E-Invoice - Faktur Elektronik Terintegrasi dengan CRM

Persyaratan Sebelum Memulai

Untuk menggunakan fitur E-Invoice, Anda perlu:

• ✅ Memiliki akun GTG CRM

• ✅ Masuk ke sistem

• ✅ (Opsional) Akun penyedia faktur elektronik (S-Invoice atau MISA)

Akses Fitur E-Invoice

Langkah 1: Masuk ke GTG CRM

Masuk ke sistem GTG CRM dengan akun Anda.

Langkah 2: Buka Menu E-Invoice

1. Lihat bilah menu di sebelah kiri

2. Klik "E-Invoice"

Langkah 3: Pilih Jenis Faktur

Layar e-invoice memiliki 2 tab:

Kelola Faktur Masuk

Cara 1: Unggah Faktur Manual

Langkah 1: Klik Tombol Unggah

Ada 2 cara untuk membuka dialog unggah:

• Klik tombol "Unggah" di sudut kanan atas

• Atau klik tombol "Unggah Faktur"

Langkah 2: Pilih File Faktur

1. Seret dan lepas file faktur PDF ke area unggah

2. Atau klik untuk memilih file dari komputer Anda

Langkah 3: Unggah dan Proses

1. Klik "Unggah dan Proses"

2. Tunggu sistem memproses (status: "Memproses")

Langkah 4: Lihat Hasil

1. Setelah sekitar 10 detik, klik "Segarkan"

2. Faktur telah diimpor dengan informasi lengkap

💡 Catatan: Sistem mendukung faktur kompleks dengan banyak produk. Misalnya: faktur dengan 32 produk juga diproses secara otomatis!

Cara 2: Kumpulkan Otomatis Dari Email

Ini adalah cara paling nyaman - sistem secara otomatis mengambil faktur dari email Anda!

Pengaturan Pengumpulan Email Otomatis

Langkah 1: Buka Menu Integrasi

1. Klik menu "Integrasi" di bilah menu sebelah kiri

Langkah 2: Hubungkan Email

1. Hubungkan email bisnis Anda (misalnya: support@company.com)

2. Izinkan GTG CRM mengakses email

Langkah 3: Aktifkan Pengumpulan Otomatis

1. Temukan opsi "Pengumpulan Faktur Otomatis"

2. Aktifkan fitur ini

Langkah 4: Periksa Hasil

Ketika ada faktur email baru:

1. Sistem mendeteksi dan mengimpor secara otomatis

2. Buka Faktur Masuk untuk melihat

3. Sumber ditampilkan sebagai "Email"

Edit Informasi (Jika Perlu)

Jika informasinya salah, Anda dapat mengeditnya:

1. Klik pada faktur yang perlu diedit

2. Klik "Edit"

3. Edit informasi

4. Simpan

Hubungkan Penyedia Faktur

Untuk menerbitkan faktur keluar, Anda perlu terhubung dengan penyedia faktur elektronik.

Hubungkan S-Invoice (Viettel)

Langkah 1: Buka Koneksi

1. Buka tab "Faktur Keluar"

2. Klik tombol "Hubungkan" di pojok kanan atas

Langkah 2: Pilih S-Invoice

1. Pilih penyedia S-Invoice

2. Masukkan informasi login:

   • Nama Pengguna: (biasanya nomor NPWP)

   • Kata Sandi: Kata Sandi akun S-Invoice

   • Nomor NPWP: Nomor NPWP perusahaan

Langkah 3: Konfirmasi Koneksi

Klik "Hubungkan". Jika nomor NPWP yang Anda masukkan sama dengan nomor NPWP workspace yang telah terhubung sebelumnya (misalnya hanya mengganti kata sandi), sistem akan terhubung segera dan melaporkan keberhasilan.

⚠️ Catatan: Jika nomor NPWP berbeda dengan nomor NPWP yang telah terhubung sebelumnya, sistem akan berhenti dan meminta konfirmasi: "Apakah ini perusahaan yang sama?" — karena faktur yang diterbitkan di bawah dua nomor NPWP yang berbeda tidak dapat digabungkan dalam laporan sebagai satu perusahaan. Layar akan menampilkan nomor NPWP yang terhubung sebelumnya (disamarkan, misalnya •••-509). Klik "Ya, perusahaan yang sama — hubungkan" untuk melanjutkan, atau "Batal" untuk mempertahankan koneksi saat ini — tidak ada yang disimpan sampai Anda mengonfirmasi.

