Semua Tentang Faktur Elektronik: Kapan Harus Diterbitkan, Cara Mengatasi Kesalahan

Kapan Faktur Elektronik Wajib Diterbitkan?

Faktur elektronik adalah dokumen wajib ketika terjadi aktivitas penjualan barang atau penyediaan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan tentang perpajakan dan faktur.

Menentukan waktu yang tepat untuk menerbitkan faktur sangat menentukan keabsahan faktur dan kewajiban pajak yang timbul.

Waktu Penerbitan Faktur Sesuai Peraturan Perundang-undangan

Waktu Penerbitan Faktur untuk Penjualan Barang

Berdasarkan Poin a Ayat 6 Pasal 1 Peraturan Pemerintah No. 70/2025/ND-CP yang mengubah Ayat 1 Pasal 9 Peraturan Pemerintah No. 123/2020/ND-CP, diatur:

Waktu penerbitan faktur untuk penjualan barang adalah saat pengalihan kepemilikan atau hak penggunaan barang kepada pembeli, terlepas dari apakah uang telah diterima atau belum.

Peraturan ini berlaku untuk:

• Penjualan barang umum
• Penjualan, pengalihan aset publik
• Penjualan barang cadangan nasional

Untuk ekspor barang, waktu penerbitan faktur ditentukan oleh penjual tetapi paling lambat pada hari kerja berikutnya sejak barang selesai melalui bea cukai sesuai dengan hukum kepabeanan.

Waktu Penerbitan Faktur untuk Penyediaan Jasa

Waktu penerbitan faktur untuk penyediaan jasa adalah saat penyelesaian penyediaan jasa, terlepas dari apakah uang telah diterima atau belum.

Dalam kasus penerimaan uang sebelum atau selama penyediaan jasa, waktu penerbitan faktur adalah saat penerimaan uang, tidak termasuk:

• Deposit
• Uang muka untuk menjamin pelaksanaan kontrak

Peraturan ini berlaku untuk layanan khusus seperti:

• Akuntansi, audit
• Konsultasi keuangan, konsultasi pajak
• Penilaian
• Survei, desain teknis
• Konsultasi pengawasan
• Penyusunan proyek investasi konstruksi

Situasi Umum Terkait Waktu Penerbitan Faktur

Bolehkah Menerbitkan Faktur Elektronik Mundur Tanggal?

Tidak.

Menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku, menerbitkan faktur elektronik mundur tanggal tidak diizinkan. Menerbitkan faktur tidak sesuai waktu atau sengaja mundur tanggal adalah pelanggaran administratif terkait faktur.

Mengirim Barang Terlebih Dahulu, Menerbitkan Faktur Kemudian, Bolehkah?

Tidak.

Mengirim barang terlebih dahulu tetapi tidak menerbitkan faktur pada saat pengalihan kepemilikan atau hak penggunaan barang dianggap sebagai penerbitan faktur pada waktu yang salah dan akan dikenakan sanksi sesuai peraturan.

Tingkat Sanksi untuk Penerbitan Faktur pada Waktu yang Salah

Mulai tanggal 01/01/2026, Peraturan Pemerintah No. 310/2025/ND-CP berlaku, menetapkan:

Tingkat denda untuk tindakan menerbitkan faktur pada waktu yang salah dapat mencapai hingga 70 juta VND, tergantung pada:

• Sifat pelanggaran
• Tingkat keparahan pelanggaran
• Jumlah pelanggaran

Menerbitkan faktur pada waktu yang tepat adalah persyaratan wajib, bukan pilihan.

Prinsip Penanganan Faktur Elektronik yang Mengandung Kesalahan

Faktur Telah Diterbitkan, Memiliki Kode Otoritas Pajak Tetapi Belum Dikirim ke Pembeli, Ditemukan Kesalahan

Penjual melakukan:

• Menerbitkan faktur elektronik baru untuk menggantikan
• Menulis dengan jelas: "Menggantikan faktur Nomor Sampel… Kode… Nomor… Tanggal… bulan… tahun…"
• Mengirim faktur pengganti kepada pembeli
• Bersamaan dengan itu mengirimkan data faktur pengganti ke otoritas pajak

Faktur Telah Dikirim ke Pembeli, Ditemukan Kesalahan

a. Nama, alamat pembeli salah (nomor identitas pajak tidak salah)

Penjual:

• Memberitahukan kepada pembeli
• Tidak perlu menerbitkan ulang faktur
• Melakukan pemberitahuan ke otoritas pajak menggunakan Formulir 04/SS-HĐĐT

b. Nomor identitas pajak salah, jumlah salah, tarif pajak salah, jumlah pajak salah atau barang tidak sesuai spesifikasi, kualitas

Penjual dan pembeli (jika badan usaha) harus:

• Membuat perjanjian yang mencantumkan isi kesalahan secara rinci

Kemudian memilih salah satu dari dua bentuk:

Faktur Koreksi: Diterapkan ketika perlu mengoreksi sebagian isi.

• Menulis dengan jelas: "Mengoreksi faktur Nomor Sampel… Kode… Nomor… Tanggal… bulan… tahun…"
• Menulis dengan jelas bagian penyesuaian penambahan atau pengurangan

Faktur Pengganti: Diterapkan ketika perlu mengganti seluruh faktur asli.

• Menulis dengan jelas: "Menggantikan faktur Nomor Sampel… Kode… Nomor… Tanggal… bulan… tahun…"

Setelah diterbitkan:

• Penjual menandatangani secara digital
• Mengirim faktur kepada pembeli
• Mengirimkan data faktur koreksi atau pengganti ke otoritas pajak

Baca lebih lanjut: Ringkasan tentang Faktur Pengganti dan Faktur Koreksi

Beberapa Kasus Penanganan Khusus

Diskon, promosi, penyesuaian nilai pekerjaan: Menerbitkan faktur baru pada periode saat ini, mencatat selisih penambahan atau pengurangan.

Barang dikembalikan, diskon setelah faktur diterbitkan: Hanya menerbitkan faktur koreksi, tidak menerbitkan faktur pengganti.

Beberapa faktur salah untuk pembeli yang sama dalam bulan yang sama: Dapat menerbitkan satu faktur koreksi atau satu faktur pengganti tunggal, disertai daftar rinci faktur asli.

Kasus Tidak Adanya Catatan Wajib pada Faktur Koreksi atau Pengganti

• Faktur dinyatakan tidak sah
• Harus diproses ulang sesuai dengan bentuk awal

Kasus Faktur Koreksi atau Pengganti Terus Mengandung Kesalahan

Faktur pengganti ditangani secara berantai: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Faktur koreksi ditangani berdasarkan prinsip akumulasi: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Catatan Penting

Mulai tanggal 01/06/2025:

• Tidak lagi diizinkan membatalkan faktur elektronik yang telah diterbitkan
• Semua kesalahan wajib ditangani dengan faktur koreksi atau faktur pengganti

Kesimpulan

Bagi penjual baru, memahami:

• Kapan harus menerbitkan faktur
• Menerbitkan pada waktu yang tepat
• Menangani kesalahan dengan benar

adalah syarat wajib untuk mematuhi hukum, menghindari risiko sanksi, dan memastikan kelancaran bisnis yang transparan dan berkelanjutan.