Banyak usaha kecil dan menengah (UKM) tidak lagi kekurangan prospek seperti dulu. Mereka memiliki situs web, halaman penggemar, kampanye iklan, halaman arahan, formulir pendaftaran, dan pelanggan yang menghubungi mereka melalui berbagai saluran. Secara sepintas, ini merupakan pertanda positif karena permintaan mulai muncul dari berbagai titik kontak.

Namun, semakin banyak saluran yang ada, semakin jelas pula masalah lain yang muncul: prospek masuk, tetapi penjualan tidak dapat mengimbanginya .

Ini adalah situasi yang sangat umum di bisnis dengan tim penjualan kecil. Prospek dapat masuk setiap hari dari situs web, formulir, Facebook, Zalo, email, obrolan langsung, atau berbagai kampanye iklan. Namun, tanpa alur pemrosesan yang jelas, prospek dengan cepat menjadi tersebar, respons lambat, atau terabaikan. Akibatnya, bisnis mungkin berpikir mereka kekurangan prospek, tetapi pada kenyataannya, mereka kekurangan sistem manajemen prospek yang cukup terfokus.

Masalahnya adalah , prospek tidak hanya perlu dihasilkan, tetapi juga dikumpulkan di tempat yang tepat, ditindaklanjuti dengan orang yang tepat, dan diproses pada waktu yang tepat .

Mengapa bisnis memiliki banyak prospek tetapi penjualan tetap tidak mampu mengimbanginya?

Ketika bisnis masih kecil, pemrosesan prospek seringkali dilakukan secara manual. Siapa pun yang melihat pesan akan membalasnya. Siapa pun yang menerima formulir akan meneruskannya ke obrolan grup. Mereka yang dekat dengan pelanggan akan menyimpannya di kotak masuk pribadi mereka. Pendekatan ini mungkin berfungsi dengan baik ketika jumlah prospek masih sedikit. Tetapi seiring bertambahnya jumlah saluran dan meningkatnya frekuensi prospek, model pemrosesan ini dengan cepat menunjukkan kelemahannya.

Tertinggalnya penjualan tidak selalu disebabkan oleh kekurangan tenaga kerja. Seringkali, alasan sebenarnya terletak pada prospek yang diintegrasikan ke dalam sistem yang terfragmentasi.

Beberapa tanda tersebut sangat mudah dikenali:

• Lead meninggalkan informasi kontaknya, tetapi tidak ada yang menghubunginya kembali dalam waktu yang cukup singkat.
• Pelanggan mengirim pesan, tetapi tim penjualan tidak tahu siapa yang bertanggung jawab.
• Pelanggan yang sama muncul di tempat yang berbeda-beda sehingga menyulitkan untuk melacak riwayat mereka.
• Tim pemasaran melihat adanya prospek, tetapi tim penjualan mengatakan bahwa prospek yang masuk tidak mencukupi.
• Bisnis memiliki trafik, kotak masuk, dan formulir, tetapi jumlah peluang aktual lebih rendah dari yang diharapkan.

Inilah saatnya bagi bisnis untuk meninjau kembali masalah ini bukan dari perspektif "menayangkan lebih banyak iklan," tetapi dari perspektif operasional penjualan —yaitu, bagaimana prospek diterima, didistribusikan, dan dilacak secara internal.

Di manakah biasanya prospek terkumpul ketika suatu bisnis memiliki banyak saluran penjualan?

Peluang tidak selalu hilang pada langkah terakhir. Dalam kebanyakan kasus, peluang mulai hilang segera setelah muncul.

1. Gagal di tahap penerimaan

Calon pelanggan mengisi formulir di situs web, tetapi data tersebut hanya tersimpan dalam email.
Para pelanggan telah mengirimkan pesan ke halaman penggemar, tetapi belum ada yang sempat memeriksanya.
Sebagian orang meninggalkan informasi mereka melalui halaman arahan (landing page), tetapi tim penjualan tidak langsung melihatnya.

Ketika data dikirim ke banyak tempat berbeda tanpa titik pengumpulan pusat, kecepatan respons akan melambat secara signifikan.

2. Terjatuh saat proses serah terima.

Bisnis kecil seringkali tidak memiliki proses serah terima yang jelas. Prospek dikirim melalui obrolan grup, diteruskan secara verbal, atau ditandai secara manual. Hal ini membuat tindak lanjut sangat rentan terhadap gangguan.

Keunggulan yang baik akan cepat kehilangan momentum jika proses serah terima tertunda atau penanggung jawabnya tidak jelas.

