Facture électronique intégrée au CRM

Exigences avant de commencer

Pour utiliser la fonctionnalité de facture électronique, vous devez :

• ✅ Avoir un compte GTG CRM

• ✅ Connectez-vous au système

• ✅ (Facultatif) Un compte fournisseur de factures électroniques (S-Invoice ou MISA)

Accéder à la fonctionnalité de facture électronique

Étape 1 : Connexion à GTG CRM

Connectez-vous au système GTG CRM avec votre compte.

Étape 2 : Ouvrir le menu Facture électronique

1. Regardez la barre de menu à gauche

2. Cliquez sur "Facture électronique"

Étape 3 : Sélectionner le type de facture

L'écran de la facture électronique comporte 2 onglets :

Gestion des factures d'entrée

Méthode 1 : Télécharger manuellement les factures

Étape 1 : Cliquer sur le bouton Télécharger

Il existe 2 façons d'ouvrir la boîte de dialogue de téléchargement :

• Cliquez sur le bouton "Télécharger" dans le coin supérieur droit

• Ou cliquez sur le bouton "Télécharger la facture"

Étape 2 : Sélectionner le fichier de facture

1. Faites glisser et déposez le fichier PDF de la facture dans la zone de téléchargement

2. Ou cliquez pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur

Étape 3 : Télécharger et traiter

1. Cliquez sur "Télécharger et traiter"

2. Attendez que le système traite (statut : "En cours de traitement")

Étape 4 : Voir les résultats

1. Après environ 10 secondes, cliquez sur "Actualiser"

2. La facture a été importée avec toutes les informations

💡 Remarque : Le système prend en charge les factures complexes avec plusieurs produits. Par exemple, une facture avec 32 produits est également traitée automatiquement !

Méthode 2 : Collecte automatique par e-mail

C'est la méthode la plus pratique : le système récupère automatiquement les factures de votre e-mail !

Configuration de la collecte automatique par e-mail

Étape 1 : Ouvrir le menu Intégration

1. Cliquez sur le menu "Intégration" dans la barre de menu à gauche

Étape 2 : Connecter l'e-mail

1. Connectez votre e-mail d'entreprise (par exemple, support@company.com)

2. Autorisez GTG CRM à accéder à votre e-mail

Étape 3 : Activer la collecte automatique

1. Recherchez l'option "Collecte automatique de factures"

2. Activez cette fonctionnalité

Étape 4 : Vérifier les résultats

Lorsqu'une nouvelle facture par e-mail arrive :

1. Le système détecte et importe automatiquement

2. Accédez à Factures entrantes pour voir

3. La source affichée est "Email"

Modifier les informations (si nécessaire)

Si les informations sont incorrectes, vous pouvez les modifier :

1. Cliquez sur la facture à modifier

2. Cliquez sur "Modifier"

3. Modifiez les informations

4. Enregistrer

Connecter les fournisseurs de factures

Pour émettre des factures de sortie, vous devez vous connecter aux fournisseurs de factures électroniques.

Connexion S-Invoice (Viettel)

Étape 1 : Ouvrir la connexion

1. Accédez à l'onglet "Factures de sortie"

2. Cliquez sur le bouton "Connecter" en haut à droite

Étape 2 : Choisir S-Invoice

1. Sélectionnez le fournisseur S-Invoice

2. Saisissez les informations de connexion :

   • Nom d'utilisateur : (généralement le numéro d'identification fiscale)

   • Mot de passe : Mot de passe du compte S-Invoice

   • Numéro d'identification fiscale : Numéro d'identification fiscale de l'entreprise

Étape 3 : Confirmer la connexion

Cliquez sur "Connecter". Si le numéro d'identification fiscale que vous venez de saisir est le même que le numéro d'identification fiscale de l'espace de travail précédemment connecté (par exemple, seulement un changement de mot de passe), le système se connectera immédiatement et indiquera la réussite.

⚠️ Remarque : Si le numéro d'identification fiscale est différent de celui précédemment connecté, le système s'arrêtera et demandera une confirmation : "Est-ce la même entreprise ?" — car les factures émises sous deux numéros d'identification fiscale différents ne peuvent pas être regroupées dans un seul rapport en tant qu'une seule entreprise. L'écran affichera le numéro d'identification fiscale précédemment connecté (masqué, par exemple •••-509). Cliquez sur "Oui, même entreprise — connecter" pour continuer, ou sur "Annuler" pour conserver la connexion actuelle — rien ne sera enregistré tant que vous n'aurez pas confirmé.

