Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Lấy số tổng đài trong phần mềm → bật trạng thái sẵn sàng nhận cuộc → gọi đi bằng bàn phím số ngay trên trình duyệt → nhận cuộc gọi đến → gọi nội bộ giữa các thành viên → tạo cuộc hội nghị và thêm người giữa cuộc gọi → bật ghi âm và đọc bản ghi thoại phân theo từng người nói → (với quốc gia có quản lý) nộp hồ sơ xác minh danh tính → theo dõi nhật ký, bảng điều khiển và trạng thái số.

Chuẩn bị trước

1. Tài khoản GTG CRM đã đăng nhập vào workspace của bạn — Nơi bạn thao tác toàn bộ tổng đài

2. Quyền quản lý cài đặt cuộc gọi (để lấy số & bật ghi âm) — Chỉ người có quyền mới lấy số và thay đổi cài đặt tổng đài

3. Số dư credit đủ dùng — Dùng để thuê số và trả cước gọi theo giây

4. Tai nghe có micro và trình duyệt Chrome/Edge/Firefox bản mới — Cần cho việc gọi/nghe ngay trên trình duyệt

5. Cho phép trình duyệt truy cập micro khi được hỏi — Không cấp quyền micro thì không nói được trong cuộc gọi

Bước 1 — Lấy số tổng đài (hoặc kết nối số có sẵn)

  1. Từ menu chính, mở module Call Center.
  2. Chọn tab Kết nối.
  3. Nhấn Lấy số → chọn quốc gia trong danh sách.
  4. Chọn một số điện thoại còn trống và gói thuê số (theo tháng) hiển thị kèm số credit sẽ trừ.
  5. Nhấn Xác nhận & thanh toán để kích hoạt số.
  6. (Tùy chọn nâng cao) Nếu đã có số riêng, chọn "Kết nối số có sẵn (nâng cao)" và nhập thông tin tài khoản thoại của bạn.

✅ Kết quả mong đợi: Số vừa lấy hiển thị trong danh sách "Số của bạn" ở trạng thái Active, kèm số ngày còn lại của gói. Số credit bị trừ đúng bằng số đã hiển thị trước khi xác nhận.

Lấy số tổng đài trong tab Kết nối

ℹ️ Với quốc gia có quản lý (cần KYC), bạn sẽ được yêu cầu xác minh danh tính trước — xem Bước 9. Số điện thoại Việt Nam (+84) hiện được cấp dưới dạng số quốc tế.

Bước 2 — Bật trạng thái Trực tuyến để sẵn sàng nhận/gọi

  1. Nhấp vào avatar của bạn ở góc trên bên phải.
  2. Chọn trạng thái Trực tuyến.

✅ Kết quả mong đợi: Biểu tượng trạng thái chuyển sang 🟢 Trực tuyến. Khi nghỉ, chuyển về Ngoại tuyến để không nhận cuộc gọi.

💡 Mẹo: Nhớ bật Trực tuyến đầu ca và tắt cuối ca để không bỏ lỡ cuộc gọi và không bị làm phiền khi bận.

Bước 3 — Gọi đi bằng bàn phím số (softphone)

  1. Nhấn nút Gọi điện để mở cửa sổ gọi.
  2. Ở tab Số điện thoại, chọn đầu số quốc gia rồi bấm bàn phím số để nhập số (hoặc dán số vào).
  3. Nhấn nút 📞 Gọi (màu xanh).
  4. Trong lúc gọi: xem/ghi chú thông tin khách, tạo việc cần làm nếu cần.
  5. Nhấn Kết thúc (màu đỏ) khi xong.

Bạn cũng có thể gọi nhanh bằng cách mở hồ sơ liên hệ có số điện thoại và nhấn biểu tượng điện thoại cạnh số.

✅ Kết quả mong đợi: Nghe thấy tín hiệu kết nối; khi khách bắt máy, đồng hồ đếm giây chạy. Sau khi cúp máy, cuộc gọi được ghi vào timeline của liên hệ và credit trừ đúng theo số giây thực tế.

Bàn phím số để gọi đi ngay trên trình duyệt

Bước 4 — Nhận cuộc gọi đến

  1. Pastikan Anda berada dalam status 🟢 Online.
  2. Saat ada panggilan masuk, sebuah notifikasi akan muncul di sudut layar beserta nama pelanggan (jika nomor sudah ada di CRM) atau nomor telepon (jika pelanggan baru).
  3. Tekan Jawab (hijau) atau Tolak (merah).
  4. Jika ini adalah pelanggan baru: selama panggilan, tekan Tambah Kontak untuk membuat profil baru (email, nama lengkap…), Anda juga bisa membuat tugas untuk mengingatkan tindak lanjut. Kontak baru akan otomatis tersimpan di CRM beserta nomor yang baru saja dihubungi.

✅ Hasil yang Diharapkan: Jendela panggilan masuk menampilkan informasi penelepon yang benar; setelah selesai, panggilan (dan kontak baru jika ada) akan disimpan ke CRM.

Langkah 5 — Panggilan Internal Antar Anggota

  1. Buka jendela Panggilan → pilih tab Panggilan Internal.
  2. Cari anggota dalam daftar (dikelompokkan berdasarkan jabatan); lihat status 🟢 online / 🟡 sibuk / 🔴 offline.
  3. Tekan Panggil pada anggota yang sedang online.
  4. Pihak lain akan menerima jendela terima/tolak; saat mereka menerima, kedua belah pihak dapat berbicara langsung di browser.

✅ Hasil yang Diharapkan: Panggilan internal berhasil terhubung; hanya anggota yang online yang dapat melakukan panggilan (tombol Panggil akan redup untuk yang sibuk/offline). Biaya panggilan internal adalah 3 kredit/detik.

Buku kontak panggilan internal berdasarkan jabatan, beserta status online

Langkah 6 — Membuat Panggilan Konferensi & Menambah Orang Selama Panggilan

  1. Selama panggilan (internal atau dengan pelanggan), tekan tombol Tambah Orang di kotak dialog panggilan.
  2. Pilih anggota yang ingin diundang ke panggilan.
  3. Anggota yang diundang akan menerima notifikasi dan bergabung; panggilan akan menjadi konferensi multi-pihak.
  4. Ulangi untuk menambahkan orang lain jika diperlukan.

✅ Hasil yang Diharapkan: Orang yang ditambahkan berhasil bergabung dalam panggilan, pihak yang sedang menelepon tidak terputus. Panggilan konferensi tetap direkam jika fitur perekaman aktif.

Langkah 7 — Mengaktifkan Perekaman & Transkripsi Suara ke Teks

  1. Buka tab Koneksi → cari kartu Pengaturan Panggilan.
  2. Aktifkan sakelar Rekam Panggilan untuk merekam panggilan masuk/keluar secara otomatis.
  3. Aktifkan sakelar Transkripsi Suara ke Teks (Voice-to-Text) untuk membuat transkrip percakapan dalam bentuk teks (sakelar ini hanya dapat diaktifkan jika Rekam aktif).
  4. Tekan Simpan Perubahan.

✅ Hasil yang Diharapkan: Pengaturan berhasil disimpan; selanjutnya, panggilan baru akan direkam (dan transkrip dibuat jika Voice-to-Text diaktifkan).

Kartu Pengaturan Panggilan: aktifkan Rekam dan Voice-to-Text

ℹ️ Perekaman dan Transkripsi Suara ke Teks adalah opsional untuk setiap workspace; Anda dapat menonaktifkannya kapan saja.

Langkah 8 — Mendengarkan Rekaman & Membaca Transkrip Berdasarkan Pembicara

  1. Buka Log Panggilan di modul Call Center.
  2. Klik pada panggilan yang sudah selesai untuk membuka detailnya.
  3. Gunakan pemutar rekaman untuk mendengarkan kembali panggilan.
  4. Lihat transkrip percakapan: konten ditampilkan seperti dialog, membedakan siapa yang mengatakan apa berdasarkan urutan waktu.

✅ Hasil yang Diharapkan: Panggilan dapat didengarkan kembali dan transkrip percakapan dapat dibaca berdasarkan pembicara (misalnya: staf vs pelanggan), mendukung bahasa Vietnam.

Trình phát ghi âm và bản ghi thoại phân theo người nói

Bước 9 — Xác minh KYC cho số ở quốc gia có quản lý

(Chỉ áp dụng khi bạn chọn một quốc gia yêu cầu định danh ở Bước 1.)

  1. Khi chọn quốc gia có quản lý, hệ thống hiện nút Xác minh trước.
  2. Điền biểu mẫu xác minh danh tính (KYC) theo các trường được yêu cầu và tải lên giấy tờ nếu cần.
  3. Nhấn Gửi để nộp hồ sơ.
  4. Theo dõi trạng thái: đang chờ duyệt → đã duyệt (hoặc bị từ chối kèm lý do).
  5. Khi hồ sơ đã duyệt, quay lại chọn số và thanh toán như Bước 1.

✅ Kết quả mong đợi: Hồ sơ chuyển sang đang chờ duyệt; chưa bị trừ credit và chưa cấp số cho tới khi được duyệt. Nếu bị từ chối, không phát sinh chi phí.

Biểu mẫu xác minh danh tính (KYC)

Bước 10 — Theo dõi nhật ký, bảng điều khiển & trạng thái số

  1. Mở Nhật ký cuộc gọi: tìm kiếm và lọc theo hướng gọi, nhân viên, cuộc nhỡ; xem thời lượng, chi phí và nghe lại.
  2. Mở Bảng điều khiển: xem khối lượng gọi, tỉ lệ nhỡ, tổng phút, tổng chi phí và thống kê theo từng nhân viên.
  3. Quay lại tab Kết nối để gia hạn, tạm ngắt (giữ chỗ số), kết nối lại hoặc bỏ hẳn số khi cần.

✅ Kết quả mong đợi: Thấy toàn bộ lịch sử cuộc gọi và số liệu tổng hợp; số điện thoại chuyển đúng trạng thái sau mỗi thao tác (còn hạn / đã ngắt / đã bỏ).

Nhật ký cuộc gọi và bảng điều khiển tổng đài

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Lấy số tổng đài — Số hiện trạng thái Active, trừ đúng credit đã hiển thị

Gọi bằng bàn phím số — Kết nối cuộc gọi, đồng hồ đếm giây chạy, tự lưu vào timeline

Nhận cuộc gọi đến — Thông báo kèm thông tin người gọi, có nút Trả lời/Từ chối

Gọi nội bộ — Chỉ gọi được thành viên đang online; tính 3 credits/giây

Thêm người vào cuộc gọi — Trở thành hội nghị, không ai bị rớt

Bật ghi âm + Voice-to-Text — Cuộc gọi mới được ghi âm và tạo bản ghi thoại

Mở chi tiết cuộc gọi — Nghe lại ghi âm + đọc bản ghi thoại phân theo người nói

Nộp KYC — Hồ sơ "đang chờ duyệt", chưa trừ credit, chưa cấp số

Lưu ý

  • Chỉ người có quyền quản lý cài đặt cuộc gọi mới lấy số và bật/tắt ghi âm.
  • Cước gọi tính theo giây thực tế: 5 credits/giây với cuộc gọi khách hàng, 3 credits/giây với cuộc gọi nội bộ; hệ thống kiểm tra credit trước khi gọi.
  • Chi phí thuê số (theo gói tháng) tính riêng với cước gọi và luôn hiển thị trước khi xác nhận.
  • Số điện thoại Việt Nam (+84) hiện được cấp dưới dạng số quốc tế; bạn cũng có thể dùng số ở các quốc gia khác đang hỗ trợ hoặc kết nối số có sẵn.
  • Nếu không nghe được tiếng: kiểm tra quyền micro của trình duyệt và kết nối internet.