Normativa sobre facturas electrónicas para hogares con negocios individuales

A partir del 01/07/2022, según lo dispuesto en el Decreto 123/2020/ND-CP y la Circular 78/2021/TT-BTC, los negocios familiares y los empresarios individuales que aplican el método de declaración de impuestos tienen la obligación de migrar a la facturación electrónica. Este no es solo un requisito legal, sino también un paso importante en el proceso de modernización de las operaciones comerciales.

Para garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar riesgos legales, los propietarios de negocios familiares deben comprender las reglas relacionadas con la emisión, el uso y la gestión de facturas electrónicas. Este artículo aclarará los puntos clave para ayudarle a operar el proceso de emisión de facturas de manera precisa y eficiente.

Concepto de Factura Electrónica

Según el Artículo 3 del Decreto 123/2020/ND-CP, una factura electrónica se entiende como un comprobante en formato de datos electrónicos creado por el vendedor de bienes o servicios a través de medios electrónicos, con el fin de registrar la información de transacciones comerciales de acuerdo con las leyes de contabilidad e impuestos. Esta factura puede ser generada por cajas registradoras conectadas directamente al sistema de la autoridad fiscal.

Las facturas electrónicas se dividen en dos tipos principales. El primer tipo es la factura con código de la autoridad fiscal, que se codifica antes de enviarla al comprador. Este código incluye un número de transacción único y una cadena de caracteres cifrados basados en la información del vendedor. El segundo tipo es la factura sin código de la autoridad fiscal, que es emitida por la organización y enviada directamente al cliente sin necesidad de validación previa por parte de la autoridad fiscal.

Tres Casos en los que es Obligatorio el Uso de Facturas Electrónicas

Según la Circular 78/2021/TT-BTC, los negocios familiares y los empresarios individuales deben utilizar facturas electrónicas en tres situaciones específicas.

El primer caso se aplica a los negocios familiares y a los empresarios individuales que pagan impuestos según el método de declaración. Este grupo de sujetos tiene la obligación de utilizar facturas electrónicas de forma continua en sus actividades comerciales.

El segundo caso se refiere a los negocios familiares que pagan impuestos según el método de cuota fija. Cuando necesiten emitir facturas, la autoridad fiscal les emitirá facturas electrónicas con código para cada transacción que ocurra.

El tercer caso está destinado a los negocios familiares que declaran impuestos por cada transacción. De manera similar al segundo grupo, si requieren el uso de facturas, la autoridad fiscal emitirá facturas electrónicas individuales para cada transacción específica.

Puntos a Tener en Cuenta al Usar Facturas Electrónicas

Sujetos a los que se les Emite Facturas Electrónicas por Transacción

Los negocios familiares que pagan impuestos por cuota fija reciben asistencia de la autoridad fiscal para emitir facturas con código por cada transacción cuando lo necesiten. Los empresarios individuales que no operan con regularidad y no tienen una ubicación fija, y que pagan impuestos por cada transacción, también pertenecen a esta categoría.

Además, algunos casos especiales también reciben facturas por transacción. Por ejemplo, los negocios familiares que han cesado sus operaciones pero no han completado los trámites de cancelación de su número de identificación fiscal aún pueden solicitar facturas para liquidar activos. Los negocios familiares que suspenden temporalmente sus operaciones pero necesitan completar contratos previamente firmados también reciben asistencia similar. El caso de una orden de cese de uso de facturas también se incluye en esta lista.

Gratuidad del Servicio de Facturación Electrónica

Según el Artículo 14, Punto 1, del Decreto 123/2020/ND-CP, las pequeñas y medianas empresas, las cooperativas, los negocios familiares y los empresarios individuales en áreas con condiciones socioeconómicas difíciles o extremadamente difíciles están exentos del servicio de facturación electrónica con código durante 12 meses a partir del inicio de su uso. La lista de áreas preferenciales se especifica en el Decreto 118/2015/ND-CP.

Los sujetos que no estén exentos deberán pagar los costos del servicio de acuerdo con el contrato firmado con la organización proveedora del servicio de facturación electrónica.

