Giới Thiệu Tính Năng
Lô bình gốm bạn đặt từ xưởng còn ba tuần nữa mới về. Trong lúc chờ, khách vào website hỏi mua, và trang sản phẩm chỉ ghi "hết hàng". Khách có thể sang shop khác. Hoặc bạn chốt đơn qua tin nhắn, ghi vào cuốn sổ, nhận cọc bằng chuyển khoản, hoặc gõ đại một con số tồn kho để website chịu nhận đơn. Đến lúc hàng về, sổ một kiểu, kho một kiểu, và bạn không chắc nên đặt thêm bao nhiêu cái, hay ai đặt trước ai.
Với Đặt hàng trước trên website của bạn, trang sản phẩm của shop ghi Đặt trước, dự kiến từ {ngày} thay cho "hết hàng". Người mua đọc điều khoản của shop, trả tiền (trả đủ hoặc đặt cọc) ngay trên website, và bạn thấy từng đơn đang chờ hàng về ở một chỗ riêng, tách khỏi tồn kho. Hàng còn ba tuần mới về? Trang sản phẩm vẫn nhận đơn đã trả tiền, và kho vẫn ghi đúng số hàng bạn đang có. Để làm được vậy, bạn có bốn việc:
- Bật theo từng sản phẩm, với số lượng tối đa và ngày dự kiến do chính bạn đặt.
- Cho người mua biết ngày dự kiến và điều khoản của shop trước khi họ trả tiền.
- Biết còn phải mua bao nhiêu từ nhà cung cấp, mà không đụng vào số tồn kho thật.
- Tự quyết mọi khoản hoàn tiền và tiền cọc: hệ thống nhắc việc, không tự hoàn, không tự giữ.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Để website ghi "hết hàng" cho tới khi hàng về | Khách muốn mua ngay hôm nay có thể sang shop khác, đơn mất trước khi hàng cập bến |
| Chốt đơn qua tin nhắn, ghi sổ tay | Khó nói chắc ai đã đặt, ai đã trả tiền, ai đặt trước ai |
| Gõ số tồn kho "ảo" để website nhận đơn | Hàng đã bán mà chưa có thật, báo cáo kho không còn đúng |
| Hẹn ngày hàng về, thỏa thuận cọc và hoàn tiền bằng tin nhắn | Mỗi bên nhớ một kiểu, shop không có bản điều khoản khách đã đọc |
| Đoán số lượng cần đặt thêm từ nhà cung cấp | Đặt thiếu thì khách chờ lâu, đặt thừa thì hàng nằm kho |
GTG CRM đưa đơn đặt trước, số tiền đã nhận, số lượng còn phải mua và các quyết định hoàn tiền vào cùng nơi với sản phẩm và đơn bán hàng của bạn.
Điểm Nổi Bật
1. Bạn bật theo từng sản phẩm và tự quyết các quy tắc
Vào Bán hàng & CRM ▸ Danh mục ▸ Trung tâm sản phẩm, mở sản phẩm để sửa, tab Thông tin bán hàng, thẻ Đặt hàng trước trên website của bạn. Công tắc mặc định ở Tắt và chưa bật được ngay. Thẻ liệt kê những việc còn thiếu, mỗi dòng một nút riêng: nội dung điều khoản, nội dung hoàn tiền, người duyệt hoàn tiền (nếu shop chỉ có mình bạn, chọn chính bạn), một kho chứa sản phẩm (tồn bằng 0 vẫn được), website đã xuất bản, một hình thức thanh toán trả trước, cùng hai ô Số lượng bạn nhận và Dự kiến từ (có nút lưu riêng). Shop ở Việt Nam còn phải viết điều khoản bằng tiếng Việt thì công tắc mới bật được. Ngay trong thẻ có một danh sách nhắc những nội dung điều khoản bán hàng thường có (thời gian giao, cách thanh toán và hoàn tiền, đổi trả và hoàn tiền kèm thời hạn và bên chịu phí, giới hạn số lượng, cách khiếu nại, hiệu lực của ưu đãi). Danh sách chỉ để nhắc: không chữ nào được thêm vào nội dung của bạn và không mục nào bắt buộc để bật. Bạn cũng tự viết một câu xác nhận đã kiểm tra cách ghi nhận tiền nhận trước khi giao hàng, và tự chọn tùy chọn thuế VAT của sản phẩm. Không có nội dung nào được điền sẵn và GTG CRM không gợi ý mặc định. Hệ thống chỉ ghi lại rằng bạn đã quyết, kèm tên và thời điểm.
Sau khi công tắc đã bật, bạn đặt tiếp số giờ giữ đơn chưa thanh toán (tối đa 72 giờ, hết giờ đơn tự hủy, kể cả đơn chuyển khoản bạn chưa xác nhận), số lượng tối đa mỗi đơn, và hình thức: Trả đủ ngay hoặc Đặt cọc ngay, trả phần còn lại sau. Với đặt cọc, bạn chọn số tiền cố định hoặc phần trăm giá (có thể kèm mức tối thiểu), tự nhập hạn trả phần còn lại từ 1 đến 7 ngày (không có số ngày đặt sẵn, chưa nhập thì chưa bật được), và viết bằng lời của bạn điều gì xảy ra với khoản thanh toán đầu tiên nếu đơn bị hủy. Một dòng ngay dưới ô nhập tính sẵn con số, ví dụ sản phẩm 5.000.000 ₫, cọc 15% với mức tối thiểu 500.000 ₫: khách trả 750.000 ₫ ngay và 4.250.000 ₫ sau (chưa gồm phí giao hàng; ở bước thanh toán người mua thấy số dư thật).
- Lợi ích: bạn mở đặt hàng trước cho đúng những sản phẩm bạn muốn, với quy tắc của riêng shop. Bạn giữ được đơn mà không phải nhận một quy tắc có sẵn của phần mềm.
Từng bước kèm ảnh nằm ở bài Hướng Dẫn Sử Dụng: Đặt Hàng Trước Trên Website Của Bạn Với GTG CRM.
2. Người mua thấy ngày dự kiến và điều khoản trước khi trả tiền
Trên website của shop, người mua không cần tài khoản GTG CRM. Họ thấy giá và Đặt trước, dự kiến từ {ngày}, rồi thêm vào giỏ. Lúc thanh toán có khối Điều khoản đặt trước: điều khoản của shop mở ngay trong trang, một ô Tôi đã đọc điều khoản của cửa hàng phải được tích thì nút đặt hàng mới bấm được, kèm khoản trả ngay, khoản trả sau và quy định hoàn tiền của bạn. Với đơn đặt cọc, khoản trả sau là số dư thật của đơn: sau khi người mua chọn cách giao hàng, số này đã gồm phí giao hàng. Hệ thống ghi lại phiên bản điều khoản người mua đã chấp nhận khi đặt. Thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản, không có thanh toán khi nhận hàng cho đơn đặt trước. Trang đơn hàng của người mua ghi Đang chờ hàng về, dự kiến từ {ngày} và số đã thanh toán; với đơn đặt cọc có thêm Số dư thanh toán sau.
Giỏ có cả hàng sẵn và hàng đặt trước vẫn là một đơn, giao cùng nhau khi hàng về, và người mua có thể bỏ dòng đặt trước để nhận phần còn lại sớm. Khi hết số lượng bạn đã mở, hoặc khi bạn tắt, trang sản phẩm và danh sách quay về như một sản phẩm hết hàng bình thường, không hiện con số giới hạn. Khách đã để sẵn sản phẩm trong giỏ sẽ được báo ở bước đặt hàng rằng sản phẩm đã hết suất đặt trước, kèm liên hệ cửa hàng.
- Lợi ích: khách biết mình mua gì, khi nào hàng về và shop quy định ra sao trước khi chuyển tiền. Đơn giữ được, và khách phải tích ô đã đọc điều khoản mới đặt được.
3. Tồn kho vẫn đúng, và bạn biết còn phải mua bao nhiêu
Đơn đặt trước không phải là hàng trong kho: số tồn, số đã giữ và số có thể bán không đổi. Đơn nằm ở Vận hành ▸ Thương mại ▸ Đơn bán hàng, tab cuối Đặt hàng trước. Theo từng sản phẩm và phân loại, bạn thấy Đang chờ, Đã thanh toán (tiền cọc tính là đã thanh toán), Chưa thanh toán, Còn phải mua (số đơn vị của các đơn đã thanh toán, tính cả cọc, trừ số đang có ở kho mà đơn lấy hàng; đơn chưa thanh toán chưa được tính) và Còn hàng, kèm nút Tải .xlsx. Trong danh sách đơn, những đơn này mang trạng thái Đặt hàng trước.
