kèm liên kết Mở Đặt trước. Phần Xem trước liệt kê sẵn từng dòng điều sắp xảy ra, chưa thay đổi gì. Đọc xong, bấm Giao cho người mua đang chờ và xác nhận. Hàng phải được nhập vào đúng kho mà đơn lấy hàng. Mặc định, đơn đã thanh toán cũ nhất được giao trước, đơn chưa thanh toán không bao giờ được tính, và nếu một đơn lớn hơn số hàng còn lại thì lượt giao dừng tại đơn đó, để không ai bị bỏ qua nhầm. Kết quả hiển thị lại từng đơn: Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, đơn chưa đến lượt ghi Vẫn đang chờ, và cuối kết quả có dòng Đang chờ: N đơn vị. Còn phải mua: M đơn vị. Bấm lại ngay sau đó sẽ không thay đổi gì. Đơn đã giao đi tiếp như mọi đơn website khác: bạn xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển. Đơn đặt cọc còn nhận thêm email yêu cầu thanh toán phần còn lại trong thời hạn bạn đặt (tối đa 7 ngày). Hàng về chậm thì dùng Dời ngày. Người mua chỉ được báo ngày mới sau khi bạn duyệt tin nhắn ở Nhiệm vụ, và việc này đi qua một mẫu tự động hóa mặc định tắt: khi mẫu còn tắt, hệ thống không tự báo người mua và bạn tự thông báo cho họ. Email báo ngày mới cũng cho người mua biết cách xin hủy nếu ngày mới không còn phù hợp (nút hủy nếu bạn cho phép họ tự hủy, hoặc liên hệ shop), và nhắc rằng shop quyết định việc hoàn tiền, không có khoản nào tự động được hoàn.
Đơn đặt trước còn đang chờ hàng về thì không phát sinh hoa hồng giới thiệu (xem bài Chương Trình Giới Thiệu Khách Hàng).
- Lợi ích: bạn thấy trước kết quả giao, thứ tự công bằng, và không phải tự đếm xem lô hàng này đủ cho bao nhiêu người.
5. Hoàn tiền và tiền cọc do bạn quyết định
Khi đơn bị hủy, hàng trả về cho người mua khác. Nếu khách đã trả tiền, hệ thống tạo cho người duyệt một nhiệm vụ hoàn tiền mà bạn đã chọn. Email gửi người mua và tiêu đề nhiệm vụ gọi số tiền đã nhận là khoản thanh toán đầu tiên, dù đó là trả đủ hay đặt cọc, vì việc nó được trả lại hay không là quyết định của bạn. Mở ra, đầu nhiệm vụ có khối Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy, kèm người mua, số tiền đã trả và quy định hoàn tiền của chính bạn. Bạn trả lại tiền bằng kênh của mình, bấm Hoàn tiền trên đơn để ghi vào sổ, rồi quay lại nhiệm vụ, chọn Tôi đã hoàn tiền và ghi nhận quyết định. Chỉ chọn mà không bấm Hoàn tiền thì sổ không thay đổi. GTG CRM không chuyển tiền thay bạn. Với đơn đặt cọc mà người mua không trả phần còn lại đúng hạn, đơn bị hủy, hàng về lại kho và bạn nhận một nhiệm vụ để chọn Tôi đã hoàn tiền hoặc Tôi không trả lại (quyết định của tôi), không có lựa chọn nào được chọn sẵn. Nhiệm vụ hiển thị nguyên văn điều khoản người mua đã chấp nhận khi đặt. GTG CRM không quyết định việc giữ lại tiền và không kiểm tra việc đó có phù hợp quy định hay không: bạn tự xác định theo điều khoản của mình và quy định hiện hành, và nên hỏi ý kiến người tư vấn của bạn.
- Lợi ích: không khoản tiền nào bị hoàn hay giữ lại một cách âm thầm, và mỗi quyết định đều có tên người quyết định trong lịch sử.
Phạm Vi Hiện Nay
- Alleen voor de website van je eigen shop. Vooraf bestelde producten op Shopee of TikTok vallen onder de eigen schakelaar van het platform en niet onder deze functie.
- Vooraf bestelde orders worden alleen online of via bankoverschrijving betaald, er is geen betaling bij ontvangst, en overschrijvingen bevestig je altijd zelf handmatig.
- Je schakelt dit per product in of uit, met een maximumaantal dat jij instelt. Een onbeperkt aantal is niet mogelijk.
- De verwachte datum is jouw inschatting, die je kunt verschuiven. Het is geen leveringsbelofte van het systeem.
- Standaard annuleert de koper door contact op te nemen met de shop. Je kunt hen toestaan zelf te annuleren tot de bestelling de stap Overgedragen aan koper in afwachting bereikt. Vanaf dat moment is de bestelling geen vooraf bestelde bestelling meer en werkt de annuleringslink niet meer.
- Er vindt nooit automatisch een terugbetaling of het vasthouden van een borg plaats. GTG CRM bepaalt niet de voorwaarden, terugbetalingen, aanbetalingen of de boekhoudkundige verwerking van vooraf ontvangen geld; die beslissingen liggen bij jou.
Voordelen voor Je Bedrijf
| Functie | Praktisch voordeel voor jou |
|---|---|
| Schakelaar per product, met takenlijst | Voorwaarden, terugbetalingen en btw zijn jouw keuze, er gelden geen stille standaardinstellingen |
| Productpagina toont "Vooraf bestellen, verwacht vanaf {ngày}" | Minder gemiste bestellingen omdat de pagina "uitverkocht" toont |
| Voorwaarden voor vooraf bestellen bij het afrekenen | Klanten moeten het vakje voor het gelezen hebben van de voorwaarden aanvinken om te bestellen, en het systeem registreert welke versie ze hebben geaccepteerd |
| Vooraf bestelde orders gescheiden van voorraad | Voorraadrapporten blijven kloppen ook als er bestellingen binnenkomen |
| Getal Nog in te kopen en .xlsx-bestand | Je weet hoeveel je extra moet bestellen voor de betaalde orders |
| Voorvertoning en levering in de volgorde van betaalde orders | Duidelijke volgorde, niemand wordt per ongeluk overgeslagen |
| Taken voor terugbetaling en het verwerken van borgen | Elk bedrag heeft een beslisser en wordt vastgelegd |
Voor Wie Is Dit Bedoeld?
- Shopeigenaren die inkopen bij leveranciers of op bestelling werken (keramiek, ingekochte goederen, boeken, apparatuur...) en een website in GTG CRM hebben.
- E-commercemanagers die willen dat productpagina's bestellingen blijven ontvangen wanneer er nog geen voorraad is, zonder de voorraadcijfers te verstoren.
- Inkoopverantwoordelijken die moeten weten hoeveel ze bij de volgende lading moeten bestellen.
- Terugbetalingsgoedkeurders en boekhouders die willen dat elke terugbetaling of borg een beslisser heeft en wordt vastgelegd.
Hoe Begin Je?
Begin met één product. Je hebt een gepubliceerde website nodig en een product met een voorraadregel in het magazijn (een aantal van 0 is ook goed). Open het product via Verkoop & CRM ▸ Catalogus ▸ Productcentrum, tabblad Verkoopinformatie: de kaart voor vooraf bestellen somt zelf op wat er nog ontbreekt, met per regel een knop.
Gratis proefperiode — geen creditcard nodig.
