Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Lấy số tổng đài trong phần mềm → bật trạng thái sẵn sàng nhận cuộc → gọi đi bằng bàn phím số ngay trên trình duyệt → nhận cuộc gọi đến → gọi nội bộ giữa các thành viên → tạo cuộc hội nghị và thêm người giữa cuộc gọi → bật ghi âm và đọc bản ghi thoại phân theo từng người nói → (với quốc gia có quản lý) nộp hồ sơ xác minh danh tính → theo dõi nhật ký, bảng điều khiển và trạng thái số.

Chuẩn bị trước

1. Tài khoản GTG CRM đã đăng nhập vào workspace của bạn — Nơi bạn thao tác toàn bộ tổng đài

2. Quyền quản lý cài đặt cuộc gọi (để lấy số & bật ghi âm) — Chỉ người có quyền mới lấy số và thay đổi cài đặt tổng đài

3. Số dư credit đủ dùng — Dùng để thuê số và trả cước gọi theo giây

4. Tai nghe có micro và trình duyệt Chrome/Edge/Firefox bản mới — Cần cho việc gọi/nghe ngay trên trình duyệt

5. Cho phép trình duyệt truy cập micro khi được hỏi — Không cấp quyền micro thì không nói được trong cuộc gọi

Bước 1 — Lấy số tổng đài (hoặc kết nối số có sẵn)

  1. Từ menu chính, mở module Call Center.
  2. Chọn tab Kết nối.
  3. Nhấn Lấy số → chọn quốc gia trong danh sách.
  4. Chọn một số điện thoại còn trống và gói thuê số (theo tháng) hiển thị kèm số credit sẽ trừ.
  5. Nhấn Xác nhận & thanh toán để kích hoạt số.
  6. (Tùy chọn nâng cao) Nếu đã có số riêng, chọn "Kết nối số có sẵn (nâng cao)" và nhập thông tin tài khoản thoại của bạn.

✅ Kết quả mong đợi: Số vừa lấy hiển thị trong danh sách "Số của bạn" ở trạng thái Active, kèm số ngày còn lại của gói. Số credit bị trừ đúng bằng số đã hiển thị trước khi xác nhận.

Lấy số tổng đài trong tab Kết nối

ℹ️ Với quốc gia có quản lý (cần KYC), bạn sẽ được yêu cầu xác minh danh tính trước — xem Bước 9. Số điện thoại Việt Nam (+84) hiện được cấp dưới dạng số quốc tế.

Bước 2 — Bật trạng thái Trực tuyến để sẵn sàng nhận/gọi

  1. Nhấp vào avatar của bạn ở góc trên bên phải.
  2. Chọn trạng thái Trực tuyến.

✅ Kết quả mong đợi: Biểu tượng trạng thái chuyển sang 🟢 Trực tuyến. Khi nghỉ, chuyển về Ngoại tuyến để không nhận cuộc gọi.

💡 Mẹo: Nhớ bật Trực tuyến đầu ca và tắt cuối ca để không bỏ lỡ cuộc gọi và không bị làm phiền khi bận.

Bước 3 — Gọi đi bằng bàn phím số (softphone)

  1. Nhấn nút Gọi điện để mở cửa sổ gọi.
  2. Ở tab Số điện thoại, chọn đầu số quốc gia rồi bấm bàn phím số để nhập số (hoặc dán số vào).
  3. Nhấn nút 📞 Gọi (màu xanh).
  4. Trong lúc gọi: xem/ghi chú thông tin khách, tạo việc cần làm nếu cần.
  5. Nhấn Kết thúc (màu đỏ) khi xong.

Bạn cũng có thể gọi nhanh bằng cách mở hồ sơ liên hệ có số điện thoại và nhấn biểu tượng điện thoại cạnh số.

✅ Kết quả mong đợi: Nghe thấy tín hiệu kết nối; khi khách bắt máy, đồng hồ đếm giây chạy. Sau khi cúp máy, cuộc gọi được ghi vào timeline của liên hệ và credit trừ đúng theo số giây thực tế.

Bàn phím số để gọi đi ngay trên trình duyệt

Bước 4 — Nhận cuộc gọi đến

  1. Đảm bảo bạn đang ở trạng thái 🟢 Trực tuyến.
  2. Khi có cuộc gọi đến, một thông báo hiện ở góc màn hình kèm tên khách (nếu số đã có trong CRM) hoặc số điện thoại (nếu là khách mới).
  3. Nhấn Trả lời (xanh) hoặc Từ chối (đỏ).
  4. Nếu là khách mới: trong lúc gọi, nhấn Thêm liên hệ để tạo hồ sơ mới (email, họ tên…), có thể tạo thêm việc cần làm để nhắc theo dõi. Liên hệ mới tự lưu vào CRM kèm số vừa gọi đến.

