Regulaciones sobre Facturas Electrónicas para Negocios Individuales

A partir del 01/07/2022, de acuerdo con el Decreto 123/2020/ND-CP y la Circular 78/2021/TT-BTC, los negocios individuales y las personas físicas que declaran impuestos aplicando el método de declaración tienen la obligación de transitar a la facturación electrónica. Este no solo es un requisito legal, sino también un paso importante en la modernización de las operaciones comerciales.

Para garantizar el cumplimiento normativo y evitar riesgos legales, los propietarios de negocios individuales deben comprender las reglas relacionadas con la creación, uso y gestión de facturas electrónicas. Este artículo aclarará los puntos clave que le ayudarán a operar de manera precisa y eficiente en la emisión de facturas.

Concepto de Factura Electrónica

Según el Artículo 3 del Decreto 123/2020/ND-CP, una factura electrónica se entiende como un comprobante en formato de datos electrónicos creado por el vendedor de bienes o servicios a través de medios electrónicos, con el fin de registrar la información de transacciones comerciales de acuerdo con las leyes contables y fiscales. Esta factura puede ser generada desde una caja registradora conectada directamente al sistema de la autoridad fiscal.

Las facturas electrónicas se dividen en dos tipos principales. El primer tipo es la factura con código de la autoridad fiscal, a la cual se le asigna un código antes de ser enviada al comprador. Este código incluye un número de transacción único y una cadena de caracteres cifrada basada en la información del vendedor. El segundo tipo es la factura sin código de la autoridad fiscal, la cual es generada por la organización y enviada directamente al cliente sin necesidad de autenticación previa por parte de la autoridad fiscal.

Tres Casos en los que es Obligatorio el Uso de Facturas Electrónicas

Según la Circular 78/2021/TT-BTC, los negocios individuales y las personas físicas deben utilizar facturas electrónicas en tres situaciones específicas.

El primer caso se aplica a los negocios individuales y personas físicas que pagan impuestos según el método de declaración. Este es el grupo de sujetos obligados a utilizar facturas electrónicas de forma habitual en sus actividades comerciales.

El segundo caso se refiere a los negocios individuales que pagan impuestos según el método de estimación. Cuando necesiten emitir facturas, la autoridad fiscal les emitirá facturas electrónicas con código por cada transacción que ocurra.

El tercer caso está destinado a los negocios individuales que declaran impuestos por cada transacción que ocurre. Al igual que el segundo grupo, si se requiere el uso de facturas, la autoridad fiscal emitirá facturas electrónicas individuales para cada transacción específica.

Puntos a Tener en Cuenta al Utilizar Facturas Electrónicas

Sujetos que Reciben Facturas Electrónicas por Transacción Individual

Los negocios individuales sujetos a pago de impuestos por estimación reciben apoyo de la autoridad fiscal para la emisión de facturas con código por cada transacción cuando lo necesiten. Las personas físicas que no realizan actividades comerciales de forma regular y no tienen un domicilio fijo, y que pagan impuestos por cada transacción que ocurre, también pertenecen a este grupo.

Además, ciertos casos especiales también reciben facturas por transacción individual. Por ejemplo, los negocios individuales que han cesado sus operaciones pero no han completado el proceso de cese de su código de identificación fiscal aún pueden solicitar facturas para liquidar activos. Los negocios que han suspendido temporalmente sus actividades pero necesitan completar contratos firmados previamente también reciben apoyo similar. Los casos en los que se impone la suspensión del uso de facturas también están incluidos en esta lista.

Exención del Servicio de Facturación Electrónica

Según el Apartado 1 del Artículo 14 del Decreto 123/2020/ND-CP, las pequeñas y medianas empresas, cooperativas, negocios individuales y personas físicas que operan en áreas con condiciones socioeconómicas difíciles o extremadamente difíciles están exentas del servicio de facturación electrónica con código durante 12 meses a partir del inicio de su uso. La lista de áreas preferenciales se especifica en el Decreto 118/2015/ND-CP.

