Exigences avant de commencer

Pour utiliser la fonction de facturation électronique, vous avez besoin de :

• ✅ Vous avez un compte GTG CRM
• ✅ Connectez-vous au système
• ✅ (Facultatif) Compte auprès d'un fournisseur de facturation électronique (S-Invoice ou MISA)

Accéder à la fonction de facturation électronique

Étape 1 : Connectez-vous à GTG CRM

Connectez-vous au système CRM GTG avec votre compte.

Étape 2 : Ouvrir le menu Facture électronique

1. Regardez la barre de menu à gauche.
2. Cliquez sur « Facture électronique »

Étape 3 : Sélectionner le type de facture

L'écran de la facture électronique comporte deux onglets :

Gestion des factures de saisie

Méthode 1 : Téléchargement manuel des factures

Étape 1 : Cliquez sur le bouton Télécharger

Il existe deux façons d'ouvrir la boîte de dialogue de téléchargement :

• Cliquez sur le bouton « Téléverser » en haut à droite.
• Ou cliquez sur le bouton « Téléverser la facture » .

Étape 2 : Sélectionnez le fichier de facture

1. Glissez-déposez le fichier PDF de la facture dans la zone de téléchargement.
2. Ou cliquez pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur.

Étape 3 : Téléchargement et traitement

1. Cliquez sur « Télécharger et traiter »
2. Veuillez patienter pendant le traitement par le système (statut : « Traitement en cours »).

Étape 4 : Consulter les résultats

1. Au bout d'une dizaine de secondes, cliquez sur « Actualiser ».
2. La facture a été importée avec toutes les informations nécessaires.

💡 Remarque : Le système prend en charge les factures complexes comportant de nombreux produits. Par exemple, une facture avec 32 produits sera également traitée automatiquement !

Méthode 2 : Collecte automatique à partir des e-mails

C'est la méthode la plus pratique : le système récupère automatiquement la facture à partir de votre boîte mail !

Configurer la collecte automatique des adresses e-mail.

Étape 1 : Ouvrir le menu intégré

1. Cliquez sur le menu « Intégration » dans la barre de menu de gauche.

Étape 2 : Connecter l’email

1. Connectez votre adresse e-mail professionnelle (par exemple, support@entreprise.com ).
2. Autoriser GTG CRM à accéder à la messagerie.

Étape 3 : Activer la collecte automatique

1. Trouvez l'option « Collecte automatique des factures » .
2. Activez cette fonctionnalité

Étape 4 : Vérifier les résultats

Lorsque vous recevez un nouvel e-mail de facture :

1. Système de détection et d'importation automatique
2. Accédez à la section « Saisie des factures » pour consulter
3. La source d'affichage est « Courriel ».

Modifier les informations (si nécessaire)

Si les informations sont incorrectes, vous pouvez les modifier :

1. Cliquez sur la facture que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur « Modifier »
3. Modifier les informations
4. Sauvegarder

Connexion des fournisseurs de facturation

Pour émettre des factures sortantes, vous devez vous connecter à un fournisseur de facturation électronique.

Connexion avec S-Invoice (Viettel)

Étape 1 : Ouvrir la connexion

1. Accédez à l'onglet « Factures de sortie » .
2. Cliquez sur le bouton « Se connecter » en haut à droite.

Étape 2 : Sélectionnez la facture S

1. Choisissez un fournisseur de factures S.
2. Saisissez vos informations de connexion :
   • Nom d'utilisateur : (généralement le numéro d'identification fiscale)
   • Mot de passe : mot de passe du compte S-Invoice
   • Numéro d'identification fiscale : Numéro d'identification fiscale de l'entreprise

Étape 3 : Confirmer la connexion

Cliquez sur « Se connecter » et attendez le message de confirmation.

Connectez-vous avec MISA

Étape 1 : Sélectionnez MISA

1. Cliquez sur le bouton « Se connecter » .
2. Choisissez MISA comme fournisseur.

Étape 2 : Saisir les informations

• Nom d'utilisateur : Adresse électronique enregistrée auprès de MISA
• Mot de passe : mot de passe du compte MISA
• Numéro d'identification fiscale : Numéro d'identification fiscale de l'entreprise

Étape 3 : Confirmation

Cliquez sur « Se connecter » et attendez le message de confirmation.

