المتطلبات قبل البدء

لاستخدام ميزة الفاتورة الإلكترونية، أنت بحاجة إلى:

• ✅ لديك حساب GTG CRM
• ✅ سجل الدخول إلى النظام
• ✅ (اختياري) حساب مزود الفواتير الإلكترونية (S-Invoice أو MISA)

الوصول إلى ميزة الفاتورة الإلكترونية

الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG

قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG باستخدام حسابك.

الخطوة الثانية: افتح قائمة الفاتورة الإلكترونية

1. انظر إلى شريط القوائم على اليسار.
2. انقر على "الفاتورة الإلكترونية"

الخطوة 3: تحديد نوع الفاتورة

تحتوي شاشة الفاتورة الإلكترونية على علامتي تبويب:

إدارة فواتير الإدخال

الطريقة الأولى: تحميل الفواتير يدويًا

الخطوة 1: انقر فوق زر التحميل

هناك طريقتان لفتح نافذة التحميل:

• انقر على زر "تحميل" في الزاوية العلوية اليمنى.
• أو انقر على زر "تحميل الفاتورة" .

الخطوة الثانية: حدد ملف الفاتورة

1. اسحب ملف PDF الخاص بالفاتورة وأفلته في منطقة التحميل.
2. أو انقر لتحديد ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الخطوة 3: التحميل والمعالجة

1. انقر على "تحميل ومعالجة"
2. انتظر حتى يقوم النظام بالمعالجة (الحالة: "جاري المعالجة")

الخطوة الرابعة: عرض النتائج

1. بعد حوالي 10 ثوانٍ، انقر فوق "تحديث".
2. تم استيراد الفاتورة بمعلومات كاملة.

💡 ملاحظة: يدعم النظام الفواتير المعقدة التي تحتوي على العديد من المنتجات. على سبيل المثال، ستتم معالجة فاتورة تحتوي على 32 منتجًا تلقائيًا أيضًا!

الطريقة الثانية: التجميع التلقائي من البريد الإلكتروني

هذه هي الطريقة الأكثر ملاءمة - يقوم النظام تلقائيًا باسترداد الفاتورة من بريدك الإلكتروني!

قم بإعداد عملية جمع البريد الإلكتروني تلقائياً.

الخطوة 1: افتح القائمة المتكاملة

1. انقر على قائمة "التكامل" في شريط القوائم الموجود على اليسار.

الخطوة الثانية: ربط البريد الإلكتروني

1. قم بربط بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل (على سبيل المثال، support@company.com )
2. اسمح لبرنامج GTG CRM بالوصول إلى البريد الإلكتروني.

الخطوة 3: تفعيل التجميع التلقائي

1. ابحث عن خيار "تحصيل الفواتير تلقائيًا" .
2. فعّل هذه الميزة

الخطوة الرابعة: التحقق من النتائج

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا جديدًا للفاتورة:

1. نظام الكشف والاستيراد التلقائي
2. انتقل إلى إدخال الفواتير لعرضها
3. مصدر العرض هو "البريد الإلكتروني"

تعديل المعلومات (إذا لزم الأمر)

إذا كانت المعلومات غير صحيحة، يمكنك تعديلها:

1. انقر على الفاتورة التي تريد تعديلها.
2. انقر على "تحرير"
3. تعديل المعلومات
4. يحفظ

ربط مزودي الفواتير

لإصدار الفواتير الصادرة، تحتاج إلى الاتصال بمزود خدمة الفواتير الإلكترونية.

الاتصال بخدمة S-Invoice (Viettel)

الخطوة 1: افتح الاتصال

1. انتقل إلى علامة التبويب "فواتير الإخراج" .
2. انقر على زر "الاتصال" في الزاوية العلوية اليمنى.

الخطوة الثانية: حدد الفاتورة الإلكترونية

1. اختر مزود خدمة الفواتير الإلكترونية (S-Invoice)
2. أدخل معلومات تسجيل الدخول الخاصة بك:
   • اسم المستخدم : (عادةً رقم التعريف الضريبي)
   • كلمة المرور : كلمة مرور حساب الفاتورة الإلكترونية
   • رقم التعريف الضريبي : رقم التعريف الضريبي للأعمال

الخطوة 3: تأكيد الاتصال

انقر على "اتصال" وانتظر رسالة النجاح.

تواصل مع MISA

الخطوة 1: حدد MISA

1. انقر على زر "الاتصال" .
2. اختر MISA كمزود خدمة لك.

الخطوة الثانية: إدخال المعلومات

• اسم المستخدم : البريد الإلكتروني المسجل لدى MISA
• كلمة المرور : كلمة مرور حساب MISA
• رقم التعريف الضريبي : رقم التعريف الضريبي للأعمال

الخطوة الثالثة: التأكيد

انقر على "اتصال" وانتظر رسالة النجاح.

