Är det okej att sälja online utan faktura?

Under en period då skattemyndigheterna ökar sin tillsyn över e-handelsverksamhet, särskilt intäkter som genereras på e-handelsplattformar, har frågan "Är det okej att sälja online utan att utfärda faktura?" inte längre bara en teoretisk fråga utan har blivit en verklig juridisk risk för många hushållsföretag.

Denna artikel klargör skyldigheten att utfärda fakturor för online-säljare, tillämpliga juridiska grunder, tidpunkten för fakturering och de juridiska konsekvenserna av bristande efterlevnad.

Är det obligatoriskt att utfärda faktura vid online-försäljning?

Svar: Ja.

Enligt skattelagen och dess tillhörande förordningar om fakturor, måste alla transaktioner som involverar försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster som genererar intäkter leda till en faktura, oavsett:

• Försäljning online eller offline
• Försäljning på en e-handelsplattform eller via sociala medier
• Om kunden begär en faktura eller inte

Det faktum att "kunden inte begär en faktura" befriar inte från skyldigheten att utfärda en.

För hushållsföretag som säljer på e-handelsplattformar kontrolleras denna skyldighet ännu striktare eftersom data om beställningar, intäkter och kassaflöden lagras av plattformarna och tillhandahålls skattemyndigheterna enligt lag.

Läs mer: Måste intäkter från e-handelsplattformar deklareras?

Tillämpliga juridiska grunder för online-säljare

Två centrala juridiska dokument som online-säljare bör känna till:

• Förordning 123/2020/ND-CP: Definierar den allmänna juridiska ramen för fakturor och kvitton.
• Förordning 70/2025/ND-CP (ändrad och kompletterad): Klargör ansvaret för att utfärda elektroniska fakturor i e-handel, särskilt mekanismen för datakoppling med skattemyndigheterna.

Från och med 1 juli 2025 kommer utfärdandet av elektroniska fakturor för hushållsföretag som säljer på e-handelsplattformar inte längre att vara en rekommenderad process, utan blir ett obligatoriskt krav, övervakat genom dataavstämning mellan plattformen, transportören, banken och skattemyndigheterna.

Detta innebär:

• Om det finns en lyckad beställning men ingen motsvarande faktura, löper hushållsföretaget risk att bli begärt på en förklaring och få skatten fastställd.

Tidpunkt för utfärdande av faktura vid online-försäljning

En vanlig missuppfattning är att fakturor endast behöver utfärdas när betalning har mottagits. Denna tolkning är inte i enlighet med lagen.

Enligt gällande bestämmelser, tidpunkten för att upprätta en faktura är tidpunkten för överföring av äganderätten eller rätten att använda varorna, oavsett om betalning har mottagits eller inte.

Vid online-försäljning, denna tidpunkt förstås vanligtvis som:

• Beställningen har framgångsrikt levererats till kunden.
• Leverans med kontant betalning vid leverans (COD) eller förskottsbetalning ändrar inte skyldigheten att utfärda faktura.

Vissa modeller som använder kassasystem med datakoppling tillåts utfärda sammanfattande fakturor under dagen, men måste säkerställa:

• 100% av genererade intäkter registreras.
• Inga intäkter får skjutas upp till nästa period.

Leverans före fakturering eller fakturering med retroaktivt datum betraktas som att fakturan utfärdas vid fel tidpunkt.

Läs mer: Allt om elektroniska fakturor: När behöver de utfärdas, hur man hanterar fel

Bestraffas online-försäljning utan faktura?

Hur bestraffas online-försäljning utan faktura?

Ja, och straffen är nu betydligt hårdare än tidigare.

Enligt nya bestämmelser kan underlåtenhet att utfärda faktura vid försäljning leda till:

• Administrativa böter för överträdelser gällande fakturor.
• Skattetillägg på hela den faktiska genererade omsättningen.
• Ränta på förseningsavgifter för den efterskatt som påförs.

Utöver riskerna från skattemyndigheterna, står säljare även inför risker från själva e-handelsplattformen. I många fall kan säljarkontot blockeras eller få sin verksamhet begränsad om det fastställs att skatteplikterna inte uppfyllts.

Läs mer: Vanliga juridiska risker vid online-handel

Hur hanteras felaktigt utfärdade fakturor?

Från och med 1 juni 2025 kommer alla felaktigheter på elektroniska fakturor inte längre att hanteras genom annullering.

Beroende på felaktighetens art måste säljaren välja ett av två alternativ:

• Justeringsfaktura: Används när en del av innehållet (pris, skatt, antal...) behöver justeras.
• Ersättningsfaktura: Används när hela den felaktigt upprättade fakturan behöver ersättas.

Felaktigt val av hanteringsmetod kan leda till att fakturan blir ogiltig och direkt påverkar skattedeklarationen.

Läs mer: Sammanfattning av ersättningsfakturor och justeringsfakturor

Praktiska lösningar för online-säljare

I en situation där försäljningsdata blir alltmer transparent, är det säkraste tillvägagångssättet inte att "undvika fakturor", utan att standardisera processen från början.

Hushållsföretag som säljer online bör:

• Använda ett hanteringssystem som kan automatiskt utfärda elektroniska fakturor när en beställning är slutförd.
• Synkronisera data för beställningar – lager – intäkter – fakturor för att undvika avvikelser.
• Ha en färdig process för hantering av returer, återbetalningar, fakturajusteringar.

I praktiken väljer många hushållsföretag integrerade hanteringsplattformar som GTG CRM, som möjliggör:

• Automatisk utfärdande av elektroniska fakturor via MISA, S-Invoice.
• Automatisk upprättande av ersättningsfakturor vid returer.
• Integration och synkronisering av produkter från e-handelsplattformar.
• Hantering av produkter, lager, lagernivåer, leverantörer, beställningar, leveranser, fakturor och bokföringsdata i ett och samma system.

Detta tillvägagångssätt minskar risken för manuella fel och uppfyller krav på inspektion och avstämning vid behov.

GTG CRM automatiserar utfärdandet av elektroniska fakturor och synkroniserar produkter från e-handelsplattformar.

Slutsats

Att sälja online utan att utfärda faktura är inte längre en "småsak" i dagens läge.

Säljare behöver förstå:

• Att ha intäkter innebär en skyldighet att utfärda fakturor.
• Att inte utfärda fakturor minskar inte skatten som ska betalas, utan ökar endast risken för efterskatt och böter.
• Att standardisera processen från början är det enda sättet att bedriva en hållbar verksamhet.

I en tid då fast skatt (taxe forfaitaire) avskaffas och hushållsföretag övergår till deklaration baserad på faktiska intäkter, är den elektroniska fakturan inte bara en skyldighet, utan också ett verktyg som skyddar säljaren själv från framtida juridiska risker.