Durante sus operaciones, las empresas incurren frecuentemente en gastos sin facturar, especialmente al tratar con particulares. Sin una comprensión adecuada de la base legal, es fácil que estos gastos sean desestimados en las liquidaciones de impuestos, lo que conlleva un aumento del impuesto sobre la renta de sociedades a pagar y el riesgo de atrasos y sanciones fiscales.

Entonces, ¿los gastos sin factura se consideran gastos deducibles y en qué circunstancias?

¿Qué constituye un gasto razonable según la normativa fiscal?

Los gastos razonables (gastos deducibles) son aquellos gastos que se incluyen en el coste a la hora de determinar la renta corporativa gravable, siempre que cumplan todos los requisitos legales.

Según la normativa vigente, un gasto se considera razonable cuando:

• Estas cuestiones surgen en la práctica y están directamente relacionadas con las actividades productivas y comerciales.
• Existen suficientes documentos y registros legales para cada caso específico.
• No entra dentro de la categoría de gastos prohibidos o restringidos por la legislación fiscal.

Nota importante: Algunos gastos no requieren factura, pero aún así se consideran deducibles si la documentación de respaldo está de acuerdo con la normativa.

Los gastos sin factura todavía se consideran deducibles.

Compra de bienes y servicios a personas que no realizan actividades empresariales.

Las empresas pueden comprar artículos sin factura:

• Activos personales no comerciales.
• Servicios prestados por particulares sin registro empresarial.
• Los productos son producidos, cosechados y capturados directamente por la gente local y vendidos directamente a ellos.

En este caso, la empresa deberá elaborar un listado de compras sin facturas (Formulario 01/TNDN) y asumir plena responsabilidad por su exactitud.

Nota: Si el precio de compra registrado en la factura es superior al precio de mercado, las autoridades fiscales tienen derecho a ajustar los gastos de acuerdo con el precio de mercado.

Comprar bienes y servicios de empresas familiares o empresas individuales con ingresos anuales inferiores a 100 millones de VND.

En los casos en que los hogares o las personas no estén obligados a emitir facturas, las empresas aún pueden reclamar gastos si:

• Existe un formulario de declaración 01/TNDN.
• Contamos con registros completos de las transacciones reales.
• Se requiere prueba de origen y gasto.

En este caso:

• El vendedor no paga ningún impuesto sobre la renta personal.
• Las empresas no están obligadas a aceptar pagos sin efectivo, incluso para transacciones que superen los 20 millones de VND.

Comprar bienes o servicios a particulares o empresas familiares con ingresos anuales superiores a 100 millones de VND.

Éste es un límite legal muy importante.

Si el vendedor:

• Esto se refiere a personas físicas o empresas familiares.
• Tener ingresos superiores a 100 millones de VND por año.

Se REQUIERE un recibo .

En este caso:

• Las personas físicas o jurídicas particulares deberán acudir a la oficina de Hacienda para adquirir las facturas.
• Las empresas no pueden utilizar el formulario 01/TNDN para sustituir facturas.

Sin una factura, el gasto será rechazado por completo durante la liquidación del impuesto sobre la renta corporativa.

Contratación de trabajadores temporales, externalización de proyectos a corto plazo.

Las empresas podrán reclamar gastos cuando:

• Contratación de personas de forma temporal o por contrato.
• El trabajo es de corto plazo y no regular.

Obligaciones fiscales:

• Las empresas deducen el 10% del impuesto sobre la renta personal antes de realizar los pagos.
• Esta deducción fiscal todavía se considera un gasto deducible.

Alquiler de inmuebles a particulares (casas, coches, naves, etc.)

Los gastos de alquiler no requieren facturas, pero en algunos casos los impuestos deben pagarse en nombre de las personas.

Distinguir claramente:

• Contratos inferiores a 100 millones de VND al año: no se cobrarán IVA, impuesto sobre la renta personal ni tasas de licencia comercial.
• Contratos superiores a 100 millones de VND/año:
  • IVA: 5%
  • Impuesto sobre la renta de las personas físicas: 5%

Las empresas pueden presentar los documentos en nombre del solicitante si existe un acuerdo en el contrato.

Cómo calcular el Impuesto sobre Sociedades y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre gastos sin facturas.

Cada tipo de gasto tendrá un tratamiento fiscal diferente, no se puede aplicar una única fórmula.

El principio clave a recordar:

• Los gastos deducibles al calcular el impuesto sobre la renta de sociedades dependen de la documentación y la naturaleza de la transacción.
• El impuesto sobre la renta personal solo surge cuando un individuo está sujeto a impuestos de acuerdo con las regulaciones.

Por ejemplo:

• Compra de bienes producidos por la población local: sin impuesto sobre la renta personal.
• Contratación de servicios personales para fines no empresariales: deducción del 10% en el IRPF.
• Alquiler de bienes muebles de alto valor añadido: 5% IRPF + 5% IVA.

Leer más: ¿Qué nivel de ingresos requiere el pago de impuestos?

Errores que provocan que se desestimen gastos sin factura.

En las auditorías fiscales reales, los errores más comunes incluyen:

• Utilizando el formulario 01/TNDN para la entidad equivocada.
• No se puede probar que el individuo no realiza actividades empresariales.
• No existía acta de entrega ni contrato.
• Registrar el precio de compra como inusual en comparación con el precio de mercado.
• No deducir el impuesto sobre la renta personal según lo requerido.

Un solo pequeño error y todo el gasto podría ser anulado.

Leer más: ¿Qué gastos empresariales son deducibles de impuestos?

Concluir

El hecho de que un gasto no esté facturado no implica automáticamente que se desestime a efectos fiscales. La legislación fiscal vigente permite a las empresas registrar diversos tipos de gastos sin factura, siempre que identifiquen correctamente la naturaleza de la transacción, la parte responsable del gasto y preparen la documentación justificativa necesaria.

En realidad, el riesgo no reside en la falta de facturas, sino en la aplicación incorrecta de las mismas, el uso de declaraciones incorrectas para destinatarios equivocados, la omisión de la deducción del impuesto sobre la renta personal cuando es necesario o la falta de acreditación de la autenticidad de la transacción. En estos casos, incluso si el gasto se incurrió efectivamente, la empresa podría ser desautorizada y estar sujeta a la recaudación retroactiva del impuesto sobre la renta de sociedades.

Por lo tanto, para proteger sus intereses fiscales, las empresas necesitan comprender a fondo cada categoría de gasto, comprender los requisitos legales correspondientes y organizar el almacenamiento de registros completos y consistentes desde el momento en que se realiza una transacción. Hacerlo correctamente desde el principio no solo ayuda a optimizar los gastos legítimos, sino que también sienta las bases fundamentales para unas operaciones comerciales transparentes, seguras y sostenibles a largo plazo.