คู่มือการใช้งาน: การกระทบยอดธนาคารบน GTG CRM

สิ่งที่คุณจะทำได้หลังจากคำแนะนำนี้

นำเข้าใบแจ้งยอดธนาคาร → จำแนกรายการแต่ละรายการไปยังบัญชีที่ถูกต้อง → สร้างกฎสำหรับการจับคู่และแนะนำอัตโนมัติในครั้งต่อไป → ดูกระทบยอดและส่งออกรายงาน → เปิดการลงบัญชีรายการปรับปรุงที่สมดุล ผลลัพธ์: เงินในธนาคารตรงกับบัญชีแยกประเภทและใบแจ้งหนี้ ปิดบัญชีในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นครึ่งวัน

ยังไม่เข้าใจภาพรวมใช่ไหม? ดูบทความ กระทบยอดธนาคาร ก่อน เพื่อทำความเข้าใจว่าฟีเจอร์นี้ทำอะไรได้บ้าง

การเตรียมตัว

#	เงื่อนไข	เหตุผลที่ต้องมี
1	เข้าสู่ระบบ GTG CRM ได้รับสิทธิ์กระทบยอดรายการธนาคารและสิทธิ์ในการดูเอกสารการชำระเงิน	เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถจำแนก/ลงรายการในบัญชีของรายการธนาคารได้
2	ได้ตั้งค่าผังบัญชี (Chart of Accounts) ในส่วนบัญชีแล้ว	เพื่อจำแนกรายการและสร้างรายการปรับปรุงที่สมดุล
3	มีข้อมูลใบแจ้งยอด: เชื่อมต่อบัญชีธนาคารหรือนำเข้าไฟล์ใบแจ้งยอด	การกระทบยอดต้องใช้รายการเป็นข้อมูลนำเข้า

ขั้นตอนที่ 1 — เปิดพื้นที่กระทบยอดและนำเข้าใบแจ้งยอด

1. ไปที่ บัญชี ▸ กระทบยอดธนาคาร
2. เลือกบัญชีธนาคารที่ต้องการกระทบยอด นำเข้าใบแจ้งยอด (เชื่อมต่อบัญชีหรืออัปโหลดไฟล์) และเลือกช่วงเวลา

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: รายการของงวดจะปรากฏขึ้น แต่ละบรรทัดจะมีคอลัมน์การจำแนกประเภทและสถานะการจับคู่ (ยังไม่จับคู่/จับคู่แล้ว)

ขั้นตอนที่ 2 — จำแนกรายการไปยังบัญชีที่ถูกต้อง

1. เลือกรายการที่ยังไม่จับคู่
2. เลือกประเภทของการดำเนินงาน (รายได้ / ค่าธรรมเนียม / การโอนภายใน / เงินสด–ธนาคาร / COD…) และบัญชีที่เกี่ยวข้อง หากเป็นเงินที่ลูกค้าชำระ ให้เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม
3. บันทึก

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: รายการจะเปลี่ยนเป็นสถานะ "จับคู่แล้ว" และเชื่อมโยงกับบัญชี (และใบแจ้งหนี้ถ้ามี) หากได้เปิดการลงบัญชีแล้ว รายการปรับปรุงที่สมดุลจะถูกสร้างขึ้นสำหรับรายการนี้

ขั้นตอนที่ 3 — สร้างกฎการจับคู่เพื่อดำเนินการโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไป

1. จากรายการ ให้เลือก สร้างกฎ (หรือไปที่ส่วน กฎการกระทบยอด)
2. ตั้งเงื่อนไข (รายละเอียด / คู่ค้า / จำนวนเงิน) และประเภท + บัญชีที่จะกำหนด
3. บันทึก — กฎจะเริ่มทำงานทันที

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: รายการในอนาคตที่ตรงตามเงื่อนไขจะถูก จำแนกโดยอัตโนมัติ กฎใหม่จะอยู่ในสถานะกำลังใช้งาน