Los sujetos que no están exentos deberán pagar los costos del servicio según el contrato firmado con la organización proveedora del servicio de facturación electrónica.

Situaciones en las que se Debe Suspender el Uso de Facturas Electrónicas

El Apartado 1 del Artículo 16 del Decreto 123/2020/ND-CP enumera los casos en los que se debe suspender obligatoriamente el uso de facturas electrónicas con código.

Cuando un negocio individual cancela su código de identificación fiscal o la autoridad fiscal verifica que no opera en la dirección registrada, el uso de facturas se suspenderá. El caso en el que un negocio individual notifica voluntariamente la suspensión de sus actividades a la autoridad competente también resulta en la suspensión del uso de facturas electrónicas.

Las infracciones graves también tienen consecuencias similares. Si un negocio individual utiliza facturas para vender bienes de contrabando, prohibidos, falsificados o que infringen derechos de propiedad intelectual, las autoridades competentes lo detectarán y notificarán a la autoridad fiscal para su procesamiento. El acto de emitir facturas ficticias para apropiarse de dinero también es motivo para la suspensión del uso de facturas electrónicas.

Además, cuando la autoridad fiscal notifica la suspensión del uso de facturas para realizar una ejecución forzosa por deuda tributaria, o cuando la autoridad de registro de empresas solicita la suspensión temporal de una actividad comercial sujeta a condiciones debido a la falta de cumplimiento de los requisitos, los negocios individuales también deben suspender el uso de facturas electrónicas.

¿Qué Autoridad Fiscal Emite Facturas por Transacción Individual?

El Apartado c del Apartado 2 del Artículo 13 del Decreto 123/2020/ND-CP especifica claramente el lugar para presentar la solicitud de emisión de facturas.

Para los negocios individuales y personas físicas con domicilio fijo, la solicitud se presentará en la Subdirección de Impuestos que gestiona el área donde se realiza la actividad comercial. Por el contrario, los negocios individuales y personas físicas sin domicilio fijo presentarán la solicitud en la Subdirección de Impuestos de su lugar de residencia o de registro comercial.

Ruta de Transición de Impuestos Estimados a Declaración

A partir de 2026, la autoridad fiscal implementará un plan para la transición de los negocios individuales del método de pago de impuestos estimados al método de declaración. Esto requerirá que los negocios individuales realicen todas las tareas, como llevar libros, emitir y enviar facturas electrónicas, declarar y pagar impuestos en línea según lo estipulado, en lugar de simplemente pagar impuestos estimados como antes.

Para ayudar a los pequeños negocios individuales a adaptarse a las nuevas regulaciones sin tener que contratar contadores o realizar tareas manuales complejas, se han desarrollado numerosas soluciones de transformación digital integrales que integran funciones de gestión de ventas, declaración de impuestos, pago de impuestos, emisión de facturas electrónicas y gestión de libros de contabilidad en una única plataforma.

Conclusión

El uso de facturas electrónicas se ha convertido en una obligación para los negocios individuales y las personas físicas que pagan impuestos según el método de declaración. Comprender las regulaciones sobre facturas electrónicas, desde el concepto, los sujetos de aplicación, hasta los casos en que se pueden emitir facturas y las situaciones en las que se debe suspender su uso, es esencial para que todos los propietarios de negocios individuales puedan operar sus actividades comerciales de manera transparente y legal.

En particular, en el contexto de la transición de impuestos estimados a declaración, equiparse con las herramientas adecuadas para la gestión de libros, la declaración de impuestos y la emisión de facturas electrónicas se vuelve más crucial que nunca. GTG CRM ofrece una función de emisión de facturas electrónicas automática integrada, que permite a los negocios individuales emitir facturas legales fácilmente, enviar datos a la autoridad fiscal de acuerdo con las normativas, y también ayuda a verificar y detectar errores en las facturas de entrada. Gracias a esto, los propietarios no solo ahorran tiempo sino que también garantizan la precisión en la contabilidad y cumplen plenamente con las operaciones requeridas por la autoridad fiscal.