Muchas pequeñas y medianas empresas (pymes) ya no carecen de clientes potenciales como antes. Cuentan con sitios web, páginas de fans, campañas publicitarias, páginas de destino, formularios de registro y clientes que se comunican con ellas a través de diversos canales. A primera vista, esto es una señal positiva, ya que la demanda ha comenzado a surgir desde múltiples puntos de contacto.

Pero cuantos más canales haya, más evidente se vuelve otro problema: llegan clientes potenciales, pero el equipo de ventas no puede gestionarlos .

Esta es una situación muy común en empresas con equipos de ventas pequeños. Los clientes potenciales pueden llegar a diario a través de sitios web, formularios, Facebook, Zalo, correo electrónico, chat en vivo o diversas campañas publicitarias. Sin embargo, sin un flujo de procesamiento claro, los clientes potenciales se dispersan rápidamente, las respuestas son lentas o se pasan por alto. Como resultado, las empresas pueden pensar que les faltan clientes potenciales, pero en realidad, les falta un sistema de gestión de clientes potenciales suficientemente enfocado.

El problema es que los clientes potenciales no solo deben generarse, sino también recopilarse en el lugar adecuado, recibir seguimiento con las personas adecuadas y procesarse en el momento adecuado .

¿Por qué las empresas tienen clientes potenciales pero las ventas no dan abasto?

Cuando una empresa es pequeña, la gestión de clientes potenciales suele ser bastante manual. Quien ve un mensaje responde. Quien recibe un formulario lo reenvía a un chat grupal. Los contactos cercanos al cliente lo guardan en su bandeja de entrada personal. Este enfoque puede funcionar bien cuando el número de clientes potenciales es pequeño. Pero a medida que aumenta el número de canales y la frecuencia de los clientes potenciales, este modelo de procesamiento revela rápidamente sus deficiencias.

La caída de las ventas no siempre se debe a la falta de personal. A menudo, la verdadera razón radica en que los clientes potenciales se integran en un sistema fragmentado.

Algunas de las señales son muy fáciles de detectar:

• Lead dejó su información de contacto, pero nadie le devolvió la llamada a tiempo.
• El cliente envió un mensaje, pero el equipo de ventas no sabe quién está a cargo.
• El hecho de que un mismo cliente aparezca en diferentes lugares dificulta el seguimiento de su historial.
• El departamento de marketing detecta clientes potenciales, pero el departamento de ventas afirma que no están llegando suficientes.
• Las empresas tienen tráfico, bandejas de entrada y formularios, pero el número de oportunidades reales es menor de lo esperado.

Este es el momento para que las empresas reexaminen el problema no desde la perspectiva de "publicar más anuncios", sino desde la perspectiva de las operaciones de ventas , es decir, cómo se reciben, distribuyen y gestionan internamente los clientes potenciales.

¿Dónde suelen ubicarse los clientes potenciales cuando una empresa tiene múltiples canales?

Los clientes potenciales no siempre caen en el último paso. En la mayoría de los casos, el cliente potencial empieza a caer en cuanto aparece.

1. Se cayó en la etapa de recepción.

El usuario potencial rellenó el formulario en la página web, pero los datos solo se almacenaron en un correo electrónico.
Los clientes han enviado mensajes a la página de fans, pero nadie ha tenido tiempo de revisarlos todavía.
Algunas personas dejan su información a través de la página de destino, pero el equipo de ventas no la ve de inmediato.

Cuando los datos viajan a muchos lugares diferentes sin un punto de recogida centralizado, la velocidad de respuesta disminuye significativamente.

2. Se cayó durante el proceso de entrega.

Las pequeñas empresas a menudo carecen de un proceso de traspaso claro. Los clientes potenciales se envían a través de chats grupales, se transmiten verbalmente o se marcan manualmente. Esto hace que el seguimiento sea muy propenso a interrupciones.

Un buen líder perderá impulso rápidamente si se retrasa el traspaso o si no está claro quién está a cargo.

