Är det okej att sälja online utan att utfärda en faktura?

Under en period då skattemyndigheterna intensifierar sin tillsyn av e-handelsverksamhet, särskilt intäkter som genereras på e-handelsplattformar, är frågan om "att sälja online utan att utfärda fakturor, vad händer då?" inte längre en teoretisk fundering utan har blivit en faktisk juridisk risk för många hushållsföretag.

Denna artikel klargör skyldigheten att utfärda fakturor för online-säljare, gällande rättsliga grunder, tidpunkten för fakturering och de juridiska konsekvenserna vid bristande efterlevnad.

Är det obligatoriskt att utfärda fakturor vid online-försäljning?

Svaret är: Ja.

Enligt skattelagen och dess tillhörande regelverk om fakturor, måste alla försäljningar av varor och tillhandahållande av tjänster som genererar intäkter resultera i en faktura, oavsett:

• Online- eller offline-försäljning
• Försäljning på e-handelsplattformar eller via sociala medier
• Om kunden begär en faktura eller inte

Att "kunden inte begär en faktura" befriar inte från skyldigheten att utfärda en faktura.

För hushållsföretag som säljer på e-handelsplattformar kontrolleras denna skyldighet ännu striktare, eftersom plattformarna lagrar orderdata, intäkter och kassaflöden och tillhandahåller dessa till skattemyndigheterna enligt lagens krav.

Läs mer: Ska intäkter från e-handelsplattformar deklareras för skatt?

Gällande rättsliga grunder för online-säljare

Två viktiga rättsliga dokument som online-säljare bör känna till:

• Förordning 123/2020/ND-CP: Fastställer den allmänna rättsliga ramen för fakturor och verifikationer.
• Förordning 70/2025/ND-CP (ändringar och tillägg): Klargör skyldigheten att utfärda elektroniska fakturor i e-handelsverksamhet, särskilt mekanismen för dataöverensstämmelse med skattemyndigheterna.

Från och med 01/07/2025 är utfärdandet av elektroniska fakturor för hushållsföretag som säljer på e-handelsplattformar inte längre en rekommenderad process, utan blir ett obligatoriskt krav, övervakat genom dataavstämning mellan plattformar, transportföretag, banker och skattemyndigheter.

Detta innebär:

• Om det finns en lyckad order men ingen motsvarande faktura, riskerar hushållsföretag att begäras på förklaring och få skatten fastställd.

Tidpunkt för utfärdande av faktura vid online-försäljning

En vanlig missuppfattning är att man bara behöver utfärda en faktura när betalningen har mottagits. Denna tolkning är inte korrekt enligt lagen.

Enligt gällande bestämmelser är tidpunkten för utfärdande av faktura tidpunkten för överföring av äganderätt eller nyttjanderätt till varan, oavsett om betalningen har mottagits eller inte.

Vid online-försäljning förstås denna tidpunkt vanligtvis som:

• Ordern har levererats framgångsrikt till kunden
• Leverans mot postförskott eller förskottsbetalning ändrar inte skyldigheten att utfärda faktura

Vissa modeller som använder kassasystem med dataanslutning tillåts utfärda samlade dagliga fakturor, men måste säkerställa att:

• 100 % av genererade intäkter registreras
• Detta inte skjuts upp till nästa period

Leverans före fakturering eller retroaktiv fakturering betraktas som utfärdande av faktura vid fel tidpunkt.

Läs mer: Allt om elektroniska fakturor: När behöver man utfärda, hur hanterar man fel

Straffas man för att inte utfärda fakturor vid online-försäljning?

Hur straffas man för att inte utfärda fakturor vid online-försäljning?

Ja, och straffnivåerna är nu mycket högre än tidigare.

Enligt de nya bestämmelserna om påföljder kan underlåtenhet att utfärda fakturor vid försäljning leda till:

• Administrativa påföljder för brott mot fakturaregler
• Återkrav av skatt på hela den faktiska intäkten
• Ränta på försenad betalning för den återkrävda skatten

Utöver riskerna från skattemyndigheten står säljare även inför risker från själva e-handelsplattformarna. I många fall kan säljarkonton stängas eller begränsas om det fastställs att skattskyldigheter har brutits.

Läs mer: Vanliga juridiska risker vid onlinehandel

Hur hanterar man fall där en faktura har utfärdats felaktigt?

Från och med den 1 juni 2025 kommer alla fel i en e-faktura inte längre att kunna korrigeras genom att den makuleras.

Beroende på felens art måste säljaren välja en av två metoder:

• Justeringsfaktura: Tillämpas när en del av innehållet behöver justeras (pris, skatt, kvantitet etc.)
• Ersättningsfaktura: Tillämpas när hela den felaktigt utfärdade fakturan behöver ersättas

Att välja fel hanteringsmetod kan leda till att fakturan blir ogiltig och direkt påverka skattedeklarationen.

Läs mer: Sammanfattning av ersättningsfakturor och justeringsfakturor

Praktiska lösningar för online-säljare

I en tid då försäljningsdata blir alltmer transparent, är det säkraste tillvägagångssättet inte att "undvika fakturor", utan att standardisera processerna från början.

Småföretagare som säljer online bör:

• Använda ett hanteringssystem som kan automatiskt utfärda e-fakturor när en order är slutförd
• Synkronisera data för order – lager – intäkter – fakturor för att undvika avvikelser
• Ha en befintlig process för att hantera returer, återbetalningar, fakturajusteringar

I praktiken väljer många småföretagare integrerade hanteringsplattformar som GTG CRM, som möjliggör:

• Automatisk utfärdande av e-fakturor via MISA, S-Invoice
• Automatisk skapande av ersättningsfakturor vid returer
• Integration och synkronisering av produkter från e-handelsplattformar
• Hantering av produkter, lager, lagernivåer, leverantörer, beställningar, leveranser, fakturor och redovisningsdata i ett och samma system

Detta tillvägagångssätt minskar risken för manuella fel och uppfyller kraven på kontroll och avstämning vid behov.

GTG CRM utfärdar automatiskt e-fakturor och synkroniserar produkter från e-handelsplattformar

Slutsats

Att sälja online utan att utfärda fakturor är inte längre en "liten sak" i dagens läge.

Säljare måste förstå:

• Att ha intäkter innebär en skyldighet att utfärda fakturor
• Att underlåta att utfärda fakturor inte minskar skatten som ska betalas, utan ökar bara risken för återkrav och påföljder
• Att standardisera processerna från början är det enda sättet att bedriva hållbar verksamhet

I takt med att fasta skattesatser avskaffas och småföretagare går över till deklaration baserad på faktiska intäkter, är e-fakturor inte bara en skyldighet, utan också ett verktyg för att skydda säljaren själv från framtida juridiska risker.