Desde el 1 de julio de 2022, según lo estipulado en el Decreto 123/2020/ND-CP y la Circular 78/2021/TT-BTC, los hogares y negocios individuales que utilizan el método de declaración de impuestos están obligados a adoptar la facturación electrónica. Esto no solo es un requisito legal, sino también un paso importante en la modernización de las operaciones comerciales.

Para garantizar el cumplimiento normativo y evitar riesgos legales, los empresarios deben comprender las normas relativas a la creación, el uso y la gestión de facturas electrónicas. Este artículo aclarará los puntos clave para que pueda gestionar su negocio de facturación de forma precisa y eficiente.

El concepto de facturas electrónicas

Según el artículo 3 del Decreto 123/2020/ND-CP, se entiende por factura electrónica un documento electrónico creado por el vendedor de bienes o servicios por medios electrónicos para registrar la información de la transacción comercial de conformidad con la legislación contable y tributaria. Esta factura puede generarse desde una caja registradora conectada directamente al sistema de la autoridad tributaria.

Las facturas electrónicas se dividen en dos tipos principales. El primero es una factura con código tributario, que se emite antes de enviarse al comprador. Este código incluye un número de transacción único y una cadena de caracteres codificada basada en la información del vendedor. El segundo tipo es una factura sin código tributario, que la propia organización genera y envía directamente al cliente sin verificación previa por parte de la autoridad tributaria.

Tres casos en los que las facturas electrónicas son obligatorias

Según la Circular 78/2021/TT-BTC, las empresas familiares y los propietarios de negocios individuales deben utilizar facturas electrónicas en tres situaciones específicas.

El primer caso se aplica a las empresas familiares y a las personas físicas que tributan mediante el método de declaración. Este grupo está obligado a utilizar facturas electrónicas de forma habitual en sus operaciones comerciales.

El segundo caso se refiere a las empresas familiares que pagan impuestos mediante el método de pago único. Cuando necesitan emitir facturas, las autoridades fiscales les proporcionan facturas electrónicas con códigos para cada transacción.

El tercer caso se aplica a las empresas familiares que presentan declaraciones de impuestos transacción por transacción. Al igual que en el segundo grupo, si se requieren facturas, las autoridades fiscales emitirán facturas electrónicas individuales para cada transacción específica.

Aspectos a tener en cuenta al utilizar facturas electrónicas

Destinatarios elegibles para facturas electrónicas emitidas por transacción.

Las empresas familiares que tributan a tipo fijo reciben apoyo de las autoridades fiscales mediante la emisión de facturas con códigos según sea necesario. Las personas físicas que realizan actividades comerciales irregulares sin domicilio fijo y que tributan por transacción también se incluyen en esta categoría.

Además, algunos casos especiales también pueden optar a la emisión de facturas de forma individualizada. Por ejemplo, una empresa que haya cesado sus operaciones pero que aún no haya completado los trámites para la baja de su número de identificación fiscal puede solicitar facturas para liquidar sus activos. Las empresas que hayan suspendido temporalmente sus operaciones pero necesiten cumplir con contratos previamente firmados también pueden optar a este tipo de ayuda. En esta lista también se incluyen los casos en los que se suspende forzosamente el uso de facturas.

Servicio gratuito de facturación electrónica

Según el apartado 1 del artículo 14 del Decreto 123/2020/ND-CP, las pequeñas y medianas empresas, las cooperativas, los hogares con negocios y los negocios individuales ubicados en zonas con condiciones socioeconómicas difíciles o extremadamente difíciles están exentos del pago de las tasas por el servicio de facturación electrónica durante 12 meses a partir del inicio de su uso. La lista de zonas con derecho a la exención se establece en el Decreto 118/2015/ND-CP.

Quienes no reúnan los requisitos para recibir servicios gratuitos deberán pagar las tarifas correspondientes según el contrato firmado con el proveedor del servicio de facturación electrónica.

