Είναι πρόβλημα η πώληση στο διαδίκτυο χωρίς έκδοση τιμολογίου;

Στην περίοδο που οι φορολογικές αρχές εντείνουν τη διαχείριση των δραστηριοτήτων ηλεκτρονικού εμπορίου, ιδίως των εσόδων που προκύπτουν από πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, το ερώτημα "τι συμβαίνει αν πωλούνται online χωρίς έκδοση τιμολογίου" δεν αποτελεί πλέον θεωρητική απορία, αλλά έχει γίνει πραγματικός νομικός κίνδυνος για πολλές επιχειρήσεις.

Αυτό το άρθρο αποσαφηνίζει την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου για τους online πωλητές, τη νομική βάση που εφαρμόζεται, την προθεσμία έκδοσης τιμολογίου και τις νομικές συνέπειες σε περίπτωση μη συμμόρφωσης.

Είναι υποχρεωτική η έκδοση τιμολογίου για τις online πωλήσεις;

Η απάντηση είναι: Ναι.

Σύμφωνα με τον Νόμο Φορολογικής Διαχείρισης και το σύστημα κανονισμών έκδοσης τιμολογίων, όλες οι δραστηριότητες πώλησης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών που παράγουν έσοδα πρέπει να εκδίδουν τιμολόγιο, ανεξάρτητα από:

• Online ή offline πώληση
• Πώληση μέσω πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου ή μέσω κοινωνικών δικτύων
• Αν ο πελάτης απαιτεί τιμολόγιο ή όχι

Το γεγονός ότι "ο πελάτης δεν ζητά τιμολόγιο" δεν δημιουργεί δικαίωμα απαλλαγής από την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου.

Για τις επιχειρήσεις που πωλούν σε πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, αυτή η υποχρέωση ελέγχεται ακόμη αυστηρότερα, καθώς τα δεδομένα των παραγγελιών, των εσόδων και των ταμειακών ροών αποθηκεύονται από τις πλατφόρμες και παρέχονται στις φορολογικές αρχές σύμφωνα με το νόμο.

Διαβάστε περισσότερα: Πρέπει να δηλωθούν φορολογικά τα έσοδα από πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου;

Νομική βάση που εφαρμόζεται για τους online πωλητές

Δύο βασικά νομικά έγγραφα που πρέπει να γνωρίζουν οι online πωλητές:

• Διάταγμα 123/2020/ND-CP: Καθορίζει το γενικό νομικό πλαίσιο για τιμολόγια και αποδείξεις
• Διάταγμα 70/2025/ND-CP (τροποποιημένο, συμπληρωμένο): Διευκρινίζει την ευθύνη έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων σε δραστηριότητες ηλεκτρονικού εμπορίου, ιδίως τον μηχανισμό σύνδεσης δεδομένων με τις φορολογικές αρχές

Από την 01/07/2025, η έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων για επιχειρήσεις που πωλούν σε πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου δεν θα είναι πλέον μια προτεινόμενη πορεία, αλλά θα γίνει υποχρεωτική απαίτηση, η οποία θα παρακολουθείται μέσω της αντιστοίχισης δεδομένων μεταξύ της πλατφόρμας, της εταιρείας μεταφορών, της τράπεζας και των φορολογικών αρχών.

Αυτό σημαίνει:

• Εάν υπάρχει επιτυχημένη παραγγελία χωρίς αντίστοιχο τιμολόγιο, η επιχείρηση κινδυνεύει να κληθεί να αιτιολογήσει και να της επιβληθεί φορολογία.

Χρόνος έκδοσης τιμολογίου κατά την online πώληση

Μια κοινή παρανόηση είναι ότι το τιμολόγιο χρειάζεται να εκδοθεί μόνο όταν έχει ληφθεί η πληρωμή. Αυτή η ερμηνεία δεν είναι νόμιμη.

Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, ο χρόνος έκδοσης του τιμολογίου είναι ο χρόνος μεταβίβασης της κυριότητας ή του δικαιώματος χρήσης του αγαθού, ανεξάρτητα από το αν έχει ληφθεί η πληρωμή ή όχι.

Για τις online πωλήσεις, αυτός ο χρόνος συνήθως νοείται ως:

• Η παραγγελία έχει παραδοθεί επιτυχώς στον πελάτη
• Η παράδοση με αντικαταβολή ή η προπληρωμή δεν αλλάζουν την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου

Ορισμένα μοντέλα που χρησιμοποιούν ταμειακές μηχανές συνδεδεμένες με δεδομένα επιτρέπουν την έκδοση συγκεντρωτικών τιμολογίων εντός της ημέρας, αλλά πρέπει να διασφαλίζεται ότι:

• Το 100% των εσόδων που προκύπτουν καταγράφεται
• Δεν αναβάλλεται για επόμενη περίοδο

Η παράδοση των αγαθών πριν από την έκδοση τιμολογίου ή η έκδοση με αναδρομική ημερομηνία θεωρείται έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου.

Διαβάστε περισσότερα: Τα πάντα για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια: Πότε χρειάζονται, πώς να χειριστείτε τα λάθη

Υπάρχει πρόστιμο για μη έκδοση τιμολογίου κατά τις online πωλήσεις;

Πώς επιβάλλονται πρόστιμα για μη έκδοση τιμολογίου κατά τις online πωλήσεις;

Ναι, και το επίπεδο των προστίμων είναι πλέον πολύ βαρύτερο από ό,τι στο παρελθόν.

