Ali je prodaja na spletu brez izdane fakture problematična?

V obdobjih, ko davčni uradi poostrujejo nadzor nad spletnim poslovanjem, zlasti pri prihodkih, ustvarjenih na spletnih tržnicah, vprašanje "ali je kaznivo, če pri spletni prodaji ne izdam računa" ni več teoretično vprašanje, temveč je postalo resnično zakonsko tveganje za številne poslovne subjekte.

Ta članek pojasnjuje obveznost izdajanja računov za spletne prodajalce, veljavno pravno podlago, kdaj je treba izdati račun in kakšne so zakonske posledice neupoštevanja.

Ali je spletna prodaja obvezna izdaja računov?

Odgovor je: Da.

V skladu z Zakonom o davčnem postopku in sistemom predpisov o računih mora vsaka prodaja blaga ali storitev, ki ustvari prihodek, imeti izdan račun, ne glede na:

• Spletno ali nespletno prodajo
• Prodajo na spletnih tržnicah ali prek družbenih omrežij
• To, ali kupec zahteva račun ali ne

"Nezahtevanje računa s strani kupca ne odpravlja obveznosti izdajanja računa.

Za podjetja, ki prodajajo na spletnih tržnicah, je ta obveznost še strožje nadzorovana, saj spletne tržnice hranijo podatke o naročilih, prihodkih in denarnih tokovih ter jih na zahtevo zakonodaje posredujejo davčnim organom.

Več o tem: Ali je treba prihodke s spletnih tržnic prijaviti davčnemu organu?

Veljavna pravna podlaga za spletne prodajalce

Dva ključna pravna akta, ki ju morajo spletni prodajalci dobro poznati:

• Uredba št. 123/2020/ND-CP: Določa splošni pravni okvir za račune in potrdila.
• Uredba št. 70/2025/ND-CP (dopolnjena): Po jasnjuje odgovornost za izdajanje elektronskih računov pri spletnem poslovanju, zlasti mehanizem povezovanja podatkov z davčnimi organi.

Od 1. julija 2025 izdajanje elektronskih računov za podjetja, ki prodajajo na spletnih tržnicah, ne bo več le spodbujana pot, temveč bo postalo obvezna zahteva, ki jo bo nadzorovala primerjava podatkov med spletnimi tržnicami, prevozniki, bankami in davčnimi organi.

To pomeni:

• Če je naročilo uspešno, vendar ustrezen račun ni bil izdan, obstaja tveganje, da bo podjetje pozvano k pojasnilu in mu bo določen davek.

Kdaj je treba izdati račun pri spletni prodaji

Pogosta zmota je miselnost, da je račun treba izdati šele po prejemu plačila. Ta razlaga ni v skladu z zakonom.

V skladu z veljavno zakonodajo je rok za izdajo računa trenutek prenosa lastništva ali pravice do uporabe blaga, ne glede na to, ali je bilo plačilo že prejeto ali ne.

Pri spletni prodaji se ta trenutek običajno šteje kot:

• Naročilo je bilo uspešno dostavljeno kupcu.
• Plačilo po povzetju ali predplačilo ne spreminjata obveznosti izdajanja računa.

Nekateri modeli, ki uporabljajo blagajne z neposredno povezavo podatkov, dovoljujejo izdajanje združenih dnevnih računov, vendar je treba zagotoviti:

• 100-odstotni ustvarjeni prihodek je zabeležen.
• Prihodkov ni dovoljeno prenesti v naslednje obračunsko obdobje.

Dobava blaga pred izdajo računa ali izdaja računa z retroaktivnim datumom se štejeta za izdajo računa ob napačnem času.

Več o tem: Vse o elektronskih računih: kdaj jih je treba izdati, kako reševati napake

Ali je neizdajanje računov pri spletni prodaji kaznovano?

Kako je kaznovano neizdajanje računov pri spletni prodaji?

Da, in kazni so trenutno bistveno strožje kot v preteklosti.

Po novih predpisih o kaznih lahko neizdajanje računov pri prodaji povzroči:

• Upravne kazni za kršitve glede računov
• Popis davkov na celotne dejanske prihodke
• Obračun zamudnih obresti za popisane davke

Poleg tveganj s strani davčne uprave se prodajalci soočajo tudi s tveganji s strani same platforme za e-trgovino. V mnogih primerih se lahko prodajni računi zaklenejo ali omejijo, če se ugotovi kršitev davčnih obveznosti.

Več o tem: Pogosta pravna tveganja pri spletnem poslovanju

Kako ravnati v primeru napačno izdanega računa?

Od 1. junija 2025 naprej napak na elektronskih računih ne bo več mogoče odpraviti z uničenjem.

Glede na naravo napake mora prodajalec izbrati eno od dveh možnosti:

• Popravni račun: Velja, ko je treba popraviti del vsebine (cene, davka, količine itd.)
• Nadomestni račun: Velja, ko je treba nadomestiti celoten napačno izdani račun

Napačna izbira načina obravnave lahko povzroči, da račun ni veljaven in neposredno vpliva na obračun davkov.

Več o tem: Povzetek o nadomestnih in popravnih računih

Praktične rešitve za spletne prodajalce

V luči vse večje preglednosti prodajnih podatkov najvarnejši pristop ni "izogibanje računom", temveč standardizacija procesov od začetka.

Spletni trgovci bi morali:

• Uporabljati sistem upravljanja, ki omogoča samodejno izdajanje elektronskih računov ob zaključku naročila
• Sinhronizirati podatke o naročilih – zalogah – prihodkih – računih, da se izognete neskladjem
• Imeti vzpostavljen postopek za obravnavo vračil, povračil sredstev, popravkov računov

V praksi se mnogi trgovci odločajo za integrirane platforme za upravljanje, kot je GTG CRM, ki omogočajo:

• Samodejno izdajanje elektronskih računov prek MISA, S-Invoice
• Samodejno izdajanje nadomestnih računov ob vračilih
• Integracijo in sinhronizacijo izdelkov s platform za e-trgovino
• Upravljanje izdelkov, zalog, dobaviteljev, naročil, dostave, računov in računovodskih podatkov na enem sistemu

Ta pristop pomaga zmanjšati tveganje ročnih napak in izpolnjuje zahteve za preverjanje in usklajevanje, ko je to potrebno.

GTG CRM samodejno izdaja elektronske račune in sinhronizira izdelke s platform za e-trgovino

Zaključek

Spletna prodaja brez računov v tem času ni več "malenkost".

Prodajalci morajo jasno razumeti:

• Imeti prihodke pomeni imeti obveznost izdajanja računov
• Neizdajanje računov ne zmanjša plačanih davkov, temveč le poveča tveganje za popis in kazni
• Standardizacija procesov od začetka je edini način za trajnostno poslovanje

V kontekstu odpravljanja pavšalnih davkov in prehoda gospodinjstev na obračun glede na dejanske prihodke elektronski računi niso le obveznost, temveč tudi orodje za zaščito samih prodajalcev pred poznejšimi pravnimi tveganji.