Parte 1: Preguntas frecuentes (FAQ)

Registro de negocios

¿Se requiere registro de negocio para vender en línea?

Respuesta: Depende de la escala:

Situación ¿Se requiere registro?
Ventas minoristas pequeñas, no frecuentes No obligatorio
Negocio regular, con local fijo Se requiere registro

Nota: Incluso si el registro comercial no es obligatorio, aún debe registrar sus impuestos si tiene ingresos sujetos a impuestos.

¿Dónde registrar un negocio?

Respuesta:

  • En línea: Portal de Servicio Público Nacional (dangkykinhdoanh.gov.vn) (Principalmente para empresas)
  • Fuera de línea: Oficina de Finanzas y Planificación del distrito/condado donde se encuentra el lugar de negocios

Tiempo: 3-5 días hábiles.

¿Las empresas unipersonales necesitan un contador?

Respuesta: No obligatorio:

  • Las empresas unipersonales que declaran no están obligadas a tener un contador, pero sí deben mantener registros completos.
  • El contador puede ser: el propietario, un familiar o un externo.
  • No se requieren títulos de contabilidad.

Impuestos e ingresos

¿A partir de qué ingresos hay que pagar impuestos?

Respuesta:

Ingresos/año IVA IRPF
≤ 500 millones Exento Exento
> 500 millones A pagar A pagar

Fórmula de cálculo:

IVA = Ingresos × Tasa de IVA (1-5%)
IRPF = Ingresos × Tasa de IRPF (0.5-5%)

Al vender en Shopee, Lazada, ¿quién paga los impuestos?

Respuesta: Las plataformas de comercio electrónico son responsables de retener el IVA y el IRPF y pagarlos en nombre del vendedor.

Nota: Las plataformas de comercio electrónico pueden proporcionar datos de ingresos a las autoridades fiscales, por lo que debe declarar correctamente.

¿Cuál es la tasa impositiva para el sector minorista de mercancías?

Respuesta:

  • IVA: 1%
  • IRPF: 0.5%

Ejemplo: Ingresos de 500 millones/año

  • IVA = 500 millones × 1% = 5 millones
  • IRPF = 500 millones × 0.5% = 2.5 millones
  • Impuestos totales = 7.5 millones de dong

¿Los ingresos imponibles incluyen descuentos y promociones?

Respuesta: Ingresos imponibles = Ingresos reales recibidos (después de deducir descuentos, reducciones de precio).

Ejemplo:

  • Precio original: 1 millón
  • Descuento del 20%: -200.000
  • Ingresos imponibles: 800.000 dong

¿Si se vende con pérdidas, hay que pagar impuestos?

Respuesta: Es posible que aún deba pagar si los impuestos se calculan sobre los ingresos (sin deducir gastos).

Si desea calcular los impuestos sobre la renta real (ingresos - gastos), necesita:

  • Registrar el método de declaración.
  • Tener registros y comprobantes completos.
  • Demostrar gastos legítimos.

Facturas electrónicas

¿Cuándo es obligatorio emitir facturas electrónicas?

Respuesta:

  • Unidades/individuos que declaran → deben usar facturas electrónicas.
  • Casos especiales: Las autoridades fiscales emiten facturas por evento.

¿Cómo se maneja una factura emitida incorrectamente?

Respuesta: Depende del momento de la detección:

Momento Método de manejo
Aún no enviada al comprador Cancelar factura, volver a emitir
Enviada, aún no declarada fiscalmente Emitir factura de reemplazo
Declarada fiscalmente Emitir factura de ajuste

Nota: Las facturas de reemplazo/ajuste deben indicar claramente "Reemplazo/Ajuste para la factura n.º... fecha...".

¿Qué pasa si un cliente minorista no necesita factura?

Respuesta: Aún debe:

  • Registrar los ingresos en los libros.
  • Declarar los impuestos completos.
  • Es posible emitir una factura al final del día por los ingresos minoristas totales (indicando "Cliente minorista" en la sección del comprador).

¿Las facturas electrónicas deben imprimirse?

