กรณีศึกษา: คุณหลาน อานห์ - จากความสับสนเกี่ยวกับการจัดการหลายช่องทาง สู่การขายอย่างมีประสิทธิภาพด้วย GTG CRM

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การขายสินค้าผ่านแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหลายแห่งกลายเป็นเทรนด์ยอดนิยม แทนที่จะขายบนแพลฟอร์มเดียว ร้านค้าหลายแห่งขยายไปสู่ ​​Shopee, Lazada และ TikTok Shop เพื่อเข้าถึงฐานลูกค้าที่กว้างขึ้น

คุณหลาน อันห์ อายุ 35 ปี เป็นหนึ่งในนั้น เธอทำธุรกิจขายเสื้อผ้าแฟชั่นสตรีออนไลน์มาเกือบ 3 ปีแล้ว และปัจจุบันจำหน่ายสินค้าบนทั้งสามแพลตฟอร์ม ด้วยการใช้ประโยชน์จากช่องทางต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ร้านค้าของเธอมีรายได้ที่มั่นคงและมีลูกค้ากลับมาซื้อซ้ำเป็นจำนวนมาก

อย่างไรก็ตาม เมื่อยอดสั่งซื้อเริ่มเพิ่มขึ้น การขายผ่านหลายช่องทางก็ก่อให้เกิดปัญหาที่เธอไม่ได้คาดคิดมาก่อนเช่นกัน

เมื่อยอดสั่งซื้อเพิ่มขึ้น การบริหารจัดการก็เริ่มซับซ้อนขึ้น

ในแต่ละวัน หลานอันต้องจัดการคำสั่งซื้อประมาณ 40-60 รายการจากสามแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน งานดูเหมือนจะง่าย แต่ในความเป็นจริงแล้วค่อนข้างซับซ้อน

ทุกเช้า สิ่งแรกที่เธอต้องทำคือ เปิดระบบจัดการของแต่ละชั้นทีละชั้น:

• ศูนย์ผู้ขาย Shopee
• ศูนย์ผู้ขายลาซาด้า
• ศูนย์ผู้ขายร้านค้า TikTok

เธอต้องตรวจสอบคำสั่งซื้อใหม่ พิมพ์เอกสารการจัดส่ง ตรวจสอบข้อมูลผลิตภัณฑ์ และยืนยันคำสั่งซื้อ

การสลับไปมาระหว่างหลายระบบทำให้เธอเสียเวลาไปมาก บางครั้งแค่การตรวจสอบคำสั่งซื้ออย่างเดียวก็ใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละวันแล้ว

ผู้ขายแบบหลายช่องทางมักต้องตรวจสอบคำสั่งซื้อจากหลายแพลตฟอร์ม

การจัดการสินค้าคงคลังแบบหลายช่องทาง: ปัญหาใหญ่สำหรับผู้ขายออนไลน์

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของหลานอันไม่ใช่การได้รับคำสั่งซื้อ แต่ เป็นการจัดการสินค้าคงคลังเมื่อขายสินค้าผ่านหลายแพลตฟอร์ม

ร้านของเธอมีเสื้อผ้าประมาณ 50 แบบ แต่ละแบบมีหลายขนาดและสีให้เลือก รวมแล้วมีรหัสสินค้า (SKU) หลายร้อยแบบเลยทีเดียว

ปัญหาคือ แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซแต่ละแห่งจัดการสินค้าคงคลังของตนเองอย่างอิสระ

นี่คือตัวอย่างจากโลกแห่งความเป็นจริง:

สินค้าในคลังของฉันมีทั้งหมด 50 รายการ แต่สินค้าที่แสดงบนแพลตฟอร์มต่าง ๆ นั้นแตกต่างกัน:

• Shopee: 30 ผลิตภัณฑ์
• Lazada: 30 ผลิตภัณฑ์
• ร้านค้า TikTok: 30 ผลิตภัณฑ์

หากสินค้าขายดีบนหลายแพลตฟอร์มพร้อมกัน จำนวนคำสั่งซื้อทั้งหมดอาจเกินจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า

ณ จุดนั้น เธอจึงถูกบังคับให้ต้อง:

