¿Cuándo es obligatorio emitir factura electrónica?

Las facturas electrónicas son documentos obligatorios cuando se venden bienes o se prestan servicios, según lo estipulan las leyes fiscales y de facturación.

Determinar el momento correcto de emisión de la factura es crucial para la validez de la factura y las obligaciones fiscales resultantes.

El momento de emisión de la factura según lo estipulado por la ley.

El momento de la facturación de la venta de bienes.

Con base en el punto a, cláusula 6, artículo 1 del Decreto No. 70/2025/ND-CP que modifica la cláusula 1, artículo 9 del Decreto No. 123/2020/ND-CP, se estipula que:

El momento de emisión de una factura por la venta de bienes es el momento de transferir la propiedad o el derecho de uso de los bienes al comprador, independientemente de que se haya recibido el pago o no.

El presente reglamento se aplica a:

• Venta de bienes ordinarios
• Venta y transferencia de activos públicos
• Venta de reservas nacionales

Para las exportaciones de mercancías, la fecha de emisión de la factura la determina el vendedor, pero no más tarde del siguiente día hábil después de que las mercancías sean despachadas en la aduana de acuerdo con la legislación aduanera.

Momento de facturación por la prestación de servicios

El momento de facturación de la prestación de servicios es el momento en el que se completa la prestación de los servicios, independientemente de que se haya recibido o no el pago.

En los casos en que el pago se cobre antes o durante la prestación de los servicios, la fecha de factura será la fecha de pago, excluyendo los siguientes conceptos:

• Depósito
• Pago anticipado para garantizar el cumplimiento del contrato.

El presente reglamento se aplica a servicios específicos como:

• Contabilidad, auditoría
• Asesoría financiera, asesoría fiscal
• Valuación
• Diseño topográfico y de ingeniería
• Consultoría y supervisión
• Preparar un proyecto de inversión para la construcción.

Escenarios comunes respecto al momento de emisión de facturas.

¿Es admisible emitir facturas electrónicas retroactivas?

No lo son.

Según la normativa vigente, no está permitido emitir facturas electrónicas retroactivas. Emitir facturas a destiempo o retroactivarlas intencionadamente constituye una infracción administrativa relacionada con las facturas.

¿Es posible entregar la mercancía primero y emitir la factura después?

No lo son.

Entregar bienes por adelantado pero no emitir una factura en el momento de la transferencia de propiedad o derecho de uso de los bienes se considera como emitir una factura en el momento equivocado y estará sujeto a las sanciones prescritas por la ley.

Sanciones por emitir facturas en plazo incorrecto.

A partir del 1 de enero de 2026 entrará en vigor el Decreto No. 310/2025/ND-CP, que estipula:

La multa por emitir facturas en el momento equivocado puede ser de hasta 70 millones de VND, dependiendo de:

• Naturaleza de la violación
• Nivel de violación
• Número de violaciones

Emitir facturas a tiempo es un requisito obligatorio, no una opción.

Principios para el manejo de facturas electrónicas erróneas

Se ha emitido una factura, con un código de autoridad fiscal, pero aún no se ha enviado al comprador; se ha descubierto un error.

El vendedor realiza:

• Crear una nueva factura electrónica para sustituir la antigua.
• Por favor, especifique: "Reemplazo del formulario de factura n.°... Símbolo... Número... Fecha... Mes... Año..."
• Enviar una factura de reemplazo al comprador.
• Enviar simultáneamente los datos de la factura sustitutiva a la autoridad fiscal.

La factura fue enviada al comprador, pero se descubrió un error.

a. Nombre y dirección incorrectos del comprador (pero no el número de identificación fiscal incorrecto)

Vendedor:

• Notificar al comprador.
• No es necesario volver a facturar.
• Notificar a las autoridades fiscales mediante el Formulario 04/SS-HĐĐT

b. Número de identificación fiscal incorrecto, monto incorrecto, tasa impositiva, monto del impuesto o bienes que no cumplen con las especificaciones o estándares de calidad.

El vendedor y el comprador (si es una organización) deben:

• Prepare un acuerdo escrito que establezca claramente los detalles del error.

Luego elige una de las dos opciones :

Factura de ajuste: Aplica cuando es necesario ajustar alguna parte del contenido.

• Por favor, especifique: "Ajuste de factura N.º de formulario… Símbolo… Número… Fecha… Mes… Año…"
• Especifique si el ajuste es un aumento o una disminución.

Factura sustitutiva: Aplica cuando se requiere una sustitución completa de la factura original.

• Por favor, especifique: "Reemplazo del formulario de factura n.°... Símbolo... Número... Fecha... Mes... Año..."

Después de la creación:

• Firma digital del vendedor
• Enviar la factura al comprador.
• Presentar datos de facturas ajustadas o sustitutivas a las autoridades fiscales.

Leer más: Resumen de facturas de reemplazo y facturas de ajuste

Algunos casos específicos requieren un tratamiento especial.

Descuentos, promociones y ajustes al valor del proyecto: Emitir una nueva factura en el periodo actual, registrando el incremento o disminución del valor.

Para devoluciones de mercancías o descuentos después de haber emitido las facturas: Sólo se debe emitir una factura de ajuste, no una factura de reemplazo.

Varias facturas incorrectas para el mismo comprador en el mismo mes: se debe emitir una única factura de ajuste o factura de reemplazo, junto con una lista detallada de las facturas originales.

En los casos en que falten las notas obligatorias en la factura de ajuste o reposición.

• Se determinó que la factura no era válida.
• Debe procesarse nuevamente en su forma original.

En caso de que la factura ajustada o sustitutiva continúe siendo incorrecta...

Las facturas de reemplazo se procesan en la siguiente secuencia: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Las facturas de ajuste se procesan según el principio acumulativo: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Nota importante

A partir del 1 de junio de 2025:

• Ya no es posible cancelar facturas electrónicas ya emitidas.
• Cualquier error deberá corregirse con una factura de ajuste o una factura de reemplazo.

Concluir

Para los nuevos vendedores, es esencial comprender:

• ¿Cuándo debo emitir una factura?
• Liberación a tiempo
• Abordar correctamente los errores.

Esta es una condición obligatoria para cumplir con la ley, evitar el riesgo de sanciones y garantizar operaciones comerciales transparentes y sostenibles.