دراسة حالة: السيدة لان آنه - من الارتباك في إدارة القنوات المتعددة إلى البيع الفعال مع GTG CRM

في السنوات الأخيرة، أصبح البيع على منصات التجارة الإلكترونية المتعددة اتجاهًا شائعًا. بدلاً من البيع على منصة واحدة فقط، يقوم العديد من أصحاب المتاجر بالتوسع إلى Shopee و Lazada و TikTok Shop للوصول إلى المزيد من العملاء.

السيدة لان آنه، البالغة من العمر 35 عامًا، هي واحدة منهم. تعمل في مجال تجارة الأزياء النسائية عبر الإنترنت منذ ما يقرب من 3 سنوات، وتبيع حاليًا منتجاتها على المنصات الثلاث. بفضل الاستفادة الجيدة من حركة المرور من المنصات، تحقق متاجرها إيرادات ثابتة وعددًا كبيرًا من العملاء المتكررين.

ومع ذلك، مع تزايد عدد الطلبات، جلبت مبيعات القنوات المتعددة أيضًا مشاكل لم تفكر فيها من قبل.

مع زيادة الطلبات، تبدأ الإدارة في أن تصبح فوضوية

يومياً، تتعامل السيدة لان آنه مع حوالي 40-60 طلباً من ثلاثة منصات مختلفة. العمل الذي يبدو بسيطًا في الواقع معقد إلى حد ما.

في كل صباح، أول شيء يجب عليها القيام به هو فتح أنظمة إدارة كل منصة على حدة:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

يجب عليها التحقق مما إذا كانت هناك طلبات جديدة، وطباعة بوالص الشحن، ومقارنة معلومات المنتج، وتأكيد الطلبات.

التنقل بين الأنظمة المتعددة يستغرق وقتًا طويلاً. في بعض الأحيان، يستغرق التحقق من الطلبات وحدها ساعات كل يوم.

يضطر البائعون متعددو القنوات غالباً إلى التحقق من الطلبات على منصات مختلفة

مخزون القنوات المتعددة: نقطة الألم الكبيرة للبائعين عبر الإنترنت

لم تكمن أكبر صعوبة تواجهها السيدة لان آنه في وجود الطلبات، بل في إدارة المخزون عند البيع على منصات متعددة.

يحتوي متجرها على حوالي 50 نموذجًا من الملابس، وكل نموذج له العديد من الأحجام والألوان المختلفة. يصل العدد الإجمالي لوحدات SKU الفعلية إلى مئات المتغيرات.

المشكلة هي أن كل منصة تجارة إلكترونية تدير المخزون بشكل مستقل عن الأخرى.

مثال عملي:

يحتوي المخزن الفعلي للسيدة لان آنه على 50 منتجًا، ولكن المنصات تعرض:

• Shopee: 30 منتجًا
• Lazada: 30 منتجًا
• TikTok Shop: 30 منتجًا

إذا تم بيع منتج سريع الحركة في وقت واحد على عدة منصات، فقد يتجاوز إجمالي الطلبات الكمية الفعلية الموجودة في المخزون.

في هذه الحالة، تضطر إلى:

• إلغاء الطلبات
• الاتصال بالعملاء لتغيير المنتجات
• الاعتذار عن نفاد المخزون

يؤثر هذا بشكل مباشر على تقييم المتجر وتجربة العملاء.

موظفو المستودعات يواجهون صعوبات أيضًا في معالجة الطلبات

مع زيادة عدد الطلبات، استأجرت السيدة لان آنه موظفين إضافيين للمستودعات للمساعدة في التعبئة وتجهيز البضائع.

ومع ذلك، نظرًا لأن الطلبات موجودة على منصات مختلفة، أصبحت عملية تجهيز البضائع مربكة أيضًا. غالبًا ما يحتاج الموظفون إلى السؤال:

• إلى أي منصة ينتمي هذا الطلب؟
• أين رقم الطلب؟
• ما هو المنتج الذي يجب أخذه من المستودع؟

مجرد مطابقة الطلبات مع المنتجات في المستودع يستغرق وقتًا طويلاً.

في أيام الذروة، يسهل حدوث أخطاء في التعبئة أو تجهيز البضائع.

مع تغير لوائح الضرائب، يصبح إصدار الفواتير أكثر تعقيدًا

بالإضافة إلى مشكلة الطلبات والمخزون، تواجه السيدة لان آنه أيضًا متطلبات إصدار فواتير إلكترونية عندما يحتاج العملاء إلى فواتير ضريبة القيمة المضافة.

في السابق، كلما طلب عميل فاتورة، كان عليها:

1. إعادة فتح معلومات الطلب على المنصة
2. إدخال البيانات في برنامج الفواتير الإلكترونية
3. التحقق مرة أخرى من المنتجات والكميات

هذه العملية ليست معقدة للغاية، ولكن مع زيادة عدد الطلبات، يمكن أن يؤدي إدخال البيانات اليدوي بسهولة إلى حدوث أخطاء ويستغرق وقتًا طويلاً.

