Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) que han creado un sitio web o una página de destino a menudo experimentan una sensación familiar: finalmente tienen un lugar al que dirigir a los clientes, un formulario para captar leads, una página de destino clara para ejecutar campañas. Este es un gran paso, ya que al menos la empresa ya no deja que el tráfico siga un camino demasiado confuso.
Pero luego surge otra pregunta inmediatamente: ¿cómo nutrir a los leads una vez que los tienes?
Este es el punto donde muchas PYMES empiezan a atascarse. Los usuarios completan formularios, dejan sus correos electrónicos, se registran para recibir asesoramiento o descargan algún documento. Pero después de este primer paso, el recorrido a menudo se interrumpe. Algunas empresas responden lentamente. Algunas envían correos electrónicos cuando se acuerdan y se olvidan cuando están ocupadas. Algunos vendedores llaman una vez, no obtienen respuesta y lo dejan ahí. El resultado es que los leads llegan, pero no se les nutre de manera consistente.
Por lo tanto, si el sitio web y la página de destino son la parte que ayuda a la empresa a atraer y captar interés, entonces el correo electrónico y la automatización son la parte que ayuda a la empresa a mantener ese interés el tiempo suficiente para convertirlo en oportunidades reales.
¿Por qué muchas empresas tienen leads pero no pueden nutrirlos de manera consistente?
En las primeras etapas, la nutrición de leads suele ser bastante manual. Cuando llegan nuevos leads, se envían correos electrónicos manualmente, se envían mensajes o se realizan llamadas de memoria. Esto puede ser aceptable cuando la cantidad de leads es baja. Pero cuando la empresa empieza a tener un sitio web, páginas de destino, formularios de registro y más puntos de contacto, el método manual rápidamente revela sus limitaciones.
El problema no es que la empresa no quiera nutrir a los leads. El problema es que el equipo no siempre tiene suficiente tiempo para hacerlo de manera consistente para cada persona.
Las señales que se observan con frecuencia son:
- Los leads llegan pero el primer correo electrónico se envía unos días después
- Los clientes que han descargado un documento o dejado su información no son seguidos
- El equipo de ventas se centra solo en los leads "calientes", mientras que los leads que están investigando son olvidados
- El contenido enviado no es consistente, a veces se envía y a veces no
- Marketing genera leads, pero luego no hay un flujo de nutrición lo suficientemente claro para mantener el interés
Aquí es donde el correo electrónico y la automatización empiezan a tener un papel más claro. No porque la empresa necesite hacer las cosas excesivamente complicadas, sino porque la empresa necesita una forma de nutrir a los leads de manera más consistente, en el momento adecuado y con menor dependencia de la memoria de cada persona.
¿Cuándo una empresa empieza a necesitar automatización?
No es necesario implementar la automatización inmediatamente solo por tener un sitio web. Pero si la empresa se encuentra en alguna de las siguientes situaciones, es hora de empezar a considerarlo seriamente:
1. Cuando el sitio web o la página de destino empiezan a generar leads de manera constante
Si cada semana alguien completa un formulario, se registra para una demo, deja su correo electrónico o solicita asesoramiento, es hora de que la empresa necesite un flujo de seguimiento más claro. De lo contrario, la cantidad de leads se irá perdiendo o se nutrirá de manera muy inconsistente.
2. Cuando el equipo de ventas es pequeño y no puede dar seguimiento a cada lead de inmediato
Esta es una situación muy común en las PYMES. Los vendedores necesitan priorizar los leads "calientes", pero eso no significa que los leads que aún no están listos para comprar no sean importantes. La automatización ayuda a cubrir ese vacío al mantener la comunicación con los leads mientras el equipo de ventas se centra en las oportunidades más cercanas a cerrarse.
3. Cuando la empresa quiere nutrir a los leads en lugar de solo esperar a que regresen por sí solos
Muchos leads no compran en el primer intento. Necesitan más tiempo, más información o más confianza. Si la empresa no tiene una forma de acompañarlos después del primer contacto, es muy probable que se enfríen y desaparezcan.
En otras palabras, la automatización se vuelve necesaria cuando la empresa no solo quiere tener leads, sino también evitar que los leads se escapen una vez que los ha conseguido.
¿Qué papel juegan el correo electrónico y la automatización después del sitio web y la página de destino?
El sitio web y las páginas de destino suelen hacer bien la primera parte del recorrido. Ayudan a los clientes a conocer la empresa, comprender los servicios u ofertas, y luego a dejar su información. Pero después de ese momento, los clientes no se convierten automáticamente en oportunidades de venta.
Hay un lapso muy importante: desde que el cliente deja su información hasta que está lo suficientemente listo para una discusión más profunda o para tomar una decisión. El correo electrónico y la automatización se encuentran precisamente en ese lapso.
Su papel generalmente consta de tres partes:
- Mantener el interés sin interrupciones
- Proporcionar información adicional en el momento adecuado
- Ayudar al equipo a hacer un seguimiento de los leads de manera más sistemática
Este punto es especialmente importante para las empresas pequeñas, ya que no siempre hay suficiente personal para seguir a cada lead de cerca manualmente.
3 flujos básicos que las PYMES deberían considerar primero
No todas las empresas necesitan un sistema de automatización muy extenso. Para las PYMES, a veces solo unos pocos flujos básicos pero bien aplicados pueden marcar una gran diferencia.