إصدار فواتير المخرجات

الخطوة 1: افتح نموذج إنشاء الفاتورة

1. انتقل إلى علامة التبويب "فواتير الإخراج" .
2. انقر على "إنشاء فاتورة"

الخطوة الثانية: تحديد المعلومات الأساسية

⚠️ ملاحظة: حالة الدفع لا تؤثر على السلطات الضريبية، ولكنها تساعدك على تتبع ديونك المستحقة.

الخطوة 3: إدخال معلومات المشتري

• الاسم القانوني : اسم شركة المشتري
• رقم التعريف الضريبي : رقم التعريف الضريبي للمشتري
• العنوان : عنوان الشركة

الخطوة الرابعة: إضافة المنتجات/الخدمات

1. انقر على "إضافة منتج"
2. أدخل المعلومات:
   • اسم المنتج
   • كمية
   • سعر الوحدة
   • معدل الضريبة (8% أو 10%)
   • معدل الخصم (إن وجد)

💡 نصيحة: إذا كانت هناك منتجات متعددة ذات معدلات ضريبية مختلفة (8٪ و 10٪)، فسيقوم النظام تلقائيًا بتقسيمها إلى فاتورتين منفصلتين.

الخطوة 5: حفظ المسودة

انقر على "حفظ المسودة" لحفظ الملف قبل تصديره.

الخطوة 6: معاينة ملف PDF

1. انقر على "معاينة ملف PDF"
2. تحقق من معلومات الفاتورة

الخطوة 7: إصدار الفاتورة

1. تحقق من المعلومات بعناية.
2. انقر على "إصدار فاتورة"
3. انتظر إشعار النجاح.

الخطوة 8: تحميل ملف الفاتورة بصيغة PDF

بعد نجاح عملية التصدير:

1. انقر على "تنزيل ملف PDF" لتنزيل الفاتورة.
2. إرسال إلى العملاء

إنشاء فاتورة بديلة

عندما يكون من الضروري تعديل فاتورة صادرة (إرجاع العميل للبضائع، اكتشاف أخطاء، إلخ):

الخطوة 1: افتح الفاتورة الأصلية

1. انتقل إلى علامة التبويب "فواتير الإخراج" .
2. ابحث عن الفاتورة التي تحتاج إلى استبدال وانقر عليها.

الخطوة الثانية: إنشاء فاتورة بديلة

1. انقر على "إنشاء فاتورة بديلة"

الخطوة 3: تعديل المعلومات

• قم بتعديل المنتجات والكميات والأسعار إذا لزم الأمر.
• إضافة أو إزالة المنتجات

⚠️ ملاحظة: لا يمكن تغيير معدل الضريبة من الفاتورة الأصلية ضمن نفس فاتورة الاستبدال.

الخطوة الرابعة: إصدار فاتورة بديلة

1. حفظ المسودة
2. معاينة ملف PDF
3. إصدار فاتورة بديلة.

عمليات أخرى

مزامنة الفواتير

مزامنة الفواتير من الموردين إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG:

1. انقر على زر "المزامنة" .
2. انتظر حتى يتم تحديث النظام.

افصل الاتصال بمزود الخدمة

1. انقر على زر "الاتصال" (أو "قطع الاتصال").
2. تأكيد قطع الاتصال
3. من الممكن التواصل مع مزودين آخرين.

عرض تفاصيل الفاتورة

انقر على أي فاتورة لعرضها:

• معلومات تفصيلية
• قائمة المنتجات
• المبلغ الإجمالي وضريبة القيمة المضافة

تغيير نموذج الفاتورة

1. انتقل إلى تحرير الفاتورة (مسودة)
2. اختر تصميمًا جديدًا
3. احفظ الملف قبل معاينته بصيغة PDF.

نصائح للاستخدام الفعال

1. إعداد خدمة جمع البريد الإلكتروني التلقائي.

• يساعد على توفير الوقت في تحميل الفواتير الشهرية.
• كل ما يحتاجه المحاسبون هو الذهاب إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG لتنزيله.

2. افحص بعناية قبل التصدير

• احرص دائمًا على معاينة ملفات PDF قبل تصديرها.
• لا يمكن تعديل الفواتير الصادرة؛ بل يمكن فقط إنشاء فواتير بديلة.

3. تتبع حالة الدفع

• ضع علامة "تم الدفع" عند استلامك للمال.
• يساعد في إدارة حسابات القبض بفعالية.

4. تفويض السلطة للمحاسبين

• منح المحاسبين إمكانية الوصول إلى وحدة الفواتير الإلكترونية.
• بإمكان المحاسبين تنزيل الفواتير بأنفسهم لإعداد التقارير الضريبية.