3. Terhenti pada langkah pelacakan ulang.

Tidak setiap prospek berhasil ditindaklanjuti pada percobaan pertama. Namun, jika suatu bisnis tidak memiliki sistem pelacakan terpusat, akan sulit untuk mengetahui apakah pelanggan pernah meninggalkan informasi mereka sebelumnya, berada di tahap mana, dengan siapa mereka berkomunikasi, dan tentang apa percakapan tersebut.

Tanpa gambaran lengkap tentang riwayat penjualan, sangat sulit bagi tim penjualan untuk melakukan tindak lanjut secara sistematis.

4. Dibatalkan karena prospek tersebar di berbagai alat.

Ini adalah masalah yang sangat umum di usaha kecil:

• Formulir tersebut terletak di situs web.
• Pesan tersebut terdapat di halaman penggemar atau Zalo.
• Informasi pelanggan terdapat dalam file Excel.
• Catatan pertukaran informasi tersebut dapat diakses melalui ponsel masing-masing individu atau obrolan grup internal.

Setiap tempat menyimpan sepotong data. Tetapi ketika tiba saatnya untuk menyatukannya menjadi perjalanan pelanggan yang jelas, bisnis kekurangan satu tempat untuk melihat gambaran keseluruhan.

Di mana saja prospek pelanggan tersebar di dalam bisnis kecil?

Dengan tim penjualan yang kecil, tantangannya bukan hanya "berapa banyak prospek yang kita miliki," tetapi "di mana prospek-prospek itu tersebar?"

Biasanya, kabel-kabel tersebut didistribusikan pada titik-titik berikut:

• Situs web dan halaman arahan: pelanggan mengisi formulir, tetapi data tidak dikumpulkan dan ditransfer secara otomatis ke lokasi manajemen pusat.
• Halaman penggemar dan saluran pesan: pelanggan mengajukan pertanyaan terlebih dahulu, menyampaikan kebutuhan mereka, tetapi hal ini tidak dicatat sepenuhnya.
• Email: Pelanggan telah mengirimkan permintaan tetapi belum terhubung ke aliran pelacakan bersama.
• File manual: bisnis menyimpan informasi yang tersebar di berbagai spreadsheet atau catatan terpisah.
• Penjualan individual: setiap orang menyimpan data terpisah, sehingga koordinasi menjadi lebih sulit.

Ketika prospek terfragmentasi seperti ini, masalahnya bukan lagi pada buruknya perolehan prospek dalam pemasaran. Masalahnya adalah bisnis tersebut缺乏 struktur yang cukup jelas untuk mengubah prospek menjadi peluang penjualan.

Bagaimana alur pembuatan prospek standar untuk tim penjualan kecil?

Bagi usaha kecil dan menengah, alur kerja yang baik tidak perlu terlalu rumit. Yang penting adalah alur kerja tersebut jelas, mudah dioperasikan, dan memberikan fokus yang cukup untuk menghindari kehilangan prospek di tengah jalan.

Alur dasar harus mencakup langkah-langkah berikut:

1. Konsolidasikan prospek dari berbagai sumber ke satu tempat.

Prospek dari situs web, halaman arahan, formulir, obrolan langsung, halaman penggemar, Zalo, atau email harus dikumpulkan dalam satu platform sehingga bisnis tidak perlu mencari di setiap tempat secara individual setiap kali mereka perlu memprosesnya.

2. Catat informasi pelanggan dengan jelas.

Begitu ada prospek masuk, bisnis membutuhkan tempat untuk mencatat informasi dasar seperti nama, informasi kontak, sumber prospek, dan kebutuhan awal. Ini adalah lapisan data minimum agar tim penjualan tidak perlu memulai dari awal.

3. Seseorang bertanggung jawab untuk melakukan pemantauan.

Setiap prospek harus memiliki penanggung jawab yang jelas atau setidaknya status yang cukup transparan sehingga tim mengetahui siapa yang menangani prospek tersebut. Tanpa kejelasan ini, mudah bagi semua orang untuk berasumsi bahwa orang lain yang menanganinya.

4. Lacak riwayat pertukaran pada thread yang sama.

Para tenaga penjualan perlu melihat apakah pelanggan sebelumnya telah mengisi formulir, ke mana mereka mengirim pesan, dan jenis respons apa yang mereka terima. Semakin terfokus riwayatnya, semakin besar peluang untuk melakukan tindak lanjut.