Connexion MISA

Étape 1 : Choisir MISA

1. Cliquez sur le bouton "Connecter"

2. Sélectionnez le fournisseur MISA

Étape 2 : Saisir les informations

• Nom d'utilisateur : E-mail d'enregistrement MISA

• Mot de passe : Mot de passe du compte MISA

• Numéro d'identification fiscale : Numéro d'identification fiscale de l'entreprise

Étape 3 : Confirmer

Cliquez sur "Connecter". Le mécanisme est identique à celui de S-Invoice ci-dessus : si le numéro d'identification fiscale est identique à celui précédemment connecté, le système se connecte immédiatement ; s'il est différent, vous serez invité à confirmer "Est-ce la même entreprise ?" avant d'enregistrer (voir les détails dans la section Connexion S-Invoice ci-dessus).

Émettre des factures de sortie

Étape 1 : Ouvrir le formulaire de création de facture

1. Accédez à l'onglet "Factures de sortie"

2. Cliquez sur "Créer une facture"

Étape 2 : Choisir les informations de base

⚠️ Remarque : Le statut du paiement n'affecte pas l'administration fiscale, mais vous aide à suivre les créances.

Étape 3 : Saisir les Informations de l'Acheteur

• Nom légal : Nom de la société de l'acheteur

• Numéro d'identification fiscale : NIF de l'acheteur

• Adresse : Adresse de la société

Étape 4 : Ajouter des Produits/Services

1. Cliquez sur "Ajouter un produit"

2. Entrez les informations :

   • Nom du produit

   • Quantité

   • Prix unitaire

   • Taux de TVA (8% ou 10%)

   • Taux de remise (si applicable)

💡 Astuce : S'il y a plusieurs produits avec des taux de TVA différents (8% et 10%), le système les séparera automatiquement en deux factures distinctes.

Étape 5 : Enregistrer le Brouillon

Cliquez sur "Enregistrer le brouillon" pour sauvegarder avant de générer.

Étape 6 : Prévisualiser le PDF

1. Cliquez sur "Prévisualiser le PDF"

2. Vérifiez les informations de la facture

Étape 7 : Générer la Facture

1. Vérifiez attentivement les informations

2. Cliquez sur "Générer la facture"

3. Attendez le message de succès

Étape 8 : Télécharger le PDF de la Facture

Après la génération réussie :

1. Cliquez sur "Télécharger le PDF" pour télécharger la facture

2. Envoyez-la au client

Créer une Facture de Remplacement

Lorsque vous avez besoin de modifier une facture générée (retour client, erreur constatée...) :

Étape 1 : Ouvrir la Facture d'Origine

1. Allez dans l'onglet "Factures de sortie"

2. Recherchez et cliquez sur la facture à remplacer

Étape 2 : Créer une Facture de Remplacement

1. Cliquez sur "Créer une facture de remplacement"

Étape 3 : Modifier les Informations

• Modifiez les produits, quantités, prix si nécessaire

• Ajoutez ou supprimez des produits

⚠️ Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le taux de TVA pour qu'il soit différent de celui de la facture d'origine dans une même facture de remplacement.

Étape 4 : Générer la Facture de Remplacement

1. Enregistrer le brouillon

2. Prévisualiser le PDF

3. Générer la facture de remplacement

Autres Opérations

Synchroniser les Factures

Synchroniser les factures du fournisseur vers GTG CRM :

1. Cliquez sur le bouton « Synchroniser »

2. Attendez la mise à jour du système

Déconnexion du fournisseur

1. Cliquez sur le bouton « Connecter » (ou « Déconnecter »)

2. Confirmez la déconnexion

3. Vous pouvez connecter un autre fournisseur

💡 Lorsque vous vous reconnectez avec un numéro d'identification fiscale différent de celui utilisé précédemment (que ce soit avec S-Invoice ou MISA), une confirmation vous sera demandée avant que le système ne l'enregistre — voir la section « Connexion du fournisseur de factures » ci-dessus.

Voir les détails de la facture

Cliquez sur n'importe quelle facture pour voir :

• Informations détaillées

• Liste des produits

• Montant total et TVA

Changer le modèle de facture

1. Accédez à la modification de la facture (brouillon)

2. Sélectionnez un nouveau modèle

3. Enregistrez avant de prévisualiser le PDF

Conseils d'utilisation efficace

1. Configuration de la collecte automatique d'e-mails

• Permet de gagner du temps en téléchargeant les factures chaque mois

• Le comptable n'a qu'à se connecter à GTG CRM pour télécharger les factures

2. Vérifiez attentivement avant d'émettre

• Prévisualisez toujours le PDF avant d'émettre

• Les factures émises ne peuvent pas être modifiées ; seule une facture de remplacement peut être créée

3. Suivi de l'état de paiement

• Marquez « Payé » lorsque vous recevez l'argent

• Permet de gérer efficacement les dettes

4. Attribution des autorisations au comptable

• Accordez au comptable l'accès au module de facturation électronique

• Le comptable peut télécharger les factures lui-même pour établir les rapports fiscaux