Bán hàng hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc có sản phẩm tốt và khách hàng tiềm năng. Đối với các nhà bán lẻ, chủ shop online và hộ kinh doanh hiện nay, việc quản lý toàn bộ quy trình từ nhập hàng, quản lý kho, tạo đơn hàng đến xuất hóa đơn là một thách thức lớn. Đặc biệt khi bạn kinh doanh trên nhiều kênh như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, hoặc website riêng, việc kiểm soát tồn kho và xử lý đơn hàng càng trở nên phức tạp hơn.

GTG CRM được thiết kế để giải quyết toàn diện những vấn đề này. Hệ thống cung cấp ba cụm tính năng chính bao gồm Bán hàng, Quản lý kho và Kế toán, giúp bạn tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh. Từ việc tạo kho hàng, quản lý sản phẩm, tạo ảnh bán hàng chuyên nghiệp, nhận đơn hàng tự động từ nhiều kênh, xử lý đơn hàng đến xuất hóa đơn, tất cả được tổng hợp trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để bắt đầu bán hàng trên GTG CRM, từ việc thiết lập ban đầu đến quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.

Bước 1: Tạo Kho Hàng

Trước khi bắt đầu bán hàng, bạn cần có nơi lưu trữ sản phẩm. Kho hàng trong GTG CRM không chỉ là nơi quản lý tồn kho mà còn là địa điểm mà shipper sẽ đến để lấy hàng giao cho khách. Một shop có thể có nhiều kho tùy theo quy mô kinh doanh của bạn.

Để tạo kho hàng mới, truy cập vào menu Quản lý kho ở thanh menu bên trái, sau đó nhấn nút Tạo mới.

Bạn cần điền các thông tin sau:

• Tên kho hàng: Đặt tên dễ nhớ và phản ánh đúng loại sản phẩm hoặc vị trí. Ví dụ: "Kho Quần Áo", "Kho Phụ Kiện", hoặc "Kho Chi nhánh Hà Nội".
• Mã kho hàng: Hệ thống có thể tự động tạo hoặc bạn tự đặt mã để dễ quản lý.
• Trạng thái: Chọn "Hoạt động" để kho có thể sử dụng ngay.
• Tên người liên hệ: Nhập tên nhân viên kho hoặc người phụ trách kho này.
• Số điện thoại: Bắt buộc phải có để shipper liên hệ khi đến lấy hàng.
• Email: Không bắt buộc nhưng nên có để nhận thông báo.
• Địa chỉ kho: Đây là thông tin cực kỳ quan trọng. Bạn cần nhập chính xác địa chỉ, thành phố, quận/huyện và mã bưu chính vì đây là nơi shipper sẽ đến lấy hàng.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Lưu. Vậy là bạn đã có kho hàng đầu tiên trong hệ thống. Bạn có thể tạo thêm nhiều kho nếu kinh doanh ở nhiều địa điểm hoặc phân loại sản phẩm theo từng kho riêng.

Xem thêm: Quản lý kho dễ dàng hơn với tính năng từ GTG CRM

Bước 2: Tạo Sản Phẩm

Sau khi đã có kho, bước tiếp theo là thêm sản phẩm vào hệ thống. Truy cập vào Trung tâm sản phẩm từ menu bên trái, sau đó nhấn Tạo mới.

Khi tạo sản phẩm, bạn cần lưu ý các thông tin sau:

• Tên sản phẩm: Đặt tên rõ ràng, dễ hiểu. Ví dụ: "Quần Mickey", "Áo thun nam cổ tròn", "Váy maxi hoa".
• SKU (Stock Keeping Unit): Đây là mã định danh duy nhất cho sản phẩm và cực kỳ quan trọng. SKU giúp hệ thống nhận diện sản phẩm giống nhau trên các kênh bán hàng khác nhau. Nếu bạn bán cùng một sản phẩm trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook và website, hãy đảm bảo SKU giống nhau trên tất cả các kênh để hệ thống tự động đồng bộ tồn kho.
• Loại sản phẩm: Chọn loại sản phẩm phù hợp từ danh sách có sẵn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin về mô tả sản phẩm, giá bán, hình ảnh và thông tin kho, nhấn Lưu để hoàn tất.

Bước 3: Tạo Ảnh Bán Hàng Chuyên Nghiệp

Một trong những tính năng nổi bật của GTG CRM là khả năng tạo ảnh bán hàng chuyên nghiệp dựa trên ảnh mẫu có sẵn. Thay vì phải thuê designer hoặc tự chỉnh sửa từng ảnh, bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo hàng loạt ảnh bán hàng đẹp mắt chỉ trong vài phút.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập vào trang sản phẩm bạn muốn tạo ảnh bán hàng
2. Chọn tính năng "Tạo ảnh bán hàng" hoặc "Marketing"
3. Chọn ảnh mẫu (template) phù hợp với phong cách sản phẩm
4. Tải lên ảnh sản phẩm - hệ thống tự động ghép vào mẫu
5. Tùy chỉnh thông tin: tên sản phẩm, giá, khuyến mãi, slogan
6. Xem trước và tải xuống ảnh đã hoàn thành

Bước 4: Nhập Hàng và Quản Lý Nhà Cung Cấp

Để có hàng trong kho, bạn cần thực hiện nhập hàng từ nhà cung cấp. Hãy tạo thông tin nhà cung cấp trong hệ thống để quản lý nguồn hàng chuyên nghiệp.