3. Se abandonó en el paso de re-rastreo.

No todas las oportunidades de venta se concretan al primer intento. Pero si una empresa no cuenta con un sistema de seguimiento centralizado, es difícil saber si un cliente ya ha proporcionado su información, en qué etapa se encuentra, con quién se ha comunicado y de qué trató la conversación.

Sin una visión completa del historial, resulta muy difícil para el departamento de ventas realizar un seguimiento sistemático.

4. Se descartaron porque los clientes potenciales están dispersos en múltiples herramientas.

Este es un problema muy común en las pequeñas empresas:

• El formulario se encuentra en el sitio web.
• El mensaje se encuentra en la página de fans o en Zalo.
• La información del cliente se encuentra en el archivo de Excel.
• Las notas de intercambio se encuentran en los teléfonos individuales o en los chats de grupo internos.

Cada lugar contiene una pieza de datos. Pero a la hora de unirlas para crear un recorrido claro del cliente, las empresas carecen de un único lugar donde ver el panorama completo.

¿Dónde se encuentran dispersos los clientes potenciales dentro de una pequeña empresa?

Con un equipo de ventas pequeño, el desafío no es solo "¿cuántos clientes potenciales tenemos?", sino "¿dónde están dispersos esos clientes potenciales?".

Normalmente, los cables se distribuyen en los siguientes puntos:

• Sitio web y página de destino: los clientes rellenan formularios, pero los datos no se recopilan ni se transfieren automáticamente a una ubicación de gestión centralizada.
• Página de fans y canales de mensajería: los clientes hacen preguntas primero, dejan constancia de sus necesidades, pero esto no queda registrado por completo.
• Correo electrónico: El cliente envió una solicitud, pero aún no se ha conectado al flujo de seguimiento compartido.
• Archivos manuales: las empresas almacenan información dispersa en hojas de cálculo o notas separadas.
• Ventas individuales: cada persona lleva un registro de datos independiente, lo que dificulta la coordinación.

Cuando los clientes potenciales están tan fragmentados, el problema ya no radica en una mala generación de leads en marketing. El problema es que la empresa carece de una estructura suficientemente clara para transformar los leads en oportunidades de venta.

¿Cuál es el flujo de generación de clientes potenciales estándar para un equipo de ventas pequeño?

Para las pequeñas y medianas empresas, un buen flujo de trabajo no tiene por qué ser excesivamente complicado. Lo importante es que sea claro, fácil de usar y que permita centrarse lo suficiente para no perder clientes potenciales por el camino.

Un flujo básico debe incluir los siguientes pasos:

1. Consolida los contactos procedentes de múltiples fuentes en un solo lugar.

Los clientes potenciales procedentes de sitios web, páginas de destino, formularios, chats en directo, páginas de fans, Zalo o correos electrónicos deberían centralizarse en una única plataforma para que las empresas no tengan que buscar en cada lugar individualmente cada vez que necesiten procesarlos.

2. Registre la información del cliente de forma clara.

En cuanto reciben un cliente potencial, las empresas necesitan un lugar donde registrar información básica como el nombre, los datos de contacto, la fuente del contacto y las necesidades iniciales. Esta es la base de datos mínima para que los equipos de ventas no tengan que empezar desde cero.

3. Alguien es responsable de la supervisión.

Cada responsable debe tener un gestor claramente definido o, al menos, un estado suficientemente transparente para que el equipo sepa quién lo gestiona. Sin esta claridad, es fácil que todos asuman que otra persona se encarga de ello.

4. Realiza un seguimiento del historial de intercambios en el mismo hilo.

Los vendedores deben verificar si el cliente ha completado un formulario previamente, dónde se comunicó con ellos y qué tipo de respuesta recibió. Cuanto más detallado sea el historial, mayores serán las posibilidades de dar seguimiento.