• ยกเลิกคำสั่งซื้อ
• ติดต่อลูกค้าเพื่อทำการเปลี่ยนสินค้า
• ขออภัย สินค้าหมดสต็อกแล้ว

สิ่งนี้ส่งผลโดยตรงต่อคะแนนของร้านค้าและประสบการณ์ของลูกค้า

พนักงานคลังสินค้าก็ประสบปัญหาในการประมวลผลคำสั่งซื้อเช่นกัน

เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น นางหลานอานจึงจ้างพนักงานคลังสินค้าเพิ่มเพื่อช่วยในการบรรจุและเตรียมสินค้า

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีการสั่งซื้อผ่านหลายแพลตฟอร์ม การเตรียมสินค้าจึงกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก พนักงานต้องสอบถามบ่อยครั้งว่า:

• ประกาศนี้มาจากตลาดซื้อขายใด?
• รหัสคำสั่งซื้ออยู่ที่ไหน?
• สินค้าใดบ้างที่ต้องไปรับจากคลังสินค้า?

แค่การเปรียบเทียบคำสั่งซื้อกับสินค้าที่มีอยู่ในสต็อกก็ใช้เวลานานพอสมควรแล้ว

ในช่วงเวลาที่มีความต้องการสินค้าสูง ความผิดพลาดในการบรรจุหรือเตรียมสินค้ามีโอกาสเกิดขึ้นได้มากขึ้น

เมื่อกฎระเบียบด้านภาษีเปลี่ยนแปลง การออกใบแจ้งหนี้ก็ยิ่งซับซ้อนมากขึ้น

นอกจากปัญหาเรื่องการสั่งซื้อและสินค้าคงคลังแล้ว คุณหลานอันห์ยังต้องเผชิญกับข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เมื่อลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มอีกด้วย

ก่อนหน้านี้ ทุกครั้งที่ลูกค้าร้องขอใบแจ้งหนี้ เธอต้องทำดังนี้:

1. เปิดใช้งานข้อมูลการสั่งซื้อบนแพลตฟอร์มอีกครั้ง
2. ป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
3. ตรวจสอบสินค้าและปริมาณอีกครั้ง

กระบวนการนี้ไม่ซับซ้อนมากนัก แต่เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดได้ง่ายและเสียเวลา

เธอตระหนักว่าหากเธอต้องการขยายธุรกิจต่อไป เธอจำเป็นต้องมีระบบที่เชื่อมโยงกระบวนการขายทั้งหมดเข้าด้วยกัน

GTG CRM – โซลูชันที่ช่วยรวมศูนย์กิจกรรมการขายทั้งหมด

หลังจากศึกษาเครื่องมือบริหารจัดการการขายแบบหลายช่องทางต่างๆ แล้ว คุณหลานอันห์ตัดสินใจลองใช้ GTG CRM

สิ่งที่ดึงดูดความสนใจของเธอคือ ระบบนี้ไม่เพียงแต่จัดการคำสั่งซื้อเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงสินค้าคงคลัง ผลิตภัณฑ์ และใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียวกันอีกด้วย

สร้างคลังสินค้าในระบบ

สิ่งแรกที่เธอทำคือ สร้างคลังสินค้าในระบบ GTG CRM

เธอได้ป้อนข้อมูลพื้นฐาน เช่น:

• ชื่อคลังสินค้า
• ที่อยู่คลังสินค้า
• ผู้จัดการคลังสินค้า

ดังนั้น กิจกรรมนำเข้าและส่งออกสินค้าคงคลังทั้งหมดหลังจากนั้นจะถูกบันทึกไว้ในระบบ

สร้างผลิตภัณฑ์และรหัสสินค้า (SKU)

จากนั้น เธอได้นำเข้าผลิตภัณฑ์ทั้งหมดเข้าไปใน ศูนย์ผลิตภัณฑ์

สินค้าแต่ละชิ้นจะได้รับรหัส SKU ที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

ด้วยรหัส SKU ระบบจึงสามารถระบุผลิตภัณฑ์เดียวกันได้ แม้ว่าจะจำหน่ายบนแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันก็ตาม

วิธีนี้ช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังมีความแม่นยำมากขึ้น

