Muchas pequeñas y medianas empresas, tras crear un sitio web o una página de destino, suelen experimentar una sensación familiar: por fin tienen un lugar para atraer clientes, un formulario para captar contactos y una página de destino clara para ejecutar campañas. Esto supone un gran avance, ya que al menos la empresa ya no deja que el tráfico se disperse por caminos demasiado vagos.

Pero entonces surgió otra pregunta: una vez que se tienen clientes potenciales, ¿cómo se logra cultivarlos de forma constante?

Aquí es donde muchas pymes suelen empezar a experimentar cuellos de botella. Los usuarios rellenan formularios, dejan sus direcciones de correo electrónico, se registran para consultas o descargan documentos. Pero tras ese primer paso, el proceso suele estancarse. Algunas empresas tardan en responder. Otras recuerdan enviar correos electrónicos, mientras que otras lo olvidan. Algunos vendedores llaman una vez, no obtienen respuesta y ahí termina todo. Como resultado, se reciben clientes potenciales, pero no se les da seguimiento de forma constante.

Por lo tanto, si los sitios web y las páginas de destino son lo que ayuda a las empresas a atraer y captar la atención , entonces el correo electrónico y la automatización son lo que ayuda a las empresas a mantener esa atención el tiempo suficiente para convertirla en una oportunidad real .

¿Por qué muchas empresas tienen clientes potenciales pero aún así les cuesta cultivarlos de forma constante?

En las primeras etapas, la gestión de clientes potenciales suele ser bastante manual. Los nuevos clientes potenciales se generan mediante correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas telefónicas, recordando la información. Esto puede funcionar bien cuando el número de clientes potenciales es pequeño. Sin embargo, a medida que las empresas desarrollan sitios web, páginas de destino, formularios de registro y otros puntos de contacto, las limitaciones de los métodos manuales se hacen evidentes rápidamente.

El problema no es que las empresas no quieran cultivar clientes potenciales. El problema es que el equipo no siempre tiene suficiente tiempo para dedicar la misma atención a cada persona.

Los síntomas más comunes son:

• Los nuevos clientes potenciales no reciben su primer correo electrónico hasta unos días después.
• El usuario descargó el documento o dejó su información, pero no se le permitió continuar.
• El equipo de ventas se centra únicamente en los clientes potenciales más interesados, mientras que aquellos que aún están investigando son descuidados.
• El contenido que se envía es inconsistente; a veces está presente, a veces no.
• El departamento de marketing generó clientes potenciales, pero luego no hubo un proceso de seguimiento lo suficientemente claro como para mantenerlos.

Aquí es donde el correo electrónico y la automatización cobran mayor importancia. No porque las empresas necesiten complicar demasiado las cosas, sino porque necesitan una forma de cultivar clientes potenciales de manera más consistente, en el momento adecuado y con menos dependencia de la memoria individual .

¿Cuándo empieza una empresa a necesitar la automatización?

Tener un sitio web no implica automáticamente que debas implementar la automatización. Sin embargo, si tu negocio se encuentra en alguna de las siguientes situaciones, es momento de considerarlo seriamente:

1. Una vez que el sitio web o la página de destino haya comenzado a generar clientes potenciales de forma constante.

Si cada semana recibes solicitudes de formularios, inscripciones para demostraciones, direcciones de correo electrónico o mensajes para consultas, es hora de que tu negocio implemente un proceso de seguimiento más claro. De lo contrario, esos clientes potenciales se irán perdiendo o recibirán un seguimiento inconsistente.

2. Cuando el equipo de ventas es pequeño y no puede hacer un seguimiento inmediato de cada cliente potencial.

Esta es una situación muy común en las pymes. El equipo de ventas debe priorizar los clientes potenciales más prometedores, pero eso no significa que aquellos que aún no están listos para comprar sean irrelevantes. La automatización ayuda a cubrir esta brecha, manteniendo el contacto con los clientes potenciales mientras el equipo de ventas se enfoca en las oportunidades más próximas al cierre.

3. Cuando las empresas quieren cultivar clientes potenciales en lugar de simplemente esperar a que regresen por sí solos.

Muchos clientes potenciales no compran al primer intento. Necesitan más tiempo, más información o más confianza. Si una empresa no tiene una forma de darles seguimiento después del contacto inicial, es muy probable que esa persona pierda el interés y desaparezca.

En otras palabras, la automatización se vuelve necesaria cuando las empresas no solo quieren captar clientes potenciales , sino también evitar que se pierdan una vez captados .

¿Qué papel desempeñan el correo electrónico y la automatización después de los sitios web y las páginas de destino?

Los sitios web y las páginas de destino suelen ser muy eficaces al inicio del recorrido del cliente. Ayudan a los clientes a conocer la empresa, comprender los servicios u ofertas y dejar su información. Pero después de eso, los clientes no se convierten automáticamente en oportunidades de venta.

Existe una brecha crucial: desde el momento en que un cliente proporciona su información hasta que está listo para una conversación más profunda o para tomar una decisión. El correo electrónico y la automatización se sitúan justo en ese punto intermedio.

Sus funciones suelen constar de tres partes:

• Evitar que se interrumpa el circuito de interés.
• Proporcione información adicional de manera oportuna.
• Ayude al equipo de seguimiento principal a ser más sistemático.

Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas, ya que no siempre hay suficiente personal para hacer un seguimiento exhaustivo de cada cliente potencial.

3 flujos básicos que las pymes deberían considerar en primer lugar.

No todas las empresas necesitan un sistema de automatización muy extenso. Para las pymes, a veces unos pocos flujos de trabajo básicos, si se utilizan correctamente, pueden marcar una gran diferencia.