Situaciones en las que se Debe Suspender el Uso de Facturas Electrónicas

El Artículo 16, Punto 1, del Decreto 123/2020/ND-CP enumera los casos en los que es obligatorio suspender el uso de facturas electrónicas con código.

Cuando un negocio familiar cancela su número de identificación fiscal o la autoridad fiscal verifica que no opera en la dirección registrada, el uso de facturas se suspenderá. Los casos en los que un negocio familiar notifica activamente la suspensión temporal de actividades a la autoridad competente también resultan en la suspensión del uso de facturas electrónicas.

Las violaciones graves también tienen consecuencias similares. Si un negocio familiar utiliza facturas para vender bienes de contrabando, prohibidos, falsificados o que infringen derechos de propiedad intelectual, las autoridades lo detectarán y notificarán a la autoridad fiscal para que tome medidas. El acto de emitir facturas falsas para apropiarse indebidamente de dinero también es una razón para suspender el uso de facturas electrónicas.

Además, cuando la autoridad fiscal notifica la suspensión del uso de facturas para la aplicación de medidas de embargo por deudas fiscales, o cuando la autoridad de registro comercial solicita la suspensión temporal de actividades en una industria sujeta a condiciones debido a la falta de cumplimiento de los estándares, los negocios familiares también deben suspender el uso de facturas electrónicas.

¿Qué Autoridad Fiscal Emite Facturas por Transacción?

El Artículo 13, Punto 2, Literal c, del Decreto 123/2020/ND-CP especifica el lugar donde se presentan las solicitudes de emisión de facturas.

Para los negocios familiares y empresarios individuales con ubicaciones fijas, las solicitudes se presentarán en la Subdirección de Impuestos que gestiona el área donde se llevan a cabo las actividades comerciales. Por el contrario, los negocios familiares y empresarios individuales sin ubicación fija presentarán sus solicitudes en la Subdirección de Impuestos de su lugar de residencia o de registro comercial.

Hoja de Ruta de Transición de Cuota Fija a Declaración de Impuestos

A partir de 2026, la autoridad fiscal implementará una hoja de ruta para la transición de los negocios familiares del método de pago de impuestos por cuota fija al método de declaración. Esto requerirá que los negocios familiares realicen todas las tareas necesarias, como llevar registros, emitir y enviar facturas electrónicas, declarar y pagar impuestos en línea según lo estipulado, en lugar de simplemente pagar impuestos por cuota fija como antes.

Para ayudar a los pequeños negocios familiares a adaptarse a las nuevas regulaciones sin tener que contratar contadores o realizar tareas manuales complejas, se han desarrollado numerosas soluciones de transformación digital integrales. Estas soluciones integran funciones de gestión de ventas, declaración de impuestos, pago de impuestos, emisión de facturas electrónicas y gestión de libros contables en una única plataforma.

Conclusión

El uso de facturas electrónicas se ha convertido en una obligación para los negocios familiares y empresarios individuales que pagan impuestos según el método de declaración. Comprender a fondo las regulaciones sobre facturas electrónicas, desde el concepto, los sujetos de aplicación, hasta los casos en los que se pueden emitir facturas y las situaciones en las que se debe suspender su uso, es esencial para que todos los propietarios de negocios familiares puedan operar sus actividades comerciales de manera transparente y cumpliendo la ley.

Especialmente, en el contexto de la transición de la cuota fija a la declaración de impuestos, equiparse con las herramientas adecuadas para gestionar los libros, declarar impuestos y emitir facturas electrónicas se vuelve más crucial que nunca. GTG CRM ofrece una función de emisión de facturas electrónicas integrada y automatizada, que permite a los negocios familiares emitir fácilmente facturas legales, enviar datos a la autoridad fiscal según lo estipulado, y al mismo tiempo, ayuda a verificar y detectar errores en las facturas de entrada. Como resultado, los propietarios no solo ahorran tiempo sino que también garantizan la precisión en las tareas contables y cumplen plenamente con los procedimientos requeridos por la autoridad fiscal.