Caso thực tế: Chị Lan Anh - Từ bối rối quản lý đa kênh đến bán hàng hiệu quả với GTG CRM

En los últimos años, vender en múltiples plataformas de comercio electrónico se ha convertido en una tendencia popular. En lugar de vender en una sola plataforma, muchos dueños de tiendas se están expandiendo a Shopee, Lazada y TikTok Shop para llegar a una base de clientes más amplia.

Lan Anh, de 35 años, es una de ellas. Lleva casi tres años gestionando un negocio de moda femenina online y actualmente vende sus productos en las tres plataformas. Gracias a la eficaz gestión del tráfico procedente de estas plataformas, su tienda cuenta con ingresos estables y una alta tasa de clientes recurrentes.

Sin embargo, a medida que aumentaban los pedidos, la venta multicanal también le trajo problemas que no había previsto.

A medida que aumentaban los pedidos, la gestión comenzó a complicarse.

Cada día, Lan Anh tiene que procesar entre 40 y 60 pedidos de tres plataformas diferentes. El trabajo parece sencillo, pero en realidad es bastante complicado.

Cada mañana, lo primero que tiene que hacer es abrir los sistemas de gestión de cada planta uno por uno:

• Centro de vendedores de Shopee
• Centro de vendedores de Lazada
• Centro de vendedores de TikTok

Necesita revisar si hay nuevos pedidos, imprimir documentos de envío, cotejar la información del producto y confirmar los pedidos.

Cambiar constantemente entre varios sistemas le consume mucho tiempo. A veces, tan solo revisar los pedidos le lleva horas cada día.

Los vendedores multicanal a menudo tienen que revisar los pedidos en múltiples plataformas.

Inventario multicanal: un gran problema para los vendedores online.

El mayor desafío de Lan Anh no era conseguir pedidos, sino gestionar el inventario al vender en múltiples plataformas .

Su tienda cuenta con unos 50 modelos de ropa, cada uno con diferentes tallas y colores. El número total de referencias (SKU) asciende a cientos de variaciones.

El problema es que cada plataforma de comercio electrónico gestiona su inventario de forma independiente .

Aquí tienes un ejemplo de la vida real:

Mi inventario real es de 50 productos , pero los artículos que se muestran en las plataformas son diferentes:

• Shopee: 30 productos
• Lazada: 30 productos
• Tienda TikTok: 30 productos

Si un producto se vende bien en varias plataformas simultáneamente, el número total de pedidos puede superar el inventario real en el almacén.

En ese momento, se vio obligada a:

• Cancelar pedido
• Contacte con el cliente para cambiar el producto.
• Lo sentimos, está agotado.

Esto repercute directamente en la valoración de la tienda y en la experiencia del cliente.

El personal del almacén también tuvo dificultades para procesar los pedidos.

A medida que aumentaba el número de pedidos, la Sra. Lan Anh contrató a más personal de almacén para ayudar con el embalaje y la preparación de la mercancía.

Sin embargo, debido a que el pedido se realizó en varias plataformas diferentes, la preparación de la mercancía se complicó. El personal frecuentemente tenía que preguntar:

• ¿De qué bolsa proviene este anuncio?
• ¿Dónde está el código del pedido?
• ¿Qué productos deben recuperarse del almacén?

Comparar el pedido con los productos en stock lleva bastante tiempo.

Durante los períodos de mayor actividad, es más probable que se produzcan errores en el embalaje o la preparación de los productos.

Cuando cambian las normativas fiscales, la emisión de facturas se vuelve aún más complicada.

Además de los problemas con los pedidos y el inventario, la Sra. Lan Anh también se enfrenta a la necesidad de emitir facturas electrónicas cuando los clientes requieren facturas con IVA.

Anteriormente, cada vez que un cliente solicitaba una factura, ella tenía que:

1. Reabrir la información del pedido en la plataforma.
2. Introduzca los datos en el software de facturación electrónica.
3. Verifique dos veces el producto y la cantidad.

El proceso no es excesivamente complicado, pero a medida que aumenta el número de pedidos, la introducción manual de datos puede dar lugar fácilmente a errores y consumir mucho tiempo.