เชื่อมต่อแพลตฟอร์ม Shopee, Lazada และ TikTok Shop

หลังจากตั้งค่าสินค้าคงคลังและสินค้าแล้ว เธอได้เชื่อมต่อ GTG CRM กับบัญชีการขายของเธอในแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ

เมื่อการเชื่อมต่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว เพียงกดปุ่ม "ซิงโครไนซ์" จากนั้นคำสั่งซื้อจาก:

• ช็อป
• ลอนดอน
• ร้านค้า TikTok

อุปกรณ์ทั้งหมดถูกซิงโครไนซ์เข้ากับอินเทอร์เฟซเดียว

คำสั่งซื้อทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว

ขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งซื้อนั้นง่ายขึ้นกว่าเดิม

หลังจากใช้ GTG CRM กระบวนการขายของนางสาวหลานอันห์ก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก

ขั้นตอนใหม่:

1. คำสั่งซื้อจะปรากฏในแดชบอร์ด GTG CRM แล้ว
2. เธอเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อเป็น " รอรับสินค้า"
3. ระบบสร้าง แบบฟอร์มการปล่อยสินค้าจากคลังสินค้า
4. พนักงานคลังสินค้าเตรียมสินค้าตามคำสั่งซื้อ

ด้วยเหตุนี้ พนักงานคลังสินค้าจึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบแต่ละชั้นทีละชั้นอีกต่อไป แต่สามารถทำงานผ่านอินเทอร์เฟซเดียวได้

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณหลานอันห์ประหยัดเวลาได้คือ การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ

คุณต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียวในส่วนการตั้งค่าเท่านั้น:

• เวลาในการสร้างใบแจ้งหนี้
• สถานะใบแจ้งหนี้
• แม่แบบใบแจ้งหนี้เริ่มต้น

หลังจากยืนยันการจัดส่งคำสั่งซื้อแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องขึ้นมา

หากปริมาณการสั่งซื้อเปลี่ยนแปลง GTG CRM ยังรองรับ การปรับปรุงใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การยื่นภาษีมีความถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น

ผลลัพธ์หลังจากใช้งาน GTG CRM เป็นเวลา 6 เดือน

หลังจากใช้งานระบบมาประมาณหกเดือน คุณหลานอันห์สังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหลายอย่าง:

ประหยัดเวลา

ก่อนหน้านี้ เธอต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงต่อวันในการตรวจสอบคำสั่งซื้อบนแต่ละแพลตฟอร์ม แต่ตอนนี้ทุกอย่างรวมศูนย์อยู่ที่แดชบอร์ดเดียวแล้ว

ประหยัดเวลาทำงาน 3-4 ชั่วโมงต่อวัน

การจัดการสินค้าคงคลังที่แม่นยำ

การจัดการสินค้าคงคลังมีความแม่นยำมากขึ้น ระบบจะอัปเดตปริมาณสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติหลังจากการสั่งซื้อแต่ละครั้ง ซึ่งช่วยลดการขายเกินจำนวนได้อย่างมาก

อัตราการยกเลิกลดลง: จาก 8% เหลือ 2%

ปรับปรุงรีวิว

คะแนนความพึงพอใจบนแพลตฟอร์มต่างๆ ก็ดีขึ้นเช่นกัน เนื่องจากมีการยกเลิกคำสั่งซื้อลดลง และการจัดส่งมีความแม่นยำมากขึ้น

พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

พนักงานในคลังสินค้าของเธอยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะพวกเขาไม่จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งซื้อด้วยตนเองเหมือนแต่ก่อนอีกต่อไป

สรุป

เรื่องราวของหลานอันห์เป็นตัวอย่างสำคัญของความท้าทายที่ผู้ขายแบบหลายช่องทางจำนวนมากกำลังเผชิญอยู่

เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อไม่มาก การจัดการด้วยตนเองอาจยังพอรับมือได้ แต่เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นและยอดขายเพิ่มขึ้นพร้อมกันในหลายแพลตฟอร์ม การขาดระบบการจัดการแบบรวมศูนย์จะทำให้การดำเนินงานทางธุรกิจเกิดความวุ่นวาย

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ขายสามารถบริหารจัดการร้านค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาธุรกิจแทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับงานที่ต้องทำด้วยตนเอง