Kapan penerbitan faktur elektronik menjadi wajib?

Faktur elektronik merupakan dokumen wajib ketika barang dijual atau jasa diberikan, sebagaimana diatur dalam undang-undang perpajakan dan pembuatan faktur.

Menentukan waktu penerbitan faktur yang tepat sangat penting untuk keabsahan faktur dan kewajiban pajak yang timbul karenanya.

Waktu penerbitan faktur sebagaimana diatur dalam undang-undang.

Waktu penerbitan faktur untuk penjualan barang.

Berdasarkan poin a, Ayat 6, Pasal 1 Peraturan Pemerintah Nomor 70/2025/ND-CP yang mengubah Ayat 1, Pasal 9 Peraturan Pemerintah Nomor 123/2020/ND-CP, ditetapkan bahwa:

Waktu penerbitan faktur untuk penjualan barang adalah waktu pengalihan kepemilikan atau hak untuk menggunakan barang kepada pembeli, terlepas dari apakah pembayaran telah diterima atau belum.

Peraturan ini berlaku untuk:

• Menjual barang biasa
• Penjualan dan pengalihan aset publik
• Menjual cadangan nasional

Untuk ekspor barang, tanggal penerbitan faktur ditentukan oleh penjual, tetapi paling lambat pada hari kerja berikutnya setelah barang melewati bea cukai sesuai dengan hukum kepabeanan.

Waktu pembuatan faktur untuk penyediaan layanan

Waktu pembuatan faktur untuk penyediaan jasa adalah waktu ketika penyediaan jasa selesai, terlepas dari apakah pembayaran telah diterima atau belum.

Dalam kasus di mana pembayaran dikumpulkan sebelum atau selama penyediaan layanan, tanggal faktur adalah tanggal pembayaran, tidak termasuk item-item berikut:

• Deposito
• Pembayaran di muka untuk menjamin pelaksanaan kontrak.

Peraturan ini berlaku untuk layanan-layanan tertentu seperti:

• Akuntansi, audit
• Konsultasi keuangan, konsultasi pajak
• Penilaian
• Survei dan desain teknik
• Konsultasi dan pengawasan
• Siapkan proyek investasi untuk pembangunan.

Skenario umum terkait waktu penerbitan faktur.

Apakah diperbolehkan menerbitkan faktur elektronik dengan tanggal mundur?

Tidak.

Berdasarkan peraturan yang berlaku, menerbitkan faktur elektronik dengan tanggal mundur tidak diperbolehkan. Menerbitkan faktur pada waktu yang salah atau sengaja memundurkan tanggalnya merupakan pelanggaran administratif terkait faktur.

Apakah memungkinkan untuk mengirimkan barang terlebih dahulu dan menerbitkan faktur kemudian?

Tidak.

Pengiriman barang di muka tetapi gagal menerbitkan faktur pada saat pengalihan kepemilikan atau hak penggunaan barang dianggap sebagai penerbitan faktur pada waktu yang salah dan akan dikenakan sanksi sebagaimana diatur dalam undang-undang.

Sanksi untuk penerbitan faktur pada waktu yang salah.

Mulai tanggal 1 Januari 2026, Keputusan Nomor 310/2025/ND-CP akan berlaku, yang menetapkan:

Denda untuk menerbitkan faktur pada waktu yang salah dapat mencapai 70 juta VND, tergantung pada keadaan:

• Sifat pelanggaran
• Tingkat pelanggaran
• Jumlah pelanggaran

Menerbitkan faktur tepat waktu adalah persyaratan wajib, bukan pilihan.

Prinsip-prinsip penanganan faktur elektronik yang salah

Faktur telah diterbitkan, beserta kode otoritas pajak, tetapi belum dikirimkan kepada pembeli; telah ditemukan kesalahan.

Penjual melakukan:

• Buat faktur elektronik baru untuk menggantikan yang lama.
• Mohon sebutkan: "Pengganti untuk Formulir Faktur No… Simbol… Nomor… Tanggal… Bulan… Tahun…"
• Kirimkan faktur pengganti kepada pembeli.
• Secara bersamaan, kirimkan data faktur pengganti ke otoritas pajak.

Faktur telah dikirim ke pembeli, tetapi ditemukan kesalahan.

a. Nama dan alamat pembeli salah (tetapi bukan nomor identifikasi pajak yang salah)

Penjual:

• Beri tahu pembeli.
• Tidak perlu membuat faktur ulang.
• Laporkan kepada otoritas pajak menggunakan Formulir 04/SS-HĐĐT

b. Nomor identifikasi pajak yang salah, jumlah yang salah, tarif pajak yang salah, jumlah pajak yang salah, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi atau standar kualitas.

Penjual dan pembeli (jika berupa organisasi) harus:

• Siapkan perjanjian tertulis yang secara jelas menyatakan rincian kesalahan tersebut.

Kemudian pilih salah satu dari dua opsi berikut :

Faktur penyesuaian: Berlaku bila sebagian konten perlu disesuaikan.

• Mohon sebutkan: "Penyesuaian untuk faktur Nomor Formulir… Simbol… Nomor… Tanggal… bulan… tahun…"
• Sebutkan apakah penyesuaian tersebut berupa peningkatan atau penurunan.

Faktur pengganti: Berlaku jika diperlukan penggantian lengkap faktur asli.

• Mohon sebutkan: "Pengganti untuk Formulir Faktur No… Simbol… Nomor… Tanggal… Bulan… Tahun…"

Setelah pembuatan:

• Tanda tangan digital penjual
• Kirimkan faktur kepada pembeli.
• Kirimkan data faktur yang telah disesuaikan atau diganti kepada otoritas pajak.

Baca selengkapnya: Gambaran Umum Faktur Penggantian dan Faktur Penyesuaian

Beberapa kasus spesifik memerlukan penanganan khusus.

Diskon, promosi, dan penyesuaian nilai proyek: Terbitkan faktur baru pada periode berjalan, catat kenaikan atau penurunan nilai tersebut.

Untuk barang yang dikembalikan atau diskon setelah faktur diterbitkan: Hanya faktur penyesuaian yang perlu diterbitkan, bukan faktur pengganti.

Beberapa faktur yang salah untuk pembeli yang sama dalam bulan yang sama: Faktur penyesuaian tunggal atau faktur pengganti harus diterbitkan, beserta daftar rinci faktur asli.

Dalam kasus di mana catatan wajib hilang dari faktur penyesuaian atau penggantian.

• Faktur tersebut dinyatakan tidak sah.
• Harus diproses ulang dalam bentuk aslinya.

Apabila faktur yang telah disesuaikan atau diganti tetap tidak akurat...

Faktur pengganti diproses dengan urutan sebagai berikut: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Faktur penyesuaian diproses sesuai dengan prinsip kumulatif: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Catatan penting

Mulai 1 Juni 2025:

• Pembatalan faktur elektronik yang sudah diterbitkan tidak lagi dimungkinkan.
• Kesalahan apa pun harus dikoreksi dengan faktur penyesuaian atau faktur penggantian.

Menyimpulkan

Bagi tenaga penjualan baru, sangat penting untuk memahami:

• Kapan saya perlu menerbitkan faktur?
• Dirilis tepat waktu
• Perbaiki kesalahan tersebut dengan benar.

Ini adalah syarat wajib untuk mematuhi hukum, menghindari risiko sanksi, dan memastikan operasional bisnis yang transparan dan berkelanjutan.