ขั้นตอนที่ 4 — ให้กฎแนะนำรายการที่คล้ายกันโดยอัตโนมัติ

1. นำเข้าใบแจ้งยอดสำหรับงวดถัดไป (หรือเพิ่มรายการใหม่)
2. รายการที่ตรงตามเงื่อนไขของกฎที่สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 3 จะถูก แนะนำการจำแนกประเภทโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตรวจสอบและ อนุมัติ เพื่อใช้ในปริมาณมาก

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: รายการที่เหมือนกับครั้งก่อนๆ จะได้รับการแนะนำวิธีจำแนกประเภท คุณเพียงแค่ต้องอนุมัติ แทนที่จะทำซ้ำตั้งแต่ต้น

ℹ️ การจับคู่และการแนะนำโดยใช้กฎนั้นฟรี เร็วๆ นี้: ผู้ช่วย AI จะแนะนำวิธีอธิบายสำหรับรายการที่ไม่เคยเห็นมาก่อน

ขั้นตอนที่ 5 — ดูกระทบยอดและส่งออกรายงาน

1. เปิดแท็บ ภาพรวม/รายงานกระทบยอด
2. ดูจำนวนที่จับคู่แล้ว ส่วนที่ยังคงอยู่ และส่วนต่าง ส่งออกรายงานเพื่อเก็บเอกสาร

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: หน้าสรุปจะแสดงอัตราการจับคู่และรายการที่ยังคงอยู่ รายงานที่ส่งออกจะครบถ้วนสำหรับการชี้แจง

ขั้นตอนที่ 6 — เปิดการลงบัญชีรายการปรับปรุงที่สมดุลโดยอัตโนมัติ (ทางเลือก)

1. ในการตั้งค่าบัญชี ให้เปิดตัวเลือก ลงบัญชี (Post to ledger)
2. จากนั้น รายการที่จำแนกแล้ว (การจำแนกประเภท / การโอน / เงินสด–ธนาคาร / COD) จะสร้างรายการปรับปรุงที่สมดุลโดยอัตโนมัติ การยกเลิกการเชื่อมโยงรายการจะยกเลิกรายการปรับปรุง

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: รายการที่กระทบยอดแล้วแต่ละรายการจะสร้างรายการปรับปรุงที่สมดุลในบัญชีแยกประเภท การยกเลิกการจับคู่จะทำให้เกิดรายการปรับปรุงที่ตรงกัน

ตารางอ้างอิงผลลัพธ์ที่คาดหวัง

การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คุณจะเห็น
นำเข้าใบแจ้งยอด	รายการ + สถานะการจับคู่
จำแนกรายการ	เปลี่ยนเป็น "จับคู่แล้ว" พร้อมบัญชี/ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง
สร้างกฎ	รายการที่คล้ายกันจะถูกจำแนกโดยอัตโนมัติในภายหลัง
กฎแนะนำ + อนุมัติ	รายการที่คล้ายกันจะได้รับการแนะนำการจำแนกประเภท อนุมัติเป็นชุด
ดูรายงาน	จำนวนที่จับคู่/คงค้าง/ส่วนต่าง รายงานสามารถส่งออกได้
เปิดลงบัญชี	รายการปรับปรุงที่สมดุลสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ยกเลิกการจับคู่ → รายการปรับปรุงที่ย้อนกลับ

หมายเหตุ

• รายการปรับปรุงที่สมดุลจำเป็นต้องมีผังบัญชีที่ตั้งค่าไว้ในส่วนบัญชีแล้ว
• คำแนะนำทั้งหมดต้องได้รับ การอนุมัติ จากคุณก่อนนำไปใช้ — คุณคือผู้มีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้าย (คำแนะนำการอธิบายด้วย AI สำหรับรายการที่ไม่เคยเห็นมาก่อนจะได้รับการเพิ่มเติมในเร็วๆ นี้)
• การกระทบยอด COD: เมื่อผู้ให้บริการจัดส่ง/แพลตฟอร์มชำระเงิน ให้ใช้ขั้นตอนการจำแนก COD เพื่อจับคู่และเคลียร์ยอด "เงินที่อยู่ในระหว่างการโอน"