1. Flujo de bienvenida después de que el cliente complete el formulario.

Este es un flujo muy básico pero extremadamente importante.

Cuando un cliente deja su información por primera vez en un sitio web o página de destino, su interés está más fresco. Enviar un correo electrónico inicial oportuno puede ayudar a confirmar que la empresa ha recibido la información, a la vez que crea una impresión más profesional y proactiva.

Este flujo suele ser adecuado cuando los invitados:

• Regístrese para recibir una consulta.
• Descargar documento
• Regístrese para una demostración.
• Envíe su solicitud a través del formulario.

El primer correo electrónico no tiene por qué ser muy largo. Lo importante es que sea claro, específico y que le indique al cliente cuál es el siguiente paso.

2. Generación de leads mediante el uso de contenido o información relevante.

No todos los que dejan su correo electrónico están listos para comprar de inmediato. Algunos se encuentran en la fase de investigación, comparación o espera. Aquí es donde entran en juego los correos electrónicos de generación de clientes potenciales.

Las empresas pueden entonces enviar contenido como por ejemplo:

• Proporcione una explicación más detallada del servicio o la solución.
• estudio de caso o ejemplo del mundo real
• Preguntas frecuentes
• puntos que ayudan a los clientes a comprender mejor los temas que les interesan.

Este flujo ayuda a las empresas a evitar desaparecer tras el primer contacto. Además, contribuye a que los clientes potenciales recuerden la empresa durante más tiempo, en lugar de que su interés se desvanezca.

3. El flujo repite o reactiva los cables que no responden.

Este es un flujo muy útil, pero a menudo se pasa por alto. Muchos clientes potenciales han mostrado interés, completado formularios o abierto correos electrónicos, pero no han realizado ninguna otra acción. Sin un flujo de seguimiento, estos clientes potenciales suelen permanecer inactivos en el sistema.

Una repetición bien planificada puede ayudar a las empresas a recuperar la atención mediante:

• reiterar el valor o beneficio principal
• Esto sugiere los siguientes pasos, como programar una cita, ver una demostración o proporcionar comentarios sobre sus necesidades.
• Da una razón más clara para retomar la conversación.

Para las pequeñas empresas, simplemente aprovechar este grupo de clientes potenciales de manera efectiva puede mejorar significativamente la eficiencia en la generación de clientes potenciales.

¿Cómo deben funcionar conjuntamente los sitios web, el CRM, el correo electrónico y la automatización?

Este es el punto más crucial. Si el correo electrónico y la automatización se separan del sitio web y del CRM, la empresa sigue siendo muy vulnerable a las interrupciones operativas.

Un flujo lógico generalmente sigue este patrón:

• Un sitio web o página de destino es donde los clientes dejan su información.
• El CRM es donde se registran los clientes potenciales y se realiza el seguimiento de los datos de los clientes.
• El correo electrónico y la automatización son herramientas que ayudan a mantener la comunicación y a cultivar clientes potenciales según cada situación.

Cuando estos tres elementos se combinan, las empresas irán más allá de simplemente tener un formulario en su sitio web. Comenzarán a seguir un recorrido más claro desde el sitio web, donde el visitante deja su información, esta se registra en el CRM y se le da seguimiento mediante correo electrónico o automatización .

Es precisamente esta fluidez la que impide que el cable se caiga tras el primer punto de contacto.

¿Cómo ayuda GTG CRM a solucionar este problema?

GTG CRM es adecuado para pequeñas y medianas empresas que ya tienen un sitio web o una página de destino y desean pasar a una fase de generación de clientes potenciales más consistente.

Cuando los clientes potenciales llegan desde un sitio web o una página de destino, las empresas pueden gestionar los datos de forma más eficaz dentro del CRM, en lugar de tener la información dispersa. A partir de ahí, el correo electrónico y la automatización pueden integrarse de forma continua en el proceso de captación de clientes potenciales, en lugar de ser un paso manual independiente que se realiza de forma intermitente.

Con GTG CRM, las empresas pueden crear flujos de trabajo para enviar correos electrónicos, mensajes o notificaciones que faciliten la generación de clientes potenciales y el seguimiento de clientes. La clave no reside en complicar excesivamente el sistema. Su mayor valor radica en permitir que las empresas gestionen sus clientes potenciales de forma más consistente, en el momento oportuno y con menos dependencia de la memoria personal.

Si un sitio web ayuda a las empresas a establecer un primer punto de contacto más claro, el correo electrónico y la automatización contribuyen a optimizar el resto del proceso.

Concluir

Los sitios web y las páginas de destino son plataformas cruciales para captar la atención y generar clientes potenciales. Sin embargo, si las empresas no dan seguimiento a esos clientes potenciales de forma constante, muchos se quedarán en la etapa de "interesados ​​en el pasado".

El correo electrónico y la automatización ayudan a llenar ese vacío. Permiten a las empresas mantener la comunicación, gestionar mejor los clientes potenciales y crear un flujo de seguimiento más claro después de que los clientes hayan dejado su información.

Para las pymes, no es necesario abordar esto a gran escala desde el principio. Pero una vez que su sitio web y página de destino comiencen a generar clientes potenciales, el marketing por correo electrónico y la automatización son los siguientes pasos que vale la pena considerar para garantizar que su sistema de ventas no se desmorone.

Con GTG CRM, las empresas pueden conectar su sitio web con el correo electrónico y la automatización de una manera más eficiente, convirtiendo la generación de clientes potenciales en una parte natural del flujo operativo en lugar de una tarea adicional para cuando tienen tiempo libre.