5. Existe un lugar para medir la efectividad de la generación de clientes potenciales.

Si las empresas desconocen qué sitios web, páginas de destino o canales de mensajería generan buenos clientes potenciales, la optimización del marketing y las ventas siempre será incierta.

En resumen, un flujo de trabajo bien estructurado no solo ayuda a que el equipo de ventas mantenga un mejor ritmo, sino que también ayuda a las empresas a ver con mayor claridad dónde están perdiendo clientes potenciales para que puedan abordar correctamente los cuellos de botella.

El problema para muchas empresas no es la falta de clientes potenciales, sino la falta de una plataforma para generarlos.

Este es un punto en el que muchas pymes pueden confundirse fácilmente.

Consideraron que el equipo de ventas estaba desbordado y decidieron que necesitaban contratar a más personal.
Se dieron cuenta de que no estaban convirtiendo muchos clientes potenciales, así que pensaron que necesitaban publicar más anuncios.
Observaron que los clientes enviaban muchos mensajes pero no obtenían ningún resultado, por lo que pensaron que la cantidad de clientes potenciales no era suficiente.

Pero antes de hacer todo eso, las empresas deben responder a una pregunta más importante: ¿se están recopilando y gestionando adecuadamente los clientes potenciales actuales?

Si la respuesta es no, entonces inyectar más clientes potenciales en un sistema fragmentado solo hará que las cosas sean más difíciles de controlar.

¿Cómo ayuda GTG CRM a las pequeñas empresas a abordar este problema?

GTG CRM es adecuado para empresas que tienen muchas fuentes de clientes potenciales pero necesitan una gestión más centralizada para que los equipos de ventas más pequeños puedan seguir cumpliendo con los plazos.

Con GTG CRM, las empresas pueden:

• Conectar tu sitio web y tu página de destino a tu sistema CRM te permite incorporar los datos de los clientes procedentes de los formularios completados a un sistema de gestión más centralizado.
• La gestión de clientes potenciales en el CRM permite al equipo realizar un seguimiento más claro de la información del cliente, en lugar de tener los datos dispersos.
• Gestionar la mensajería multicanal en una única plataforma ayuda a consolidar los canales de comunicación con el cliente en un solo sistema, en lugar de tenerlos separados en múltiples ubicaciones.
• El seguimiento del historial de comunicación con el cliente y la información dentro de un flujo de trabajo más claro facilita que los representantes de ventas vuelvan a contactar con los clientes interesados.

La clave no reside simplemente en tener un CRM o una bandeja de entrada multicanal. El verdadero valor radica en que las empresas comienzan a crear un flujo más fluido desde el sitio web, los formularios y la mensajería hasta el CRM .

Cuando los clientes potenciales ya no están dispersos en múltiples ubicaciones, los equipos de ventas más pequeños pueden darles seguimiento con mayor facilidad, el departamento de marketing puede evaluar más fácilmente la calidad de las fuentes de clientes potenciales y los gerentes tienen una base más clara para optimizar los procesos.

Concluir

No es raro que los clientes potenciales lleguen a través de múltiples canales, pero el equipo de ventas no da abasto. Sin embargo, en muchos casos, el problema no radica en la falta de personal ni de clientes potenciales, sino en una estructura de procesamiento inadecuada.

Los contactos pueden descartarse en la etapa de recepción.
Los clientes potenciales pueden perderse durante el proceso de traspaso.
Los clientes potenciales pueden perderse porque los datos están dispersos en sitios web, formularios, bandejas de entrada y archivos manuales.

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), cuantos más canales tengan, más importante resulta consolidar los clientes potenciales en una plataforma común.

GTG CRM ofrece una solución más práctica a este problema al conectar los sitios web con el CRM, consolidar los datos de los clientes en un solo lugar y admitir la gestión de interacciones multicanal en una única plataforma.

Si su empresa genera clientes potenciales pero las ventas no están a la altura, es hora de reevaluar no solo la cantidad de clientes potenciales, sino también cómo se adquieren y gestionan esos clientes potenciales cada día.