Requisitos antes de empezar

Para utilizar la función Factura Electrónica, necesita:

• ✅ Tener una cuenta GTG CRM
• ✅ Iniciar sesión en el sistema
• ✅ (Opcional) Cuenta de proveedor de factura electrónica (S-Invoice o MISA)

Acceda a la función de factura electrónica

Paso 1: Iniciar sesión en GTG CRM

Inicie sesión en el sistema GTG CRM con su cuenta.

Paso 2: Abra el menú de factura electrónica

1. Mira la barra de menú de la izquierda.
2. Haga clic en "Factura Electrónica"

Paso 3: Seleccione el tipo de factura

La pantalla de factura electrónica tiene dos pestañas:

Gestión de facturas de entrada

Método 1: Cargar facturas manualmente

Paso 1: Haga clic en el botón Cargar

Hay dos formas de abrir el cuadro de diálogo de carga:

• Haga clic en el botón "Cargar" en la esquina superior derecha.
• O haga clic en el botón "Cargar factura" .

Paso 2: Seleccione el archivo de factura

1. Arrastre y suelte el archivo PDF de la factura en el área de carga.
2. O haga clic para seleccionar un archivo de su computadora.

Paso 3: Cargar y procesar

1. Haga clic en "Cargar y procesar"
2. Espere a que el sistema procese (estado: "Procesando")

Paso 4: Ver los resultados

1. Después de unos 10 segundos, haga clic en "Actualizar".
2. La factura ha sido importada con la información completa.

💡 Nota: El sistema admite facturas complejas con muchos productos. Por ejemplo, una factura con 32 productos también se procesará automáticamente.

Método 2: Recopilar automáticamente desde el correo electrónico

¡Esta es la forma más conveniente : el sistema recupera automáticamente la factura de su correo electrónico!

Configurar la recopilación automática de correo electrónico.

Paso 1: Abra el menú integrado

1. Haga clic en el menú "Integración" en la barra de menú de la izquierda.

Paso 2: Conectar el correo electrónico

1. Conecte su correo electrónico comercial (por ejemplo, soporte@empresa.com )
2. Permitir que GTG CRM acceda al correo electrónico.

Paso 3: Habilitar la recopilación automática

1. Busque la opción “Recopilar facturas automáticamente” .
2. Habilitar esta función

Paso 4: Verifique los resultados

Cuando reciba un nuevo correo electrónico de factura:

1. Sistema automático de detección e importación
2. Vaya a Facturas de entrada para ver
3. La fuente de visualización es "Correo electrónico"

Editar información (si es necesario)

Si la información es incorrecta, puedes editarla:

1. Haga clic en la factura que desea editar.
2. Haga clic en "Editar"
3. Editar información
4. Ahorrar

Conexión de proveedores de facturas

Para emitir facturas salientes, necesita conectarse con un proveedor de facturación electrónica.

Conexión con S-Invoice (Viettel)

Paso 1: Abra la conexión

1. Vaya a la pestaña “Facturas de salida” .
2. Haga clic en el botón "Conectar" en la esquina superior derecha.

Paso 2: Seleccione S-Invoice

1. Elija un proveedor de S-Invoice
2. Ingrese sus datos de inicio de sesión:
   • Nombre de usuario : (normalmente número de identificación fiscal)
   • Contraseña : Contraseña de la cuenta S-Invoice
   • ID fiscal : ID fiscal empresarial

Paso 3: Confirmar la conexión

Haga clic en “Conectar” y espere el mensaje de éxito.

Conéctate con MISA

Paso 1: Seleccione MISA

1. Haga clic en el botón "Conectar" .
2. Elija a MISA como su proveedor.

Paso 2: Ingresar información

• Nombre de usuario : Correo electrónico registrado en MISA
• Contraseña : Contraseña de la cuenta MISA
• ID fiscal : ID fiscal empresarial

Paso 3: Confirmación

Haga clic en “Conectar” y espere el mensaje de éxito.