Se dio cuenta de que, si quería seguir expandiendo su negocio, necesitaba un sistema que conectara todos los procesos de venta.

GTG CRM: una solución para centralizar todas las actividades de ventas.

Tras investigar diversas herramientas de gestión de ventas multicanal, la Sra. Lan Anh decidió probar GTG CRM .

Lo que le llamó la atención fue que este sistema no solo gestiona los pedidos, sino que también conecta el inventario, los productos y las facturas, todo en la misma plataforma.

Crea un almacén en el sistema.

Lo primero que hizo fue crear un almacén en GTG CRM .

Ella ingresó la información básica como:

• nombre del almacén
• Dirección del almacén
• Gerente de almacén

Como resultado, todas las actividades posteriores de entrada y salida de inventario quedan registradas en el sistema.

Crear productos y SKU

A continuación, importó todos los productos al Centro de Productos .

A cada producto se le asigna un código SKU único, por ejemplo:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Gracias a los códigos SKU, el sistema puede identificar el mismo producto aunque se venda en diferentes plataformas.

Esto permite una gestión de inventario más precisa.

Conecte las plataformas Shopee, Lazada y TikTok Shop.

Tras configurar el inventario y los productos, conectó GTG CRM con sus cuentas de ventas en las plataformas de comercio electrónico.

Una vez completada la conexión, simplemente pulse el botón "sincronizar" y el pedido de:

• Shopee
• Londres
• Tienda de TikTok

Todos están sincronizados con una única interfaz.

Los pedidos se consolidan en un único lugar.

El procedimiento de procesamiento de pedidos se ha simplificado.

Tras utilizar GTG CRM, el proceso de ventas de la Sra. Lan Anh cambió significativamente.

Nuevo procedimiento:

1. El pedido aparece en el panel de control de GTG CRM.
2. Cambió el estado del pedido a " pendiente de recogida".
3. Sistema de generación de formularios de liberación de almacén
4. El personal del almacén prepara los productos según el pedido.

Como resultado, el personal del almacén ya no necesita revisar cada piso individualmente, sino que puede trabajar en una única interfaz.

Las facturas electrónicas se generan automáticamente.

Otra función que ayuda a la Sra. Lan Anh a ahorrar tiempo es la generación automática de facturas electrónicas .

Solo necesitas configurarlo una vez en los ajustes:

• Tiempo de creación de la factura
• Estado de la factura
• Plantilla de factura predeterminada

Una vez confirmado el pedido para su envío, el sistema generará la factura correspondiente.

Si cambia la cantidad del pedido, GTG CRM también admite ajustes automáticos en las facturas , lo que ayuda a garantizar declaraciones de impuestos más precisas.

Resultados tras 6 meses de uso de GTG CRM

Tras utilizar el sistema durante unos seis meses, la Sra. Lan Anh notó muchos cambios significativos:

Ahorra tiempo

Antes, tenía que dedicar muchas horas al día a revisar los pedidos en cada plataforma. Ahora, todo está centralizado en un único panel de control.

Ahorro: 3-4 horas de trabajo al día.

Gestión precisa del inventario

La gestión de inventario se ha vuelto más precisa. El sistema actualiza automáticamente las cantidades de existencias después de cada pedido, lo que reduce significativamente la sobreventa.

La tasa de cancelaciones disminuyó: del 8% al 2%.

Mejorar las reseñas

Las valoraciones en las plataformas también mejoraron gracias a la reducción de las cancelaciones de pedidos y a una entrega más precisa.

Los empleados trabajan de forma más eficiente.

El personal de su almacén también trabaja de forma más eficiente porque ya no necesita cotejar los pedidos manualmente como antes.

Concluir

La historia de Lan Anh es un ejemplo perfecto de los desafíos a los que se enfrentan muchos vendedores multicanal.

Cuando los pedidos son pocos, la gestión manual aún puede ser manejable. Pero a medida que aumenta el número de pedidos y las ventas en múltiples plataformas simultáneamente, la falta de un sistema de gestión centralizado hará que las operaciones comerciales sean caóticas.

Esto permite a los vendedores gestionar sus tiendas de forma más eficiente y centrarse en el desarrollo del negocio en lugar de ocuparse de tareas manuales.