El manejo de facturas electrónicas con errores es una operación común en la práctica contable y fiscal. Dependiendo de la naturaleza del error y la esencia de la transacción, el vendedor puede optar por emitir una factura de sustitución o una factura de ajuste de acuerdo con la ley.
El Decreto No. 70/2025/ND-CP (que modifica y complementa el Decreto No. 123/2020/ND-CP) ha aclarado el alcance y el método de aplicación de estas dos formas. El siguiente artículo presenta la verdadera esencia legal, ayudando a distinguir claramente para aplicar con precisión.
Factura de Sustitución
Concepto
Una factura de sustitución es una factura electrónica emitida para reemplazar completamente el contenido de una factura electrónica previamente emitida pero que contiene un error grave, lo que hace que la factura original ya no sea elegible para su uso en la declaración y el registro fiscal.
La factura de sustitución debe mostrar claramente el contenido: "Reemplaza la factura Modelo No., Símbolo No., Número No., Fecha.../.../...".
¿Cuándo se debe emitir una factura de sustitución?
Se aplica la factura de sustitución cuando la factura emitida tiene un error material:
- Error en el código de identificación fiscal del vendedor o comprador
- Error en el valor del pago, incluyendo el monto, la tasa impositiva, el monto del impuesto
- Error en la información de bienes o servicios, como tipo, especificación, calidad
- Factura dañada, rasgada, borrada, con información faltante
- Factura perdida o inutilizable
Principios legales al emitir una factura de sustitución
- La sustitución debe contar con el acuerdo o la notificación válida del comprador.
- La factura de sustitución reemplaza completamente la factura original, no existe en paralelo en cuanto al valor declarado.
- Los datos de la factura de sustitución deben estar claramente vinculados con la factura reemplazada.
- La declaración de impuestos se realiza basándose en la factura de sustitución.
Factura de Ajuste
Concepto
Una factura de ajuste es una factura electrónica emitida para ajustar parcialmente el contenido de una factura electrónica previamente emitida, en los casos en que la factura original aún tenga validez legal pero surjan discrepancias o cambios que necesiten ser ajustados.
La factura de ajuste debe mostrar claramente el contenido: "Ajuste para la factura Modelo No., Símbolo No., Número No., Fecha.../.../...".
¿Cuándo se emite una factura de ajuste?
Primero, la factura emitida tiene errores en:
- Código de identificación fiscal
- Monto
- Tasa impositiva, monto del impuesto
- Información de bienes o servicios
y las partes eligen la forma de ajuste en lugar de la sustitución.
Segundo, la factura fue emitida correctamente en el momento de la emisión, pero posteriormente surge:
- Ajuste del valor de pago al liquidar
- Ajuste del volumen, valor según las conclusiones de la autoridad competente
Tercero, casos especiales:
- Descuentos comerciales calculados por volumen de ventas, producción
- Devolución de bienes o servicios (total o parcial)
- Ajuste de tarifas, reembolso de tarifas en el sector de seguros
- Ajuste de transacciones en el sector inmobiliario, construcción
- Ajuste de tarifas de servicios en el sector bancario, de pagos intermedios
- Ajuste en el sector de telecomunicaciones, tarjetas prepago
Principios legales al emitir una factura de ajuste
- La factura de ajuste no invalida la factura original.
- La declaración de impuestos se realiza en el período en que se emite la factura de ajuste, sin retroactividad a períodos anteriores.
- El contenido del ajuste debe reflejar la verdadera naturaleza económica de la transacción.
- La factura de ajuste debe ir acompañada de documentación como actas de acuerdo, listados detallados.
Diferencia entre Factura de Sustitución y Factura de Ajuste
| Criterio | Factura de Sustitución | Factura de Ajuste |
|---|---|---|
| Alcance del impacto | Reemplaza completamente la factura original | Ajusta parcialmente el contenido |
| Valor de la factura original | No se sigue utilizando | Sigue siendo válida |
| Naturaleza del uso | Error grave | Ajuste de diferencias, surgidas |
| Método de declaración de impuestos | Basado en la factura de sustitución | Declarar la parte ajustada |
| Naturaleza legal | Nueva factura que reemplaza completamente | Factura complementaria, de ajuste |
Leer más: Todo sobre facturas electrónicas: cuándo emitir, cómo gestionar errores
Conclusión
La elección entre factura de sustitución o factura de ajuste no depende de la voluntad subjetiva, sino que debe basarse en la naturaleza del error y la esencia de la transacción económica surgida.
Error que anula el valor de uso de la factura original: aplicar factura de sustitución.
Surge un ajuste de valor o un error que puede ser ajustado: aplicar factura de ajuste.
Aplicar la forma correcta no solo garantiza el cumplimiento de las leyes sobre facturación e impuestos, sino que también limita los riesgos en las inspecciones y auditorías fiscales y garantiza la transparencia en la contabilidad.
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