En el proceso de administración tributaria, las facturas no son solo documentos contables ordinarios, sino también una base directa para que las autoridades fiscales determinen los ingresos, gastos y obligaciones tributarias de las empresas. En realidad, muchas empresas y negocios domésticos son sancionados no por infracciones intencionales, sino por emitir facturas fuera de plazo, falsear la naturaleza de la transacción o utilizar facturas inválidas.

Este artículo resume los errores comunes en la emisión de facturas que están sujetos a sanciones, junto con multas específicas, plazos de prescripción de las sanciones y cómo manejar facturas incorrectas, ayudando a las empresas a evitar riesgos legales de forma proactiva.

Error 1: Factura emitida en el momento equivocado.

¿Cuándo se considera emitir una factura a destiempo?

Se considera que las empresas han emitido facturas fuera de plazo cuando las mismas no se emiten en el momento estipulado por la ley, incluyendo casos comunes como:

• Se han entregado los bienes o se han prestado los servicios, pero la factura se emitió tarde.
• Emitir facturas antes de la entrega o antes de la finalización de los servicios.
• Las facturas se registran en el período contable incorrecto, lo que genera discrepancias en los ingresos y las obligaciones fiscales.
• Este error generalmente se descubre cuando las autoridades fiscales comparan la fecha real de la transacción con los datos de la factura electrónica.

Sanciones por emitir facturas en el momento equivocado.

Sanciones por emitir facturas en el momento equivocado.

Según el Decreto 125/2020/ND-CP (aplicable hasta antes del 16 de enero de 2026)

• Advertencia: Aplica cuando las facturas se emiten en momento inoportuno pero no retrasan las obligaciones tributarias y existen circunstancias atenuantes.
• Se aplicará una multa de 3.000.000 a 5.000.000 de VND cuando las facturas se emitan en el momento incorrecto pero no resulten en un retraso en las obligaciones tributarias.
• Se aplicará una multa de 4.000.000 a 8.000.000 de VND al acto de emitir facturas en un momento incorrecto según las regulaciones sobre la venta de bienes y prestación de servicios.

Según el Decreto 310/2025/ND-CP (en vigor a partir del 16 de enero de 2026)

El monto de la sanción se determina en función del número de facturas que infrinjan la normativa.

• Sanción de advertencia: Artículos promocionales, materiales de publicidad, muestras, regalos, donaciones; transacciones internas; mercancías enviadas bajo la forma de préstamos, empréstitos o devoluciones; emisión de facturas con un número determinado de facturas.
• Multas de VND 500.000 - VND 1.500.000: De 2 a menos de 10 facturas (exportación de bienes bajo la forma de préstamos, empréstitos o devolución de bienes); 1 factura (emisión de una factura en el momento equivocado al vender bienes o servicios).
• Multas de 2.000.000 a 5.000.000 de VND: De 10 a menos de 50 facturas (exportación de bienes bajo la forma de préstamos, empréstitos o devoluciones); De 1 a menos de 10 facturas (emisión de facturas en el momento equivocado al vender bienes o servicios).
• Multas de VND 5.000.000 - VND 15.000.000: De 50 a menos de 100 facturas (emisión de bienes bajo forma de préstamos, empréstitos o devoluciones); De 10 a menos de 20 facturas (emisión de facturas en el momento equivocado al vender bienes o servicios).
• Multas de 15.000.000 a 30.000.000 de VND: Por 100 o más facturas (exportación de bienes en forma de préstamos, empréstitos o devoluciones); Por 10 a menos de 20 facturas (emisión de facturas en el momento equivocado al vender bienes o servicios).
• Multa de 30.000.000 a 50.000.000 VND: 50 - menos de 100 facturas (ventas, servicios)
• Multas de 50.000.000 a 70.000.000 VND: Por 100 o más facturas (ventas, servicios).

Cómo gestionar situaciones en las que se han emitido facturas en el momento equivocado.

Para el vendedor

• Volver a determinar el momento real en que ocurrió la transacción.
• La declaración del IVA y el reconocimiento de ingresos a efectos del impuesto sobre la renta de sociedades deben basarse en la fecha de la transacción, no en la fecha de la factura.
• Ajuste su declaración de impuestos si la presentó para el período incorrecto.

Para el comprador

• Declarar el IVA soportado en el momento de recibir la factura.
• Registrar los gastos deducibles para efectos del impuesto sobre la renta corporativa en el período en el que ocurre la transacción real.

Si se descubre que una factura tiene una fecha incorrecta, el comprador debe solicitar al vendedor que la corrija rápidamente para evitar el riesgo de utilizar una factura no válida.

Ejemplo

La factura se emitió el 1 de enero de 2026, pero la mercancía se entregó efectivamente el 31 de diciembre de 2025:

• El vendedor reconoce ingresos y declara impuestos en el período de diciembre de 2025.
• El comprador declara el IVA en enero de 2026, pero registra el gasto en 2025.

Error 2: Emitir facturas ficticias o utilizar facturas ilegales.

¿Qué es una factura falsa?

