Trong giai đoạn cơ quan thuế tăng cường quản lý hoạt động thương mại điện tử, đặc biệt là doanh thu phát sinh trên các sàn TMĐT, câu hỏi "bán hàng online không xuất hóa đơn có bị sao không" không còn là thắc mắc mang tính lý thuyết mà đã trở thành rủi ro pháp lý thực tế đối với rất nhiều hộ kinh doanh.

Bài viết này làm rõ nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với người bán online, căn cứ pháp lý đang áp dụng, thời điểm phải xuất hóa đơn và hệ quả pháp lý nếu không tuân thủ.

Bán hàng online có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Câu trả lời là: Có.

Theo Luật Quản lý thuế và hệ thống văn bản hướng dẫn về hóa đơn, mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh doanh thu đều phải lập hóa đơn, không phân biệt:

• Bán online hay offline
• Bán trên sàn TMĐT hay bán qua mạng xã hội
• Khách có yêu cầu lấy hóa đơn hay không

Việc "khách không đòi hóa đơn" không làm phát sinh quyền được miễn lập hóa đơn.

Đối với hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT, nghĩa vụ này càng được kiểm soát chặt hơn do dữ liệu đơn hàng, doanh thu và dòng tiền đã được các sàn lưu trữ và cung cấp cho cơ quan thuế theo yêu cầu pháp luật.

Đọc thêm: Doanh thu trên sàn TMĐT có phải kê khai thuế không?

Căn cứ pháp lý đang áp dụng đối với người bán online

Hai văn bản pháp lý trọng tâm mà người bán online cần nắm rõ:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định khung pháp lý chung về hóa đơn, chứng từ
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung): Làm rõ trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử trong hoạt động thương mại điện tử, đặc biệt là cơ chế kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Từ 01/7/2025, việc xuất hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT không còn là lộ trình khuyến khích, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc, được giám sát thông qua dữ liệu đối soát giữa sàn, đơn vị vận chuyển, ngân hàng và cơ quan thuế.

Điều này đồng nghĩa:

• Nếu có đơn hàng thành công nhưng không có hóa đơn tương ứng, hộ kinh doanh có nguy cơ bị yêu cầu giải trình và ấn định thuế.

Thời điểm phải xuất hóa đơn khi bán hàng online

Một trong những nhầm lẫn phổ biến là cho rằng chỉ cần xuất hóa đơn khi đã thu được tiền. Cách hiểu này không đúng pháp luật.

Theo quy định hiện hành, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Đối với bán hàng online, thời điểm này thường được hiểu là:

• Đơn hàng đã giao thành công cho khách
• Giao hàng COD hay thanh toán trước không làm thay đổi nghĩa vụ xuất hóa đơn

Một số mô hình sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu được phép xuất hóa đơn tổng hợp trong ngày, nhưng phải đảm bảo:

• 100% doanh thu phát sinh được ghi nhận
• Không được dồn sang kỳ sau

Việc giao hàng trước, xuất hóa đơn sau hoặc xuất lùi ngày đều bị xem là lập hóa đơn sai thời điểm.

Đọc thêm: Tất tần tật về hóa đơn điện tử: Khi nào cần xuất, cách xử lý sai sót

Không xuất hóa đơn khi bán online có bị xử phạt không?

Không xuất hóa đơn khi bán online có bị xử phạt như thế nào?

Có, và mức độ xử phạt hiện nay nặng hơn rất nhiều so với trước.

Theo quy định xử phạt mới, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng có thể dẫn đến:

• Xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm về hóa đơn
• Truy thu thuế trên toàn bộ doanh thu thực tế phát sinh
• Tính tiền chậm nộp đối với khoản thuế bị truy thu

Ngoài rủi ro từ phía cơ quan thuế, người bán còn đối mặt với rủi ro từ chính sàn TMĐT. Trong nhiều trường hợp, tài khoản bán hàng có thể bị khóa hoặc hạn chế hoạt động nếu bị xác định vi phạm nghĩa vụ thuế.

Đọc thêm: Những rủi ro pháp lý thường gặp khi kinh doanh online

Trường hợp xuất sai hóa đơn thì xử lý như thế nào?

Từ 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử không còn được xử lý bằng cách hủy.

Tùy tính chất sai sót, người bán phải lựa chọn một trong hai phương án:

• Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một phần nội dung (giá, thuế, số lượng…)
• Hóa đơn thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn đã lập sai

Việc lựa chọn sai hình thức xử lý có thể khiến hóa đơn không hợp lệ và ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế.

Đọc thêm: Tổng hợp về hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Giải pháp thực tế cho người bán online

Trong bối cảnh dữ liệu bán hàng ngày càng minh bạch, cách tiếp cận an toàn nhất không phải là "né hóa đơn", mà là chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu.

Các hộ kinh doanh bán hàng online nên:

• Sử dụng hệ thống quản lý có khả năng xuất hóa đơn điện tử tự động khi đơn hàng hoàn tất
• Đồng bộ dữ liệu đơn hàng – kho – doanh thu – hóa đơn để tránh lệch số
• Có sẵn quy trình xử lý đổi trả, hoàn tiền, điều chỉnh hóa đơn

Trong thực tế vận hành, nhiều hộ kinh doanh đang lựa chọn các nền tảng quản lý tích hợp như GTG CRM, cho phép:

• Tự động xuất hóa đơn điện tử thông qua MISA, S-Invoice
• Tự động lập hóa đơn thay thế khi phát sinh đổi trả
• Tích hợp và đồng bộ sản phẩm từ các sàn TMĐT
• Quản lý sản phẩm, kho, tồn kho, nhà cung cấp, đơn hàng, giao vận, hóa đơn và dữ liệu kế toán trên cùng một hệ thống

Cách làm này giúp giảm rủi ro sai sót thủ công và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, đối soát khi cần.

GTG CRM tự động xuất hóa đơn điện tử và đồng bộ sản phẩm từ các sàn TMĐT

Kết luận

Bán hàng online không xuất hóa đơn không còn là "chuyện nhỏ" trong giai đoạn hiện nay.

Người bán cần hiểu rõ:

• Có doanh thu là có nghĩa vụ lập hóa đơn
• Không xuất hóa đơn không làm giảm thuế phải nộp, mà chỉ làm tăng rủi ro bị truy thu và xử phạt
• Chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu là cách duy nhất để kinh doanh bền vững

Trong bối cảnh thuế khoán bị xóa bỏ và hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là công cụ bảo vệ chính người bán trước các rủi ro pháp lý về sau.