Er í lagi að selja á netinu án þess að gefa út reikninga?

Í dag, þegar skattayfirvöld auka eftirlit með rafrænum viðskiptum, sérstaklega tekjum sem skapast á rafrænum viðskiptavettvangi, er spurningin „hvað gerist ef maður selur á netinu án þess að gefa út reikning“ ekki lengur fræðileg spurning heldur hefur hún orðið raunveruleg lagaleg áhætta fyrir marga rekstraraðila.

Þessi grein útskýrir skyldu til að gefa út reikninga fyrir netverslunaraðila, viðeigandi lögfræðilegar heimildir, hvenær reikningur á að gefa út og lagalegar afleiðingar ef ekki er farið að þeim.

Er skylda að gefa út reikninga við netverslun?

Svarið er: Já.

Samkvæmt skattalögum og reglugerðum um reikninga, verður að gefa út reikning fyrir alla sölu á vörum og þjónustu sem skapar tekjur, án tillits til:

• Sölu á netinu eða utan nets
• Sölu á rafrænum viðskiptavettvangi eða í gegnum samfélagsmiðla
• Hvort viðskiptavinurinn biður um reikning eða ekki

„Það að viðskiptavinurinn krefst ekki reiknings“ fjarlægir ekki skylduna til að gefa út reikning.

Fyrir rekstraraðila sem selja á rafrænum viðskiptavettvangi er þessi skylda enn frekar eftirlitsskyld vegna þess að gögn um pantanir, tekjur og peningaflæði eru geymd af vettvangunum og veitt skattayfirvöldum samkvæmt lögum.

Lesa meira: Þarf að skila skatti af tekjum á rafrænum viðskiptavettvangi?

Viðeigandi lögfræðilegar heimildir fyrir netverslunaraðila

Tvö lykil löggjöf sem netverslunaraðilar þurfa að vita:

• Reglugerð 123/2020/ND-CP: Sem skilgreinir almennan lagalegan ramma fyrir reikninga og skjöl
• Reglugerð 70/2025/ND-CP (breytingar og viðbætur): Sem skýrir ábyrgð á að gefa út rafræna reikninga í rafrænum viðskiptum, sérstaklega hvað varðar gagna samþættingu við skattayfirvöld

Frá og með 01/07/2025 verður útgáfa rafrænna reikninga fyrir rekstraraðila sem selja á rafrænum viðskiptavettvangi ekki lengur hvatt til, heldur verður það skylda, sem er fylgst með í gegnum gögn sem eru borin saman milli vettvangsins, flutningsaðila, banka og skattayfirvalda.

Þetta þýðir:

• Ef það er ályktun pantanir án samsvarandi reiknings, eiga rekstraraðilar á hættu að verða beðnir um skýringar og skattar ákveðnir.

Hvenær á að gefa út reikning við netverslun

Ein algeng misskilningur er að reikningur þurfi aðeins að gefa út þegar greiðsla hefur borist. Þessi skilningur er ekki í samræmi við lög.

Samkvæmt gildandi reglum er tíminn til að gefa út reikning þegar eignarréttur eða réttur til notkunar á vörum er afhentur, óháð því hvort greiðsla hefur borist eða ekki.

Við netverslun er þessi tími oft skilinn sem:

• Pöntunin hefur verið afhent viðskiptavinum með góðum árangri
• Afhending COD eða fyrirframgreiðsla breytir ekki skyldunni til að gefa út reikning

Sumir gerðir sem nota kassakerfi sem eru tengd við gagnagrunna fá að gefa út samanlagða reikninga á dag, en það verður að tryggja að:

• 100% af tekjum sem skapast eru skráðar
• Ekki má fresta til næsta tímabils

Að afhenda vörur áður en reikningur er gefinn út eða gefa út reikning með afturvirkum degi er litið á sem útgáfu reiknings á röngum tíma.

Lesa meira: Allt um rafræna reikninga: Hvenær þarf að gefa út, hvernig á að leysa mistök

Verður refsingu fyrir að gefa ekki út reikning við netverslun?