Una factura ficticia es una factura que no refleja con exactitud la transacción económica real, incluyendo:

• Facturas fraudulentas, facturas sin transacciones reales: Facturas que contienen información completa pero donde se compraron bienes o servicios, no se produjeron realmente o sólo se produjeron parcialmente.
• Reflejar incorrectamente el valor real: Una factura que registra un valor mayor o menor al valor real de los bienes o servicios vendidos.
• Facturas que carecen de la información requerida: Facturas que no incluyen completamente la información requerida, como nombre, dirección, código fiscal del vendedor y del comprador, fecha, descripción de los bienes/servicios, unidad de medida, cantidad, precio unitario e importe total según lo estipulado.
• Facturas que han sido alteradas o modificadas indebidamente: Facturas que han sido alteradas o modificadas sin cumplir con la normativa sobre modificación de facturas.
• La factura tiene discrepancias entre copias: Los valores en las diferentes copias de la factura son diferentes y no coinciden.
• Utilizar facturas de otras organizaciones o individuos para legitimar transacciones: Utilizar facturas que no son de su propio negocio para comprobar la compra o venta de bienes o servicios.
• Utilización de facturas que las autoridades han determinado que son ilegales: Facturas que las autoridades fiscales, la policía u otras autoridades han determinado que se utilizan ilegalmente.
• La factura fue emitida por una organización que no está autorizada para emitir facturas, o la factura aún no es válida.

Sanciones por emitir facturas fraudulentas

Se impondrán sanciones por declaraciones falsas que resulten en un déficit del impuesto a pagar o en un aumento de las exenciones, reducciones o reembolsos de impuestos.

Se impondrá una multa del 20% del monto del impuesto no declarado o del monto del impuesto exento, reducido o reembolsado en exceso de las regulaciones por utilizar facturas y documentos ilegales para contabilizar el valor de los bienes y servicios adquiridos, reduciendo así el monto del impuesto a pagar o aumentando el monto del impuesto reembolsado, exento o reducido, pero cuando las autoridades fiscales lo descubran durante una inspección, el comprador pueda probar que la violación del uso de facturas y documentos ilegales fue culpa del vendedor y el comprador haya contabilizado completamente la transacción de acuerdo con las regulaciones.

Sanciones por evasión fiscal (Artículo 17 del Decreto 125/2020/ND-CP): Dependiendo de la gravedad de la infracción y las circunstancias agravantes o atenuantes, las sanciones específicas son las siguientes:

• Se impondrá una multa igual al monto del impuesto evadido si el infractor tiene una o más circunstancias atenuantes.
• Se impondrá una multa equivalente a 1,5 veces el monto del impuesto evadido, salvo que concurran circunstancias agravantes o atenuantes.
• Se impondrá una multa igual al doble del importe del impuesto evadido si existe circunstancia agravante.
• Se impondrá una multa equivalente al 2,5 veces el importe del impuesto evadido si concurren dos circunstancias agravantes.
• Se impondrá una multa igual al triple del importe del impuesto evadido si concurren tres o más circunstancias agravantes.

En casos graves, las personas físicas y jurídicas comerciales pueden ser consideradas penalmente responsables conforme al Código Penal.

Cómo manejar situaciones en las que las facturas parecen ser fraudulentas.

Cuando descubre que una factura no refleja con exactitud la transacción:

• Deje de utilizar esa factura para la declaración de impuestos.
• Revise todos los contratos, documentos de entrega y documentos de pago.
• Ajustar los registros contables y los documentos fiscales si ha habido algún error contable.
• Trabajar proactivamente con las autoridades fiscales en situaciones de alto riesgo.

Continuar utilizando facturas incorrectas después de la detección puede considerarse una infracción deliberada, lo que conlleva sanciones más severas.

Plazo de prescripción de las sanciones relacionadas con las facturas

De acuerdo con la normativa legal sobre sanciones administrativas en materia tributaria y de facturas, el plazo de prescripción para la imposición de sanciones administrativas relacionadas con las facturas es de 2 años.

Cómo determinar el plazo para el cómputo del plazo de prescripción:

• Terminada la infracción, el plazo de prescripción comienza a correr desde la fecha en que cesó la infracción.
• En el caso de infracciones persistentes, el plazo de prescripción comienza a correr desde la fecha en que la autoridad competente descubre la infracción.

Esto significa que incluso después de que la empresa haya corregido el error, el riesgo de sanciones todavía existe por hasta dos años.

Concluir

Los errores de facturación, desde la sincronización incorrecta hasta facturas ficticias, tienen marcos de sanciones claros y plazos de prescripción de hasta dos años. En un contexto en el que la administración tributaria depende cada vez más de datos electrónicos, emitir facturas que no reflejen con precisión la naturaleza de la transacción conlleva riesgos significativos en términos de sanciones, recuperación de impuestos y responsabilidad legal.

Controlar proactivamente las transacciones de venta, los ingresos y el calendario de facturación desde el principio es clave para minimizar los riesgos para las empresas. Con una plataforma de gestión centralizada como GTG CRM, las empresas pueden realizar el seguimiento de pedidos, ingresos y facturas en un único sistema, emitiendo así facturas puntualmente, garantizando la transparencia de los datos de ventas y facilitando la racionalización de las obligaciones fiscales, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que se enfrentan a la presión de los impuestos globales y las auditorías fiscales.

Una factura ilustrativa creada por GTG CRM