Factura Electrónica - Factura Electrónica Integrada con CRM

Requisitos antes de comenzar

Para usar la función de Factura Electrónica, necesitas:

• ✅ Tener una cuenta en GTG CRM

• ✅ Iniciar sesión en el sistema

• ✅ (Opcional) Una cuenta de proveedor de facturas electrónicas (S-Invoice o MISA)

Acceder a la función de Factura Electrónica

Paso 1: Iniciar sesión en GTG CRM

Inicia sesión en el sistema GTG CRM con tu cuenta.

Paso 2: Abrir el menú de Factura Electrónica

1. Mira la barra de menú de la izquierda

2. Haz clic en "Factura Electrónica"

Paso 3: Seleccionar el tipo de factura

La pantalla de factura electrónica tiene 2 pestañas:

Gestión de Facturas de Entrada

Método 1: Subir factura manualmente

Paso 1: Hacer clic en el botón Subir

Hay 2 formas de abrir el diálogo de carga:

• Haz clic en el botón "Subir" en la esquina superior derecha

• O haz clic en el botón "Subir factura"

Paso 2: Seleccionar el archivo de factura

1. Arrastra y suelta el archivo PDF de la factura en el área de carga

2. O haz clic para seleccionar un archivo de tu ordenador

Paso 3: Subir y procesar

1. Haz clic en "Subir y procesar"

2. Espera a que el sistema procese (estado: "Procesando")

Paso 4: Ver resultados

1. Después de unos 10 segundos, haz clic en "Actualizar"

2. La factura se ha importado con toda la información

💡 Nota: El sistema admite facturas complejas con múltiples productos. Por ejemplo, ¡facturas con 32 productos también se procesan automáticamente!

Método 2: Recopilación automática por correo electrónico

Esta es la forma más conveniente: ¡el sistema recupera automáticamente las facturas de tu correo electrónico!

Configuración de recopilación automática de correo electrónico

Paso 1: Abrir el menú Integración

1. Haz clic en el menú "Integración" en la barra de menú de la izquierda

Paso 2: Conectar correo electrónico

1. Conecta tu correo electrónico corporativo (por ejemplo, support@company.com)

2. Permite que GTG CRM acceda al correo electrónico

Paso 3: Habilitar la recopilación automática

1. Busca la opción "Recopilación automática de facturas"

2. Habilita esta función

Paso 4: Comprobar Resultados

Cuando haya un nuevo correo electrónico de factura:

1. El sistema detecta e importa automáticamente

2. Vaya a Facturas de Entrada para ver

3. La fuente se muestra como "Email"

Editar Información (Si es necesario)

Si la información es incorrecta, puede editarla:

1. Haga clic en la factura que necesita editar

2. Haga clic en "Editar"

3. Edite la información

4. Guardar

Conectar Proveedores de Facturas

Para emitir facturas de salida, debe conectarse con un proveedor de facturas electrónicas.

Conectar S-Invoice (Viettel)

Paso 1: Abrir Conexión

1. Vaya a la pestaña "Facturas de Salida"

2. Haga clic en el botón "Conectar" en la esquina superior derecha

Paso 2: Seleccionar S-Invoice

1. Seleccione el proveedor S-Invoice

2. Ingrese la información de inicio de sesión:

   • Nombre de usuario: (generalmente el número de identificación fiscal)

   • Contraseña: Contraseña de la cuenta S-Invoice

   • Número de Identificación Fiscal: Número de identificación fiscal de la empresa

Paso 3: Confirmar Conexión

Haga clic en "Conectar". Si el número de identificación fiscal que acaba de ingresar coincide con el número de identificación fiscal del espacio de trabajo conectado previamente (por ejemplo, si solo cambió la contraseña), el sistema se conectará de inmediato y mostrará un mensaje de éxito.

⚠️ Nota: Si el número de identificación fiscal es diferente al número de identificación fiscal previamente conectado, el sistema se detendrá y le pedirá confirmación: "¿Es la misma empresa?" — porque las facturas emitidas bajo dos números de identificación fiscal diferentes no se pueden agrupar en el mismo informe como una sola empresa. La pantalla mostrará el número de identificación fiscal previamente conectado (parcialmente oculto, por ejemplo, •••-509). Haga clic en "Sí, misma empresa — conectar" para continuar, o en "Cancelar" para mantener la conexión actual — no se guardará nada hasta que confirme.

