ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2565 เป็นต้นไป ตามที่ระบุไว้ในพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP และหนังสือเวียน 78/2021/TT-BTC ครัวเรือนธุรกิจและธุรกิจส่วนบุคคลที่ใช้วิธีการยื่นภาษีแบบเดิมจะต้องเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ นี่ไม่ใช่เพียงข้อกำหนดทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นขั้นตอนสำคัญในการปรับปรุงการดำเนินธุรกิจให้ทันสมัยอีกด้วย

เพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องเข้าใจกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง การใช้งาน และการจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ บทความนี้จะชี้แจงประเด็นสำคัญเพื่อช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

แนวคิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตามมาตรา 3 ของพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการสร้างขึ้นผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อบันทึกข้อมูลการทำธุรกรรมทางการค้าให้สอดคล้องกับกฎหมายการบัญชีและภาษี ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวสามารถสร้างขึ้นจากเครื่องบันทึกเงินสดที่เชื่อมต่อโดยตรงกับระบบของกรมสรรพากรได้

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก ประเภทแรกคือใบแจ้งหนี้ที่มีรหัสหน่วยงานสรรพากร ซึ่งออกให้ก่อนส่งให้ผู้ซื้อ รหัสนี้ประกอบด้วยหมายเลขธุรกรรมที่ไม่ซ้ำกันและสตริงอักขระที่เข้ารหัสตามข้อมูลของผู้ขาย ประเภทที่สองคือใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีรหัสหน่วยงานสรรพากร ซึ่งองค์กรสร้างขึ้นเองและส่งตรงไปยังลูกค้าโดยไม่ต้องตรวจสอบกับหน่วยงานสรรพากรก่อน

สามกรณีที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตามหนังสือเวียนฉบับที่ 78/2021/TT-BTC ธุรกิจครัวเรือนและเจ้าของธุรกิจรายบุคคลต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใน 3 สถานการณ์เฉพาะ

กรณีแรกใช้กับธุรกิจครัวเรือนและบุคคลธรรมดาที่เสียภาษีโดยใช้วิธีการยื่นแบบแสดงรายการภาษี กลุ่มนี้มีหน้าที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินธุรกิจเป็นประจำ

กรณีที่สองเกี่ยวข้องกับธุรกิจครัวเรือนที่ชำระภาษีโดยใช้วิธีชำระแบบเหมาจ่าย เมื่อพวกเขาต้องการออกใบแจ้งหนี้ หน่วยงานสรรพากรจะออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์พร้อมรหัสสำหรับแต่ละรายการให้

กรณีที่สามใช้กับธุรกิจในครัวเรือนที่ยื่นภาษีแบบรายธุรกรรม คล้ายกับกลุ่มที่สอง หากจำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ หน่วยงานสรรพากรจะออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แยกต่างหากสำหรับแต่ละรายการธุรกรรม

ข้อควรทราบเมื่อใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ผู้รับที่มีสิทธิ์ได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ออกให้ต่อธุรกรรม

ธุรกิจครัวเรือนที่เสียภาษีแบบอัตราคงที่ จะได้รับการสนับสนุนจากหน่วยงานสรรพากรในการออกใบกำกับภาษีพร้อมรหัสเป็นรายกรณีเมื่อจำเป็น บุคคลที่ประกอบธุรกิจไม่สม่ำเสมอ ไม่มีสถานที่ตั้งถาวร และเสียภาษีตามธุรกรรมแต่ละครั้ง ก็จัดอยู่ในประเภทนี้เช่นกัน

นอกจากนี้ ในบางกรณีพิเศษก็มีสิทธิ์ได้รับการออกใบแจ้งหนี้เป็นกรณีๆ ไป ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่หยุดดำเนินการไปแล้วแต่ยังไม่ได้ดำเนินการยกเลิกหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ก็ยังสามารถยื่นขอใบแจ้งหนี้เพื่อชำระบัญชีสินทรัพย์ได้ ธุรกิจที่ระงับการดำเนินงานชั่วคราวแต่จำเป็นต้องปฏิบัติตามสัญญาที่ลงนามไว้ก่อนหน้านี้ก็มีสิทธิ์ได้รับการสนับสนุนในลักษณะเดียวกัน และกรณีที่การใช้ใบแจ้งหนี้ถูกระงับโดยบังคับก็รวมอยู่ในรายการนี้ด้วย

บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฟรี

ตามวรรค 1 ข้อ 14 ของพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม สหกรณ์ ครัวเรือนประกอบธุรกิจ และธุรกิจส่วนบุคคลในพื้นที่ที่มีสภาพเศรษฐกิจและสังคมยากลำบากหรือยากลำบากอย่างยิ่ง จะได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียมบริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลา 12 เดือนนับจากวันที่เริ่มใช้งาน รายชื่อพื้นที่ที่ได้รับสิทธิพิเศษกำหนดไว้ในพระราชกฤษฎีกา 118/2015/ND-CP

ผู้ที่ไม่ได้รับสิทธิ์ใช้บริการฟรีจะต้องชำระค่าบริการตามสัญญาที่ลงนามกับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

สถานการณ์ที่จำเป็นต้องยกเลิกการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