Emisión de facturas de salida

Paso 1: Abra el formulario de creación de factura

1. Vaya a la pestaña “Facturas de salida” .
2. Haga clic en "Crear factura"

Paso 2: Seleccionar información básica

⚠️ Nota: El estado de pago no afecta a las autoridades fiscales, pero le ayuda a realizar un seguimiento de su deuda pendiente.

Paso 3: Ingrese la información del comprador

• Nombre legal : Nombre de la empresa del comprador
• Número de identificación fiscal : Número de identificación fiscal del comprador
• Dirección : Dirección de la empresa

Paso 4: Agregar productos/servicios

1. Haga clic en "Añadir producto"
2. Introduzca la información:
   • Nombre del producto
   • Cantidad
   • Precio unitario
   • Tasa impositiva (8% o 10%)
   • Tasa de descuento (si la hay)

💡 Consejo: Si hay varios productos con diferentes tasas de impuestos (8% y 10%), el sistema los dividirá automáticamente en dos facturas separadas.

Paso 5: Guardar el borrador

Haga clic en "Guardar borrador" para guardar antes de exportar.

Paso 6: Vista previa del PDF

1. Haga clic en "Vista previa del PDF"
2. Consultar la información de la factura

Paso 7: Emitir la factura

1. Revise la información cuidadosamente.
2. Haga clic en "Emitir factura"
3. Espere la notificación de éxito.

Paso 8: Descargue la factura en PDF

Después de una exportación exitosa:

1. Haga clic en "Descargar PDF" para descargar la factura.
2. Enviar a los clientes

Crear una factura de reemplazo

Cuando es necesario ajustar una factura emitida (devolución de mercancía por parte del cliente, detección de errores, etc.):

Paso 1: Abra la factura original

1. Vaya a la pestaña “Facturas de salida” .
2. Busque y haga clic en la factura que necesita reemplazarse.

Paso 2: Crear una factura de reemplazo

1. Haga clic en "Crear una factura de reemplazo"

Paso 3: Ajustar la información

• Ajuste productos, cantidades y precios si es necesario.
• Agregar o eliminar productos

⚠️ Nota: No es posible cambiar la tasa de impuesto de la factura original dentro de la misma factura de reemplazo.

Paso 4: Emitir una factura de reemplazo

1. Guardar borrador
2. Vista previa PDF
3. Emitir una factura sustitutiva.

Otras operaciones

Sincronización de facturas

Sincronizar facturas de proveedores con GTG CRM:

1. Haga clic en el botón "Sincronizar" .
2. Espere a que el sistema se actualice.

Desconectarse del proveedor

1. Haga clic en el botón "Conectar" (o "Desconectar").
2. Confirmar desconexión
3. Es posible conectarse con otros proveedores.

Ver detalles de la factura

Haga clic en cualquier factura para verla:

• Información detallada
• Lista de productos
• Importe total e IVA

Cambiar plantilla de factura

1. Ir a Editar factura (borrador)
2. Elige un nuevo diseño
3. Guardar antes de obtener una vista previa del PDF.

Consejos para un uso eficaz

1. Configure la recopilación automática de correo electrónico.

• Ayuda a ahorrar tiempo al descargar facturas mensuales.
• Los contadores sólo necesitan ir a GTG CRM para descargarlo.

2. Inspeccione cuidadosamente antes de exportar

• Siempre obtenga una vista previa de los archivos PDF antes de exportarlos.
• Las facturas emitidas no se pueden editar; solo se pueden crear facturas de reemplazo.

3. Seguimiento del estado del pago

• Marca “Pagado” cuando recibas el dinero.
• Ayuda a gestionar las cuentas por cobrar de forma eficaz.

4. Delegación de autoridad a los contables

• Otorgar a los contadores acceso al módulo de Factura Electrónica.
• Los contadores pueden descargar ellos mismos las facturas para preparar informes fiscales.