Respuesta: No es obligatorio. Las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las de papel. Solo es necesario imprimir cuando el cliente lo solicite o para archivo interno.

Declaración y pago de impuestos

¿La declaración de impuestos es mensual o trimestral?

Respuesta:

Condiciones Período de declaración
IVA generado < 50 millones/año Trimestral
IVA generado ≥ 50 millones/año Mensual
Negocio recién establecido Trimestral (primer año)

¿Cuál es la fecha límite para presentar la declaración y pagar los impuestos?

Respuesta:

Período de declaración Fecha límite de presentación de la declaración Fecha límite de pago
Mensual Día 20 del mes siguiente Junto con la declaración
Trimestral Día 30 del primer mes del trimestre siguiente Junto con la declaración
Anual (liquidación) 31 de marzo del año siguiente Junto con la declaración

Nota: El pago tardío conlleva una multa por pago tardío = 0.03%/día × monto del pago tardío.

¿Se puede declarar en línea?

Respuesta: Sí, de dos maneras:

  1. HTKK + Portal de impuestos electrónicos: Preparar la declaración sin conexión, enviarla en línea.
  2. Declaración directa: Ir a thuedientu.gdt.gov.vn, declarar y enviar directamente.

Requisito: Debe tener una firma digital (token USB) para firmar y enviar la declaración.

¿Si no hay ingresos en el período, hay que declarar?

Respuesta: Sí. Si es una empresa unipersonal que declara, aún debe presentar una declaración cero (una declaración con ingresos = 0).

Gastos y deducciones

¿Qué gastos se pueden deducir al calcular los impuestos?

Respuesta: 7 tipos principales de gastos:

  1. Alquiler de locales
  2. Mano de obra
  3. Electricidad
  4. Agua
  5. Telecomunicaciones (Internet, teléfono)
  6. Gastos de administración y ventas (material de oficina, amortización...)
  7. Otros gastos (transporte, publicidad...)

Condición: Debe tener facturas/comprobantes y estar directamente relacionado con el negocio.

¿Se pueden deducir los gastos de las compras sin factura?

Respuesta: Principio: Sin factura = Sin deducción.

Excepción: En algunos casos, se puede emitir una Lista como reemplazo:

  • Compra de productos agrícolas a agricultores.
  • Contratación de mano de obra temporal.
  • Compra de materias primas al por menor en el mercado.

¿Se pueden deducir los gastos pagados en efectivo?

Respuesta:

  • Transacción ≤ 20 millones: Se permite.
  • Transacción > 20 millones: Debe pagarse a través del banco para ser deducible.

Al hacer negocios en casa, ¿cómo se calculan los gastos de electricidad y agua?

Respuesta: Deben prorratearse de manera razonable:

  • Por área: Área de negocio / Área total.
  • Por potencia: Potencia total de los equipos de negocio.

Ejemplo: Casa de 100 m², se usan 30 m² para la tienda → Gastos de electricidad para el negocio = 30% × Costo total de electricidad.

Contratación de empleados

¿Se debe retener el IRPF al contratar empleados?

Respuesta: Depende del tipo de contrato y el salario:

Tipo de contrato Nivel de ingresos ¿Retención?
Contrato laboral ≥ 3 meses ≤ 11 millones/mes No
Contrato laboral ≥ 3 meses > 11 millones/mes Sí (5-35%)
Contrato laboral < 3 meses ≤ 2 millones/vez No
Contrato laboral < 3 meses > 2 millones/vez Sí (10%)

¿Se pueden incluir los salarios pagados a familiares como gastos deducibles?

Respuesta: Sí, si:

  • Hay un contrato de trabajo (o contrato de servicios).
  • Hay una hoja de control de asistencia y nómina.
  • Hay comprobante de pago.
  • El salario es razonable para el trabajo.

Nota: Aún se debe retener el IRPF si se cumplen las condiciones.

Si un empleado renuncia a mitad de año, ¿quién liquida el IRPF?