✅ Kết quả mong đợi: Cửa sổ cuộc gọi đến hiển thị đúng thông tin người gọi; sau khi kết thúc, cuộc gọi (và liên hệ mới nếu có) được lưu vào CRM.

Bước 5 — Gọi nội bộ giữa các thành viên

  1. Mở cửa sổ Gọi điện → chọn tab Gọi nội bộ.
  2. Tìm thành viên trong danh sách (được nhóm theo chức danh); xem trạng thái 🟢 online / 🟡 bận / 🔴 offline.
  3. Nhấn Gọi ở một thành viên đang online.
  4. Người kia nhận được cửa sổ chấp nhận/từ chối; khi họ nhận, hai bên nói chuyện ngay trên trình duyệt.

✅ Kết quả mong đợi: Cuộc gọi nội bộ kết nối thành công; chỉ những thành viên online mới có thể gọi được (nút Gọi bị mờ với người bận/offline). Cước gọi nội bộ tính 3 credits/giây.

Danh bạ gọi nội bộ theo chức danh, kèm trạng thái trực tuyến

Bước 6 — Tạo cuộc hội nghị & thêm người giữa cuộc gọi

  1. Trong lúc đang gọi (nội bộ hoặc với khách), nhấn nút Thêm người trong hộp thoại cuộc gọi.
  2. Chọn thành viên muốn mời vào cuộc gọi.
  3. Thành viên được mời nhận thông báo và tham gia; cuộc gọi trở thành hội nghị nhiều bên.
  4. Lặp lại để thêm người khác nếu cần.

✅ Kết quả mong đợi: Người được thêm tham gia được vào cuộc gọi, các bên đang gọi không bị rớt. Cuộc hội nghị vẫn được ghi âm nếu tính năng ghi âm đang bật.

Bước 7 — Bật ghi âm & Chuyển giọng nói thành văn bản

  1. Vào tab Kết nối → tìm thẻ Cài đặt cuộc gọi.
  2. Bật công tắc Ghi âm cuộc gọi để tự động ghi âm cuộc gọi vào/ra.
  3. Bật công tắc Chuyển giọng nói thành văn bản (Voice-to-Text) để tạo bản ghi thoại dạng chữ (công tắc này chỉ bật được khi Ghi âm đang bật).
  4. Nhấn Lưu thay đổi.

✅ Kết quả mong đợi: Cài đặt được lưu; từ đó các cuộc gọi mới sẽ được ghi âm (và tạo bản ghi thoại nếu đã bật Voice-to-Text).

Thẻ Cài đặt cuộc gọi: bật Ghi âm và Voice-to-Text

ℹ️ Ghi âm và Chuyển giọng nói thành văn bản là tùy chọn cho từng workspace; bạn có thể tắt bất cứ lúc nào.

Bước 8 — Nghe ghi âm & đọc bản ghi thoại theo từng người nói

  1. Mở Nhật ký cuộc gọi trong module Call Center.
  2. Nhấn vào một cuộc gọi đã hoàn tất để mở chi tiết.
  3. Dùng trình phát ghi âm để nghe lại cuộc gọi.
  4. Xem bản ghi thoại: nội dung hiển thị như một đoạn hội thoại, phân rõ ai nói câu nào theo thứ tự thời gian.

✅ Kết quả mong đợi: Nghe lại được cuộc gọi và đọc được bản ghi thoại phân theo từng người nói (ví dụ: nhân viên vs khách hàng), hỗ trợ tiếng Việt.