1. Truy cập vào phần Nhà cung cấp trong menu Quản lý kho
2. Nhấn Tạo mới và điền thông tin nhà cung cấp: tên, số điện thoại, địa chỉ, email và điều khoản thanh toán
3. Tạo Phiếu nhập kho với thông tin: kho nhận hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng và giá nhập
4. Xác nhận phiếu nhập kho - số lượng sẽ tự động cập nhật vào kho hàng

Bước 5: Kết Nối Các Kênh Bán Hàng

Một trong những điểm mạnh của GTG CRM là khả năng tự động nhận đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau.

Các kênh được hỗ trợ:

• Website riêng: Tích hợp trực tiếp để nhận đơn hàng tự động
• Facebook: Tự động tạo đơn từ Messenger hoặc comment
• Shopee: Đồng bộ đơn hàng hai chiều
• TikTok Shop: Nhận và xử lý đơn hàng tập trung
• Lazada: Đồng bộ đơn hàng tự động

Cách kết nối:

1. Truy cập Cài đặt → Kênh bán hàng
2. Chọn kênh muốn kết nối
3. Thực hiện ủy quyền (authorize) cho GTG CRM
4. Đợi xác nhận kết nối thành công

Xem thêm: Quản lý đơn hàng đa kênh với tính năng của GTG CRM

Bước 6: Tạo Đơn Hàng

Tạo đơn hàng thủ công

Khi có khách đặt hàng qua điện thoại hoặc các kênh chưa tích hợp:

1. Truy cập Bán hàng → Tạo đơn hàng mới
2. Điền thông tin khách hàng, chọn sản phẩm, kho xuất hàng, phương thức vận chuyển
3. Nhấn Lưu - đơn hàng sẽ ở trạng thái "On Hold"

Nhận đơn hàng tự động

Khi đã kết nối các kênh bán hàng, đơn hàng tự động xuất hiện trong hệ thống với nguồn gốc rõ ràng: Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Website.

Lưu ý:

• Nhà bán hàng phải chủ động chuyển đơn hàng sang trạng thái "chờ xử lý" để đồng bộ về GTG CRM
• Liên kết kho và sản phẩm giữa các sàn và GTG CRM để hệ thống ghi nhận tồn kho chính xác

Bước 7: Xử Lý Đơn Hàng và Xuất Kho

Sau khi xác nhận đơn hàng với khách, bạn cần chuyển trạng thái đơn hàng để hệ thống tự động tạo phiếu xuất kho.

1. Vào Đơn đặt hàng bán hàng, xác nhận đơn → hệ thống tự động tạo Phiếu xuất kho

1. Kiểm tra thông tin phiếu xuất kho: kho xuất, sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng
2. Chuẩn bị hàng theo phiếu xuất kho
3. Nhấn Xác nhận xuất kho khi shipper đến lấy hàng

1. Sau khi xác nhận, kho tự động trừ sản phẩm đã bán
2. Khi khách nhận hàng, chuyển trạng thái đơn hàng sang "Hoàn thành"

Bước 8: Xuất Hóa Đơn

GTG CRM hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử để tuân thủ quy định pháp luật về kê khai thuế:

1. Truy cập phần Hóa đơn điện tử
2. Chọn đơn hàng đã hoàn thành để tạo hóa đơn
3. Hệ thống có thể tự động tạo hóa đơn hoặc bạn tạo thủ công
4. Kiểm tra thông tin và phát hành

Lưu ý: Đối với các sàn đã ủy quyền xuất hóa đơn, bạn không cần làm thêm bước này.

Xem thêm: GTG CRM giúp quản lý và xuất hoá đơn tự động

Lợi Ích Khi Sử Dụng GTG CRM

• Quản lý tập trung: Kho, sản phẩm, đơn hàng và hóa đơn trên một nền tảng duy nhất
• Tự động nhận đơn hàng: Đồng bộ từ Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website
• Tạo ảnh bán hàng chuyên nghiệp: Dựa trên ảnh mẫu có sẵn, không cần designer
• Tự động hóa quy trình: Từ tạo phiếu xuất kho đến cập nhật tồn kho
• Kiểm soát tồn kho hiệu quả: Cập nhật tức thì khi nhập/xuất hàng
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh: Quản lý tập trung mọi đơn hàng

Lưu Ý Quan Trọng

• SKU phải nhất quán: Đảm bảo SKU giống nhau trên tất cả các kênh để đồng bộ tồn kho chính xác
• Địa chỉ kho phải chính xác: Shipper dựa vào địa chỉ này để lấy hàng
• Kết nối đầy đủ các kênh: Tận dụng tối đa tính năng tự động nhận đơn hàng
• Kiểm tra đơn hàng tự động: Vẫn nên kiểm tra thông tin trước khi xử lý

Tổng Kết

GTG CRM là giải pháp toàn diện cho các nhà bán lẻ, chủ shop online và hộ kinh doanh muốn quản lý chuyên nghiệp toàn bộ quy trình từ nhập hàng đến xuất đơn. Với các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, bạn có thể tập trung vào việc bán hàng và phát triển doanh nghiệp thay vì mất thời gian cho các công việc hành chính phức tạp.