Hvernig er refsingu fyrir að gefa ekki út reikning við netverslun?

Já, og viðurlögin eru nú miklu þyngri en áður.

Samkvæmt nýjum ákvæðum um refsingar, getur athæfi þar sem ekki er gefin út reikningur við sölu leitt til:

• Sektir á grundvelli brota varðandi reikninga
• Endurkröfu á skatti af öllum raunverulegum tekjum sem hafa átt sér stað
• Innheimtu á dráttarvöxtum vegna endurkröfðu skatts

Auk áhættu frá skattyfirvöldum standa seljendur einnig frammi fyrir áhættu frá sjálfum netverslunarvettvangunum. Í mörgum tilfellum getur sölureikningi verið lokað eða starfsemi takmörkuð ef talið er að brotið hafi verið á skattskyldu.

Lesa meira: Algeng áhætta lögfræðilegra þátta við netverslun

Hvernig á að bregðast við í tilfellum þar sem reikningur er gefinn út rangt?

Frá og með 1. júní 2025 verður ekki lengur hægt að leyst úr villum á rafrænum reikningum með því að afbóka þá.

Háð eðli villunnar verður seljandi að velja eina af tveimur aðferðum:

• Breytingarreikningur: Notaður þegar þörf er á að breyta hluta af upplýsingum (verð, skattur, magn, o.s.frv.)
• Endurnýjunarreikningur: Notaður þegar þörf er á að skipta út öllum röngum reikningi

Rangt val á úrvinnsluaðferð getur gert reikninginn ógildan og haft bein áhrif á skattskil.

Lesa meira: Yfirlit yfir endurnýjunarreikninga og breytingarreikninga

Hagnýt lausnir fyrir netverslunaraðila

Í ljósi sífellt gagnsærri sölugagna er öruggasta nálgunin ekki að „forðast reikninga“, heldur að staðla ferla frá upphafi.

Smáfyrirtæki sem selja á netinu ættu að:

• Notaðu stjórnunarkerfi sem getur sjálfkrafa gefið út rafræna reikninga þegar pöntun er lokið
• Samstilltu gögn um pantanir – lager – tekjur – reikninga til að forðast mun
• Hafa til staðar ferli til að meðhöndla skipti, endurgreiðslur, breytingar á reikningum

Í raunverulegri starfsemi velja mörg lítil fyrirtæki samþætta stjórnunarvettvangi eins og GTG CRM, sem gerir kleift að:

• Sjálfvirk útgáfa rafrænna reikninga í gegnum MISA, S-Invoice
• Sjálfvirk stofnun endurnýjunarreikninga þegar skipti koma upp
• Samþætting og samstilling vara frá netverslunarvettvangi
• Stjórnun vara, lager, birgða, birgja, pantana, flutninga, reikninga og bókhaldsgagna innan sama kerfis

Þessi aðferð dregur úr áhættu af handvirkum villum og uppfyllir kröfur um skoðun og úttekt þegar þörf krefur.

GTG CRM gefur sjálfkrafa út rafræna reikninga og samstillir vörur frá netverslunarvettvangi

Niðurstaða

Að selja á netinu án útgáfu reikninga er ekki lengur „smámál“ á þessum tíma.

Seljendur þurfa að skilja:

• Að hafa tekjur þýðir að það er skylda að gefa út reikning
• Útgáfu reikninga ekki lækka skatt sem þarf að greiða, heldur eykur hún aðeins áhættu á endurkröfu og refsingu
• Að staðla ferla frá upphafi er eina leiðin til að stunda sjálfbær viðskipti

Í ljósi þess að fastir skattar eru afnumdir og smáfyrirtæki færa sig yfir í skattframtal samkvæmt raunverulegum tekjum, eru rafrænir reikningar ekki aðeins skylda, heldur einnig varnartæki fyrir seljendur sjálfa gegn framtíðar lögfræðilegri áhættu.