Trình phát ghi âm và bản ghi thoại phân theo người nói

ขั้นตอนที่ 9 — การยืนยัน KYC สำหรับหมายเลขในประเทศที่มีการควบคุม

(ใช้เฉพาะเมื่อคุณเลือกประเทศที่ต้องใช้การยืนยันตัวตนในขั้นตอนที่ 1)

  1. เมื่อเลือกประเทศที่มีการควบคุม ระบบจะแสดงปุ่ม ยืนยันก่อน
  2. กรอกแบบฟอร์ม ยืนยันตัวตน (KYC) ตามช่องที่กำหนด และอัปโหลดเอกสารหากจำเป็น
  3. กด ส่ง เพื่อยื่นคำร้อง
  4. ติดตามสถานะ: กำลังรออนุมัติ → อนุมัติแล้ว (หรือ ถูกปฏิเสธ พร้อมเหตุผล)
  5. เมื่อคำร้อง อนุมัติแล้ว ให้กลับไปเลือกหมายเลขและชำระเงินตามขั้นตอนที่ 1

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: คำร้องเปลี่ยนเป็น กำลังรออนุมัติ; ยังไม่ถูกหักเครดิตและยังไม่ได้รับการจัดสรรหมายเลข จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ หากถูกปฏิเสธ จะไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ

แบบฟอร์มยืนยันตัวตน (KYC)

ขั้นตอนที่ 10 — ติดตามบันทึก, แผงควบคุม & สถานะหมายเลข

  1. เปิด บันทึกการโทร: ค้นหาและกรองตามทิศทางการโทร, พนักงาน, สายที่ไม่ได้รับ; ดูระยะเวลา, ค่าใช้จ่าย และฟังซ้ำ
  2. เปิด แผงควบคุม: ดูปริมาณการโทร, อัตราการพลาดสาย, เวลารวม, ค่าใช้จ่ายรวม และสถิติตามพนักงานแต่ละคน
  3. กลับไปที่แท็บ การเชื่อมต่อ เพื่อ ต่ออายุ, ระงับชั่วคราว (สงวนหมายเลข), เชื่อมต่อใหม่ หรือ ยกเลิก หมายเลขเมื่อต้องการ

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: เห็นประวัติการโทรทั้งหมดและข้อมูลสรุป; หมายเลขโทรศัพท์เปลี่ยนสถานะอย่างถูกต้องหลังจากการดำเนินการแต่ละครั้ง (ยังใช้งานได้ / ถูกระงับ / ถูกยกเลิก)

บันทึกการโทรและแผงควบคุมของศูนย์บริการ

ตารางสรุปผลลัพธ์ที่คาดหวัง

รับหมายเลขศูนย์บริการ — หมายเลขอยู่ในสถานะ Active, หักเครดิตถูกต้องตามที่แสดง

โทรด้วยแป้นหมุน — เชื่อมต่อการโทร, นาฬิกานับถอยหลังทำงาน, บันทึกลงในไทม์ไลน์โดยอัตโนมัติ

รับสายเรียกเข้า — การแจ้งเตือนพร้อมข้อมูลผู้โทร, มีปุ่มรับ/ปฏิเสธ

โทรภายใน — โทรได้เฉพาะสมาชิกที่ออนไลน์; คิดค่าบริการ 3 เครดิต/วินาที

เพิ่มบุคคลในสาย — กลายเป็นการประชุมทางโทรศัพท์, ไม่มีใครหลุด

เปิดการบันทึก + Voice-to-Text — การโทรใหม่จะถูกบันทึกและสร้างการถอดเสียง

เปิดรายละเอียดการโทร — ฟังการบันทึกซ้ำ + อ่านการถอดเสียงที่แบ่งตามผู้พูด

ส่ง KYC — คำร้อง "กำลังรออนุมัติ", ยังไม่ถูกหักเครดิต, ยังไม่ได้รับหมายเลข

หมายเหตุ

  • เฉพาะผู้ที่มี สิทธิ์จัดการการตั้งค่าการโทร เท่านั้นที่สามารถรับหมายเลขและเปิด/ปิดการบันทึกได้
  • ค่าโทรคิด ตามวินาทีจริง: 5 เครดิต/วินาที สำหรับการโทรหาลูกค้า, 3 เครดิต/วินาที สำหรับการโทรภายใน; ระบบจะตรวจสอบเครดิตก่อนทำการโทร
  • ค่าใช้จ่าย เช่าหมายเลข (ตามแพ็กเกจรายเดือน) คิดแยกต่างหากจากค่าโทร และจะแสดงเสมอ ก่อนยืนยัน
  • หมายเลขโทรศัพท์เวียดนาม (+84) จะถูกจัดสรรในรูปแบบ หมายเลขสากล ในขณะนี้; คุณยังสามารถใช้หมายเลขในประเทศอื่นๆ ที่รองรับ หรือเชื่อมต่อกับหมายเลขที่มีอยู่แล้วได้
  • หากไม่ได้ยินเสียง: ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงไมโครโฟนของเบราว์เซอร์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต