Centre d'appels pour les clients - GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Lấy số tổng đài trong phần mềm → bật trạng thái sẵn sàng nhận cuộc → gọi đi bằng bàn phím số ngay trên trình duyệt → nhận cuộc gọi đến → gọi nội bộ giữa các thành viên → tạo cuộc hội nghị và thêm người giữa cuộc gọi → bật ghi âm và đọc bản ghi thoại phân theo từng người nói → (với quốc gia có quản lý) nộp hồ sơ xác minh danh tính → theo dõi nhật ký, il s'agit d'un produit et d'un produit.

Chuẩn bị trước

1. Vous pouvez utiliser GTG CRM pour créer un espace de travail - Voici comment vous pouvez le faire

2. Quyền quản lý cài đặt cuộc gọi (để lấy số & bật ghi âm) — Chỉ người có quyền mới lấy số thay đổi cài đặt tổng đài

3. Số dư credit đủ dùng — Dùng để thuê số et trả cước gọi theo giây

4. Si vous utilisez un micro et que vous utilisez Chrome/Edge/Firefox pour plus de détails — Vous pouvez utiliser un micro-ordinateur ou utiliser Chrome/Edge/Firefox pour le faire fonctionner.

5. Cho phép trình duyệt truy cập micro khi được hỏi — Không cấp quyền micro thì không nói được trong cuộc gọi

Bước 1 — Lấy số tổng đài (hoặc kết nối số có sẵn)

1. Dans le menu ci-dessous, vous trouverez le module Call Center .
2. Chọn tab Kết nối .
3. Nhấn Lấy số → chọn quốc gia trong danh sách.
4. Vous pourrez ainsi obtenir un crédit et un crédit (theo tháng).
5. Nhấn Xác nhận & thanh toán để kích hoạt số.
6. (Tùy chọn nâng cao) Nếu đã có số rieng, chọn "Kết nối số có sẵn (nâng cao)" et nhập thông tin tài khoản thoại của bạn.

✅ Kết quả mong đợi : Số vừa lấy hiển thị trong danh sách "Số của bạn" ở trạng thái Active , kèm ngày còn lại của allez. Le crédit est disponible pour vous.

ℹ️ Lorsque vous avez besoin de KYC (cần KYC), vous devez vous assurer que c'est minh danh tính trước — xem Bước 9 . Le Việt Nam (+84) est en contact avec vous .

Bước 2 — Bật trạng thái Trực tuyến để sẵn sàng nhận/gọi

1. Nhấp vào avatar của bạn ở góc trên bên phải.
2. Chọn trạng thái Trực tuyến .

✅ Kết quả mong đợi : Biểu tượng trạng thái chuyển sang 🟢 Trực tuyến . Alors, vous avez besoin de plus d'informations.

💡 Mẹo: Nhớ bật Trực tuyến đầu ca et tắt cuối ca để không bỏ lỡ cuộc gọi et à không bị làm phiền khi bận.

Bước 3 — Gọi đi bằng bàn phím số (softphone)

1. Nhấn nút Gọi điện để mở cửa sổ gọi.
2. Dans l'onglet Sốiện thoại , accédez à l'écran ci-dessous (hoặc dán số vao).
3. Nhấn nút 📞 Gọi (màu xanh).
4. Trong lúc gọi: xem/ghi chú thông tin khách, tạo việc cần làm nếu cần.
5. Nhấn Kết thúc (màu đỏ) khi xong.

Bạn cũng có thể gọi nhanh bằng cách mở hồ sơ lien hệ có số điện thoại et à nhấn biểu tượng điện thoại cạnh donc.

✅ Kết quả mong đợi : Nghe thấy tín hiệu kết nối; khi khách bắt máy, đồng hồ đếm giây chạy. En plus, vous pouvez voir la chronologie avec des liens et des crédits pour Theo.

Bước 4 — Nhận cuộc gọi đến

1. Đảm bảo bạn đang ở trạng thái 🟢 Trực tuyến .
2. Khi có cuộc gọi đến, một thông báo hiện ở góc màn hình kèm tên khách (nếu số đã có trong CRM) hoặc số điện thoại (nếu là khách mới).
3. Nhấn Trả lời (xanh) hoặc Từ chối (đỏ).
4. Nếu là khách mới : trong lúc gọi, nhấn Thêm lien hệ để tạo hồ sơ mới (email, họ tên…), có thể tạo thêm việc cần làm để nhắc theo dõi. Vous pouvez accéder à votre CRM en même temps.

✅ Kết quả mong đợi : Cửa sổ cuộc gọi đến hiển thị đúng thông tin người gọi; Maintenant, vous pouvez utiliser (et vous connecter avec vous) à votre CRM.

Bước 5 — Gọi nội bộ giữa các thành vieên

1. Cliquez sur l'onglet "Gay " → cliquez sur l'onglet "Gay nội bộ" .
2. Tìm thành viên trong danh sách (được nhóm theo chức danh ); xem trạng thái 🟢 en ligne / 🟡 bận / 🔴 hors ligne .
3. Nhấn Gọi ở một thành viên đang en ligne .
4. Người kia nhận được cửa sổ chấp nhận/từ chối; Si c'est le cas, vous n'aurez pas à vous en soucier.

✅ Kết quả mong đợi : Cuộc gọi nội bộ kết nối thành công; Vous pouvez utiliser l'application en ligne pour accéder à la version en ligne (et non en mode hors ligne). Vous recevrez jusqu'à 3 crédits/mois.