Conectar MISA

Paso 1: Seleccionar MISA

1. Haga clic en el botón "Conectar"

2. Seleccione el proveedor MISA

Paso 2: Ingresar Información

• Nombre de usuario: Correo electrónico de registro de MISA

• Contraseña: Contraseña de la cuenta MISA

• Número de Identificación Fiscal: Número de identificación fiscal de la empresa

Paso 3: Confirmar

Haga clic en "Conectar". El mecanismo es idéntico al de S-Invoice mencionado anteriormente: si el número de identificación fiscal es el mismo que el previamente conectado, el sistema se conectará de inmediato; si es diferente, se le pedirá que confirme "¿Es la misma empresa?" antes de guardar (ver detalles en la sección Conectar S-Invoice más arriba).

Emitir Facturas de Salida

Paso 1: Abrir Formulario de Creación de Facturas

1. Vaya a la pestaña "Facturas de Salida"

2. Haga clic en "Crear Factura"

Paso 2: Seleccionar Información Básica

⚠️ Nota: El estado del pago no afecta a la autoridad fiscal, pero le ayuda a hacer un seguimiento de las deudas pendientes.

Paso 3: Introducir la información del comprador

• Nombre legal: Nombre de la empresa compradora

• Número de identificación fiscal: NIF del comprador

• Dirección: Dirección de la empresa

Paso 4: Añadir productos/servicios

1. Haga clic en "Añadir producto"

2. Introduzca la información:

   • Nombre del producto

   • Cantidad

   • Precio unitario

   • Tipo impositivo (8% o 10%)

   • Porcentaje de descuento (si lo hay)

💡 Consejo: Si hay varios productos con diferentes tipos impositivos (8% y 10%), el sistema los separará automáticamente en 2 facturas distintas.

Paso 5: Guardar borrador

Haga clic en "Guardar borrador" para guardar antes de emitir.

Paso 6: Previsualizar PDF

1. Haga clic en "Previsualizar PDF"

2. Compruebe la información de la factura

Paso 7: Emitir factura

1. Compruebe la información detenidamente

2. Haga clic en "Emitir factura"

3. Espere la notificación de éxito

Paso 8: Descargar PDF de la factura

Una vez emitida correctamente:

1. Haga clic en "Descargar PDF" para descargar la factura

2. Enviar al cliente

Crear Factura de Reemplazo

Cuando necesite modificar una factura emitida (devolución del cliente, detección de errores...):

Paso 1: Abrir Factura Original

1. Vaya a la pestaña "Facturas emitidas"

2. Busque y haga clic en la factura a reemplazar

Paso 2: Crear Factura de Reemplazo

1. Haga clic en "Crear factura de reemplazo"

Paso 3: Modificar Información

• Cambie productos, cantidades, precios si es necesario

• Añada o elimine productos

⚠️ Nota: No se puede cambiar un tipo impositivo diferente al de la factura original en la misma factura de reemplazo.

Paso 4: Emitir Factura de Reemplazo

1. Guardar borrador

2. Previsualizar PDF

3. Emitir factura de reemplazo

Otras Operaciones

Sincronizar Facturas

Sincronice facturas del proveedor a GTG CRM:

1. Haz clic en el botón "Sincronizar"

2. Espera a que el sistema se actualice

Desconectar Proveedor

1. Haz clic en el botón "Conectar" (o "Desconectar")

2. Confirma la desconexión

3. Puedes conectar a otro proveedor

💡 Al reconectar con un número de identificación fiscal diferente al que usaste anteriormente (ya sea con S-Invoice o MISA), se te pedirá confirmación antes de que el sistema guarde — consulta la sección "Conectar Proveedor de Facturas" arriba.

Ver Detalles de la Factura

Haz clic en cualquier factura para ver:

• Información detallada

• Lista de productos

• Total e IVA

Cambiar Plantilla de Factura

1. Ve a editar la factura (borrador)

2. Selecciona una nueva plantilla

3. Guarda antes de previsualizar el PDF

Consejos para un Uso Eficaz

1. Configurar la Recopilación Automática de Correos Electrónicos

• Ayuda a ahorrar tiempo en la descarga de facturas mensuales

• Los contables solo necesitan acceder a GTG CRM para descargarla

2. Comprobar Cuidadosamente Antes de Emitir

• Siempre previsualiza el PDF antes de emitir

• Las facturas emitidas no se pueden modificar, solo se puede crear una factura de reemplazo

3. Seguimiento del Estado del Pago

• Marca "Pagado" al recibir el dinero

• Ayuda a gestionar eficazmente las deudas pendientes

4. Otorgar Permisos al Departamento de Contabilidad

• Concede permisos al departamento de contabilidad para acceder al módulo de Facturación Electrónica

• Los contables pueden descargar facturas por sí mismos para elaborar informes fiscales