Respuesta:

  • Si el empleado tiene un nuevo trabajo: La nueva empresa liquida (si se autoriza).
  • Si el empleado no tiene un nuevo trabajo: El empleado liquida por su cuenta en la oficina de impuestos.

Software HTKK

¿HTKK es gratuito?

Respuesta: Sí. HTKK es un software gratuito proporcionado por el Departamento General de Impuestos.

Descargar: www.gdt.gov.vn → Buscar el banner "HTKK".

¿Se puede instalar HTKK en Mac?

Respuesta: No directamente. HTKK solo se ejecuta en Windows. Si usas Mac, puedes:

  • Instalar Windows a través de Boot Camp o una máquina virtual (Parallels, VMware).
  • Declarar directamente en la web: thuedientu.gdt.gov.vn.

¿Qué hacer si se olvida la contraseña de la cuenta de impuestos electrónicos?

Respuesta:

  1. Ir a thuedientu.gdt.gov.vn.
  2. Hacer clic en "Olvidé mi contraseña".
  3. Introducir el número de identificación fiscal y el correo electrónico registrados.
  4. Seguir las instrucciones para restablecer la contraseña.

Si no funciona, póngase en contacto con la Subdirección de Impuestos correspondiente para obtener ayuda.

Parte 2: Errores comunes a evitar

Errores de registro de negocios

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 Creer que no se necesita registro para vender en línea Multas administrativas, recuperación de impuestos Registrarse si los ingresos superan los 100 millones/año.
2 Registrar una dirección de negocio incorrecta Licencia no válida Usar la dirección real de negocio.
3 No actualizar los cambios Información inconsistente, dificultad para emitir facturas Notificar los cambios en un plazo de 10 días.

Errores de impuestos e ingresos

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 No declarar los ingresos de las plataformas de comercio electrónico Recuperación de impuestos + multa (la plataforma informa los datos a hacienda) Declarar todos los flujos de ingresos completos.
2 Calcular incorrectamente el umbral de ingresos Aplicar tasas impositivas incorrectas Consolidar los ingresos de todas las fuentes.
3 Elegir la industria incorrecta (tasa impositiva) Pago excesivo o insuficiente de impuestos Confirmar con la Subdirección de Impuestos.
4 Calcular impuestos sobre el precio original (sin descontar) Pago excesivo de impuestos Calcular sobre los ingresos reales recibidos.
5 No declarar cuando no hay ingresos Multa por no presentar la declaración Presentar una declaración cero.

Errores de facturación

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 No conservar las facturas de compra No poder justificar los gastos Archivar todas las facturas durante al menos 5 años.
2 Emitir una factura con información incorrecta pero no corregirla Factura no válida Emitir una factura de reemplazo/ajuste.
3 Emitir una factura antes de entregar la mercancía Incumplimiento de la normativa Emitir la factura al completar la transacción.
4 No emitir una factura cuando el cliente la solicita Multa, pérdida de reputación Emitir facturas según lo solicitado.
5 Eliminar/cancelar una factura enviada al cliente Incumplimiento grave Emitir una factura de reemplazo/ajuste.

Errores de declaración de impuestos

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 Presentar la declaración fuera de plazo Multa de 2 a 25 millones de dong. Establecer recordatorios antes de la fecha límite.
2 Presentar la declaración pero olvidar pagar Intereses de demora del 0.03%/día. Pagar inmediatamente después de presentar la declaración.
3 Elegir el período de declaración incorrecto (mensual/trimestral) Declaración rechazada Verificar cuidadosamente antes de presentar.
4 No guardar el recibo electrónico Dificultad para demostrar el pago Guardar el recibo inmediatamente después de presentar.
5 Usar una versión antigua de HTKK Declaración rechazada Actualizar HTKK con frecuencia.

Errores de gastos

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 Pagar más de 20 millones en efectivo Gastos no deducibles Transferir para transacciones grandes.
2 Incluir gastos personales en el negocio Se descartan en la auditoría, pueden multarse. Separar los gastos personales y de negocio.
3 Amortizar activos en un período incorrecto Gastos rechazados Según la normativa del Ministerio de Finanzas.
4 No prorratear gastos compartidos Gastos rechazados en la auditoría Prorratear según un porcentaje razonable.
5 Comprar sin factura Gastos no deducibles Siempre solicitar factura.

