ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ สามารถนำมาหักค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

ในการดำเนินธุรกิจ มีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเกิดขึ้นโดยไม่มีใบกำกับภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำธุรกรรมกับบุคคลธรรมดา หากไม่เข้าใจถึงลักษณะทางกฎหมายที่ถูกต้อง ธุรกิจอาจเสี่ยงต่อการถูกตัดค่าใช้จ่ายเมื่อคำนวณภาษี ทำให้ภาษีเงินได้นิติบุคคลที่ต้องชำระเพิ่มขึ้นและเกิดความเสี่ยงในการเรียกเก็บภาษีย้อนหลังและค่าปรับ

ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษีสามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่ และในกรณีใดบ้าง?

ค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผลคืออะไร ตามกฎหมายภาษี?

ค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล (ค่าใช้จ่ายที่หักได้) คือค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ หากเข้าเงื่อนไขทางกฎหมายทั้งหมด

ตามกฎหมายปัจจุบัน ค่าใช้จ่ายจะถือว่าสมเหตุสมผลเมื่อ:

• เกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตและการดำเนินธุรกิจ
• มีเอกสารหลักฐานที่ถูกต้องตามกฎหมายในแต่ละกรณี
• ไม่อยู่ในรายการค่าใช้จ่ายที่กฎหมายภาษีห้ามหรือจำกัด

หมายเหตุสำคัญ: มีค่าใช้จ่ายบางประเภทที่ไม่ต้องใช้ใบกำกับภาษี แต่ยังสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผลได้ หากมีเอกสารทดแทนที่ถูกต้องตามกฎหมาย

กรณีค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษีก็สามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายได้

ซื้อสินค้าและบริการจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้ประกอบธุรกิจ

ธุรกิจได้รับอนุญาตให้ไม่มีใบกำกับภาษีเมื่อซื้อ:

• ทรัพย์สินจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้ประกอบธุรกิจ
• บริการจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนประกอบธุรกิจ
• สินค้าที่ผลิตเอง หาได้เอง หรือจับได้เองโดยชาวบ้าน และขายโดยตรง

ในกรณีนี้ ธุรกิจต้องจัดทำบัญชีสรุปการซื้อสินค้าที่ไม่มีใบกำกับภาษี (แบบ 01/TNDN) และรับผิดชอบต่อความถูกต้องด้วยตนเอง

ข้อสังเกตในทางปฏิบัติ: หากราคาซื้อที่ระบุในบัญชีสรุปสูงกว่าราคาตลาด หน่วยงานสรรพากรมีสิทธิ์ปรับค่าใช้จ่ายตามราคาตลาด

ซื้อสินค้าและบริการจากผู้ประกอบการรายย่อย หรือบุคคลธรรมดาที่ประกอบธุรกิจโดยมีรายได้น้อยกว่า 100 ล้านบาท/ปี

ในกรณีที่ผู้ประกอบการรายย่อยหรือบุคคลธรรมดาไม่ต้องออกใบกำกับภาษี ธุรกิจยังสามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายได้หาก:

• มีบัญชีสรุป 01/TNDN
• มีเอกสารหลักฐานการทำธุรกรรมจริงครบถ้วน
• สามารถพิสูจน์แหล่งที่มาและเนื้อหาของค่าใช้จ่ายได้

ในกรณีนี้:

• ไม่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่ต้องชำระสำหรับผู้ขาย
• ธุรกิจไม่ต้องชำระเงินผ่านระบบธนาคาร แม้ว่าการทำธุรกรรมจะเกิน 20 ล้านบาท

ซื้อสินค้าและบริการจากบุคคลธรรมดา หรือผู้ประกอบการรายย่อยที่มีรายได้มากกว่า 100 ล้านบาท/ปี

นี่คือเส้นแบ่งทางกฎหมายที่สำคัญมาก

หากผู้ขาย:

• เป็นบุคคลธรรมดา หรือผู้ประกอบการรายย่อย
• มีรายได้มากกว่า 100 ล้านบาท/ปี

จำเป็นต้อง มีใบกำกับภาษี

ในกรณีนี้:

• บุคคลธรรมดา หรือผู้ประกอบการรายย่อยต้องไปติดต่อหน่วยงานสรรพากรเพื่อซื้อใบกำกับภาษี
• ธุรกิจไม่สามารถใช้บัญชีสรุป 01/TNDN แทนใบกำกับภาษีได้

หากไม่มีใบกำกับภาษี ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะถูกตัดออกเมื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล

จ้างแรงงานชั่วคราว หรือจ้างเหมางานระยะสั้น

ธุรกิจสามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายได้เมื่อ:

• จ้างบุคคลธรรมดาทำงานตามสัญญาจ้างชั่วคราว หรือจ้างเหมา
• งานมีลักษณะเป็นระยะสั้น ไม่ใช่ประจำ

ภาระภาษี:

• ธุรกิจต้องหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 10% ก่อนจ่าย
• ภาษีที่หักไว้นี้สามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผลได้

เช่าทรัพย์สินจากบุคคลธรรมดา (บ้าน, รถยนต์, โกดัง...)

