Studi Kasus: Ibu Lan Anh - Dari Kebingungan Mengelola Multi-Channel Menjadi Penjualan Efektif dengan GTG CRM

Dalam beberapa tahun terakhir, berjualan di berbagai platform e-commerce telah menjadi tren populer. Alih-alih hanya berjualan di satu platform, banyak pemilik toko memperluas jangkauan mereka ke Shopee, Lazada, dan TikTok Shop untuk menjangkau lebih banyak pelanggan.

Ibu Lan Anh, 35 tahun, adalah salah satunya. Ia telah menjalankan bisnis fashion wanita secara online selama hampir 3 tahun dan saat ini menjual produknya di ketiga platform tersebut. Dengan memanfaatkan traffic dari berbagai platform, tokonya memiliki pendapatan yang stabil dan tingkat pelanggan yang kembali cukup tinggi.

Namun, seiring bertambahnya jumlah pesanan, berjualan di berbagai channel juga menimbulkan masalah-masalah yang sebelumnya tidak pernah terpikirkan olehnya.

Ketika Pesanan Bertambah, Manajemen Menjadi Rumit

Setiap hari, Ibu Lan Anh harus memproses sekitar 40–60 pesanan dari tiga platform yang berbeda. Pekerjaan yang tampak sederhana ini ternyata cukup rumit.

Setiap pagi, hal pertama yang harus dilakukannya adalah membuka satu per satu sistem manajemen dari setiap platform:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Ia harus memeriksa apakah ada pesanan baru, mencetak label pengiriman, mencocokkan informasi produk, dan mengkonfirmasi pesanan.

Berpindah-pindah antar sistem memakan banyak waktu. Terkadang, hanya untuk memeriksa pesanan saja bisa memakan waktu berjam-jam setiap hari.

Penjual multi-channel seringkali harus memeriksa pesanan di berbagai platform

Stok Multi-Channel: Titik Sakit Besar Bagi Penjual Online

Kesulitan terbesar Ibu Lan Anh bukan pada penerimaan pesanan, melainkan pada manajemen stok saat berjualan di banyak platform.

Tokonya memiliki sekitar 50 model pakaian, masing-masing dengan berbagai ukuran dan warna. Total SKU yang sebenarnya mencapai ratusan varian.

Masalahnya adalah setiap platform e-commerce mengelola stok secara independen.

Contoh Nyata:

Stok sebenarnya toko Ibu Lan Anh masih ada 50 produk, namun di platform ditampilkan:

• Shopee: 30 produk
• Lazada: 30 produk
• TikTok Shop: 30 produk

Jika produk laris terjual bersamaan di banyak platform, total pesanan bisa melebihi jumlah stok sebenarnya di gudang.

Dalam kasus tersebut, ia terpaksa harus:

• Membatalkan pesanan
• Menghubungi pelanggan untuk mengganti produk
• Meminta maaf karena kehabisan stok

Hal ini secara langsung mempengaruhi rating toko dan pengalaman pelanggan.

Staf Gudang Juga Mengalami Kesulitan dalam Memproses Pesanan

Dengan meningkatnya jumlah pesanan, Ibu Lan Anh mempekerjakan staf gudang tambahan untuk membantu pengemasan dan persiapan barang.

Namun, karena pesanan tersebar di berbagai platform, persiapan barang menjadi rumit. Staf seringkali harus bertanya:

• Pesanan ini dari platform mana?
• Apa nomor pesanannya?
• Produk apa yang perlu diambil dari gudang?

Hanya mencocokkan pesanan dengan produk di gudang saja sudah memakan banyak waktu.

Pada hari-hari sibuk, kesalahan dalam pengemasan atau persiapan barang juga lebih mudah terjadi.

Ketika Peraturan Pajak Berubah, Penerbitan Faktur Menjadi Semakin Rumit

Selain masalah pesanan dan stok, Ibu Lan Anh juga menghadapi persyaratan penerbitan faktur elektronik saat pelanggan membutuhkan faktur VAT.

Dulu, setiap kali pelanggan meminta faktur, ia harus:

1. Membuka kembali informasi pesanan di platform
2. Memasukkan data ke perangkat lunak faktur elektronik
3. Memeriksa kembali produk dan jumlahnya

Proses ini tidak terlalu rumit, tetapi dengan meningkatnya jumlah pesanan, entri data manual rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu.

Ia menyadari bahwa jika ingin terus mengembangkan bisnisnya, ia membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan semua tahapan penjualan.

