Tout Savoir Sur la Facture Électronique : Quand l'Émettre, Comment Corriger les Erreurs

Quand est-il obligatoire d'émettre une facture électronique ?

La facture électronique est un document obligatoire lors de la vente de biens ou la fourniture de services, conformément à la loi sur la fiscalité et les factures.

La détermination du bon moment pour l'émission de la facture est décisive pour sa validité et les obligations fiscales qui en découlent.

Moment de l'émission de la facture conformément à la loi

Moment de l'émission de la facture pour la vente de biens

Conformément au point a du paragraphe 6 de l'article 1 du décret n° 70/2025/ND-CP modifiant le paragraphe 1 de l'article 9 du décret n° 123/2020/ND-CP, il est stipulé que :

Le moment de l'émission de la facture pour la vente de biens est le moment du transfert de propriété ou du droit d'utilisation des biens à l'acheteur, qu'un paiement ait été reçu ou non.

Cette réglementation s'applique à :

• Ventes de biens ordinaires
• Vente, transfert d'actifs publics
• Vente de biens de réserve nationale

Pour les exportations de biens, le moment de l'émission de la facture est déterminé par le vendeur, mais au plus tard le jour ouvrable suivant la date du dédouanement des marchandises conformément à la loi douanière.

Moment de l'émission de la facture pour la fourniture de services

Le moment de l'émission de la facture pour la fourniture de services est le moment où la fourniture de services est achevée, qu'un paiement ait été reçu ou non.

En cas de réception d'un paiement avant ou pendant la fourniture du service, le moment de l'émission de la facture est le moment de la réception du paiement, à l'exclusion des sommes suivantes :

• Dépôts
• Acomptes pour garantir l'exécution du contrat

Cette réglementation s'applique aux services spécifiques tels que :

• Comptabilité, audit
• Conseil financier, conseil fiscal
• Évaluation
• Études techniques, conception
• Conseil en supervision
• Élaboration de projets d'investissement dans la construction

Situations courantes concernant le moment de l'émission de la facture

Est-il possible d'émettre une facture électronique rétroactivement ?

Non.

Conformément à la réglementation légale en vigueur, il n'est pas permis d'émettre des factures électroniques rétroactivement. L'émission d'une facture à un moment incorrect ou la falsification intentionnelle de la date est une violation administrative relative aux factures.

Est-il possible de livrer des marchandises avant d'émettre la facture ?

Non.

La livraison de marchandises avant l'émission de la facture au moment du transfert de propriété ou du droit d'utilisation des biens est considérée comme une émission de facture à un moment incorrect et sera sanctionnée conformément à la réglementation.

Sanctions en cas d'émission de facture à un moment incorrect

À partir du 01/01/2026, le décret n° 310/2025/ND-CP entrera en vigueur, stipulant que :

La sanction pour l'émission d'une facture à un moment incorrect peut atteindre 70 millions de VND, en fonction de :

• La nature de l'infraction
• La gravité de l'infraction
• Le nombre de récidives

L'émission de factures au bon moment est une exigence obligatoire, pas une option.

Principes de traitement des factures électroniques erronées

Facture émise avec un code d'administration fiscale mais non envoyée à l'acheteur, une erreur est détectée

Le vendeur doit :

• Émettre une nouvelle facture électronique de remplacement
• Indiquer clairement : "Remplace la facture Modèle… Séquence… Numéro… Date… mois… année…"
• Envoyer la facture de remplacement à l'acheteur
• Envoyer simultanément les données de la facture de remplacement à l'administration fiscale

Facture envoyée à l'acheteur, une erreur est détectée

a. Nom, adresse de l'acheteur erronés (numéro d'identification fiscale correct)

Le vendeur doit :

• Informer l'acheteur
• Pas besoin de réémettre la facture
• Envoyer une notification à l'administration fiscale selon le formulaire 04/SS-HĐĐT

b. Numéro d'identification fiscale erroné, montant, taux de TVA, montant de la TVA erroné ou marchandises non conformes aux spécifications, à la qualité

Le vendeur et l'acheteur (si c'est une organisation) doivent :

• Établir un accord écrit précisant le contenu de l'erreur

Ensuite, choisir une des deux options :

Facture d'ajustement : Applicable lorsqu'une partie du contenu doit être ajustée.

• Indiquer clairement : "Ajustement pour la facture Modèle… Séquence… Numéro… Date… mois… année…"
• Indiquer clairement la partie augmentée ou diminuée

Facture de remplacement : Applicable lorsqu'il faut remplacer intégralement la facture d'origine.

• Indiquer clairement : "Remplace la facture Modèle… Séquence… Numéro… Date… mois… année…"

Après l'émission :

• Le vendeur signe numériquement
• Envoyer la facture à l'acheteur
• Envoyer les données de la facture ajustée ou de remplacement à l'administration fiscale

À lire aussi : Résumé sur les factures de remplacement et les factures d'ajustement

Cas de traitement particuliers

Remises, promotions, ajustements de la valeur des ouvrages : Émettre une nouvelle facture dans la période en cours, indiquant la différence positive ou négative.

Marchandises retournées, réductions de prix après émission de la facture : Émettre uniquement une facture d'ajustement, pas une facture de remplacement.

Plusieurs factures erronées pour le même acheteur dans le même mois : Il est possible d'émettre une facture d'ajustement ou une facture de remplacement unique, accompagnée d'un tableau récapitulatif des factures d'origine.

Cas de notes obligatoires manquantes sur les factures d'ajustement ou de remplacement

• La facture est jugée invalide
• Elle doit être traitée à nouveau selon la forme initiale

Cas où les factures d'ajustement ou de remplacement sont à nouveau erronées

Les factures de remplacement sont traitées en chaîne : F0 → F1 → F2 → … → Fn

Les factures d'ajustement sont traitées selon le principe d'addition : F0 + F1 + F2 + … + Fn

Notes importantes

À partir du 01/06/2025 :

• Il ne sera plus possible d'annuler les factures électroniques émises
• Toutes les erreurs devront être corrigées par une facture d'ajustement ou une facture de remplacement

Conclusion

Pour les nouveaux vendeurs, il est essentiel de bien comprendre :

• Quand émettre une facture
• Émettre au bon moment
• Traiter correctement les erreurs

C'est une condition nécessaire pour se conformer à la loi, éviter les risques de sanctions et garantir une activité commerciale transparente et durable.