Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp rất thường xuyên phát sinh các khoản chi không có hóa đơn, đặc biệt khi giao dịch với cá nhân. Nếu không hiểu đúng bản chất pháp lý, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và phát sinh rủi ro truy thu, xử phạt.

Vậy chi phí không có hóa đơn có được tính chi phí hay không, và được trong những trường hợp nào?

Chi phí hợp lý là gì theo quy định thuế?

Chi phí hợp lý (chi phí được trừ) là các khoản chi được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đồng thời đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Theo quy định hiện hành, một khoản chi được coi là hợp lý khi:

• Phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp theo từng trường hợp cụ thể.
• Không thuộc danh mục chi phí bị cấm hoặc bị khống chế theo luật thuế.

Lưu ý quan trọng: Có những khoản chi không cần hóa đơn, nhưng vẫn được tính chi phí hợp lý nếu hồ sơ thay thế đúng quy định.

Các trường hợp chi phí không có hóa đơn vẫn được tính chi phí

Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh

Doanh nghiệp được phép không có hóa đơn khi mua:

• Tài sản của cá nhân không kinh doanh.
• Dịch vụ của cá nhân không đăng ký kinh doanh.
• Hàng hóa do người dân tự sản xuất, tự khai thác, đánh bắt trực tiếp bán ra.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN) và tự chịu trách nhiệm về tính trung thực.

Lưu ý thực tế: Nếu giá mua ghi trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh chi phí theo giá thị trường.

Mua hàng, dịch vụ của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

Trong trường hợp hộ hoặc cá nhân thuộc diện không phải xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn được tính chi phí nếu:

• Có bảng kê 01/TNDN.
• Có đầy đủ hồ sơ giao dịch thực tế.
• Chứng minh được nguồn gốc, nội dung chi.

Ở trường hợp này:

• Không phát sinh thuế TNCN đối với bên bán.
• Doanh nghiệp không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả giao dịch trên 20 triệu đồng.

Mua hàng, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm

Đây là ranh giới pháp lý rất quan trọng.

Nếu bên bán:

• Là cá nhân hoặc hộ kinh doanh.
• Có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.

BẮT BUỘC phải có hóa đơn.

Trong trường hợp này:

• Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải đến cơ quan thuế mua hóa đơn.
• Doanh nghiệp không được dùng bảng kê 01/TNDN để thay thế hóa đơn.

Nếu không có hóa đơn, khoản chi bị loại toàn bộ khi quyết toán thuế TNDN.

Thuê lao động thời vụ, giao khoán công việc ngắn hạn

Doanh nghiệp được tính chi phí khi:

• Thuê cá nhân làm việc theo hợp đồng thời vụ, giao khoán.
• Công việc mang tính ngắn hạn, không thường xuyên.

Nghĩa vụ thuế:

• Doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả.
• Khoản thuế khấu trừ này vẫn được tính vào chi phí hợp lý.

Thuê tài sản của cá nhân (nhà, xe, kho bãi…)

Chi phí thuê tài sản không cần hóa đơn, nhưng phải nộp thuế thay cá nhân trong một số trường hợp.

Phân biệt rõ:

• Hợp đồng dưới 100 triệu đồng/năm: không phát sinh thuế GTGT, TNCN, lệ phí môn bài.
• Hợp đồng trên 100 triệu đồng/năm:
  • Thuế GTGT: 5%
  • Thuế TNCN: 5%

Doanh nghiệp có thể nộp thay nếu có thỏa thuận trong hợp đồng.

Cách tính thuế TNDN và TNCN đối với chi phí không có hóa đơn

Mỗi loại chi phí sẽ có cách xử lý thuế khác nhau, không thể áp dụng một công thức chung.

Nguyên tắc cần nhớ:

• Chi phí được trừ khi tính TNDN phụ thuộc vào hồ sơ và bản chất giao dịch.
• Thuế TNCN chỉ phát sinh khi cá nhân thuộc diện chịu thuế theo quy định.

Ví dụ:

• Mua hàng của người dân tự sản xuất: không TNCN.
• Thuê dịch vụ cá nhân không kinh doanh: khấu trừ 10% TNCN.
• Thuê tài sản cá nhân doanh thu cao: 5% TNCN + 5% GTGT.

Đọc thêm: Doanh Thu Bao Nhiêu Thì Phải Đóng Thuế?

Những sai lầm khiến chi phí không có hóa đơn bị loại

Trong thực tế kiểm tra thuế, các lỗi phổ biến nhất gồm:

• Dùng bảng kê 01/TNDN sai đối tượng.
• Không chứng minh được cá nhân không kinh doanh.
• Không có biên bản bàn giao hoặc hợp đồng.
• Ghi giá mua bất thường so với thị trường.
• Không khấu trừ TNCN đúng quy định.

Chỉ cần một lỗi nhỏ, toàn bộ khoản chi có thể bị loại.

Đọc thêm: Chi Phí Nào Được Trừ Thuế Khi Kinh Doanh?

Kết luận

Việc một khoản chi không có hóa đơn không đồng nghĩa với việc khoản chi đó đương nhiên bị loại khi tính thuế. Pháp luật thuế hiện hành cho phép doanh nghiệp được ghi nhận nhiều loại chi phí không có hóa đơn, với điều kiện doanh nghiệp xác định đúng bản chất giao dịch, đúng đối tượng phát sinh chi phí và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh thay thế theo quy định.

Trên thực tế, rủi ro không nằm ở việc thiếu hóa đơn, mà nằm ở việc áp dụng sai trường hợp, sử dụng bảng kê không đúng đối tượng, không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi cần thiết hoặc không chứng minh được tính thực tế của giao dịch. Khi đó, dù chi phí có phát sinh thật, doanh nghiệp vẫn có thể bị loại chi phí và bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Vì vậy, để bảo vệ quyền lợi thuế của mình, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng nhóm chi phí, nắm chắc điều kiện pháp lý tương ứng và tổ chức lưu trữ hồ sơ một cách đầy đủ, nhất quán ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch. Việc làm đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tối ưu chi phí hợp pháp, mà còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp vận hành minh bạch, an toàn và bền vững trong dài hạn.