El manejo de facturas electrónicas con errores es una práctica común en la contabilidad y los impuestos. Dependiendo de la naturaleza del error y el tipo de transacción, el vendedor puede optar por emitir una factura de reemplazo o una factura de ajuste según la ley.
El Decreto N° 70/2025/ND-CP (que modifica y complementa el Decreto N° 123/2020/ND-CP) ha aclarado el alcance y la forma de aplicar estas dos modalidades. El siguiente artículo presenta su verdadera naturaleza legal, ayudando a distinguirlas claramente para su correcta aplicación.
Factura de Reemplazo
Concepto
Una factura de reemplazo es una factura electrónica emitida para reemplazar completamente el contenido de una factura electrónica emitida previamente que contenía un error grave, haciendo que la factura original ya no sea apta para su uso en declaraciones y contabilidad de impuestos.
La factura de reemplazo debe indicar claramente: "Reemplaza a la factura Modelo N°, serie N°, número N°, del día… mes… año…".
Cuándo se debe emitir una factura de reemplazo
La factura de reemplazo se aplica cuando la factura emitida tiene un error material:
- Error en el número de identificación fiscal del vendedor o comprador
- Error en el valor de pago, incluyendo monto, tasa impositiva, monto del impuesto
- Error en la información de bienes/servicios como tipo, especificaciones, calidad
- Factura dañada, rota, borrada, con información perdida
- Factura extraviada o inutilizable
Principios legales al emitir una factura de reemplazo
- El reemplazo debe contar con la aprobación o notificación válida del comprador
- La factura de reemplazo reemplaza completamente la factura original, no coexistiendo en valor declarable
- Los datos de la factura de reemplazo deben estar claramente vinculados a la factura reemplazada
- La declaración de impuestos se realiza basándose en la factura de reemplazo
Factura de Ajuste
Concepto
Una factura de ajuste es una factura electrónica emitida para ajustar parcialmente el contenido de una factura electrónica previamente emitida, en casos donde la factura original aún tiene validez legal pero surge una discrepancia o un cambio que requiere ajuste.
La factura de ajuste debe indicar claramente: "Ajusta la factura Modelo N°, serie N°, número N°, del día… mes… año…".
Cuándo emitir una factura de ajuste
Primero, cuando la factura emitida tiene errores en:
- Número de identificación fiscal
- Monto
- Tasa impositiva, monto del impuesto
- Información de bienes/servicios
y las partes optan por la modalidad de ajuste en lugar de reemplazo.
Segundo, cuando la factura se emitió correctamente en el momento de su emisión, pero posteriormente surge:
- Ajuste del valor de pago en la liquidación final
- Ajuste de volumen, valor según conclusión de autoridad competente
Tercero, casos especiales:
- Descuentos comerciales calculados por ventas o producción
- Devolución de bienes o servicios (total o parcial)
- Ajuste de tarifas, reembolso de tarifas en el sector de seguros
- Ajuste de transacciones en bienes raíces y construcción
- Ajuste de tarifas de servicios en el sector bancario y de pago intermediario
- Ajustes en telecomunicaciones y tarjetas prepago
Principios legales al emitir una factura de ajuste
- La factura de ajuste no invalida la factura original
- La declaración de impuestos se realiza en el período en que se emite la factura de ajuste, sin retroactividad a períodos anteriores
- El contenido del ajuste debe reflejar la verdadera naturaleza económica de la transacción
- La factura de ajuste debe ir acompañada de documentación como un acuerdo o una lista detallada
Distinción entre Factura de Reemplazo y Factura de Ajuste
| Criterio | Factura de Reemplazo | Factura de Ajuste |
|---|---|---|
| Alcance del impacto | Reemplaza completamente la factura original | Ajusta parcialmente el contenido |
| Valor de la factura original | No se sigue utilizando | Sigue siendo válida |
| Naturaleza del uso | Error grave | Ajuste de diferencia, surgido |
| Método de declaración de impuestos | Basado en la factura de reemplazo | Declaración de la parte ajustada |
| Naturaleza legal | Nueva factura que reemplaza completamente | Factura suplementaria, de ajuste |
Lea más: Todo sobre Facturas Electrónicas: Cuándo emitirlas, cómo solucionar errores
Conclusión
La elección entre factura de reemplazo o factura de ajuste no depende de la voluntad subjetiva, sino de la naturaleza del error y la naturaleza de la transacción económica surgida.
Error que invalida la factura original: aplicar factura de reemplazo.
Ajuste de valor o error susceptible de ajuste: aplicar factura de ajuste.
Aplicar la modalidad correcta no solo garantiza el cumplimiento de la ley sobre facturas y impuestos, sino que también limita los riesgos durante las auditorías e inspecciones fiscales y asegura la transparencia en la contabilidad.
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