1. Flujo de bienvenida después de que el cliente completa un formulario
Este es un flujo muy básico pero extremadamente importante.
Cuando un cliente acaba de dejar su información en el sitio web o la página de destino, es el momento en que el interés está más fresco. Un primer correo electrónico enviado en el momento oportuno puede ayudar a confirmar que la empresa ha recibido la información, al tiempo que crea una sensación de mayor profesionalidad y proactividad.
Este flujo es generalmente adecuado cuando el cliente:
- se registra para recibir asesoramiento
- descarga un documento
- se registra para una demo
- deja una consulta a través de un formulario
El primer correo electrónico no necesita ser demasiado largo. Lo importante es que sea claro, cumpla su objetivo y ayude al cliente a saber cuáles son los próximos pasos.
2. Flujo de nutrición de leads con contenido o información relevante
No todas las personas que dejan su correo electrónico están listas para comprar de inmediato. Hay quienes están en la etapa de investigación, comparación o esperando el momento adecuado. Aquí es donde los correos electrónicos de nutrición de leads surten efecto.
La empresa puede enviar contenido adicional como:
- explicaciones más detalladas sobre el servicio o la solución
- estudios de caso o ejemplos reales
- preguntas frecuentes
- puntos que ayudan al cliente a comprender mejor el problema que le interesa
Este flujo ayuda a la empresa a no desaparecer después del primer contacto. También ayuda a los leads a recordar la empresa por más tiempo en lugar de dejar que su interés se enfríe gradualmente.
3. Flujo de recordatorio o reactivación de leads no respondidos
Este es un flujo muy útil pero que a menudo se pasa por alto. Muchos leads han mostrado interés, han completado un formulario o han abierto un correo electrónico, pero luego no han tomado ninguna acción adicional. Si no hay un flujo de recordatorio, estos leads a menudo permanecerán inactivos en el sistema.
Una serie de recordatorios adecuada puede ayudar a la empresa a recuperar la atención:
- recordando el valor o el beneficio principal
- sugiriendo el siguiente paso, como programar una cita, ver una demo o responder a una consulta
- proporcionando una razón más clara para reanudar la conversación
Para las empresas pequeñas, solo aprovechar bien este grupo de leads puede mejorar significativamente la efectividad de la nutrición de leads.
¿Cómo deberían trabajar juntos el sitio web, el CRM, el correo electrónico y la automatización?
Este es el punto más importante. Si el correo electrónico y la automatización están desconectados del sitio web y del CRM, la empresa seguirá teniendo dificultades para operar de manera continua.
Un flujo adecuado generalmente sigue la siguiente lógica:
- El sitio web o la página de destino es donde el cliente deja su información
- El CRM es donde se registran los leads y se rastrea la información del cliente
- El correo electrónico y la automatización son la parte que ayuda a mantener la comunicación y nutrir a los leads según la situación
Cuando estas tres partes funcionan juntas, la empresa no se limitará a tener "un formulario en la web". La empresa empezará a tener un recorrido más claro desde que el cliente llega a la web, deja su información, se registra en el CRM y es nutrido a través de correo electrónico o automatización.
Es precisamente esta fluidez la que asegura que los leads no se pierdan después del primer punto de contacto.
¿Cómo ayuda GTG CRM con este problema?
GTG CRM es adecuado para pequeñas y medianas empresas que ya tienen un sitio web o página de destino y desean pasar a la etapa de nutrir a los leads de manera más consistente.
Cuando los leads llegan desde el sitio web o la página de destino, la empresa puede gestionar los datos en el CRM de manera más clara en lugar de tener la información dispersa. A partir de ahí, el correo electrónico y la automatización pueden convertirse en la siguiente parte del flujo de nutrición, en lugar de un paso independiente que se realiza manualmente de forma intermitente.
Con GTG CRM, la empresa puede construir flujos para enviar correos electrónicos, mensajes o notificaciones según flujos de trabajo para apoyar el proceso de nutrición de leads y seguimiento de clientes. Lo importante aquí no es hacer el sistema excesivamente complicado. El mayor valor radica en que la empresa empieza a nutrir a los leads de manera más consistente, en el momento adecuado y con menor dependencia de la memoria personal.
Si el sitio web ayuda a la empresa a tener un primer punto de contacto más claro, entonces el correo electrónico y la automatización ayudan a que la siguiente parte del recorrido sea menos fragmentada.
Conclusión
El sitio web y las páginas de destino son una base muy importante para atraer interés y captar leads. Pero si la empresa no tiene una forma de seguirlos de manera consistente, muchos leads se quedarán en el nivel de "alguna vez mostraron interés".
El correo electrónico y la automatización ayudan a cubrir ese vacío. Ayudan a la empresa a mantener la comunicación, nutrir mejor a los leads y crear un flujo de seguimiento más claro después de que el cliente ha dejado su información.
Para las PYMES, esto no es algo que necesiten implementar a gran escala desde el principio. Pero cuando el sitio web y las páginas de destino empiezan a generar leads, el correo electrónico y la automatización son el siguiente paso que vale la pena considerar para que el sistema de ventas no se interrumpa a mitad de camino.
Con GTG CRM, la empresa puede conectar su sitio web con el correo electrónico y la automatización de una manera más concisa, convirtiendo la nutrición de leads en una parte natural del flujo operativo en lugar de una tarea adicional cuando hay tiempo.
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