أدركت أنه إذا كانت ترغب في الاستمرار في توسيع أعمالها، فإنها تحتاج إلى نظام يربط جميع جوانب المبيعات معًا.

GTG CRM - الحل الذي يركز جميع أنشطة المبيعات

بعد البحث عن العديد من أدوات إدارة المبيعات متعددة القنوات، قررت السيدة لان آنه تجربة استخدام GTG CRM.

ما لفت انتباهها هو أن هذا النظام لا يدير الطلبات فحسب، بل يربط أيضًا المخزون والمنتجات والفواتير في منصة واحدة.

إنشاء مستودع في النظام

أول شيء فعلته هو إنشاء مستودع في GTG CRM.

أدخلت المعلومات الأساسية مثل:

• اسم المستودع
• عنوان المستودع
• الشخص المسؤول عن المستودع

بفضل ذلك، يتم تسجيل جميع عمليات إدخال وإخراج المخزون لاحقًا في النظام.

إنشاء منتجات ورموز SKU

بعد ذلك، أدخلت جميع المنتجات في مركز المنتجات.

تم تعيين رمز SKU فريد لكل منتج، على سبيل المثال:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

بفضل رموز SKU، يمكن للنظام التعرف على نفس المنتج حتى لو تم بيعه على منصات مختلفة.

يساعد هذا في إدارة المخزون بشكل أكثر دقة.

ربط منصات Shopee و Lazada و TikTok Shop

بعد إعداد المستودع والمنتجات، قامت بربط GTG CRM بحسابات البيع على المنصات.

عند اكتمال الربط، ما عليك سوى الضغط على زر "مزامنة"، وسيتم مزامنة الطلبات من:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

إلى واجهة واحدة.

يتم تجميع الطلبات في مكان واحد

أصبحت عملية معالجة الطلبات أبسط

بعد استخدام GTG CRM، تغيرت عملية مبيعات السيدة لان آنه بشكل ملحوظ.

العملية الجديدة:

1. تظهر الطلبات في لوحة تحكم GTG CRM
2. تقوم بتغيير حالة الطلب إلى في انتظار الاستلام
3. يقوم النظام بإنشاء إذن صرف مخزون
4. يقوم موظفو المستودعات بإعداد المنتجات وفقًا للإذن

بفضل ذلك، لا يحتاج موظفو المستودعات إلى التحقق من كل منصة على حدة، بل يحتاجون فقط إلى العمل على واجهة واحدة.

يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائياً

ميزة أخرى ساعدت السيدة لان آنه على توفير الوقت هي الإنشاء التلقائي للفواتير الإلكترونية.

تحتاج فقط إلى إعدادها مرة واحدة في قسم الإعدادات:

• وقت إنشاء الفاتورة
• حالة الفاتورة
• قالب الفاتورة الافتراضي

بعد تأكيد صرف المخزون للطلب، يقوم النظام بإنشاء الفاتورة المقابلة.

إذا تغير عدد المنتجات في الطلب، فإن GTG CRM يدعم أيضًا فواتير التعديل التلقائية، مما يساعد في تقديم إقرارات ضريبية أكثر دقة.

النتائج بعد 6 أشهر من استخدام GTG CRM

بعد حوالي نصف عام من استخدام النظام، لاحظت السيدة لان آنه العديد من التغييرات الملحوظة:

توفير الوقت

في السابق، كانت تقضي ساعات طويلة كل يوم في التحقق من الطلبات على كل منصة. الآن، تم تجميع كل شيء في لوحة تحكم واحدة.

توفير: 3-4 ساعات عمل يوميًا

إدارة دقيقة للمخزون

أصبحت إدارة المخزون أكثر دقة. يقوم النظام تلقائيًا بتحديث كميات المخزون بعد كل طلب، مما يقلل بشكل كبير من مشكلة البيع بكميات تتجاوز المخزون.

انخفاض معدل إلغاء الطلبات: من 8% إلى 2%

تحسين التقييمات

تحسنت التقييمات على المنصات أيضًا بفضل تقليل إلغاء الطلبات وتسليم الطلبات بشكل أكثر دقة.

موظفون يعملون بكفاءة أكبر

يعمل موظفو المستودعات لديها أيضًا بكفاءة أكبر لأنهم لم يعودوا بحاجة إلى مطابقة الطلبات يدويًا كما في السابق.

الخاتمة

قصة السيدة لان آنه هي مثال نموذجي للتحديات التي يواجهها العديد من البائعين متعددي القنوات.

عندما يكون عدد الطلبات قليلًا، قد تظل الإدارة اليدوية قابلة للتحكم. ولكن مع زيادة عدد الطلبات والبيع على منصات متعددة في نفس الوقت، فإن نقص نظام إدارة مركزي سيجعل العمليات التجارية فوضوية.

بفضل ذلك، يمكن للبائعين تشغيل متاجرهم بكفاءة أكبر والتركيز على تطوير أعمالهم بدلاً من معالجة المهام اليدوية.