Persyaratan Sebelum Memulai

Untuk menggunakan fitur Faktur Elektronik, Anda memerlukan:

• ✅ Memiliki akun GTG CRM
• ✅ Masuk ke sistem
• ✅ (Opsional) Akun penyedia faktur elektronik (S-Invoice atau MISA)

Akses Fitur Faktur Elektronik

Langkah 1: Masuk ke GTG CRM

Masuk ke sistem GTG CRM menggunakan akun Anda.

Langkah 2: Buka Menu Faktur Elektronik

1. Lihat bilah menu di sebelah kiri.
2. Klik "Faktur Elektronik"

Langkah 3: Pilih Jenis Faktur

Layar faktur elektronik memiliki dua tab:

Manajemen Faktur Masukan

Metode 1: Mengunggah Faktur Secara Manual

Langkah 1: Klik tombol Unggah

Ada dua cara untuk membuka dialog unggah:

• Klik tombol "Unggah" di pojok kanan atas.
• Atau klik tombol "Unggah faktur" .

Langkah 2: Pilih file faktur

1. Seret dan jatuhkan file PDF faktur ke area unggah.
2. Atau klik untuk memilih file dari komputer Anda.

Langkah 3: Unggah dan proses

1. Klik "Unggah dan proses"
2. Tunggu sistem memproses (status: "Sedang diproses")

Langkah 4: Lihat hasilnya

1. Setelah sekitar 10 detik, klik "Segarkan".
2. Faktur telah diimpor dengan informasi lengkap.

💡 Catatan: Sistem ini mendukung faktur kompleks dengan banyak produk. Misalnya, faktur dengan 32 produk juga akan diproses secara otomatis!

Metode 2: Mengumpulkan Secara Otomatis dari Email

Ini adalah cara paling praktis - sistem akan secara otomatis mengambil faktur dari email Anda!

Atur pengumpulan email otomatis.

Langkah 1: Buka Menu Terintegrasi

1. Klik menu "Integrasi" di bilah menu sebelah kiri.

Langkah 2: Hubungkan Email

1. Hubungkan email bisnis Anda (misalnya, support@company.com )
2. Izinkan GTG CRM untuk mengakses email.

Langkah 3: Aktifkan Pengumpulan Otomatis

1. Temukan opsi "Kumpulkan faktur secara otomatis" .
2. Aktifkan fitur ini

Langkah 4: Periksa Hasilnya

Saat Anda menerima email faktur baru:

1. Sistem deteksi dan impor otomatis
2. Buka Input Faktur untuk melihat
3. Sumber tampilan adalah "Email"

Edit Informasi (Jika Diperlukan)

Jika informasinya tidak benar, Anda dapat mengeditnya:

1. Klik pada faktur yang ingin Anda edit.
2. Klik "Edit"
3. Edit informasi
4. Menyimpan

Menghubungkan Penyedia Faktur

Untuk menerbitkan faktur keluar, Anda perlu terhubung dengan penyedia faktur elektronik.

Menghubungkan dengan S-Invoice (Viettel)

Langkah 1: Buka Koneksi

1. Buka tab "Faktur Keluar" .
2. Klik tombol "Hubungkan" di pojok kanan atas.

Langkah 2: Pilih S-Invoice

1. Pilih penyedia S-Invoice
2. Masukkan informasi login Anda:
   • Nama pengguna : (biasanya nomor identifikasi pajak)
   • Kata sandi : Kata sandi akun S-Invoice
   • Nomor Identifikasi Pajak : Nomor Identifikasi Pajak Usaha

Langkah 3: Konfirmasi Koneksi

Klik "Hubungkan" dan tunggu pesan sukses.

Terhubung dengan MISA

Langkah 1: Pilih MISA

1. Klik tombol "Hubungkan" .
2. Pilih MISA sebagai penyedia layanan Anda.

Langkah 2: Masukkan Informasi

• Nama pengguna : Email yang terdaftar di MISA
• Kata sandi : Kata sandi akun MISA
• Nomor Identifikasi Pajak : Nomor Identifikasi Pajak Usaha

Langkah 3: Konfirmasi

Klik "Hubungkan" dan tunggu pesan sukses.