Situaciones que requieren la interrupción de las facturas electrónicas

El apartado 1 del artículo 16 del Decreto 123/2020/ND-CP enumera los casos en los que debe cesar el uso de facturas electrónicas con códigos.

Cuando caduque el número de identificación fiscal de una empresa o las autoridades tributarias verifiquen que ya no opera en su domicilio social, se suspenderá el uso de facturas. Si la empresa notifica proactivamente a la autoridad competente la suspensión temporal de sus actividades, también se suspenderá el uso de facturas electrónicas.

Las infracciones graves también conllevan consecuencias similares. Si una empresa utiliza facturas para vender productos de contrabando, prohibidos, falsificados o que infrinjan los derechos de propiedad intelectual, las autoridades lo detectarán y lo notificarán a la administración tributaria para que tome las medidas pertinentes. La creación de facturas ficticias para malversar fondos también es motivo para dejar de utilizar facturas electrónicas.

Además, cuando las autoridades tributarias anuncien la suspensión del uso de facturas para el cobro de deudas tributarias, o cuando la autoridad de registro mercantil solicite la suspensión temporal de las operaciones comerciales en sectores condicionales debido a la insuficiencia de cualificaciones, la empresa familiar también deberá dejar de utilizar facturas electrónicas.

¿Qué autoridad tributaria emite facturas transacción por transacción?

El punto c, cláusula 2, artículo 13 del Decreto 123/2020/ND-CP estipula claramente el lugar para presentar las solicitudes de emisión de facturas.

Para negocios familiares y empresarios individuales con un domicilio comercial fijo, la solicitud deberá presentarse ante la Oficina de Impuestos correspondiente a la zona donde se desarrolla la actividad. Por el contrario, los negocios familiares y las personas físicas sin domicilio comercial fijo deberán presentar su solicitud ante la Oficina de Impuestos de su lugar de residencia o de registro mercantil.

Hoja de ruta para la transición del impuesto de suma global al impuesto basado en declaraciones

A partir de 2026, las autoridades tributarias implementarán una hoja de ruta para la transición de las empresas familiares del método de pago de impuestos a tanto alzado al método de declaración. Esto exige que las empresas familiares realicen íntegramente tareas como la contabilidad, la creación y el envío de facturas electrónicas, y la declaración y el pago de impuestos en línea según lo estipulado, en lugar de simplemente pagar impuestos a tanto alzado como antes.

Para ayudar a las pequeñas empresas a adaptarse a las nuevas regulaciones sin tener que contratar contables ni realizar procesos manuales complejos, se han desarrollado numerosas soluciones integrales de transformación digital que integran funciones de gestión de ventas, declaración de impuestos, pago de impuestos, emisión de facturas electrónicas y gestión de registros contables en una única plataforma.

Concluir

El uso de facturas electrónicas se ha vuelto obligatorio para los negocios familiares y los propietarios de negocios individuales que tributan mediante el método de declaración. Comprender la normativa sobre facturas electrónicas, desde su concepto y los sujetos aplicables hasta los casos en que se pueden emitir y las situaciones que requieren su cancelación, es fundamental para que todos los propietarios de negocios familiares gestionen sus empresas de forma transparente y conforme a la ley.

En particular, en el contexto de la transición del sistema tributario global al basado en declaraciones, dotar a las empresas de las herramientas adecuadas para gestionar los registros contables, las declaraciones de impuestos y la emisión de facturas electrónicas se ha vuelto más crucial que nunca. GTG CRM ofrece funciones integradas de emisión automática de facturas electrónicas, lo que permite a los empresarios emitir fácilmente facturas legales, enviar datos a las autoridades fiscales de acuerdo con la normativa y verificar y detectar errores en las facturas recibidas. Como resultado, los empresarios no solo ahorran tiempo, sino que también garantizan la precisión contable y el pleno cumplimiento de los requisitos fiscales.