Dans le cadre de leurs activités, les entreprises engagent fréquemment des dépenses sans facture, notamment lorsqu'elles traitent avec des particuliers. Faute d'une bonne compréhension du cadre juridique applicable, ces dépenses peuvent facilement être rejetées lors de la déclaration fiscale, ce qui entraîne une augmentation de l'impôt sur les sociétés à payer et un risque de redressements et de pénalités fiscales.

Les dépenses sans facture sont-elles considérées comme des dépenses déductibles, et dans quelles circonstances ?

Qu’est-ce qui constitue une dépense raisonnable selon la réglementation fiscale ?

Les dépenses raisonnables (dépenses déductibles) sont des dépenses qui sont incluses dans le coût lors de la détermination du revenu imposable de la société, à condition qu'elles répondent à toutes les exigences légales.

Selon la réglementation en vigueur, une dépense est considérée comme raisonnable lorsque :

• Ces problèmes se posent dans la pratique et sont directement liés aux activités de production et commerciales.
• Il existe suffisamment de documents et de dossiers juridiques pour chaque cas particulier.
• Elle ne fait pas partie des dépenses interdites ou restreintes par la législation fiscale.

Note importante : Certaines dépenses ne nécessitent pas de factures, mais restent déductibles si les pièces justificatives sont conformes à la réglementation.

Les dépenses sans facture sont toujours considérées comme déductibles.

Achat de biens et de services auprès de particuliers qui n'exercent pas d'activité commerciale.

Les entreprises sont autorisées à acheter des articles sans facture :

• Biens personnels non professionnels.
• Services fournis par des particuliers sans inscription au registre du commerce.
• Les produits sont cultivés, récoltés et pêchés directement par les populations locales, qui leur sont ensuite vendues directement.

Dans ce cas, l'entreprise doit établir une liste des achats sans factures (Formulaire 01/TNDN) et assumer l'entière responsabilité de son exactitude.

Remarque : Si le prix d'achat indiqué sur la facture est supérieur au prix du marché, l'administration fiscale est en droit d'ajuster les charges en fonction du prix du marché.

Achetez des biens et des services auprès d'entreprises familiales ou d'entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 100 millions de VND.

Dans les cas où les ménages ou les particuliers ne sont pas tenus d'émettre de factures, les entreprises peuvent néanmoins réclamer des dépenses si :

• Il existe un formulaire de déclaration 01/TNDN.
• Nous disposons d'enregistrements complets des transactions réelles.
• Une preuve d'origine et de dépense est requise.

Dans ce cas:

• Le vendeur n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu.
• Les entreprises ne sont pas tenues d'utiliser des méthodes de paiement sans espèces, même pour les transactions supérieures à 20 millions de VND.

Acheter des biens ou des services auprès de particuliers ou d'entreprises familiales dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 100 millions de VND.

Il s'agit d'une frontière juridique très importante.

Si le vendeur :

• Cela concerne les particuliers ou les entreprises à domicile.
• Avec un chiffre d'affaires annuel supérieur à 100 millions de VND.

Un reçu est OBLIGATOIRE.

Dans ce cas:

• Les particuliers ou les entreprises à domicile doivent se rendre au bureau des impôts pour acheter des factures.
• Les entreprises ne sont pas autorisées à utiliser le formulaire 01/TNDN pour remplacer les factures.

Sans facture, la dépense sera entièrement refusée lors du règlement de l'impôt sur les sociétés.

Embauche de travailleurs saisonniers, externalisation de projets à court terme.

Les entreprises sont autorisées à réclamer des dépenses lorsque :

• Embaucher des personnes de façon temporaire ou contractuelle.
• Le travail est ponctuel et irrégulier.

Obligations fiscales :

• Les entreprises déduisent 10 % d'impôt sur le revenu des personnes physiques avant d'effectuer leurs paiements.
• Cette déduction fiscale est toujours considérée comme une dépense déductible.

Location de biens immobiliers auprès de particuliers (maisons, voitures, entrepôts, etc.)

Les frais de location ne nécessitent pas de factures, mais les taxes doivent être payées au nom des particuliers dans certains cas.

Distinguer clairement :

• Contrats inférieurs à 100 millions de VND/an : aucune TVA, impôt sur le revenu des personnes physiques ni frais de licence commerciale ne seront facturés.
• Contrats supérieurs à 100 millions de VND/an :
  • TVA : 5 %
  • Impôt sur le revenu des personnes physiques : 5 %

Les entreprises peuvent soumettre les documents au nom du demandeur si le contrat le prévoit.

Comment calculer l'impôt sur les sociétés et l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur des dépenses sans factures ?

Chaque type de dépense fera l'objet d'un traitement fiscal différent ; une formule unique ne peut être appliquée.

Le principe clé à retenir :

• Les dépenses déductibles lors du calcul de l'impôt sur les sociétés dépendent de la documentation et de la nature de la transaction.
• L'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est applicable que lorsqu'un individu est soumis à l'impôt conformément à la réglementation.

Par exemple:

• Achat de biens produits localement : pas d’impôt sur le revenu des personnes physiques.
• Recours à des services personnels à des fins non commerciales : déduction de 10 % de l’impôt sur le revenu personnel.
• Location de biens personnels à forte valeur ajoutée : 5 % d’impôt sur le revenu des personnes physiques + 5 % de taxe sur la valeur ajoutée.

Lire la suite : À partir de quel niveau de revenus est-il soumis au paiement d’impôts ?

Erreurs entraînant le rejet des dépenses sans facture.

Lors des contrôles fiscaux, les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes :

• Utilisation du formulaire 01/TNDN pour la mauvaise entité.
• Il est impossible de prouver que l'individu n'exerce aucune activité commerciale.
• Il n'y avait aucun document de passation de pouvoir ni aucun contrat.
• Consignez le prix d'achat comme inhabituel par rapport au prix du marché.
• Omission de déduire l'impôt sur le revenu personnel comme requis.

Une seule petite erreur, et la totalité des dépenses pourrait être refusée.

Lire la suite : Quelles sont les dépenses professionnelles déductibles d’impôt ?

Conclure

L'absence de facture pour une dépense n'entraîne pas automatiquement son rejet fiscal. La législation fiscale actuelle autorise les entreprises à comptabiliser différents types de dépenses sans facture, à condition qu'elles identifient correctement la nature de l'opération, le bénéficiaire et fournissent les pièces justificatives requises.

En réalité, le risque ne réside pas dans l'absence de factures, mais plutôt dans leur mauvaise application : utilisation de relevés erronés pour les mauvais destinataires, omission de déduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques lorsque cela est nécessaire, ou incapacité à prouver l'authenticité de la transaction. Dans de tels cas, même si la dépense a effectivement été engagée, elle peut être refusée et l'entreprise peut être soumise à un redressement fiscal.

Par conséquent, pour protéger leurs intérêts fiscaux, les entreprises doivent parfaitement maîtriser chaque catégorie de dépenses, connaître les obligations légales correspondantes et organiser la conservation de documents complets et cohérents dès la survenance d'une transaction. Adopter une approche rigoureuse dès le départ permet non seulement d'optimiser les dépenses légitimes, mais constitue également un fondement essentiel pour des opérations commerciales transparentes, sûres et durables sur le long terme.