ค่าเช่าทรัพย์สินไม่ต้องใช้ใบกำกับภาษี แต่ต้องเสียภาษีแทนบุคคลธรรมดาในบางกรณี

แยกความแตกต่าง:

• สัญญาเช่าต่ำกว่า 100 ล้านบาท/ปี: ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา, ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต
• สัญญาเช่ามากกว่า 100 ล้านบาท/ปี:
  • ภาษีมูลค่าเพิ่ม: 5%
  • ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา: 5%

ธุรกิจสามารถชำระภาษีแทนได้หากมีการตกลงกันในสัญญา

วิธีคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี

ค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทมีวิธีการจัดการภาษีที่แตกต่างกัน ไม่สามารถใช้สูตรเดียวได้

หลักการที่ควรจำ:

• ค่าใช้จ่ายที่หักได้ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลขึ้นอยู่กับเอกสารและลักษณะของธุรกรรม
• ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจะเกิดขึ้นเมื่อบุคคลธรรมดาต้องเสียภาษีตามกฎหมาย

ตัวอย่าง:

• ซื้อสินค้าจากผู้ผลิตเอง: ไม่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
• จ้างบริการจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้ประกอบธุรกิจ: หักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 10%
• เช่าทรัพย์สินจากบุคคลธรรมดาที่มีรายได้สูง: ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 5% + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 5%

อ่านเพิ่มเติม: รายได้เท่าใดจึงต้องเสียภาษี?

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษีถูกตัดออก

ในการตรวจสอบภาษีในทางปฏิบัติ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• ใช้บัญชีสรุป 01/TNDN ผิดกลุ่มเป้าหมาย
• ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าบุคคลธรรมดาไม่ได้ประกอบธุรกิจ
• ไม่มีบันทึกการส่งมอบ หรือสัญญา
• ระบุราคาซื้อที่ผิดปกติเมื่อเทียบกับราคาตลาด
• ไม่หักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามกฎหมาย

เพียงข้อผิดพลาดเล็กน้อย ค่าใช้จ่ายทั้งหมดอาจถูกตัดออก

อ่านเพิ่มเติม: ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถหักภาษีได้เมื่อประกอบธุรกิจ?

สรุป

การที่ค่าใช้จ่ายไม่มีใบกำกับภาษีไม่ได้หมายความว่าค่าใช้จ่ายนั้นจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติเมื่อคำนวณภาษี กฎหมายภาษีปัจจุบันอนุญาตให้ธุรกิจบันทึกค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษีได้หลายประเภท โดยมีเงื่อนไขว่าธุรกิจต้องระบุลักษณะของธุรกรรมอย่างถูกต้อง ระบุกลุ่มเป้าหมายของการเกิดค่าใช้จ่าย และเตรียมเอกสารหลักฐานทดแทนที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ในทางปฏิบัติ ความเสี่ยงไม่ได้อยู่ที่การขาดใบกำกับภาษี แต่อยู่ที่การนำไปใช้ในกรณีที่ผิดพลาด การใช้บัญชีสรุปที่ไม่ถูกต้องสำหรับกลุ่มเป้าหมาย การไม่หักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเมื่อจำเป็น หรือการไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าธุรกรรมนั้นมีอยู่จริง ในกรณีนั้น แม้ว่าค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นจริง ธุรกิจก็อาจถูกตัดค่าใช้จ่ายและถูกเรียกเก็บภาษีเงินได้นิติบุคคลย้อนหลัง

ดังนั้น เพื่อปกป้องสิทธิประโยชน์ทางภาษีของตนเอง ธุรกิจจำเป็นต้องเข้าใจกลุ่มค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทอย่างถ่องแท้ เข้าใจเงื่อนไขทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องอย่างแม่นยำ และจัดการจัดเก็บเอกสารอย่างครบถ้วน สอดคล้องกันตั้งแต่ช่วงเวลาที่เกิดธุรกรรม การทำถูกต้องตั้งแต่ต้นไม่เพียงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของค่าใช้จ่ายตามกฎหมาย แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญสำหรับธุรกิจในการดำเนินงานอย่างโปร่งใส ปลอดภัย และยั่งยืนในระยะยาว