Khách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của shop thì hệ thống không tự thấy tiền. Khi bạn đã nhìn thấy tiền trong tài khoản, bấm Xác nhận đã nhận chuyển khoản, nhập số tiền và ngày tiền về. Việc này chỉ người có quyền ghi nhận thanh toán làm được, và lịch sử đơn ghi ai xác nhận, bao nhiêu, ngày nào. Đơn trả qua cổng thanh toán mà cổng xác nhận được thì tự xác nhận.
- Lợi ích: bạn không còn phải gõ tồn kho ảo hay lật sổ để đếm đơn, và biết cần đặt thêm bao nhiêu cho các đơn đã thanh toán. Bán trước mà kho vẫn đúng.
4. Hàng về, giao theo thứ tự đơn đã thanh toán
Khi kho nhận hàng, một thông báo cho biết có bao nhiêu đơn vị đã thanh toán đang chờ lô này, kèm liên kết Mở Đặt trước. Phần Xem trước liệt kê sẵn từng dòng điều sắp xảy ra, chưa đổi gì. Đọc xong, bấm Giao cho người mua đang chờ và xác nhận. Hàng phải được nhập vào đúng kho mà đơn lấy hàng. Mặc định, đơn đã thanh toán cũ nhất được giao trước, đơn chưa thanh toán không bao giờ được tính, và nếu một đơn lớn hơn số hàng còn lại thì lượt giao dừng tại đơn đó, để không ai bị bỏ qua nhầm. Kết quả hiện lại từng đơn: Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, đơn chưa đến lượt ghi Vẫn đang chờ, và cuối kết quả có dòng Đang chờ: N đơn vị. Còn phải mua: M đơn vị. Bấm lần nữa ngay sau đó không thay đổi gì. Đơn đã giao đi tiếp như mọi đơn website khác: bạn xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển. Đơn đặt cọc còn nhận thêm email yêu cầu thanh toán phần còn lại trong hạn bạn đặt (tối đa 7 ngày). Hàng về chậm thì dùng Dời ngày. Người mua chỉ được báo ngày mới sau khi bạn duyệt tin nhắn ở Nhiệm vụ, và việc đó đi qua một mẫu tự động hóa mặc định tắt: khi mẫu còn tắt, hệ thống không tự báo người mua và bạn tự báo họ. Email báo ngày mới cũng nói cho người mua cách xin hủy nếu ngày mới không còn hợp (nút hủy nếu bạn cho họ tự hủy, hoặc liên hệ shop), và nhắc rằng shop quyết định việc hoàn tiền, không có khoản nào tự hoàn.
Đơn đặt trước còn đang chờ hàng về thì không phát sinh hoa hồng giới thiệu (xem bài Chương Trình Giới Thiệu Khách Hàng).
- Lợi ích: bạn thấy trước kết quả giao, thứ tự công bằng, và không phải tự đếm xem lô hàng này đủ cho bao nhiêu người.
5. Hoàn tiền và tiền cọc do bạn quyết
Khi đơn bị hủy, hàng trả về cho người mua khác. Nếu khách đã trả tiền, hệ thống tạo cho người duyệt hoàn tiền bạn đã chọn một nhiệm vụ hoàn tiền. Email gửi người mua và tiêu đề nhiệm vụ gọi số tiền đã nhận là khoản thanh toán đầu tiên, dù đó là trả đủ hay đặt cọc, vì việc nó được trả lại hay không là quyết định của bạn. Mở ra, đầu nhiệm vụ có khối Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy, kèm người mua, số tiền đã trả và quy định hoàn tiền của chính bạn. Bạn trả lại tiền bằng kênh của bạn, bấm Hoàn tiền trên đơn để ghi vào sổ, rồi quay lại nhiệm vụ, chọn Tôi đã hoàn tiền và ghi nhận quyết định. Chỉ chọn mà không bấm Hoàn tiền thì sổ không đổi. GTG CRM không chuyển tiền thay bạn. Với đơn đặt cọc mà người mua không trả phần còn lại đúng hạn, đơn bị hủy, hàng về lại kho và bạn nhận một nhiệm vụ để chọn Tôi đã hoàn tiền hoặc Tôi không trả lại (quyết định của tôi), không chọn sẵn cái nào. Nhiệm vụ hiện nguyên văn điều khoản người mua đã chấp nhận khi đặt. GTG CRM không quyết việc giữ lại tiền và không kiểm tra việc đó có phù hợp quy định hay không: bạn tự xác định theo điều khoản của mình và quy định hiện hành, và nên hỏi người tư vấn của bạn.
