Todo Sobre Facturas Electrónicas: Cuándo Emitirlas, Cómo Corregir Errores

¿Cuándo es obligatorio emitir facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas son documentos obligatorios cuando se venden bienes o se prestan servicios, tal como lo estipulan las leyes fiscales y de facturación.

Determinar el momento correcto de emisión de la factura es crucial para la validez de la misma y las obligaciones fiscales que de ella se deriven.

El plazo de emisión de la factura, según lo estipulado por la ley.

El momento de la facturación por la venta de mercancías.

Con base en el punto a, cláusula 6, artículo 1 del Decreto No. 70/2025/ND-CP que modifica la cláusula 1, artículo 9 del Decreto No. 123/2020/ND-CP, se estipula que:

El momento de la emisión de la factura por la venta de bienes es el momento en que se transfiere la propiedad o el derecho de uso de los bienes al comprador, independientemente de si se ha recibido el pago o no.

Esta normativa se aplica a:

• Venta de bienes ordinarios
• Venta y transferencia de bienes públicos
• Venta de reservas nacionales

En el caso de las exportaciones de mercancías, la fecha de emisión de la factura la determina el vendedor, pero no más tarde del siguiente día hábil después de que las mercancías hayan pasado por la aduana, de acuerdo con la legislación aduanera.

Momento de facturación por la prestación de servicios

El momento de la facturación por la prestación de servicios es el momento en que se completa la prestación de dichos servicios, independientemente de si se ha recibido el pago o no.

En los casos en que el pago se cobre antes o durante la prestación de los servicios, la fecha de la factura será la fecha de pago, excluyendo los siguientes conceptos:

• Depósito
• Pago por adelantado para garantizar el cumplimiento del contrato.

Esta normativa se aplica a servicios específicos como:

• Contabilidad, auditoría
• Consultoría financiera, consultoría fiscal
• Valuación
• Diseño topográfico y de ingeniería
• Consultoría y supervisión
• Preparar un proyecto de inversión para la construcción.

Escenarios comunes relacionados con el momento de emisión de facturas.

¿Está permitido emitir facturas electrónicas con fecha anterior?

No lo son.

Según la normativa vigente, no está permitido emitir facturas electrónicas con fecha anterior. Emitir facturas fuera de plazo o antedatarlas intencionadamente constituye una infracción administrativa relacionada con las facturas.

¿Es posible entregar primero la mercancía y emitir la factura después?

No lo son.

La entrega anticipada de mercancías sin emitir la factura en el momento de la transferencia de la propiedad o del derecho de uso de las mismas se considera una emisión de factura extemporánea y estará sujeta a las sanciones previstas por la ley.

Sanciones por emitir facturas fuera de plazo.

A partir del 1 de enero de 2026, entrará en vigor el Decreto N.º 310/2025/ND-CP, que estipula:

La multa por emitir facturas fuera de plazo puede ascender hasta a 70 millones de VND, dependiendo de las circunstancias:

• Naturaleza de la infracción
• Nivel de infracción
• Número de infracciones

Emitir facturas a tiempo es un requisito obligatorio, no una opción.

Principios para el manejo de facturas electrónicas erróneas

Se ha emitido una factura con un código de la autoridad tributaria, pero aún no se ha enviado al comprador; se ha detectado un error.

El vendedor realiza lo siguiente:

• Cree una nueva factura electrónica para reemplazar la anterior.
• Por favor, especifique: "Formulario de reemplazo para factura n.°… Símbolo… Número… Fecha… Mes… Año…"
• Enviar una factura de reemplazo al comprador.
• Envíe simultáneamente los datos de la factura de reemplazo a las autoridades fiscales.

La factura se envió al comprador, pero se descubrió un error.

a. Nombre y dirección incorrectos del comprador (pero no número de identificación fiscal incorrecto)

Vendedor:

• Notificar al comprador.
• No es necesario volver a facturar.
• Notifique a las autoridades fiscales utilizando el Formulario 04/SS-HĐĐT.

b. Número de identificación fiscal incorrecto, importe incorrecto, tipo impositivo incorrecto, importe del impuesto incorrecto o bienes que no cumplen con las especificaciones o los estándares de calidad.

El vendedor y el comprador (si se trata de una organización) deben:

• Prepare un acuerdo por escrito que indique claramente los detalles del error.

Luego, elige una de las dos opciones :

Factura de ajuste: Aplicable cuando es necesario ajustar una parte del contenido.

• Por favor, especifique: "Ajuste para factura Formulario No… Símbolo… Número… Fecha… Mes… Año…"
• Especifique si el ajuste es un aumento o una disminución.

Factura de reemplazo: Aplicable cuando se requiere un reemplazo completo de la factura original.

• Por favor, especifique: "Formulario de reemplazo para factura n.°… Símbolo… Número… Fecha… Mes… Año…"

Después de la creación:

• Firma digital del vendedor
• Enviar la factura al comprador.
• Presente los datos de la factura corregida o de reemplazo a las autoridades fiscales.

Leer más: Descripción general de las facturas de reemplazo y las facturas de ajuste

Algunos casos específicos requieren un tratamiento especial.

Descuentos, promociones y ajustes al valor del proyecto: Emita una nueva factura en el período actual, registrando el aumento o la disminución del valor.

Para devoluciones o descuentos después de la emisión de las facturas: Solo se debe emitir una factura de ajuste, no una factura de reemplazo.

Varias facturas incorrectas para el mismo comprador en el mismo mes: Se debe emitir una única factura de ajuste o de reemplazo, junto con una lista detallada de las facturas originales.

En los casos en que falten las notas obligatorias en la factura de ajuste o reemplazo.

• Se determinó que la factura no era válida.
• Debe procesarse de nuevo en su formato original.

En caso de que la factura ajustada o de reemplazo siga siendo incorrecta...

Las facturas de reemplazo se procesan en la siguiente secuencia: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Las facturas de ajuste se procesan según el principio acumulativo: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Nota importante

A partir del 1 de junio de 2025:

• Ya no es posible cancelar las facturas electrónicas ya emitidas.
• Cualquier error deberá corregirse mediante una factura de ajuste o una factura de reemplazo.

Concluir

Para los nuevos vendedores, es fundamental comprender:

• ¿Cuándo debo emitir una factura?
• Lanzamiento a tiempo
• Solucione correctamente los errores.

Esta es una condición obligatoria para cumplir con la ley, evitar el riesgo de sanciones y garantizar operaciones comerciales transparentes y sostenibles.