Se soočate s to težavo?
Anh Dũng ima v Ho Chi Minh Cityju storitveno podjetje z 18 zaposlenimi. Vsak konec meseca njegova računovodkinja porabi skoraj dva dni za datoteko Excel: vnaša plače, izračunava socialne prispevke, preverja progresivne davke na dohodek in nato vnaša številke v računovodski program. Ena sama napaka v davčni lestvici povzroči napačno celotno tabelo, kar odkrije šele, ko se zaposleni pritožijo.
Preizkusil je program za izračun plač, a se je soočil z nasprotno težavo: ni videl, katere stopnje in pragove program uporablja, in ga ni mogel popraviti. Ko se je minimalna plača v regiji spremenila sredi leta ali ko so se razmere v njegovem podjetju razlikovale od "privzetih", je moral poslati e-poštno sporočilo ponudniku in čakati. Ujet je bil med dvema skrajnostma: ročni izračuni so bili nagnjeni k napakam, uporaba programske opreme pa je pomenila izgubo nadzora.
Kaj si resnično želite doseči
Anh Dũng si želi srednjo pot: sistem, ki samodejno in pravilno izračunava plače, vendar je transparenten in prilagodljiv – da lahko on (in njegova računovodkinja) natančno vidi, katere zakonske določbe se uporabljajo, od kod izvirajo številke in da jih lahko po potrebi sam spremeni, ne da bi moral čakati na koga. Želi si, da bi se pri zaključku plač stroški dela samodejno knjižili v računovodski program, na prave račune in za pravo obdobje – brez drugega ročnega vnašanja. In če bi njegovo podjetje v prihodnosti odprlo podružnico v tujini, želi uporabljati enak sistem, ne pa kupiti dodatne programske opreme.
Z drugimi besedami: avtomatizacija za zmanjšanje napak, a še vedno ohranjen nadzor nad številkami.
Kako vam GTG CRM pomaga pri tem
GTG CRM postavi modul Kadri & Plače neposredno ob prodajo in računovodstvo, zasnovan pa je po principu "vi obvladujete številke":
Vnaprej pripravljena nacionalna zbirka podatkov s citati. Izberite Vietnam (ali eno od mnogih drugih držav, ki jih je GTG vnaprej pripravil), sistem bo že vseboval socialne prispevke, davke na dohodek, minimalne plače v regiji in metode obračunavanja od začetka leta. Vsaka prikazana številka ima vir in leto uporabe – Anh Dũng ve, na čem temelji.
Vsako številko lahko vidite in sami spremenite. V nastavitvah izračuna plač lahko odprete kateri koli element (stopnjo, prag, razred, zgornjo mejo), ga spremenite glede na dejansko stanje v vašem podjetju; naslednje plačilno obdobje bo to že uporabljeno. Niste zadovoljni? Z enim klikom ga vrnite na privzeto, da se vrnete k številkam, ki jih je zagotovil GTG.
Vsaka sprememba je sledljiva. Kdo je spremenil katero stopnjo, iz katere stare vrednosti v novo – vse je zabeleženo. To so podatki, ki vplivajo na dejanske plače, zato mora obstajati revizija.
Zaključek plač pomeni samodejno knjiženje. Ko zaključite plačilno obdobje, se knjižba stroškov dela neposredno prenese v glavno knjigo (D stroški dela / K obveznosti do zaposlenih + prispevki), tako kot se obračunavajo računi – konec ročnega prepisovanja.
Ključna točka glede odgovornosti: GTG ne "potrjuje namesto" Anh Dũnga zakonskih številk, da bi ga nato pustil nositi posledice, če pride do napake. GTG ponuja transparentne, navedene in prilagodljive privzete nastavitve – vi (ali vaša računovodkinja) pa jih pregledate, prilagodite in obvladujete končne številke. Tako naj deluje profesionalni sistem za izračun plač: orodje skrbi za izračune in knjiženje, lastnik podjetja obdrži pravico odločanja.
Rezultati, ki jih boste dosegli
Manj napak, manj izgubljenega časa: samodejni izračun plač + socialnih prispevkov + davkov na dohodek, zaključeno v nekaj minutah namesto dveh dneh v Excelu.
Mirnost in nadzor: jasno vidite vsako zakonsko določbo, veste, od kod izvira, jo sami prilagodite ob spremembi zakona – brez čakanja na ponudnika.
Revizijski sled: vse spremembe stopenj so zabeležene, transparentne za računovodstvo in ob obračunu.
Ni drugega ročnega prepisovanja: stroški dela se samodejno knjižijo na pravi račun, za pravo obdobje.
Pripravljeni za širitev: enoten, skladen sistem za izplačilo plač za Vietnam in druge države.
Oglejte si vse funkcije v članku Upravljanje človeških virov in izplačilo plač ali sledite navodilom po korakih za uporabo Upravljanja človeških virov in izplačila plač.