Menerbitkan Faktur Output

Langkah 1: Buka Formulir Pembuatan Faktur

1. Buka tab "Faktur Keluar" .
2. Klik "Buat faktur"

Langkah 2: Pilih Informasi Dasar

⚠️ Catatan: Status pembayaran tidak memengaruhi otoritas pajak, tetapi membantu Anda melacak utang Anda yang belum lunas.

Langkah 3: Masukkan Informasi Pembeli

• Nama resmi : Nama perusahaan pembeli
• Nomor identifikasi pajak : Nomor identifikasi pajak pembeli
• Alamat : Alamat perusahaan

Langkah 4: Tambahkan Produk/Layanan

1. Klik "Tambahkan produk"
2. Masukkan informasinya:
   • Nama Produk
   • Kuantitas
   • Harga satuan
   • Tarif pajak (8% atau 10%)
   • Tingkat diskon (jika ada)

💡 Tip: Jika terdapat beberapa produk dengan tarif pajak berbeda (8% dan 10%), sistem akan secara otomatis memisahkannya menjadi dua faktur terpisah.

Langkah 5: Simpan Draf

Klik "Simpan draf" untuk menyimpan sebelum mengekspor.

Langkah 6: Pratinjau PDF

1. Klik "Pratinjau PDF"
2. Periksa informasi faktur

Langkah 7: Terbitkan Faktur

1. Periksa informasi tersebut dengan cermat.
2. Klik "Terbitkan Faktur"
3. Tunggu hingga muncul notifikasi keberhasilan.

Langkah 8: Unduh PDF Faktur

Setelah ekspor berhasil:

1. Klik "Unduh PDF" untuk mengunduh faktur.
2. Kirim ke pelanggan

Buat Faktur Pengganti

Apabila perlu dilakukan penyesuaian terhadap faktur yang telah diterbitkan (pelanggan mengembalikan barang, ditemukan kesalahan, dll.):

Langkah 1: Buka Faktur Asli

1. Buka tab "Faktur Keluar" .
2. Temukan dan klik faktur yang perlu diganti.

Langkah 2: Buat Faktur Pengganti

1. Klik "Buat faktur pengganti"

Langkah 3: Sesuaikan Informasi

• Sesuaikan produk, kuantitas, dan harga jika perlu.
• Tambahkan atau hapus produk

⚠️ Catatan: Tidak dimungkinkan untuk mengubah tarif pajak dari faktur asli dalam faktur pengganti yang sama.

Langkah 4: Terbitkan Faktur Pengganti

1. Simpan draf
2. Pratinjau PDF
3. Terbitkan faktur pengganti.

Operasi Lainnya

Sinkronisasi Faktur

Sinkronkan faktur dari pemasok ke GTG CRM:

1. Klik tombol "Sinkronkan" .
2. Tunggu hingga sistem melakukan pembaruan.

Putuskan koneksi dengan penyedia layanan.

1. Klik tombol "Hubungkan" (atau "Putuskan Sambungan").
2. Konfirmasi pemutusan koneksi
3. Dimungkinkan untuk terhubung dengan penyedia lain.

Lihat Detail Faktur

Klik pada faktur mana pun untuk melihatnya:

• Informasi rinci
• Daftar produk
• Jumlah total dan PPN

Ubah Templat Faktur

1. Buka Edit Faktur (Draf)
2. Pilih desain baru
3. Simpan sebelum melihat pratinjau PDF.

Tips untuk Penggunaan yang Efektif

1. Atur pengumpulan email otomatis.

• Membantu menghemat waktu saat mengunduh faktur bulanan.
• Akuntan hanya perlu mengunjungi GTG CRM untuk mengunduhnya.

2. Periksa dengan Teliti Sebelum Diekspor

• Selalu pratinjau PDF sebelum mengekspor.
• Faktur yang telah diterbitkan tidak dapat diedit; hanya faktur pengganti yang dapat dibuat.

3. Lacak Status Pembayaran

• Tandai "Dibayar" setelah Anda menerima uangnya.
• Membantu mengelola piutang usaha secara efektif.

4. Mendelegasikan Wewenang kepada Akuntan

• Berikan akses kepada akuntan ke modul Faktur Elektronik.
• Akuntan dapat mengunduh faktur sendiri untuk menyiapkan laporan pajak.