5. Ada tempat untuk mengukur efektivitas pembuatan prospek.

Jika bisnis tidak mengetahui situs web, halaman arahan, atau saluran pesan mana yang mendatangkan prospek berkualitas, optimalisasi pemasaran dan penjualan akan selalu menjadi tidak jelas.

Singkatnya, alur kerja yang terstruktur dengan baik tidak hanya membantu penjualan tetap berjalan lebih baik, tetapi juga membantu bisnis melihat lebih jelas di mana mereka kehilangan prospek sehingga mereka dapat mengatasi hambatan tersebut dengan benar.

Masalah bagi banyak bisnis bukanlah kurangnya prospek, tetapi kurangnya platform penghasil prospek.

Ini adalah tempat di mana banyak UKM dapat dengan mudah merasa bingung.

Mereka mendapati tim penjualan kewalahan dan memutuskan perlu merekrut lebih banyak orang.
Mereka menyadari bahwa mereka tidak banyak mengkonversi prospek menjadi pelanggan, jadi mereka berpikir perlu menjalankan lebih banyak iklan.
Mereka menyadari bahwa pelanggan sering mengirim pesan tetapi tidak mendapatkan hasil apa pun, jadi mereka berpikir jumlah prospeknya tidak cukup tinggi.

Namun sebelum melakukan hal-hal tersebut, bisnis perlu menjawab pertanyaan yang lebih penting: apakah prospek yang ada saat ini dikumpulkan dan dikelola dengan cukup baik?

Jika jawabannya tidak, maka memasukkan lebih banyak petunjuk ke dalam sistem yang terfragmentasi hanya akan membuat segalanya lebih sulit dikendalikan.

Bagaimana GTG CRM membantu bisnis kecil mengatasi masalah ini?

GTG CRM cocok untuk bisnis yang memiliki banyak sumber prospek tetapi membutuhkan manajemen yang lebih terpusat sehingga tim penjualan yang lebih kecil tetap dapat mengimbanginya.

Dengan GTG CRM, bisnis dapat:

• Menghubungkan situs web dan halaman arahan Anda ke sistem CRM memungkinkan Anda untuk membawa data pelanggan dari formulir yang telah diisi ke dalam sistem manajemen yang lebih terpusat.
• Manajemen prospek di CRM memungkinkan tim untuk melacak informasi pelanggan dengan lebih jelas, alih-alih data yang tersebar.
• Mengelola pesan multi-saluran pada satu platform membantu mengkonsolidasikan saluran komunikasi pelanggan ke dalam satu sistem, alih-alih memisahkannya di berbagai lokasi.
• Melacak riwayat komunikasi dan informasi pelanggan dalam alur kerja yang lebih jelas memudahkan perwakilan penjualan untuk kembali menjalin kontak dengan pelanggan yang tertarik.

Kuncinya di sini bukan hanya memiliki CRM atau kotak masuk multi-saluran. Nilai sebenarnya terletak pada kenyataan bahwa bisnis mulai membangun alur yang lebih lancar dari situs web, formulir, pesan hingga CRM .

Ketika prospek tidak lagi tersebar di banyak lokasi, tim penjualan yang lebih kecil dapat menindaklanjutinya dengan lebih mudah, tim pemasaran dapat lebih mudah menilai kualitas sumber prospek, dan para manajer memiliki dasar yang lebih jelas untuk mengoptimalkan proses.

Menyimpulkan

Bukan hal yang aneh jika prospek datang dari berbagai saluran, tetapi tim penjualan tidak mampu mengimbanginya. Namun, dalam banyak kasus, masalahnya bukan kekurangan staf atau prospek. Masalahnya terletak pada struktur pemrosesan yang tidak memadai.

Prospek dapat ditolak pada tahap penerimaan.
Kabel penghubung dapat terputus selama proses serah terima.
Prospek dapat hilang karena data tersebar di berbagai situs web, formulir, kotak masuk, dan file manual.

Bagi usaha kecil dan menengah (UKM), semakin banyak saluran yang mereka miliki, semakin penting untuk mengkonsolidasikan prospek ke platform yang sama.

GTG CRM menawarkan solusi yang lebih praktis untuk masalah ini dengan menghubungkan situs web dengan CRM, mengkonsolidasikan data pelanggan di satu tempat, dan mendukung manajemen interaksi multi-saluran pada satu platform.

Jika bisnis Anda menghasilkan prospek tetapi penjualan tidak seimbang, inilah saatnya untuk menilai kembali tidak hanya jumlah prospek, tetapi juga bagaimana prospek tersebut diperoleh dan dikelola setiap hari.