Dalam beberapa tahun terakhir, berjualan di berbagai platform e-commerce telah menjadi tren populer. Alih-alih hanya berjualan di satu platform, banyak pemilik toko berekspansi ke Shopee, Lazada, dan TikTok Shop untuk menjangkau basis pelanggan yang lebih luas.

Ibu Lan Anh, 35 tahun, adalah salah satunya. Ia telah menjalankan bisnis fesyen wanita online selama hampir 3 tahun dan saat ini menjual produk di ketiga platform tersebut. Berkat pemanfaatan trafik dari platform-platform ini secara efektif, tokonya memiliki pendapatan yang stabil dan tingkat pelanggan setia yang tinggi.

Namun, seiring meningkatnya pesanan, penjualan multi-saluran juga menimbulkan masalah yang tidak dia antisipasi.

Seiring meningkatnya pesanan, pengelolaan mulai menjadi rumit.

Setiap hari, Lan Anh harus memproses sekitar 40-60 pesanan dari tiga platform berbeda. Pekerjaan ini tampak sederhana, tetapi kenyataannya cukup rumit.

Setiap pagi, hal pertama yang harus dia lakukan adalah membuka sistem manajemen untuk setiap lantai satu per satu:

• Pusat Penjual Shopee
• Pusat Penjual Lazada
• Pusat Penjual Toko TikTok

Dia perlu memeriksa pesanan baru, mencetak dokumen pengiriman, mencocokkan informasi produk, dan mengkonfirmasi pesanan.

Berpindah-pindah antara beberapa sistem menghabiskan banyak waktunya. Terkadang, hanya memeriksa pesanan saja membutuhkan waktu berjam-jam setiap hari.

Penjual multichannel seringkali harus memeriksa pesanan di berbagai platform.

Inventaris multi-saluran: kendala utama bagi penjual online.

Tantangan terbesar Lan Anh bukanlah mendapatkan pesanan, tetapi mengelola inventaris saat berjualan di berbagai platform .

Tokonya memiliki sekitar 50 model pakaian, masing-masing dengan berbagai ukuran dan warna. Jumlah total SKU sebenarnya mencapai ratusan variasi.

Masalahnya adalah setiap platform e-commerce mengelola inventarisnya secara independen .

Berikut contoh nyatanya:

Stok barang saya sebenarnya berjumlah 50 produk , tetapi barang yang ditampilkan di platform berbeda:

• Shopee: 30 produk
• Lazada: 30 produk
• Toko TikTok: 30 produk

Jika suatu produk laris di berbagai platform secara bersamaan, jumlah total pesanan mungkin melebihi persediaan aktual di gudang.

Pada saat itu, dia terpaksa melakukan hal berikut:

• Batalkan pesanan
• Hubungi pelanggan untuk menukar produk.
• Maaf, stoknya habis.

Hal ini berdampak langsung pada peringkat toko dan pengalaman pelanggan.

Staf gudang juga menghadapi kesulitan dalam memproses pesanan.

Seiring meningkatnya jumlah pesanan, Ibu Lan Anh mempekerjakan lebih banyak staf gudang untuk membantu pengemasan dan persiapan barang.

Namun, karena pesanan dilakukan melalui beberapa platform berbeda, persiapan barang menjadi rumit. Staf seringkali harus bertanya:

• Dari bursa mana listing ini berasal?
• Di mana kode pesanannya?
• Produk apa saja yang perlu diambil dari gudang?

Sekadar membandingkan pesanan dengan produk yang tersedia di stok membutuhkan waktu yang cukup lama.

Selama periode puncak, kesalahan dalam pengemasan atau persiapan barang lebih mungkin terjadi.

Ketika peraturan perpajakan berubah, penerbitan faktur menjadi semakin rumit.

Selain masalah pemesanan dan inventaris, Ibu Lan Anh juga menghadapi persyaratan untuk menerbitkan faktur elektronik ketika pelanggan membutuhkan faktur PPN.

Sebelumnya, setiap kali pelanggan meminta faktur, dia harus:

1. Buka kembali informasi pesanan di platform.
2. Masukkan data ke dalam perangkat lunak faktur elektronik.
3. Periksa kembali produk dan jumlahnya.

Prosesnya tidak terlalu rumit, tetapi seiring bertambahnya jumlah pesanan, entri data manual dapat dengan mudah menyebabkan kesalahan dan memakan waktu.

Dia menyadari bahwa jika ingin terus mengembangkan bisnisnya, dia membutuhkan sistem yang akan menghubungkan semua proses penjualan.