Émission des factures de sortie

Étape 1 : Ouvrir le formulaire de création de facture

1. Accédez à l'onglet « Factures de sortie » .
2. Cliquez sur « Créer une facture »

Étape 2 : Sélectionner les informations de base

⚠️ Remarque : Le statut de paiement n'a aucune incidence sur les autorités fiscales, mais il vous aide à suivre votre dette impayée.

Étape 3 : Saisir les informations de l’acheteur

• Nom légal : Nom de la société de l'acheteur
• Numéro d'identification fiscale : Numéro d'identification fiscale de l'acheteur
• Adresse : Adresse de l'entreprise

Étape 4 : Ajouter des produits/services

1. Cliquez sur « Ajouter un produit »
2. Saisissez les informations :
   • Nom du produit
   • Quantité
   • Prix ​​unitaire
   • Taux d'imposition (8 % ou 10 %)
   • Taux de réduction (le cas échéant)

💡 Conseil : S'il y a plusieurs produits avec des taux de taxe différents (8 % et 10 %), le système les divisera automatiquement en deux factures distinctes.

Étape 5 : Enregistrer le brouillon

Cliquez sur « Enregistrer le brouillon » pour enregistrer avant l'exportation.

Étape 6 : Aperçu du PDF

1. Cliquez sur « Aperçu du PDF »
2. Vérifier les informations de la facture

Étape 7 : Émettre la facture

1. Vérifiez attentivement les informations.
2. Cliquez sur « Émettre une facture »
3. Attendez la notification de succès.

Étape 8 : Télécharger la facture au format PDF

Après une exportation réussie :

1. Cliquez sur « Télécharger le PDF » pour télécharger la facture.
2. Envoyer aux clients

Créer une facture de remplacement

Lorsqu'il est nécessaire de rectifier une facture émise (retours de marchandises par le client, erreurs constatées, etc.) :

Étape 1 : Ouvrir la facture originale

1. Accédez à l'onglet « Factures de sortie » .
2. Trouvez et cliquez sur la facture à remplacer.

Étape 2 : Créer une facture de remplacement

1. Cliquez sur « Créer une facture de remplacement »

Étape 3 : Ajuster les informations

• Ajustez les produits, les quantités et les prix si nécessaire.
• Ajouter ou supprimer des produits

⚠️ Remarque : Il n'est pas possible de modifier le taux de taxe de la facture originale dans la même facture de remplacement.

Étape 4 : Émettre une facture de remplacement

1. Enregistrer le brouillon
2. Aperçu du PDF
3. Émettre une facture de remplacement.

Autres opérations

Synchronisation des factures

Synchroniser les factures des fournisseurs avec GTG CRM :

1. Cliquez sur le bouton « Synchroniser » .
2. Veuillez patienter pendant la mise à jour du système.

Déconnectez-vous du fournisseur

1. Cliquez sur le bouton « Se connecter » (ou « Se déconnecter »).
2. Confirmer la déconnexion
3. Il est possible de se connecter avec d'autres fournisseurs.

Voir les détails de la facture

Cliquez sur une facture pour la consulter :

• Informations détaillées
• Liste des produits
• Montant total et TVA

Modèle de facture modifié

1. Aller à Modifier la facture (Brouillon)
2. Choisissez un nouveau design
3. Enregistrez le fichier avant de prévisualiser le PDF.

Conseils pour une utilisation efficace

1. Configurer la collecte automatique des adresses e-mail.

• Permet de gagner du temps lors du téléchargement des factures mensuelles.
• Il suffit aux comptables de se rendre sur le site de GTG CRM pour le télécharger.

2. Inspecter soigneusement avant l'exportation

• Toujours prévisualiser les PDF avant de les exporter.
• Les factures émises ne peuvent pas être modifiées ; seules des factures de remplacement peuvent être créées.

3. Suivre l'état du paiement

• Indiquez « Payé » lorsque vous recevez l'argent.
• Contribue à une gestion efficace des comptes clients.

4. Délégation de pouvoirs aux comptables

• Accorder aux comptables l'accès au module de facturation électronique.
• Les comptables peuvent télécharger eux-mêmes les factures pour préparer les déclarations fiscales.