วรรค 1 ของมาตรา 16 แห่งพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ระบุกรณีที่ต้องยุติการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัส

เมื่อหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของครัวเรือนธุรกิจหมดอายุ หรือหน่วยงานสรรพากรตรวจสอบแล้วพบว่าไม่ได้ดำเนินกิจการ ณ ที่อยู่จดทะเบียนอีกต่อไป การใช้ใบแจ้งหนี้จะยุติลง หากครัวเรือนธุรกิจแจ้งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการระงับการดำเนินธุรกิจชั่วคราว การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็จะหยุดลงเช่นกัน

การละเมิดที่ร้ายแรงก็มีผลกระทบที่คล้ายคลึงกัน หากธุรกิจใดใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อขายสินค้าลักลอบนำเข้า สินค้าต้องห้าม สินค้าปลอม หรือสินค้าที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญา หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะตรวจพบและแจ้งให้หน่วยงานสรรพากรดำเนินการต่อไป การสร้างใบแจ้งหนี้ปลอมเพื่อยักยอกเงินก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ต้องยกเลิกการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

นอกจากนี้ เมื่อหน่วยงานสรรพากรประกาศระงับการใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อบังคับเก็บภาษี หรือเมื่อหน่วยงานจดทะเบียนธุรกิจร้องขอให้ระงับการดำเนินธุรกิจชั่วคราวในภาคส่วนที่มีเงื่อนไขเนื่องจากคุณสมบัติไม่เพียงพอ ครัวเรือนธุรกิจก็ต้องหยุดใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นกัน

หน่วยงานจัดเก็บภาษีใดที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นรายธุรกรรม?

ข้อ ค. วรรค 2 มาตรา 13 แห่งพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP กำหนดสถานที่ยื่นคำขอออกใบแจ้งหนี้ไว้อย่างชัดเจน

สำหรับธุรกิจครัวเรือนและเจ้าของธุรกิจรายบุคคลที่มีสถานที่ประกอบธุรกิจถาวร จะต้องยื่นใบสมัครไปยังสำนักงานสรรพากรที่ดูแลพื้นที่ที่ประกอบธุรกิจนั้น ในทางกลับกัน ธุรกิจครัวเรือนและบุคคลทั่วไปที่ไม่มีสถานที่ประกอบธุรกิจถาวร จะต้องยื่นใบสมัครไปยังสำนักงานสรรพากรในสถานที่ที่ตนมีถิ่นที่อยู่หรือจดทะเบียนประกอบธุรกิจ

แผนงานสำหรับการเปลี่ยนผ่านจากภาษีแบบเหมาจ่ายไปเป็นภาษีแบบอิงตามการแจ้งข้อมูล

ตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป หน่วยงานด้านภาษีจะดำเนินการตามแผนงานเพื่อเปลี่ยนระบบการชำระภาษีของธุรกิจครัวเรือนจากวิธีการชำระภาษีแบบเหมาจ่ายครั้งเดียวไปเป็นวิธีการชำระภาษีแบบยื่นแบบแสดงรายการภาษี ซึ่งกำหนดให้ธุรกิจครัวเรือนต้องดำเนินการต่างๆ เช่น การทำบัญชี การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และการยื่นและชำระภาษีออนไลน์ตามที่กำหนด แทนที่จะชำระภาษีแบบเหมาจ่ายครั้งเดียวเหมือนแต่ก่อน

เพื่อช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กปรับตัวเข้ากับกฎระเบียบใหม่โดยไม่ต้องจ้างนักบัญชีหรือดำเนินการตามกระบวนการด้วยตนเองที่ซับซ้อน จึงมีการพัฒนาโซลูชันการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลแบบครบวงจรมากมาย ซึ่งรวมคุณสมบัติสำหรับการจัดการการขาย การยื่นภาษี การชำระภาษี การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และการจัดการบันทึกบัญชีไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

สรุป

การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจครัวเรือนและเจ้าของธุรกิจรายบุคคลที่ชำระภาษีโดยวิธีการยื่นแบบแสดงรายการภาษี การทำความเข้าใจกฎระเบียบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่แนวคิดและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง ไปจนถึงกรณีที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ และสถานการณ์ที่ต้องยกเลิกการออกใบแจ้งหนี้ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจครัวเรือนทุกคนในการดำเนินธุรกิจอย่างโปร่งใสและเป็นไปตามกฎหมาย

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในบริบทของการเปลี่ยนผ่านจากระบบภาษีแบบเหมาจ่ายไปเป็นระบบภาษีแบบยื่นแบบแสดงรายการ การจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการจัดการบัญชี การยื่นแบบแสดงรายการภาษี และการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ธุรกิจต่างๆ จึงมีความสำคัญยิ่งกว่าที่เคย GTG CRM มีคุณสมบัติการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติแบบครบวงจร ช่วยให้เจ้าของธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานสรรพากรตามระเบียบ และสนับสนุนการตรวจสอบและตรวจจับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้อย่างง่ายดาย ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังมั่นใจได้ถึงความถูกต้องแม่นยำในการบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงานสรรพากรอย่างครบถ้วน