¿Se pueden deducir los gastos sin factura?

Durante el curso de las operaciones, las empresas generan con mucha frecuencia gastos sin factura, especialmente al tratar con particulares. Si no se comprende la naturaleza legal correcta, es muy fácil que estos gastos sean desestimados durante la liquidación de impuestos, lo que resulta en un aumento del impuesto sobre la renta corporativa a pagar y el riesgo de cobros o sanciones posteriores.

Entonces, ¿se pueden considerar deducibles los gastos sin factura y en qué casos?

¿Qué se considera un gasto razonable según las regulaciones fiscales?

Los gastos razonables (gastos deducibles) son aquellos que se pueden incluir en los gastos al determinar la renta imponible del impuesto sobre la renta corporativa, siempre que cumplan simultáneamente todas las condiciones legales.

Según las regulaciones actuales, un gasto se considera razonable cuando:

• Se incurre en la realidad y está directamente relacionado con las actividades de producción y negocio.
• Dispone de la documentación y los comprobantes legales adecuados para cada caso específico.
• No pertenece a la lista de gastos prohibidos o limitados por la ley fiscal.

Nota importante: Existen gastos que no requieren factura pero aún así pueden considerarse gastos razonables si la documentación sustitutiva cumple con las regulaciones.

Casos en los que los gastos sin factura aún pueden considerarse gastos

Compra de bienes y servicios a particulares no empresarios

Las empresas están autorizadas a no tener factura al comprar:

• Activos de particulares que no realizan actividades empresariales.
• Servicios de particulares que no están registrados como empresarios.
• Bienes producidos, extraídos o pescados por ciudadanos y vendidos directamente.

En este caso, la empresa debe elaborar una lista de compras sin factura (formulario 01/TNDN) y asumirá la responsabilidad de su veracidad.

Nota práctica: Si el precio de compra indicado en la lista es superior al precio de mercado, la autoridad fiscal tiene derecho a ajustar el gasto al precio de mercado.

Compra de bienes y servicios a hogares o particulares empresarios con ingresos inferiores a 100 millones de VND/año

En casos en los que los hogares o particulares estén exentos de emitir factura, la empresa aún puede considerar el gasto si:

• Dispone de la lista 01/TNDN.
• Dispone de toda la documentación de la transacción real.
• Puede demostrar el origen y el contenido del gasto.

En este caso:

• No se generan impuestos sobre la renta para el vendedor.
• La empresa no está obligada a realizar pagos sin efectivo, incluso para transacciones superiores a 20 millones de VND.

Compra de bienes y servicios a particulares o hogares empresarios con ingresos superiores a 100 millones de VND/año

Este es un límite legal muy importante.

Si el vendedor:

• Es un particular o un hogar empresario.
• Tiene ingresos superiores a 100 millones de VND/año.

DEBE tener una factura.

En este caso:

• El particular o el hogar empresario debe acudir a la autoridad fiscal a comprar la factura.
• La empresa no puede utilizar la lista 01/TNDN para sustituir la factura.

Si no hay factura, el gasto se eliminará por completo durante la liquidación del impuesto sobre la renta corporativa.

Contratación de mano de obra temporal, externalización de trabajos a corto plazo

La empresa puede considerar el gasto cuando:

• Contrata a particulares para trabajar mediante contratos temporales o por obra.
• El trabajo es de naturaleza a corto plazo, no recurrente.

Obligaciones fiscales:

• La empresa retendrá el 10% del impuesto sobre la renta antes de realizar el pago.
• Este impuesto retenido se incluirá en los gastos razonables.

Alquiler de activos a particulares (vivienda, vehículo, almacén...)

Los gastos de alquiler de activos no requieren factura, pero en algunos casos se debe pagar impuestos en nombre del particular.

Distinguir claramente:

• Contrato inferior a 100 millones de VND/año: no genera IVA, impuesto sobre la renta, ni tasa de timbre.
• Contrato superior a 100 millones de VND/año:
  • IVA: 5%
  • Impuesto sobre la renta: 5%

La empresa puede pagar en sustitución si existe un acuerdo en el contrato.

Cómo calcular el impuesto sobre la renta corporativa y el impuesto sobre la renta para gastos sin factura

Cada tipo de gasto tendrá un tratamiento fiscal diferente, no se puede aplicar una fórmula general.

Principios a recordar:

• Los gastos deducibles al calcular el impuesto sobre la renta corporativa dependen de la documentación y la naturaleza de la transacción.
• El impuesto sobre la renta solo se genera cuando el particular está sujeto a impuestos según las regulaciones.

Ejemplos:

• Compra de productos manufacturados por ciudadanos: sin impuesto sobre la renta.
• Contratación de servicios a particulares no empresarios: retención del 10% del impuesto sobre la renta.
• Alquiler de activos a particulares con altos ingresos: 5% de impuesto sobre la renta + 5% de IVA.

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Errores que provocan la desestimación de gastos sin factura

En la práctica de las inspecciones fiscales, los errores más comunes incluyen:

• Uso incorrecto del formulario 01/TNDN para el sujeto equivocado.
• No demostrar que el particular no realiza actividades empresariales.
• Falta de acta de entrega o contrato.
• Registro de precios de compra inusuales en comparación con el mercado.
• No retener el impuesto sobre la renta según lo estipulado.

Un pequeño error puede hacer que se desestime todo el gasto.

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Conclusión

Que un gasto no tenga factura no significa que ese gasto sea automáticamente desestimado al calcular los impuestos. La legislación fiscal actual permite a las empresas registrar muchos tipos de gastos sin factura, siempre que la empresa determine correctamente la naturaleza de la transacción, el sujeto que incurre en el gasto y prepare la documentación sustitutiva completa según las regulaciones.

En la práctica, el riesgo no reside en la falta de facturas, sino en la aplicación incorrecta de los casos, el uso de listas incorrectas para los sujetos, la no retención del impuesto sobre la renta cuando sea necesario o la incapacidad de demostrar la realidad de la transacción. En ese momento, aunque el gasto se haya incurrido realmente, la empresa aún puede ver desestimados sus gastos y ser objeto de cobros de impuestos sobre la renta corporativa.

Por lo tanto, para proteger sus derechos fiscales, las empresas deben comprender claramente cada grupo de gastos, dominar las condiciones legales correspondientes y organizar el archivo de documentos de manera completa y coherente desde el momento en que se produce la transacción. Hacerlo correctamente desde el principio no solo optimiza los gastos legales, sino que también es una base importante para que las empresas operen de manera transparente, segura y sostenible a largo plazo.