Σύμφωνα με τους νέους κανονισμούς επιβολής προστίμων, η μη έκδοση τιμολογίου κατά την πώληση αγαθών μπορεί να οδηγήσει σε:

• Διοικητικό πρόστιμο για παράβαση σχετικά με τα τιμολόγια
• Αναδρομική είσπραξη φόρου επί όλων των πραγματικών εσόδων που προκύπτουν
• Χρέωση τόκων υπερημερίας για τον αναδρομικά εισπραχθέντα φόρο

Εκτός από τους κινδύνους από την πλευρά της εφορίας, ο πωλητής αντιμετωπίζει κινδύνους και από την ίδια την πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου. Σε πολλές περιπτώσεις, ο λογαριασμός πωλητή μπορεί να κλειδωθεί ή να περιοριστεί η δραστηριότητά του εάν διαπιστωθεί παράβαση φορολογικών υποχρεώσεων.

Διαβάστε περισσότερα: Συνήθεις νομικοί κίνδυνοι κατά την online πώληση

Πώς αντιμετωπίζεται η περίπτωση λανθασμένης έκδοσης τιμολογίου;

Από την 01/06/2025, όλα τα λάθη στο ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν θα αντιμετωπίζονται πλέον με ακύρωση.

Ανάλογα με τη φύση του λάθους, ο πωλητής πρέπει να επιλέξει μία από τις δύο επιλογές:

• Τιμολόγιο προσαρμογής: Εφαρμόζεται όταν απαιτείται προσαρμογή μέρους του περιεχομένου (τιμή, φόρος, ποσότητα κ.λπ.)
• Τιμολόγιο αντικατάστασης: Εφαρμόζεται όταν απαιτείται αντικατάσταση ολόκληρου του τιμολογίου που εκδόθηκε λανθασμένα

Η λανθασμένη επιλογή της μεθόδου διόρθωσης μπορεί να καταστήσει το τιμολόγιο άκυρο και να επηρεάσει άμεσα τη δήλωση φόρου.

Διαβάστε περισσότερα: Συνοπτική ανασκόπηση τιμολογίων αντικατάστασης και τιμολογίων προσαρμογής

Πρακτικές λύσεις για τους online πωλητές

Στο πλαίσιο της αυξανόμενης διαφάνειας των δεδομένων πωλήσεων, η ασφαλέστερη προσέγγιση δεν είναι η "αποφυγή έκδοσης τιμολογίου", αλλά η τυποποίηση της διαδικασίας από την αρχή.

Οι ατομικές επιχειρήσεις που πωλούν online θα πρέπει:

• Να χρησιμοποιούν ένα σύστημα διαχείρισης που μπορεί να εκδίδει αυτόματα ηλεκτρονικά τιμολόγια όταν ολοκληρώνεται μια παραγγελία
• Να συγχρονίζουν τα δεδομένα παραγγελιών – αποθήκης – εσόδων – τιμολογίων για να αποφύγουν αποκλίσεις
• Να έχουν έτοιμη διαδικασία για αλλαγές, επιστροφές χρημάτων, και προσαρμογές τιμολογίων

Στην πράξη, πολλές ατομικές επιχειρήσεις επιλέγουν ολοκληρωμένες πλατφόρμες διαχείρισης όπως το GTG CRM, το οποίο επιτρέπει:

• Αυτόματη έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων μέσω MISA, S-Invoice
• Αυτόματη έκδοση τιμολογίων αντικατάστασης κατά την εμφάνιση αλλαγών
• Ενσωμάτωση και συγχρονισμό προϊόντων από πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου
• Διαχείριση προϊόντων, αποθήκης, αποθεμάτων, προμηθευτών, παραγγελιών, logistics, τιμολογίων και λογιστικών δεδομένων σε ένα ενιαίο σύστημα

Αυτή η προσέγγιση μειώνει τον κίνδυνο χειροκίνητων λαθών και ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις ελέγχου και αντιπαραβολής όταν χρειάζεται.

Το GTG CRM εκδίδει αυτόματα ηλεκτρονικά τιμολόγια και συγχρονίζει προϊόντα από πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου

Συμπέρασμα

Η πώληση online χωρίς έκδοση τιμολογίου δεν είναι πλέον "μικρό θέμα" στη σημερινή εποχή.

Οι πωλητές πρέπει να κατανοήσουν πλήρως:

• Ότι η ύπαρξη εσόδων συνεπάγεται την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου
• Ότι η μη έκδοση τιμολογίου δεν μειώνει τον οφειλόμενο φόρο, αλλά αυξάνει μόνο τον κίνδυνο αναδρομικής είσπραξης και επιβολής προστίμων
• Ότι η τυποποίηση της διαδικασίας από την αρχή είναι ο μόνος τρόπος για βιώσιμη επιχειρηματική δραστηριότητα

Στο πλαίσιο της κατάργησης του κατ' αποκοπή φόρου και της μετάβασης των ατομικών επιχειρήσεων σε δήλωση βάσει πραγματικών εσόδων, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν είναι απλώς υποχρέωση, αλλά και εργαλείο προστασίας του ίδιου του πωλητή από μελλοντικούς νομικούς κινδύνους.