Synthèse des factures de remplacement et des factures d'ajustement

Le traitement des factures électroniques erronées est un problème courant en comptabilité et en fiscalité. Selon la nature de l'erreur et de la transaction, le vendeur peut choisir d'émettre une facture de remplacement ou une facture rectificative, conformément à la loi.

Le décret n° 70/2025/ND-CP (modifiant et complétant le décret n° 123/2020/ND-CP) a précisé la portée et les modalités d’application de ces deux formes. L’article ci-dessous en expose la nature juridique exacte, permettant ainsi de les distinguer clairement pour une application correcte.

Facture de remplacement

Concept

Une facture de remplacement est une facture électronique créée pour remplacer l'intégralité du contenu d'une facture électronique précédemment émise qui contient des erreurs graves , rendant la facture originale inutilisable à des fins de déclaration fiscale et de comptabilité.

La facture de remplacement doit clairement indiquer : « Remplace la facture Formulaire n°…, symbole…, numéro…, date… mois… année… ».

Quand une facture de remplacement est-elle requise ?

Une facture de remplacement est émise lorsque la facture émise contient une erreur matérielle.

• Numéro d'identification fiscale incorrect pour le vendeur ou l'acheteur.
• Valeur du paiement incorrecte, y compris le montant, le taux de taxe et le montant de la taxe.
• Informations incorrectes concernant les biens et services, telles que leur type, leurs spécifications et leur qualité.
• La facture est endommagée, déchirée, modifiée ou il manque des informations.
• La facture est perdue ou inutilisable.

Principes juridiques régissant l'émission de factures de remplacement.

• Le remplacement doit être convenu ou dûment notifié à l'acheteur.
• Une facture de remplacement remplace intégralement la facture originale et n'a pas de valeur déclarée simultanément.
• Les données de la facture de remplacement doivent être clairement liées à la facture remplacée.
• Les déclarations fiscales sont établies sur la base de factures de substitution.

Facture de régularisation

Concept

Une facture de rectification est une facture électronique créée pour corriger une partie du contenu d'une facture électronique précédemment émise, dans les cas où la facture originale est toujours juridiquement valable mais où des divergences ou des changements sont survenus et nécessitent une rectification.

La facture de régularisation doit clairement indiquer : « Régularisation pour la facture Formulaire n°…, symbole…, numéro…, date… mois… année… ».

Quand faut-il émettre une facture de rectification ?

Premièrement , la facture émise comporte des erreurs concernant :

• numéro d'identification fiscale
• Montant
• taux d'imposition, montant de l'impôt
• Informations sur les biens et services

et les parties ont opté pour un règlement à l'amiable plutôt que pour un remplacement.

Deuxièmement , la facture était correctement établie au moment de son émission, mais des problèmes sont survenus par la suite :

• Ajuster le montant du paiement lors du règlement.
• Ajuster la quantité et la valeur conformément aux conclusions de l'autorité compétente.

Troisièmement , des cas particuliers peuvent survenir :

• Les remises commerciales sont calculées en fonction du volume des ventes et de la quantité produite.
• Retourner des biens ou des services (en totalité ou en partie)
• Ajustement et remboursement des primes dans le secteur des assurances.
• Réglementer les transactions dans les secteurs de l'immobilier et de la construction.
• Ajustement des frais de service dans les secteurs bancaire et des intermédiaires de paiement.
• Réglementation dans le secteur des télécommunications, cartes prépayées

Principes juridiques régissant l'émission de factures de régularisation.

• Une facture de rectification n'invalide pas la facture originale.
• Les déclarations fiscales sont effectuées au cours de la période de régularisation des factures, et non rétroactivement à la période précédente.
• Les ajustements doivent refléter fidèlement la nature économique de l'opération.
• Les factures de régularisation doivent être accompagnées de documents tels que des procès-verbaux d'accord et des relevés détaillés.

Distinguer les factures de remplacement des factures d'ajustement.

Lire la suite : Tout ce que vous devez savoir sur les factures électroniques : quand les émettre, comment gérer les erreurs

Conclure

Le choix entre une facture de remplacement et une facture de rectification ne dépend pas d'une volonté subjective, mais doit se fonder sur la nature de l'erreur et l'essence de la transaction économique.

Des erreurs rendent la facture originale invalide : une facture de remplacement doit être émise.

En cas de correction d'erreurs ou d'ajustements de valeur : établir une facture de rectification.

L’utilisation du format correct assure non seulement la conformité aux lois de facturation et fiscales, mais minimise également les risques lors des contrôles et inspections fiscales et garantit la transparence des pratiques comptables.