GTG CRM – Solusi untuk Memusatkan Seluruh Aktivitas Penjualan

Setelah mencari berbagai alat manajemen penjualan multi-channel, Ibu Lan Anh memutuskan untuk mencoba menggunakan GTG CRM.

Hal yang menarik perhatiannya adalah sistem ini tidak hanya mengelola pesanan, tetapi juga menghubungkan gudang, produk, dan faktur dalam satu platform.

Membuat Gudang di Sistem

Hal pertama yang dilakukannya adalah membuat gudang di GTG CRM.

Ia memasukkan informasi dasar seperti:

• Nama Gudang
• Alamat Gudang
• Penanggung Jawab Gudang

Dengan demikian, seluruh aktivitas keluar masuk gudang di kemudian hari akan tercatat dalam sistem.

Membuat Produk dan Kode SKU

Selanjutnya, ia memasukkan seluruh produk ke Pusat Produk.

Setiap produk diberi kode SKU unik, misalnya:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Berkat kode SKU, sistem dapat mengidentifikasi produk yang sama meskipun dijual di platform yang berbeda.

Hal ini membantu manajemen stok menjadi lebih akurat.

Menghubungkan Platform Shopee, Lazada, dan TikTok Shop

Setelah mengatur gudang dan produk, ia menghubungkan GTG CRM dengan akun penjualannya di berbagai platform.

Setelah koneksi selesai, cukup dengan menekan tombol "sinkronisasi", pesanan dari:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

semuanya akan tersinkronisasi ke satu antarmuka tunggal.

Pesanan dikumpulkan di satu tempat

Proses Penanganan Pesanan Menjadi Lebih Sederhana

Setelah menggunakan GTG CRM, proses penjualan Ibu Lan Anh berubah secara signifikan.

Proses Baru:

1. Pesanan muncul di dashboard GTG CRM
2. Ia mengubah status pesanan menjadi menunggu diambil
3. Sistem membuat surat keluar barang
4. Staf gudang menyiapkan produk sesuai surat keluar

Dengan demikian, staf gudang tidak perlu lagi memeriksa setiap platform, melainkan hanya bekerja pada satu antarmuka tunggal.

Faktur Elektronik Dibuat Otomatis

Fitur lain yang membantu Ibu Lan Anh menghemat waktu adalah pembuatan faktur elektronik otomatis.

Ia hanya perlu mengaturnya sekali di bagian pengaturan:

• Waktu pembuatan faktur
• Status faktur
• Template faktur default

Setelah pesanan dikonfirmasi keluar gudang, sistem akan membuat faktur yang sesuai.

Jika jumlah produk dalam pesanan berubah, GTG CRM juga mendukung faktur penyesuaian otomatis, membantu perhitungan pajak menjadi lebih akurat.

Efektivitas Setelah 6 Bulan Menggunakan GTG CRM

Setelah sekitar setengah tahun menggunakan sistem, Ibu Lan Anh melihat banyak perubahan nyata:

Menghemat Waktu

Sebelumnya ia harus menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk memeriksa pesanan di setiap platform. Saat ini, semuanya terpusat di satu dashboard tunggal.

Hemat: 3–4 jam kerja setiap hari

Manajemen Stok Akurat

Manajemen stok menjadi lebih akurat. Sistem secara otomatis memperbarui jumlah stok setelah setiap pesanan, mengurangi secara signifikan kasus penjualan melebihi stok.

Tingkat pembatalan pesanan turun: dari 8% menjadi 2%

Peningkatan Rating

Rating di berbagai platform juga meningkat berkat berkurangnya pembatalan pesanan dan pengiriman yang lebih akurat.

Staf Bekerja Lebih Efisien

Staf gudangnya juga bekerja lebih efisien karena tidak perlu lagi mencocokkan pesanan secara manual seperti sebelumnya.

Kesimpulan

Kisah Ibu Lan Anh adalah contoh khas dari tantangan yang dihadapi banyak penjual multi-channel.

Ketika jumlah pesanan masih sedikit, manajemen manual mungkin masih bisa dikendalikan. Namun, ketika jumlah pesanan meningkat dan berjualan di banyak platform sekaligus, kurangnya sistem manajemen terpusat akan membuat operasional bisnis menjadi rumit.

Dengan sistem manajemen terpusat seperti GTG CRM, penjual dapat mengelola seluruh aspek bisnis mereka dengan lebih efisien, mulai dari pesanan, stok, hingga pengiriman dan faktur. Hal ini memungkinkan penjual untuk mengoperasikan toko mereka secara lebih efektif dan fokus pada pengembangan bisnis alih-alih mengerjakan tugas-tugas manual.