Errores de empleados

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 No retener el IRPF cuando es necesario Recuperación de impuestos + multa Verificar las condiciones de retención.
2 Retener impuestos pero no declararlos Multa administrativa Presentar la declaración mensual/trimestral.
3 Olvidar la liquidación anual El empleado no puede obtener la devolución de impuestos Presentar la liquidación antes del 31 de marzo.
4 No firmar contrato de trabajo Riesgos legales, dificultad para deducir gastos Firmar contratos con todos los empleados.
5 Pagar salarios sin comprobante Gastos no reconocidos Guardar nóminas y comprobantes de pago.

Errores de gestión general

N.º Error Consecuencia Cómo evitarlo
1 No separar cuentas personales y de negocio Dificultad para gestionar, dificultad para explicar Abrir una cuenta bancaria separada.
2 No llevar registros contables No conocer la ganancia/pérdida real Registrar diariamente o usar software.
3 No actualizar los cambios en las políticas Aplicar incorrectamente la normativa Seguir la información de las autoridades fiscales.
4 Alterar expedientes fiscales de forma arbitraria Incumplimiento de la ley Presentar declaraciones complementarias/de ajuste formales.
5 No conservar los expedientes durante el plazo requerido Sin pruebas en caso de inspección Conservar durante al menos 5-10 años.

Lista de verificación: Autoevaluación de cumplimiento fiscal

Mensual

  • Consolidar ingresos de todas las fuentes.
  • Conservar facturas de compra.
  • Calcular salarios y retener el IRPF (si hay empleados).
  • Registrar gastos en los libros.

Trimestral

  • Presentar declaraciones de IVA e IRPF (antes del día 30 del primer mes del trimestre siguiente).
  • Pagar impuestos (en la misma fecha límite).
  • Verificar el estado de la deuda tributaria en thuedientu.gdt.gov.vn.

Fin de año

  • Liquidar el IRPF para los empleados (antes del 31 de marzo).
  • Revisar todas las facturas y comprobantes.
  • Hacer copia de seguridad de los datos contables.
  • Actualizar a la última versión de HTKK.

¿Cuándo buscar asesoramiento de expertos?

Se recomienda contactar a un contador/asesor fiscal cuando:

  • Los ingresos superan los 1.000 millones de dong/año.
  • Hay transacciones de importación/exportación.
  • Hay varias sucursales/locales de negocio.
  • Las autoridades fiscales solicitan explicaciones.
  • Se desea convertir a una empresa.

Contacto de soporte

  • Línea directa del Departamento General de Impuestos: 1900 6199
  • Sitio web: www.gdt.gov.vn
  • Portal de impuestos electrónicos: thuedientu.gdt.gov.vn
  • Subdirección de Impuestos local: Buscar según su distrito/condado.

Conclusión

A partir de 2026, las actividades de comercio electrónico y las pequeñas empresas unipersonales entrarán en una fase de gestión más estricta, basada en los ingresos reales y datos interconectados de las plataformas de comercio electrónico, los bancos y las facturas electrónicas. Muchos conceptos antiguos como el umbral de 100 millones o los impuestos fijos ya no se aplicarán; en cambio, los vendedores deben comprender claramente sus obligaciones de declaración, llevar registros y distinguir correctamente los ingresos sobre los que la plataforma ha retenido impuestos. El desconocimiento de las normativas o la aplicación de leyes antiguas pueden dar lugar a declaraciones incorrectas, recuperación de impuestos y multas. Gestionar los ingresos, los gastos, las facturas y el personal de forma sistemática desde el principio es un factor clave para un negocio sostenible y el cumplimiento legal en la nueva era. GTG CRM le ayuda a gestionar sus ingresos, gastos, facturas y empleados en un único sistema, minimizando errores y garantizando el cumplimiento fiscal. Prueba gratuita.

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