GTG CRM – solusi untuk memusatkan semua aktivitas penjualan.

Setelah meneliti berbagai alat manajemen penjualan multi-saluran, Ibu Lan Anh memutuskan untuk mencoba GTG CRM .

Yang menarik perhatiannya adalah sistem ini tidak hanya mengelola pesanan, tetapi juga menghubungkan inventaris, produk, dan faktur semuanya dalam satu platform yang sama.

Buat gudang di dalam sistem.

Hal pertama yang dia lakukan adalah membuat gudang di GTG CRM .

Dia memasukkan informasi dasar seperti:

• Nama gudang
• Alamat gudang
• Manajer Gudang

Akibatnya, semua aktivitas pemasukan dan pengeluaran inventaris selanjutnya dicatat dalam sistem.

Buat produk dan SKU

Selanjutnya, dia mengimpor semua produk ke Pusat Produk .

Setiap produk diberi kode SKU unik, misalnya:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Berkat kode SKU, sistem dapat mengidentifikasi produk yang sama meskipun dijual di platform yang berbeda.

Hal ini memungkinkan pengelolaan inventaris yang lebih akurat.

Hubungkan platform Shopee, Lazada, dan TikTok Shop.

Setelah mengatur inventaris dan produk, dia menghubungkan GTG CRM ke akun penjualannya di platform e-commerce.

Setelah koneksi selesai, cukup tekan tombol "sinkronisasi", dan pesanan dari:

• Shopee
• London
• Toko TikTok

Semuanya disinkronkan ke satu antarmuka tunggal.

Pesanan dikonsolidasikan di satu lokasi.

Prosedur pemrosesan pesanan menjadi lebih sederhana.

Setelah menggunakan GTG CRM, proses penjualan Ibu Lan Anh berubah secara signifikan.

Prosedur baru:

1. Pesanan tersebut muncul di dasbor GTG CRM.
2. Dia mengubah status pesanan menjadi " menunggu pengambilan".
3. Sistem pembuatan formulir pelepasan gudang
4. Staf gudang menyiapkan produk sesuai pesanan.

Akibatnya, staf gudang tidak perlu lagi memeriksa setiap lantai secara individual, tetapi dapat bekerja melalui satu antarmuka tunggal.

Faktur elektronik dibuat secara otomatis.

Fitur lain yang membantu Ibu Lan Anh menghemat waktu adalah pembuatan faktur elektronik secara otomatis .

Anda hanya perlu mengaturnya sekali di pengaturan:

• Waktu pembuatan faktur
• Status faktur
• Templat faktur standar

Setelah pesanan dikonfirmasi untuk pengiriman, sistem akan membuat faktur yang sesuai.

Jika jumlah pesanan berubah, GTG CRM juga mendukung penyesuaian faktur otomatis , membantu memastikan deklarasi pajak yang lebih akurat.

Hasil setelah 6 bulan menggunakan GTG CRM

Setelah menggunakan sistem tersebut selama kurang lebih enam bulan, Ibu Lan Anh memperhatikan banyak perubahan signifikan:

Hemat waktu

Sebelumnya, dia harus menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk memeriksa pesanan di setiap platform. Sekarang, semuanya terpusat pada satu dasbor.

Penghematan: 3–4 jam kerja per hari

Manajemen inventaris yang akurat

Manajemen inventaris menjadi lebih akurat. Sistem secara otomatis memperbarui jumlah stok setelah setiap pesanan, sehingga secara signifikan mengurangi penjualan berlebih.

Tingkat pembatalan menurun: dari 8% menjadi 2%.

Perbaiki ulasan

Rating di platform tersebut juga meningkat karena berkurangnya pembatalan pesanan dan pengiriman yang lebih akurat.

Karyawan bekerja lebih efisien.

Staf gudangnya juga bekerja lebih efisien karena mereka tidak perlu lagi memeriksa pesanan secara manual seperti sebelumnya.

Menyimpulkan

Kisah Lan Anh adalah contoh utama dari tantangan yang dihadapi banyak penjual multi-saluran.

Saat jumlah pesanan sedikit, pengelolaan manual mungkin masih bisa diatasi. Namun, seiring bertambahnya jumlah pesanan dan penjualan di berbagai platform secara bersamaan, kurangnya sistem manajemen terpusat akan membuat operasional bisnis menjadi kacau.

Hal ini memungkinkan para penjual untuk mengoperasikan toko mereka dengan lebih efisien dan fokus pada pengembangan bisnis daripada berurusan dengan tugas-tugas manual.