Hubungkan MISA

Langkah 1: Pilih MISA

1. Klik tombol "Hubungkan"

2. Pilih penyedia MISA

Langkah 2: Masukkan Informasi

• Nama Pengguna: Email terdaftar MISA

• Kata Sandi: Kata Sandi akun MISA

• Nomor NPWP: Nomor NPWP perusahaan

Langkah 3: Konfirmasi

Klik "Hubungkan". Mekanismenya sama persis dengan S-Invoice di atas: jika nomor NPWP sama dengan yang telah terhubung sebelumnya, sistem akan terhubung segera; jika berbeda, Anda akan diminta konfirmasi "Apakah ini perusahaan yang sama?" sebelum menyimpan (lihat detail di bagian Hubungkan S-Invoice di atas).

Terbitkan Faktur Keluar

Langkah 1: Buka Formulir Pembuatan Faktur

1. Buka tab "Faktur Keluar"

2. Klik "Buat Faktur"

Langkah 2: Pilih Informasi Dasar

⚠️ Catatan: Status pembayaran tidak memengaruhi otoritas pajak, tetapi membantu Anda melacak piutang.

Langkah 3: Masukkan Informasi Pembeli

• Nama Resmi: Nama perusahaan pembeli

• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): NPWP pembeli

• Alamat: Alamat perusahaan

Langkah 4: Tambahkan Produk/Layanan

1. Klik "Tambah Produk"

2. Masukkan informasi:

   • Nama Produk

   • Jumlah

   • Harga Satuan

   • Tarif Pajak (8% atau 10%)

   • Tingkat Diskon (jika ada)

💡 Tips: Jika ada banyak produk dengan tarif pajak berbeda (8% dan 10%), sistem akan secara otomatis memisahkannya menjadi 2 faktur terpisah.

Langkah 5: Simpan Draf

Klik "Simpan Draf" untuk menyimpannya sebelum menerbitkan.

Langkah 6: Pratinjau PDF

1. Klik "Pratinjau PDF"

2. Periksa informasi faktur

Langkah 7: Terbitkan Faktur

1. Periksa kembali informasi dengan cermat

2. Klik "Terbitkan Faktur"

3. Tunggu pemberitahuan berhasil

Langkah 8: Unduh PDF Faktur

Setelah berhasil diterbitkan:

1. Klik "Unduh PDF" untuk mengunduh faktur

2. Kirimkan ke pelanggan

Buat Faktur Pengganti

Saat perlu menyesuaikan faktur yang diterbitkan (pelanggan mengembalikan barang, menemukan kesalahan...):

Langkah 1: Buka Faktur Asli

1. Buka tab "Faktur Keluar"

2. Cari dan klik faktur yang perlu diganti

Langkah 2: Buat Faktur Pengganti

1. Klik "Buat Faktur Pengganti"

Langkah 3: Sesuaikan Informasi

• Ubah produk, jumlah, harga jika perlu

• Tambah atau hapus produk

⚠️ Catatan: Tarif pajak tidak dapat diubah berbeda dari faktur asli dalam satu faktur pengganti.

Langkah 4: Terbitkan Faktur Pengganti

1. Simpan Draf

2. Pratinjau PDF

3. Terbitkan Faktur Pengganti

Tindakan Lain

Sinkronisasi Faktur

Sinkronkan faktur dari penyedia ke GTG CRM:

1. Klik tombol "Sinkronisasi"

2. Tunggu sistem memperbarui

Putuskan Koneksi Pemasok

1. Klik tombol "Hubungkan" (atau "Putuskan koneksi")

2. Konfirmasikan pemutusan koneksi

3. Anda dapat menghubungkan pemasok lain

💡 Saat menyambung kembali dengan nomor pajak yang berbeda dari nomor pajak yang digunakan sebelumnya (baik dengan S-Invoice atau MISA), Anda akan diminta konfirmasi sebelum sistem menyimpan — lihat bagian "Hubungkan Pemasok Faktur" di atas.

Lihat Detail Faktur

Klik pada faktur mana pun untuk melihat:

• Informasi detail

• Daftar produk

• Total uang dan PPN

Ubah Template Faktur

1. Masuk ke pengeditan faktur (draf)

2. Pilih template baru

3. Simpan sebelum melihat pratinjau PDF

Tips Penggunaan Efektif

1. Atur Pengumpulan Email Otomatis

• Membantu menghemat waktu pengunduhan faktur bulanan

• Akuntan hanya perlu masuk ke GTG CRM untuk mengunduh

2. Periksa dengan Cermat Sebelum Diterbitkan

• Selalu Pratinjau PDF sebelum menerbitkan

• Faktur yang sudah diterbitkan tidak dapat diubah, hanya dapat membuat faktur pengganti

3. Lacak Status Pembayaran

• Tandai "Sudah dibayar" saat menerima uang

• Membantu mengelola piutang secara efektif

4. Berikan Izin kepada Akuntan

• Berikan izin kepada akuntan untuk mengakses modul E-Faktur

• Akuntan dapat mengunduh faktur sendiri untuk laporan pajak