La gestión de facturas electrónicas erróneas es un problema común en la práctica contable y fiscal. Dependiendo de la naturaleza del error y de la transacción, el vendedor puede optar por emitir una factura de reemplazo o una factura de ajuste de conformidad con la ley.

El Decreto n.° 70/2025/ND-CP (que modifica y complementa el Decreto n.° 123/2020/ND-CP) ha aclarado aún más el alcance y la aplicación de estas dos formas. El artículo a continuación presenta su naturaleza jurídica correcta, lo que ayuda a distinguirlas claramente para una aplicación precisa.

Factura de reemplazo

Concepto

Una factura sustitutiva es una factura electrónica creada para reemplazar todo el contenido de una factura electrónica emitida previamente que contiene errores graves , lo que hace que la factura original no sea elegible para su uso continuo en la declaración de impuestos y para fines contables.

La factura sustitutiva deberá indicar claramente: “Sustituye factura Formulario No…, símbolo…, número…, fecha… mes… año…”.

¿Cuándo se requiere una factura sustitutiva?

Se emite una factura sustitutiva cuando la factura emitida contiene un error material.

• Número de identificación fiscal incorrecto para el vendedor o comprador.
• Valor de pago incorrecto, incluido el monto, la tasa de impuesto y el monto del impuesto.
• Información incorrecta sobre bienes y servicios, como tipo, especificaciones y calidad.
• La factura está dañada, rota, alterada o le falta información.
• La factura se perdió o no se puede utilizar.

Principios legales para la emisión de facturas sustitutivas.

• La sustitución deberá ser convenida o notificada debidamente al comprador.
• Una factura sustitutiva sustituye completamente la factura original y no existe simultáneamente en términos de valor declarado.
• Los datos de la factura de reemplazo deben estar claramente vinculados a la factura que se reemplaza.
• Las declaraciones de impuestos se realizan con base en facturas sustitutivas.

Factura de ajuste

Concepto

Una factura de ajuste es una factura electrónica creada para corregir una parte del contenido de una factura electrónica emitida previamente, en los casos en que la factura original aún tiene validez legal pero han surgido discrepancias o cambios que requieren un ajuste.

La factura de ajuste deberá indicar claramente: “Ajuste de factura Formulario No…, símbolo…, número…, fecha… mes… año…”.

¿Cuándo se debe emitir una factura de ajuste?

En primer lugar , la factura emitida contiene errores respecto a:

• Número de identificación fiscal
• Cantidad
• Tasa de impuesto, importe del impuesto
• Información sobre bienes y servicios

y las partes optaron por el ajuste en lugar del reemplazo.

En segundo lugar , la factura se preparó correctamente en el momento de su emisión, pero surgieron problemas posteriores:

• Ajustar el valor del pago durante la liquidación.
• Ajustar la cantidad y el valor de acuerdo a las conclusiones de la autoridad competente.

En tercer lugar , pueden surgir casos específicos:

• Los descuentos comerciales se calculan en función del volumen de ventas y la cantidad de producción.
• Devolución de bienes o servicios (total o parcialmente)
• Ajuste y reembolso de primas en el sector seguros.
• Regular las transacciones en el sector inmobiliario y de la construcción.
• Ajuste de las tarifas de servicios en los sectores bancarios y de intermediación de pagos.
• Regulación en el sector de las telecomunicaciones, tarjetas prepago

Principios legales para la emisión de facturas de ajuste.

• Una factura de ajuste no invalida la factura original.
• Las declaraciones de impuestos se realizan en el período de ajuste de la factura, no retroactivamente al período anterior.
• Los ajustes deben reflejar con precisión la naturaleza económica de la operación.
• Las facturas de ajuste deben ir acompañadas de documentos como actas de acuerdos y estados detallados.

Distinguir entre facturas de sustitución y facturas de ajuste.

Leer más: Todo lo que necesita saber sobre las facturas electrónicas: cuándo emitirlas, cómo gestionar los errores

Concluir

La elección entre una factura sustitutiva y una factura de ajuste no depende de la voluntad subjetiva, sino que debe basarse en la naturaleza del error y la esencia de la transacción económica.

Errores que hacen que la factura original no sea válida: se deberá emitir una factura sustitutiva.

Si surgen ajustes de valor o errores subsanables: aplicar factura de ajuste.

La aplicación del formato correcto no sólo garantiza el cumplimiento de las leyes de facturación e impuestos, sino que también minimiza los riesgos durante las auditorías e inspecciones fiscales y garantiza la transparencia en las prácticas contables.