Bước 6 — Tạo cuộc hội nghị & thêm người giữa cuộc gọi

1. Trong lúc đang gọi (nội bộ hoặc với khách), nhấn nút Thêm người trong hộp thoại cuộc gọi.
2. C'est pourquoi je vais vous aider à le faire.
3. Thành viên được mời nhận thông báo và tham gia; Cuộc gọi trở thành hội nghị nhiều bên .
4. Lặp lại để thêm người khác nếu cần.

✅ Kết quả mong đợi : Người được thêm tham gia được vào cuộc gọi, các ben đang gọi không bị rớt . Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter.

Bước 7 — Bật ghi âm & Chuyển giọng nói thành văn bản

1. Allez dans l'onglet Kết nối → puis Cài đặt cuộc gọi .
2. Bật công tắc Ghi âm cuộc gọi để tự động ghi âm cuộc gọi vao/ra.
3. Bật công tắc Chuyển giọng nói thành văn bản (Voix-texte) để tạo bản ghi thoại dạng chữ (công tắc này chỉ bật được khi Ghi âm đang bật).
4. Nhấn Lưu thay đổi .

✅ Kết quả mong đợi : Cài đặt được lưu; il s'agit d'un moyen d'utiliser la voix vers texte.

ℹ️ Ghi âm et Chuyển giọng nói thành văn bản là tùy chọn cho từng espace de travail ; je vous en prie, c'est à vous de le savoir.

Bước 8 — Nghe ghi âm & đọc bản ghi thoại theo từng người nói

1. Vous pouvez utiliser le module Call Center.
2. Vous pouvez maintenant m'aider à vous en servir.
3. Dùng trình phát ghi âm để nghe lại cuộc gọi.
4. Xem bản ghi thoại : nội dung hiển thị như một đoạn hội thoại, phân rõ ai noi câu nào theo thứ toự thời gian.

✅ Kết quả mong đợi : Nghe lại được cuộc gọi et đọc được bản ghi thoại phân theo từng người nói (ví dụ: nhân viên vs khách hàng), hỗ trợ tiếng Việt.

Bước 9 — Xác minh KYC cho số ở quốc gia có quản lý

(C'est la raison pour laquelle vous avez besoin de plus d'informations pour le niveau 1.)

1. Quand je pense que c'est vrai, je dois dire que Xác minh trước .
2. Il s'agit d'un processus minh danh tính (KYC) qui vous permet de vous renseigner et de vous aider à obtenir plus facilement.
3. Nhấn Gửi để nộp hồ sơ.
4. Theo dõi trạng thái : đang chờ duyệt → đã duyệt (hoặc bị từ chối kèm lý do).
5. Khi hồ sơ đã duyệt , quai lại chọn số et thanh toán như Bước 1.

✅ Kết quả mong đợi : Hồ sơ chuyển sang đang chờ duyệt ; vous obtenez du crédit et vous obtenez un crédit . Nếu bị từ chối, không phát sinh chi phí.

Bước 10 — Theo dõi nhật ký, bảng điều khiển & trạng thái số

1. Mở Nhật ký cuộc gọi : tìm kiếm et lọc theo hướng gọi, nhân viên, cuộc nhỡ; xem thời lượng, chi phí et nghe lại.
2. Mở Bảng điều khiển : xem khối lượng gọi, tỉ lệ nhỡ, tổng phút, tổng chi phí et à thống kê theo từng nhân vieên.
3. Quay lại tab Kết nối để gia hạn , tạm ngắt (giữ chỗ số) , kết nối để gia hạn , tạm ngắt (giữ chỗ số) , kết nối để gia hạn ỏ hẳn số khi cần.

✅ Kết quả mong đợi : Thấy toàn bộ lịch sử cuộc gọi et số liệu tổng hợp; số điện thoại chuyển đúng trạng thái sau mỗi thao tác (còn hạn / đã ngắt / đã bỏ).

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Lấy số tổng đài — Số hiện trạng thái Active, trừ đúng credit đã hiển thị

Gọi bàn phím số — Kết nối cuộc gọi, đồng hồ đếm giây chạy, to lưu vào timeline

Nhận cuộc gọi đến — Thông báo kèm thông tin người gọi, có nút Trả lời/Từ chối

Gọi nội bộ — Chỉ gọi được thành viên đang en ligne ; jusqu'à 3 crédits/giây

Thêm người vào cuộc gọi — Trở thành hội nghị, không ai bị rớt

Bật ghi âm + Voice-to-Text — Cuộc gọi mới được ghi âm et tạo bản ghi thoại

Mở chi tiết cuộc gọi — Nghe lại ghi âm + đọc bản ghi thoại phân theo người nói

Nộp KYC — Hồ sơ "đang chờ duyệt", chưa trừ credit, chưa cấp số

Lưu ý

• Vous pouvez maintenant m'aider à le faire et à le faire.
• Cước gọi tính theo giây thực tế : 5 crédits/giây với cuộc gọi khách hàng, 3 crédits/giây với cuộc gọi nội bộ; j'ai besoin d'un crédit pour jouer.
• Chi phí thuê số (theo gói tháng) tính rieng với cước gọi et luôn hiển thị trước khi xác nhận.
• Số điện thoại Việt Nam (+84) est en contact avec le système ; c'est la raison pour laquelle vous avez besoin de plus d'informations.
• Vous avez le choix : vous pouvez utiliser un micro-ordinateur pour accéder à Internet.