- Lợi ích: không khoản tiền nào bị hoàn hay giữ lại một cách âm thầm, và mỗi quyết định có tên người quyết trong lịch sử.
Phạm Vi Hiện Nay
- Chỉ dành cho website của chính shop bạn. Hàng đặt trước trên Shopee hay TikTok là công tắc riêng của sàn, không thuộc tính năng này.
- Đơn đặt trước chỉ thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản, không có thanh toán khi nhận hàng, và chuyển khoản luôn do bạn xác nhận bằng tay.
- Bật hoặc tắt theo từng sản phẩm, với số lượng tối đa do bạn đặt. Không có số lượng không giới hạn.
- Ngày dự kiến là ước tính của bạn, bạn có thể dời, không phải cam kết giao hàng của hệ thống.
- Mặc định người mua hủy bằng cách liên hệ shop. Bạn có thể cho họ tự hủy cho đến khi đơn được giao ở bước Giao cho người mua đang chờ. Từ lúc đó đơn không còn là đơn đặt trước và liên kết hủy không dùng được nữa.
- Không có khoản hoàn tiền hay giữ cọc nào tự diễn ra. GTG CRM không quyết điều khoản, hoàn tiền, tiền cọc hay cách hạch toán tiền nhận trước; đó là quyết định của bạn.
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Công tắc theo sản phẩm, kèm danh sách việc cần làm | Điều khoản, hoàn tiền, VAT đều là lựa chọn của bạn, không có mặc định âm thầm |
| Trang sản phẩm ghi "Đặt trước, dự kiến từ {ngày}" | Bớt mất đơn chỉ vì trang ghi "hết hàng" |
| Điều khoản đặt trước tại bước thanh toán | Khách phải tích ô đã đọc điều khoản mới đặt được, và hệ thống ghi lại phiên bản họ đã chấp nhận |
| Đơn đặt trước tách khỏi tồn kho | Báo cáo kho vẫn đúng khi đã nhận đơn |
| Số Còn phải mua và tệp .xlsx | Biết cần đặt thêm bao nhiêu cho các đơn đã thanh toán |
| Xem trước rồi giao theo thứ tự đơn đã thanh toán | Thứ tự rõ ràng, không ai bị bỏ qua nhầm |
| Nhiệm vụ hoàn tiền và xử lý tiền cọc | Mỗi khoản tiền có người quyết và có ghi lại |
Phù Hợp Với Ai?
- Chủ shop bán hàng nhập từ nhà cung cấp hoặc làm theo đơn (đồ gốm, hàng nhập, sách, thiết bị...) và có website trong GTG CRM.
- Quản lý thương mại điện tử muốn trang sản phẩm vẫn nhận đơn khi chưa có hàng mà không làm lệch tồn kho.
- Người phụ trách mua hàng cần biết lô sau phải đặt bao nhiêu.
- Người duyệt hoàn tiền và kế toán muốn mọi khoản hoàn hoặc giữ cọc đều có người quyết, có ghi lại.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Bắt đầu với một sản phẩm. Bạn cần một website đã xuất bản và một sản phẩm có dòng tồn kho trong kho (số lượng 0 vẫn được). Mở sản phẩm ở Bán hàng & CRM ▸ Danh mục ▸ Trung tâm sản phẩm, tab Thông tin bán hàng: thẻ đặt hàng trước tự liệt kê từng việc còn thiếu, mỗi dòng một nút.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
